จดหมายธุรกิจ, การเขียน, จดหมายทวงหนี้, collection letters, first reminder, second reminder, collection, collect, remind, การทวงหนี้, ภาษาอังกฤษ, อังกฤษธุรกิจ

1. Collection letters
(จดหมายทวงหนี้)
เป็นจดหมายที่ผู้ขายเขียนไปถึงลูกค้า
เพื่อแจ้งว่ายังมีการค้างชำาระอยู่
และติดตามทวงถามถึงหนี้นั้น

2. หลักในการเขียนจดหมายทวงหนี้
• เลือกใช้ข้อความและสำานวนที่เหมาะสม
กับลูกค้าและสถานการณ์ ไม่ดูหมิ่นหรือ
ต่อว่า ไม่แสดงความโกรธหรือใช้อารมณ์
ให้ใช้ภาษาสุภาพและแสดงความคาด
หวังว่าลูกค้าจะชำาระค่าสินค้าโดยเร็ว
(We look forward to receiving
your payment soon.)

3. จดหมายทวงหนีในครั้งแรก
้
(First reminder)
• มักเป็นการเขียนเพียงเพื่อจะเตือน
ลูกค้าว่าครบกำาหนดชำาระหนี้แล้ว
และหวังว่าจะได้รับการชำาระหนี้โดย
เร็ว นอกจากนัน ขณะที่ตดต่อไป
้
ิ
ลูกค้าอาจเพิ่งชำาระมาพอดีก็ได้ จึง
มักจะมีการบอกลูกค้าไว้ก่อนว่าถ้า
จ่ายแล้ว ก็อย่าสนใจจดหมายนี้ และ
ขอโทษด้วย

4. (เช่น If you have already
made payment, please
disregard this letter and
accept our apologies.)

5. 
สำาหรับ first reminder นี้ โดยที่
เป็นเพียงการเตือนให้จำาได้ ไม่ใช่
การทวงถามจริงจัง บางครั้ง อาจ
เป็นเพียงการส่งไปรษณียบัตร หรือ
ในสมัยนี้ อาจส่ง SMS ก็ได้

6. ตัวอย่าง SMS จากธนาคาร
ที่ส่งไปให้แก่ลูกค้าบัตรเครดิตทาง
โทรศัพท์


“Card No.X-_______ Due Date
________Amount due _______ Please
ignore this message if payment has
been made.
ซึ่งเป็นการแจ้งว่า บัตรเครดิตหมายเลขนั้นๆ ครบ
กำาหนดชำาระเมื่อใด จำานวนทีจะต้องชำาระเท่าใด
่
และต้องบอกด้วยว่า ถ้าชำาระแล้ว ก็อย่าสนใจ
ข้อความนี้

7. Second reminder
• หลังจากส่ง first reminder ไปแล้วระยะหนึ่ง ก็
ยังไม่ได้รับคำาตอบจากลูกค้าแต่อย่างใด อาจ
เขียนจดหมายติดตามเป็นครั้งทีสอง (second
่
reminder) โดยขอให้ลกค้าแจ้งเหตุผลอัน
ู
สมควร และเขียนอย่างสุภาพนุ่มนวลทีสุด (เช่น
่
Please let us know if you have any
problem.) กล่าวได้ว่า เป็นการเปิดโอกาสให้
ลูกค้าอธิบายว่าขัดข้องอย่างไร และเกรงใจ รีบ
ชำาระหนี้ หรือขอเลือนกำาหนดการชำาระออกไป
่
ก่อน

8. Final reminder
• หากมีการค้างชำาระเป็นเวลานานมาก
และถึงแม้จะส่งจดหมายทวงหนีไปแล้ว
้
2-3 ฉบับ (ซึ่งอาจเรียกเป็น third
reminder, fourth reminder) ก็
ยังไม่ได้รับคำาตอบ อาจต้องส่ง
จดหมายเตือนเป็นครั้งสุดท้าย (Final
reminder) ยื่นกำาหนดเวลาชำาระเงิน
ให้เป็นคำาขาด และอาจกล่าวว่าจะ
ดำาเนินการตามกฎหมาย คือจะฟ้อง
ร้องทางการเรียกให้ชำาระเงินนั่นเอง

9. (เช่น If we do not receive
your payment by
February 14,
2014, we will be forced to
take legal action.)

10. Notes:
1.
คำาว่า collect เป็นคำากริยา เราอาจเคย
รู้จักคำานี้ว่าแปลว่า สะสม เช่น collect
stamps แต่ในเรื่อง collection letters
คำาว่า collect มีความหมาย เก็บเงิน หรือ
เก็บหนี้ ในทำานองเดียวกัน คำาว่า
collection agency ก็คือ หน่วยงาน
ตัวแทนที่ทำาหน้าทีติดตามเก็บเงินทวงหนี้
่
นันเอง คนที่ทำางานนี้เรียกว่า bill
่
collector หรือ debt collector

11. 2. ถึงแม้ว่าจดหมายทวงหนี้จะเรียก
ว่า collection letters ให้สังเกต
ว่า จะไม่มีคำาว่า collect ปรากฏ
อยู่ในจดหมายเลย ซึ่งน่าจะเป็น
ทำานองเดียวกันกับในภาษาไทย
คือ ไม่มีคำาว่า ทวงหนี้ ปรากฏใน
จดหมาย ทั้งนี้ เป็นคำาทีใช้เรียก
่
ลักษณะของจดหมายเท่านั้น

12. 3. คำาว่า remind แปลว่า
เตือน (ให้จำาได้) เช่น ส่วนคำา
ว่า reminder ในทีนี้ ก็คือ
่
จดหมายหรือบันทึกที่เตือนเรื่อง
ให้ชำาระเงินนันเอง
่

13. ตัวอย่างการใช้คำาว่า remind
ช่วยเตือนฉันให้กินยาด้วย
Remind me to take medicine.
อย่าลืมเตือนเขาให้เอาหนังสือเดินทางมา
ด้วย
Don’t forget to remind him to
bring his passport.

14. เตือนฝ่ายขายด้วยว่าอย่าไปสัญญา
ว่าจะส่งของก่อนสิ้นเดือน
Please remind the sales
department not to
promise delivery before
month end.

15. 4. ใน final reminder มักมีการยื่น
กำาหนดชำาระเงินเด็ดขาด พร้อมการ
เตือนว่า ถ้าไม่ชำาระเงิน จะดำาเนินการ
ตามกฏหมาย หรืออืนๆ เช่น If you
่
do not pay by March 30, we
will have no choice but stop
doing business with you. คือจะ
เลิกทำาธุรกิจด้วย ไม่ตองซื้อต้องขายกัน
้
แล้ว

16. 
อันทีจริง การเตือนในตอนสุดท้ายนี้
่
ไม่ใช่เป็นการเตือนให้จำาได้ หาก
เป็นการเตือนว่า หากทำาหรือไม่ทำา
อะไรอย่างหนึง จะเกิดอะไรขึ้นบ้าง
่
ซึ่งมักเป็นไปในทางลบ เช่น ถ้าไม่ดู
หนังสือ อาจสอบตก เป็นต้น การ
เตือนลักษณะนี้ ตรงกับคำาว่า
warning
คือถ้าไม่ทำาอะไรอย่างหนึ่งแล้ว จะ
เดือดร้อน

17. 5. ควรเข้าใจว่า ถ้อยคำาภาษาที่ใช้ใน
final reminder ย่อมหนักแน่น
จริงจังกว่า first reminder หรือ
second reminder เมื่อเตือนไป
แล้ว ทางผูขาย หรือบริษัทก็น่าจะ
้
ตังใจจะดำาเนินการตามนั้นจริงๆ ดัง
้
นัน ไม่ควรจะใช้ warning พรำ่าเพรื่อ
้

18. 6. โดยทั่วไป collection letters ก็มีรูปแบบ
สำานวนภาษาทีเป็น template ให้ใช้อยู่ เพียง
่
แต่เปลียนชื่อ เปลียนจำานวน เปลี่ยนกำาหนดเวลา
่
่
ก็นาจะใช้ได้
่
อย่างไรก็ดี สิ่งที่จะต้องตระหนักในการเขียน
collection letters ก็คือ ต้องเข้าใจระดับความ
เป็นทางการ ความจริงจัง และความหมายของ
ถ้อยคำาที่เลือกใช้ ก่อนที่จะเลือกว่าจะอันไหน
อย่างใดจะเหมาะสมทีสุด
่