Herramienta BSCW para trabajo Colaborativo

1. BSCW
Basic Support for Cooperative Work
Diplomado TICS
Universidad de Envigado

2. Qué es BSCW?
• Soporte Básico para el Trabajo Cooperativo
• BSCW es un espacio de trabajo compartido,
una aplicación general que puede ser usada
para, por ejemplo, almacenar documentos
(u otros objetos) que traten sobre un proyecto
o sobre un grupo de trabajo en particular.
• BSCW ofrece espacios de trabajo compartidos
para intercambiar documentos de cualquier
tipo.

3. Beneficios
• Puede usar el espacio de trabajo para compartir
documentos a través de distintas plataformas (Windows,
Macintosh o Unix).
• Usted puede acceder a un espacio de trabajo, navegar a
través de las carpetas y obtener objetos de igual manera
que en las páginas WWW ordinarias.
• Usted puede publicar documentos mediante un navegador
de WWW.
• El espacio de trabajo le mantiene alerta de todos los
sucesos acaecidos (ej: creación, lectura o modificación de
objetos).
• No necesita instalar ningún tipo de software si utiliza el
servidor BSCW en GMD. Sólo necesita un navegador de
Internet ordinario.

4. Ventajas BSCW
• Puede bajar y subir documentos a
través de un navegador de Internet.
• El espacio de trabajo le mantiene
enterado de todos los eventos (por
ejemplo, creación, lectura y cambio
de objetos).

5. Espacio de Trabajo de BSCW

6. Características Básicas BSCW

7. Registro en BSCW

8. Objetos de Información Compartida
Un concepto fundamental alrededor del cual gira
toda la estructura de la aplicación es el del espacio de
trabajo compartido, shared workspace, que consiste
en una especie de depósito o almacén que puede ser
empleado por los usuarios para dejar allí documentos
(upload), mantener conversaciones de forma
controlada y obtener información acerca de
actividades previas llevadas a cabo por otros
miembros del grupo para así poder coordinar su
propio trabajo. Este es el elemento principal para la
cooperación asíncrona ofrecida por el sistema.
El tipo de información que se puede crear, manipular
y compartir en un espacio de trabajo es muy amplio,
son lo que se denominan como objetos de
información compartidos:

9. Espacios de Trabajo
Zonas de trabajo/Carpetas.
Conceptualmente hay que
establecer una distinción entre
ambas nociones pues La
diferencia es, simplemente, el
número de miembros que
acceden a ellas: si es único, es una
carpeta; en cambio, en el
momento en el que por parte de
sus administradores se invita a
otro, se convierte en una zona de
trabajo.

10. Formas de Acceso
• A un espacio de trabajo se puede
acceder de dos formas: como
propietario o como invitado.
• Para acceder como invitado, primero
(obviamente) hay que estar invitado,
lo que permite saber la dirección de
dicho espacio,
• Cuando se accede al espacio del que
uno es propietario se ven todas las
carpetas, tanto las propias, como
aquéllas a las se puede acceder como
invitado.
• Cuando se accede como invitado sólo
se ve la carpeta(espacio de trabajo) al
que se ha sido invitado.

11. Componentes del Interfaz
Menú Principal:
Botones de acceso a utilidades del espacio de trabajo:
Información sobre la situación actual en el espacio de
trabajo:
Iconos de operaciones básicas en el espacio de
trabajo:
Ejemplos de elementos que forman un espacio de trabajo
(en éste caso tres carpetas):

12. Menú principal
El menú Archivo, consta de una serie de opciones
importantes para el trabajo en el espacio compartido.
La primera de ellas permite agregar nuevos objetos al
espacio de trabajo, tales como Documentos, carpetas,
direcciones Web (URL), debates, etc.
BSCW admite el trabajo con numerosos tipos de
ficheros y soporta diferentes formatos: texto,
imágenes, sonidos e incluso archivos comprimidos.
Para añadir un documento debemos conocer el
nombre completo (su ruta completa), o
mediante el botón Examinar localizarlo en
nuestro sistema de archivos.

13. De la misma forma, podemos hacer que
nuestro espacio de trabajo alamacene
direcciones Web de interés; para ello
debemos consignar los datos que
aparecen en el formulario.
Una de las posibilidaddes de interacción entre
los miembros del grupo, es a través de los
debates.

14. Búsquedas
Otra de las aplicaciones que presenta este
sistema es la posibilidad de realizar
consultas, tanto en el web a través de
buscadores, como en la propia zona de
trabajo. En el primer caso, se elaboran
mediante Altavista, Excite, Infoseek o Lycos,
según las preferencias. BSCW permite
guardar los resultados y además, presenta
una opción interesante en el caso de que se
almacenen direcciones que no se van a usar
continuamente, pues automáticamente
verifica si siguen activas.
La otra alternativa es realizarlas en las
diferentes carpetas y zonas de trabajo de las
cuales se es miembro.

15. Citas y Reuniones
Si la aportación fundamental de BSCW es crear un
espacio donde compartir documentos en el web e
instaurar la filosofía del trabajo en grupo entre sus
usuarios, deben de existir unos mecanismos que
admitan la posibilidad de establecer reuniones o
encuentros entre ellos para la solución de todo tipo
de problemas.

16. Notificación de Eventos
Su finalidad es mantener informados a todos los miembros de una zona. En
un entorno de trabajo de estas características es normal que se lleven a
cabo diferentes operaciones sobre los documentos y es necesario que el
resto de usuarios sepan en todo momento cuáles son. BSCW hace posible
conocer las acciones que han soportado los objetos desde la última vez
que se produjo una conexión y referentes a los siguientes acontecimientos:
•Quién ha leído un documento cualquiera.
•En el caso de que se hubiera producido alguna modificación, indicar quién
la ha realizado.
•Si el documento ha sido trasladado de una carpeta a otra.
•Creación de un nuevo objeto dentro del espacio de trabajo.

17. Tipos de Usuarios
De forma predefinida, dependiendo de los accesos, existen cuatro tipos que BSCW
agrupa de la siguiente manera:
Gestores: son los administradores de cada zona y poseen todos los derechos por defecto,
tienen la capacidad de invitar o expulsar a otros miembros así como decidir sobre su
capacidad de trabajo.
Miembros: normalmente es el grupo de
usuarios más numeroso y aunque sus
capacidades son limitadas, tal y como se ha
visto, esta situación no es inmutable.
Miembros restringidos: tienen sólo permisos
de lectura sobre los objetos.
Anónimo: no es considerado como miembro
activo de la zona de trabajo, ni siquiera como
usuario, puesto que no está registrado como
tal.

18. Permisos
En este punto, y una vez que se ha diseñado todo el sistema,
es prioritario definir qué usuarios podrán realizar según qué
tareas dentro del área de trabajo. Los derechos sobre los
objetos son muy variados y se agrupan en relación a su
naturaleza y objetivos a conseguir:
Acceso a la información. La estructura creada, tal y
como se ha indicado, será tan complicada o sencilla
como sea necesario.
Posibilidad de añadir nuevos objetos: documentos,
artículos, crear nuevas carpetas, convocar reuniones,
editar, etc.
Copiar, recortar, borrar. Este es un grupo de opciones
que es esencial definirlo apropiadamente en cuanto a
los usuarios permitidos para llevarlas a cabo, ya que
puede provocar errores y pérdidas irreparables de
documentos.
Capacidad para invitar o expulsar a otros miembros. Es
muy importante establecer su control para evitar un uso
indiscriminado.