1. EFFECTIEF VERGADEREN;
WE DOEN HET SAMEN
Whitepaper effectief vergaderen in de bouwsector
2014
ir. W.J.A. (Willem) Adriaanssen

2. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 2 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Inhoudsopgave
1. Inleiding 3
2. Algemene aspecten vergaderen 3
3. Typen vergaderingen in bouwprojecten 4
4. Werkvormen 5
4.1. Brainstorm 5
4.2. Instructie 5
4.3. Informatieverstrekking 5
4.4. Voortgang 6
4.5. Besluitvorming 6
5. Basisregels vergaderen 6
6. Rollen en taken deelnemers vergadering 7
6.1. Taken voorzitter 7
6.2. Taken notulist 8
6.3. Taken deelnemers 8
7. Agenda vergadering 9
8. Besluitvorming 11
9. Verslaglegging vergadering 11
10. Voortgangsmemo/informatiememo 12
11. Specifieke aspecten naar type vergadering 12
11.1. Stuurgroep 12
11.2. Projectgroep 13
11.3. Ontwerpgroep 14
11.4. Bouwvergadering 15
11.5. Werkvergadering 17
12. Afsluitend 18

3. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 3 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
1. Inleiding
Een mens besteedt maar liefst een kwart van zijn werktijd aan vergaderingen. Vaak zijn dat
niet de meest vruchtbare uren. TNO onderzocht een heel nieuwe manier van vergaderen:
staand vergaderen. Dit is minder comfortabel en dat komt de besluitvaardigheid van de
deelnemers ten goede, met als gevolg een kortere en efficiëntere bijeenkomst. De
hoofdconclusie van het onderzoek was veelzeggend: de vergadertijd kon met een derde
worden verkort. Behalve tijdwinst leidt staand vergaderen tot een forse kostendaling.
Vergaderen kost in Nederland 30 miljard euro per jaar dus de rekensom is snel gemaakt.
Ook in bouwprojecten wordt veel vergaderd, en is een veelgehoorde klacht dat vergaderingen
niet effectief zijn en te veel tijd vergen. Over vergaderen in het algemeen zijn talloze
cursussen en documenten beschikbaar. Dit whitepaper gaat specifiek in op de vergaderingen
in de bouwsector en zet uiteen hoe deze effectief kunnen worden georganiseerd. Effectief
vergaderen is niet alleen een belangrijke taak van de projectmanager, maar van alle
betrokkenen.
2. Algemene aspecten vergaderen
Vergaderen kost tijd en daarmee geld, en moet derhalve worden beperkt tot het noodzakelijke.
Een vergadering is alleen nodig om:
 Kennis, creativiteit en vaardigheden te bundelen.
 Overeenstemming te krijgen en besluiten te nemen.
 De voortgang te bezien c.q. vast te stellen.
 Vervolgafspraken te maken om doelen te bereiken.
Vergaderen met het volledige team van betrokkenen is tijdrovend en voor een deel van de
aanwezigen niet effectief indien de onderwerpen geen betrekking hebben op alle deelnemers.
Door continu aandacht te hebben voor de benodigde deelnemers, de te behandelen
onderwerpen en het proces van het vergaderen kan hier veel winst worden behaald.
Uit wetenschappelijk onderzoek van Van Oortmerssen ‘Working both ways: the interplay of
trust and interaction in collaborations’ (Universiteit van Wageningen) in 2013 bleek dat er een
sterke relatie is tussen het aanwezige vertrouwen en de gespreksdynamiek in vergaderingen.
‘Het succes van een vergadering is af te meten aan de snelheid waarmee sprekers elkaar
opvolgen’.
De kern van het effectief vergaderen zit in de VOORBEREIDING. De minimale vereisten voor
een goede voorbereiding zijn:
 Doel van de vergadering en de te behandelen onderwerpen.
 Agenda.
 Lijst met deelnemers en hun functie in het project c.q. de vergadering.
 Voorzitter en notulist.
 Locatie, geschikte vergaderruimte, tijdstip, hulpmiddelen en versnaperingen.

4. 1000901-0218.
3.
2.0, d.d. 6 mei 2014
Typen
In ondersta
realisatiefas
uitgebreid m
namen in de
Aangezien d
deze vergad
deelnemers
minimaal éé
woordigd is
context kan
problemen
Bij deze ver
zorgvuldig t
Een te hoge
lage freque
bedrijven. D
worden afge
een faseove
4
vergad
and schema
se van een bo
met werkgroe
e praktijk mis
dit een verga
deringen elka
s het zogenaa
én persoon zo
, zodat deze
n doorvertalen
doordat verw
rgaderstructu
te worden gek
e frequentie g
ntie leidt tot in
Daarnaast die
estemd met d
ergang.
deringen
is een gebrui
ouwproject w
pen voor spe
sschien zullen
aderstructuur
aar ondersteu
amde ‘linking-
owel in het bo
persoon de b
n. Als dit princ
wachtingen nie
ur dienen de
kozen, aange
gaat ten koste
neffectiviteit e
enen de plann
de vergaderm
n in bou
ikelijke verga
weergegeven.
ecifieke gebru
n afwijken, is
betreft met e
unen en aanv
-pin’-principe
ovengelegen
benodigde inf
cipe niet word
et duidelijk zij
frequentie en
ezien er een l
e van bilatera
en onvoldoen
ningsaspecte
momenten, aa
uwproje
derstructuur
Mogelijk wor
uikers of een
de structuur v
en logische o
vullen. Hiervoo
worden toeg
als ondergel
formatie op de
dt toegepast,
jn en informa
n de opeenvo
ogisch verba
aal overleg en
nde betrokken
n en projectfa
angezien er v
ecten
in de voorber
rdt een derge
klankbordgro
veelal vergelij
opbouw, is he
or moet bij de
gepast. Dit be
egen gremium
e juiste manie
ontstaan com
tie niet helde
olging van ver
nd bestaat tu
n productievoo
nheid van per
aseovergange
aak besluiten
Pagina
reidingsfase e
elijke structuu
oep. Hoewel d
ijkbaar.
et noodzakelij
e invulling va
etekent dat er
m vertegen-
er en met de
mmunicatie-
er doorkomt.
rgadermome
ussen deze g
ortgang. Een
rsonen of
en nadrukkel
n nodig zijn ro
a 4 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
en de
r
de
jk dat
n de
juiste
nten
remia.
te
ijk te
ondom
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●

5. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 5 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Hoe hoger de vergaderfrequentie, des te moeilijker het lijkt om deze vergaderingen effectief te
organiseren. Vaak zijn er geen duidelijke deadlines en ontbreekt een heldere agenda. Dit komt
doordat de deelnemers zich minder goed voorbereiden en het in de vergadering te behalen
resultaat minder duidelijk is. Dit probleem kan ondervangen worden door te besluiten om
minder te vergaderen of om als vast onderdeel van de agenda te bespreken wat de agenda
voor de volgende twee vergaderingen wordt, zodat de benodigde afspraken ter voorbereiding
daarvan kunnen worden gemaakt.
Indien vergaderen toch nodig is, kunnen ook alternatieve vormen zoals een telefonisch
overleg of een videoconference worden ingezet. Dit bespaart veel reistijd en daarmee kosten.
4. Werkvormen
Er bestaan verschillende werkvormen, afgestemd op de doelen die met de vergadering
worden beoogd. Deze werkvormen zijn:
 Brainstorm.
 Instructie.
 Informatieverstrekking.
 Voortgang.
 Besluitvorming.
De meeste vergaderingen bestaan uit combinaties van deze werkvormen.
4.1. Brainstorm
Het hoofddoel is het verkennen van oplossingsrichtingen voor een probleem, waarbij de
deelnemers worden uitgedaagd om op een creatieve manier bij te dragen. Besluitvorming
wordt meestal op een later moment georganiseerd. Een ontwerpgroepvergadering is -soms-
een voorbeeld van een brainstormvergadering.
4.2. Instructie
In de instructievergadering wordt duidelijk gemaakt wat de taken zijn en wie deze uitvoert. Het
is niet de bedoeling om uitgebreid te gaan discussiëren. Wel kunnen er vragen worden gesteld
ter verduidelijking.
4.3. Informatieverstrekking
Bij de informatieve vergadering is het uitwisselen van informatie tussen de deelnemers het
doel. Het betreft het versturen en ontvangen van zowel mondelinge als schriftelijke informatie.
Vaak wordt de hoofdlijn gepresenteerd, eventueel ondersteund met een document met
detailinformatie dat al ter voorbereiding is toegezonden. Er is ruimte voor het stellen van
vragen en discussie. Het onderwerp is in deze opzet minder strak ingekaderd, waardoor de
discussie gemakkelijk afdwaalt van het onderwerp en in tijd ook makkelijk uit kan lopen. De
voorzitter heeft een belangrijke rol om het doel van de bespreking van het onderwerp, het
geboekte resultaat en de te maken afspraken duidelijk in beeld houden. In de bouwsector zijn
de ontwerpgroepvergadering en de projectgroepvergadering voorbeelden van gedeeltelijk
informatieve vergaderingen.

6. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 6 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
4.4. Voortgang
Dit type vergadering heeft als hoofddoel om de voortgang vast te stellen en naar aanleiding
daarvan vervolgafspraken te maken. Het aantal nieuwe onderwerpen is relatief klein ten
opzichte van de vaste onderwerpen op de agenda. Het vaststellen van de voortgang gebeurt
zowel ten aanzien van de acties uit het verslag als ten aanzien van het project zelf. Vaak heeft
een dergelijke vergadering vrij veel onderwerpen, waardoor het zaak is voor de voorzitter om
voldoende tempo te maken. Uitgebreide discussies zoals over knelpunten of financiën kunnen
vaak beter in een kleiner verband worden afgehandeld. Een bouwvergadering is een
voorbeeld van een voortgangsvergadering.
4.5. Besluitvorming
Deze vergadering heeft als hoofddoel om te komen tot besluiten. Meestal betreft het een
beperkt aantal onderwerpen, zijn deze onderwerpen vooraf goed voorbereid en is er reeds
een advies opgesteld. De stuurgroepvergadering is een voorbeeld hiervan. Om te komen tot
besluitvorming kan discussie ontstaan en komen soms ook nieuwe of aanvullende vragen op.
Het is de taak van de voorzitter om te bewaken of het mogelijk is om tot een verantwoord
besluit te komen of dat er naar aanleiding van de discussie nog vervolgonderzoek nodig is en
het onderwerp nogmaals ter besluitvorming moet worden voorgelegd.
5. Basisregels vergaderen
Voor aanvang vergadering
 De agenda en alle relevante stukken dienen bijtijds naar de deelnemers te worden
verstuurd.
 Alle deelnemers komen voorbereid naar de vergadering. Dit houdt minimaal in dat ze:
weten wat er wordt behandeld en wat er van hen wordt verwacht. Op basis van de
ontvangen stukken bereiden zij een oordeel voor en weten ze wat de knelpunten en eigen
bespreekpunten zijn. Iemand die niet voorbereid naar een vergadering komt heeft
geen toegevoegde waarde en belemmert een effectief proces.
 Duidelijk dient te zijn wat het mandaat is van de deelnemers aan de vergadering. Zijn ze
bijvoorbeeld bevoegd om besluiten te nemen?
 Belangrijke knelpunten en nieuwe bespreekpunten worden vooraf met de voorzitter
afgestemd, zodat dit op de agenda kan worden opgenomen en de overige deelnemers
niet ‘overvallen’ worden.
 De deelnemers dienen op tijd aanwezig te zijn en de voorzitter te helpen om de
vergadering uiterlijk op de geplande eindtijd af te sluiten. Het is aan te raden vooraf en
achteraf enige tijd beschikbaar te houden om met de overige deelnemers nog bilateraal te
kunnen overleggen.
 Bij verhindering dient de voorzitter tijdig te worden ingelicht. Indien het mogelijk of
wenselijk is, regelt de deelnemer een vervanger.

7. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 7 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Tijdens de vergadering
 De vergadering dient niet gebruikt te worden voor uitgebreide informatieverstrekking,
tenzij dit het doel van het agendapunt is en/of dit niet als onderdeel van de voorbereiding
kon. Informatie kan vaak vooraf reeds beknopt toegezonden worden.
 Zorg dat de acties van de vorige vergadering zijn afgehandeld en dat de relevante
betrokkenen hierover zijn geïnformeerd.
 Volg de structuur van de agenda ter voorkoming van chaotisch bespreken van
onderwerpen. Breng onderwerpen in op de relevante momenten in de agenda.
 Ondersteun de voorzitter in het ordelijk laten verlopen van de agenda.
 Neem actief deel aan de vergadering, door deel te nemen aan de discussie, vragen te
stellen ter verduidelijking en concrete voorstellen in te brengen.
 Verstoringen zoals telefoneren en behandelen van e-mail of anderszins zijn niet
acceptabel, aangezien deze de effectiviteit beperken.
 Houd discussies beknopt en to-the-point. Luister naar hetgeen door anderen gezegd
wordt en stel indien nodig verduidelijkingsvragen. Geef iedereen de ruimte om het
noodzakelijke te zeggen. Lange monologen zijn niet productief.
 Maak gezamenlijk bij ieder onderwerp SMART (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel,
Realistisch, Tijdgebonden) afspraken en zorg dat deze goed worden genotuleerd.
 Belast de vergadering alleen met onderwerpen die gezamenlijk moeten worden
behandeld. Onderwerpen die bilateraal kunnen worden afgehandeld, dienen niet plenair
te worden behandeld, aangezien dit te veel deelnemers belast.
 Klachten en kritiek kunnen geuit worden, mits vergezeld van een voorstel tot oplossing.
 Alle deelnemers maken aantekeningen van de relevante onderdelen en van de acties die
op hen betrekking hebben. Het verslag dient deze acties uiteraard ook te vermelden,
maar het direct oppakken van de acties mag nooit afhangen van het ontvangen van het
verslag.
Na de vergadering
 Het verslag dient kort na de vergadering te worden verspreid.
 Opmerkingen op het verslag worden enkele dagen na ontvangst van het verslag gemaakt,
zodat correcties voorafgaand aan de vergadering kunnen worden gemaakt.
6. Rollen en taken deelnemers vergadering
Alle deelnemers hebben gezamenlijk de verantwoordelijkheid om de vergadering succesvol te
laten zijn. Deze taken per deelnemer zijn hieronder uitgewerkt.
6.1. Taken voorzitter
De voorzitter:
 Initieert een vergadering indien daar aanleiding toe is.
 Stelt de agenda op en formuleert duidelijk de agendapunten. Indien nodig, vindt hierover
afstemming plaats met de overige deelnemers.
 Stuurt de agenda naar de deelnemers, inclusief de bijbehorende documenten.
 Bereidt overige zaken voor, zoals de organisatie van locatie en faciliteiten.

8. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 8 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
 Leidt het gesprek tijdens de vergadering. Dit houdt in dat hij:
- Vaststelt wie een onderwerp toelicht.
- Prioriteiten bepaalt.
- Procedurevoorstellen doet en structureert.
- Meningen inventariseert.
- Deelnemers betrekt of afremt.
- De tijd bewaakt.
- Samenvat en conclusies trekt.
- Te nemen besluiten organiseert.
- Besluiten formuleert.
- SMART afspraken maakt.
 Zorgt dat de vergadering op tijd begint en volgt de agenda.
 Stelt de basisregels en richtlijnen vast en handhaaft deze.
 Houdt in de gaten of de deelnemers met een juiste houding aanwezig zijn en of er
voldoende bereidheid en vertrouwen is om te komen tot een effectief overleg.
 Is duidelijk over eigen belangen en eigen positie.
 Heeft mandaat om de vergadering te schorsen en de aanpak te wijzigen.
 Kan verantwoordelijkheden opleggen aan deelnemers voor bepaalde onderwerpen.
 Evalueert actief het resultaat van de vergadering en initieert aanpassingen indien nodig.
6.2. Taken notulist
De notulist:
 Noteert plaats en datum, aan- en afwezigen.
 Deelt notulen in op basis van de agendapunten en notuleert per agendapunt het doel en
de afspraken.
 Vat de inleiding samen.
 Noteert, indien relevant, standpunten met motivatie.
 Noteert besluiten met motivatie.
 Legt acties SMART vast.
 Noteert datum, tijd en plaats volgende vergadering.
6.3. Taken deelnemers
De deelnemers:
 Bereiden de vergadering voor naar aanleiding van het vorig verslag, de agenda en de
ontvangen informatie.
 Dragen nieuwe items en agendapunten aan bij de voorzitter. Dit zijn minimaal de
onderwerpen om de periode na het overleg effectief verder te kunnen en het benodigde
resultaat te behalen. Ter voorbereiding op deze nieuwe punten wordt eventuele
afstemming hierover met andere deelnemers reeds in gang gezet.
 Weten vooraf wat de doelstelling van de vergadering en de agendapunten is, wat hun
specifieke rol is en wat het te bereiken resultaat moet zijn.
 Laten ruim van tevoren weten wanneer ze afwezig zijn en regelen, indien wenselijk, een
vervanger.

9. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 9 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
 Zijn op tijd.
 Luisteren actief en geven de overige deelnemers de gelegenheid hun bijdrage te leveren.
 Dragen actief bij vanuit hun deskundigheid; beknopt en to-the-point.
 Maken aantekeningen en noteren eigen acties.
 Helpen de voorzitter om afleiding te vermijden en actieve deelname te bevorderen.
 Houden zich aan de vastgestelde richtlijnen en basisregels.
 Helpen een groepsconsensus te bereiken.
 Handelen eigen acties conform de afspraak af, bij voorkeur ruim voor een volgend
overleg.
 Melden tijdig aan de voorzitter dat bepaalde afspraken om duidelijke redenen niet konden
worden nagekomen en doen een voorstel voor een nieuwe datum.
 Nemen nieuwe acties mee en zetten deze indien nodig direct uit bij personen die niet
aanwezig waren in de vergadering.
 Behartigen zowel het eigen belang als het belang van de groep.
 Wachten niet op de vergadering om zaken bilateraal te behandelen, zodat de vergadering
minimaal wordt belast.
7. Agenda vergadering
Een agenda geeft weer wat het doel van de vergadering is, uitgewerkt in specifieke
onderwerpen. Dit betekent dat per onderwerp duidelijk moet zijn wat het beoogd resultaat van
de vergadering is. Daaraan schort het bij veel vergaderingen, waardoor deze veel aan
effectiviteit verliezen. Nieuwe agendapunten kunnen hooguit nog verkennend worden
behandeld.
De voorzitter heeft een belangrijke rol bij het opstellen van de agenda. Om te bepalen welke
onderwerpen op de agenda moeten worden geplaatst, dient hij dit af te stemmen met de
betrokken teamleden. Door dit actief te doen, bijvoorbeeld met een belronde vooraf, worden
ook de deelnemers geactiveerd en er op voorbereid dat er een belangrijke vergadering is
gepland. Uiteraard kan dit ook schriftelijk. Hierbij is het van belang na te gaan wie de
deelnemers zijn en hoe zij betrokken zijn bij het onderwerp. Het maakt nogal verschil of het
projectleiders zijn die dagelijks met het project bezig zijn, of bestuurders die eens in de paar
maanden een stuurgroep hebben. De onderwerpen en de manier van behandelen moeten hier
op worden afgestemd. Daarnaast dient de voorzitter te bepalen wat de prioriteiten zijn in de
behandeling van de agendapunten en of er voldoende tijd is om alle punten te behandelen.
Per agendapunt moet duidelijk zijn:
 Wat het onderwerp is.
 Wat het doel of resultaat moet zijn, bijvoorbeeld discussie, presentatie/informatie-
verstrekking, brainstorm, vervolgafspraken maken, besluitvorming.
 Wie verantwoordelijk is voor het onderwerp.
 Wat de voorbereiding moet zijn en wat de beschikbare informatie daarvoor is.
 Wat de beschikbare tijd voor het agendapunt is.

10. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 10 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Om de noodzakelijke voorbereiding te kunnen doen, moeten de agenda inclusief bijbehorende
stukken uiteraard ruim van tevoren beschikbaar zijn.
Om effectief te vergaderen werkt het goed om per agendapunt een korte memo op te stellen
met daarin de actuele stand van zaken. Ten behoeve van besluitvorming zou ieder document
dat meer dan twee pagina’s beslaat een managementsamenvatting of oplegnotitie moeten
bevatten. Hierdoor kan de deelnemer zich snel inlezen en hoeft het punt niet meer in de
vergadering te worden uiteengezet, waardoor de besluitvorming veel sneller kan plaatsvinden.
Vaste agendapunten zijn:
 Opening en mededelingen.
 Vaststelling verslag vorige vergadering tekstueel.
 Vaststelling stand van zaken acties uit vorige vergadering.
 Actuele vergaderonderwerpen.
 Rondvraag. Hierbij is het van belang dat alleen kleine nieuwe onderwerpen aan bod
komen, anders hadden deze op de agenda moeten worden gezet.
 Volgende vergadering (datum en agendapunten).
 Distributie verslag.
Het is tevens een optie om als onderdeel van de vergadering de agendapunten voor de
volgende vergadering te bepalen. De teamleden zijn er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat
het proces effectief verloopt. Door vroegtijdig na te denken over de onderwerpen en het
resultaat van de volgende vergadering verloopt de voorbereiding daarvoor nog efficiënter.
Bij de behandeling van een concreet agendapunt kan een fasering worden aangebracht,
namelijk:
 Voorbereiding.
 Inleiding probleem en aanleiding.
 Inventarisatie probleem, beeldvorming en probleemverheldering.
 Verkenning oplossingsrichtingen, scenario’s, voor- en nadelen, randvoorwaarden en
consequenties.
 Meningsvorming/standpuntbepaling.
 Besluitvorming (door wie en op welke wijze?).
 Taken verdelen en acties uitzetten (SMART).
 Afronding.
Vergaderingen langer dan 1,5 à 2 uur zijn meestal minder effectief. Plan de tijdsduur dan ook
bewust in en zorg dat er op gestuurd wordt.
Zonder voorbereidingstijd kan niet van mensen worden verwacht dat ze
weloverwogen besluiten nemen.

11. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 11 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Plan tussen vergaderingen minimaal 5 à 10 minuten pauze in, maar bij voorkeur meer zodat
de deelnemers de kans hebben om bilateraal nog zaken af te stemmen, dringende e-mails of
telefoon af te handelen.
Stimuleer deelnemers om voor of na een vergadering tijd te reserveren voor bilateraal overleg.
Dit is veel effectiever dan dat iedereen vertrekt en afspreekt om snel weer contact op te
nemen.
Plan niet meer dan drie vergaderingen direct achter elkaar, uiteraard met een pauze van
minimaal 5 à 10 minuten ertussenin.
8. Besluitvorming
Een belangrijke functie van vergaderingen is besluitvorming. Daarvoor is het in eerste
instantie noodzakelijk om transparant vast te leggen wie welk besluit mag nemen. Verder dient
duidelijk te zijn op welke manier besluitvorming plaatsvindt. Dit kan op verschillende manieren:
 Democratisch: de helft plus een.
 Meerderheidsbesluit: 2/3e van het totaal.
 Unaniem of consensus: iedereen stemt er mee in.
 Vetorecht: als één tegen is gaat het niet door.
 Delegatie: één persoon of bedrijf.
 Autoriteit: één persoon beslist.
Het is altijd van groot belang om helder af te stemmen wat de besluitvormers nodig hebben
om te kunnen besluiten.
9. Verslaglegging vergadering
Een verslag dient duidelijk de afspraken, besluiten en acties vast te leggen die zijn gemaakt in
de vergadering. Afhankelijk van het soort vergadering worden alleen de acties en besluiten
vastgelegd, worden ook de discussies en afwegingen of standpunten vastgelegd, of wordt
letterlijk vastgelegd wat er is gezegd.
Het verslag dient binnen enkele dagen na het overleg te worden opgesteld en verspreid.
Hierdoor kunnen betrokkenen verifiëren of hetgeen is afgesproken juist is genotuleerd, en
kunnen zij het verslag ook gebruiken om met hun achterban te delen.
Het moet duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het verslag. Bij voorkeur worden
opmerkingen op het verslag reeds voor de volgende vergadering gemaakt, zodat hier niet een
deel van de vergadertijd aan hoeft te worden besteed. Dit voorkomt dat inhoudelijke
discussies opnieuw worden gehouden.

12. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 12 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Vooraf dient vast te liggen wat het format van het verslag wordt en of er een separate actielijst
en/of besluitenlijst komt. In ieder geval dienen afspraken SMART (Specifiek, Meetbaar,
Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden) gemaakt en genotuleerd te worden. Dit betekent
inclusief een actiehouder en een deadline.
Verder is het praktisch om afspraken, acties en besluiten van een uniek nummer te voorzien
dat bijvoorbeeld refereert aan de datum of het nummer van het overleg. Hierdoor zijn deze
items traceerbaar. Ook is het belangrijk om van afgeronde acties het resultaat goed vast te
leggen. Zo wordt voorkomen dat acties wel zijn afgehandeld maar dat dit niet is terug te
vinden.
10. Voortgangsmemo/informatiememo
Voor het eenduidig informeren van deelnemers en het terugkoppelen van resultaten van
acties aan deelnemers van een vergadering kan worden gekozen voor het gebruik van een
voortgangsmemo. Hiermee wordt voor iedereen traceerbaar vastgelegd wat de status van een
project is, waar mogelijke knelpunten liggen en welke voorstellen ter bespreking en/of
besluitvorming worden ingebracht.
Voor nieuwe onderwerpen op de agenda kan een informatiememo worden gebruikt. Hierin
staan kort het onderwerp, de verantwoordelijke, de aanleiding, de probleemstelling, het
voorstel met advies en consequenties en het verzoek tot besluitvorming. Dit voorkomt dat de
vergadering moet worden gebruikt om de groep te informeren, waardoor de tijd beschikbaar is
om naar aanleiding hiervan vragen te beantwoorden, te discussiëren of besluiten te nemen.
Dit verkort de vergadertijd aanzienlijk en verhoogt de efficiëntie.
11. Specifieke aspecten naar type vergadering
11.1. Stuurgroep
Doel
Kerntaak van de stuurgroep is besluitvorming. Specifiek aandachtspunt is de manier waarop
de projectorganisatie zich verhoudt tot de lijnorganisatie en hoe het mandaat geregeld is.
Deelnemers
De door de opdrachtgever gemandateerde stuurgroep is het besluitvormend orgaan binnen de
projectorganisatie. De deelnemers zijn vaak bestuurders die op hoofdlijnen het project volgen.
Tip
Voor de voorbereiding van een volgend overleg: door een verslag te kopiëren op een
A3-vel staat de oorspronkelijke tekst links en is er rechts een A4 beschikbaar om te
kunnen schrijven. Dit voorkomt veel extra schrijfwerk en het is vooraf al mogelijk om uit
te schrijven wat het vervolg is op het actiepunt.

13. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 13 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
De vertegenwoordigers van de opdrachtgever hebben voldoende mandaat nodig voor de
uitoefening van de hier omschreven taken. Tevens moet duidelijk zijn welke besluiten niet in
de stuurgroep genomen kunnen worden. Dit wordt echter vaak onvoldoende geformaliseerd.
Taken
 Vaststellen projectorganisatie en Plan van Aanpak.
 Vaststellen en bewaken randvoorwaarden project (bijvoorbeeld: geld, risico’s, organisatie,
tijd, informatie, kwaliteit).
 Besluitvorming buiten mandaat projectgroep.
 Formele goedkeuring fasedocumenten.
 Communicatie met belangrijke stakeholders.
Vergaderfrequentie
Meestal heeft de stuurgroep een lage vergaderfrequentie, waardoor het nodig is om de
stuurgroepleden voorafgaand aan het overleg kort te informeren over de stand van zaken. Om
de informatie-overload te beperken ontvangen zij bij voorkeur beknopte informatiememo’s of
managementsamenvattingen, waarin duidelijk staat omschreven waarover moet worden
besloten. De projectgroep bereidt dit voor.
11.2. Projectgroep
Doel
De projectgroep begeleidt de planvorming binnen de door de stuurgroep vastgestelde kaders.
Belangrijk is het vaststellen van het eigen mandaat voor het nemen van besluiten, zodat de
stuurgroep minder wordt belast en er meer voortgang kan worden geboekt.
Binnen de projectgroep vindt informatie-uitwisseling plaats tussen de ontwerpgroep- en
bouwvergadering en de gebruikers. Deze informatie-uitwisseling is enerzijds ten behoeve van
de uitwerking van de planvorming en anderzijds om de opdrachtgever en/of gebruiker in staat
te stellen te anticiperen op de gevolgen van het bouwproces voor de interne organisatie.
Deelnemers
 Projectmanager (voorzitter).
 Intern projectleider opdrachtgever.
 Gebruikersvertegenwoordiging opdrachtgever.
 Architect (op afroep).
 Installatieadviseur (op afroep).
 Een vertegenwoordiger van de uitvoerende partijen (indien reeds bekend op afroep).
Indien nodig kunnen op ad-hocbasis de adviseurs uit de ontwerpgroep worden uitgenodigd
voor een toelichting op de planvorderingen. De vertegenwoordigers in de projectgroep zijn
verantwoordelijk voor informatie-uitwisseling met hun achterban.

14. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 14 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Taken
 Voorbereiden fasegoedkeuring middels afgeronde voorstellen aan de stuurgroep.
 Besluitvorming binnen mandaat.
 Maken van keuzes voor oplossingsrichtingen, in opvattingen en prioriteiten op
overeengekomen tijdstippen.
 Projectbewaking in alle facetten; tijd, risico, organisatie, geld, informatie, kwaliteit.
 Zorg dragen voor optimale informatie naar belanghebbenden.
 Instellen en coördineren van werkgroepen en/of gebruikersgroepen.
 Overleg met diverse instanties, zoals gemeente(n).
 Overleg op hoofdlijnen met eventuele andere opdrachtgevers en/of gebruikers op de
locatie.
 Opstellen van het eisenpakket en vervolgens het wijzigingenbeheer en het bewaken
hiervan.
 Selecteren en contracteren partijen.
 Informeren en coördineren van externe stakeholders.
 Coördineren van de raakvlakken met andere projecten.
Vergaderfrequentie
Tweewekelijks tot maandelijks.
11.3. Ontwerpgroep
Doel
In de voorbereidingsfase is er de ontwerpgroep die aan de hand van het eisenpakket de
bouwplannen gaat ontwerpen. De ontwerpgroep heeft als doel om voorstellen integraal voor te
bereiden en af te stemmen alvorens deze worden voorgelegd aan de projectgroep. Daarbij
dienen oplossingsrichtingen en scenario’s te worden uitgewerkt inclusief voor-/nadelen en
consequenties. Vaak zal een architect of installatieadviseur een deel van het ontwerp
presenteren en/of nader toelichten.
Deelnemers
 Architect.
 Constructeur.
 Installatieadviseur.
 Bouwfysisch adviseur (op afroep).
 Projectmanager.
 Een vertegenwoordiger van de opdrachtgever.
 Een vertegenwoordiger van de uitvoerende partijen (indien reeds bekend).
De mogelijke afstemming tussen twee ontwerpende partijen dient niet in de ontwerpgroep-
vergadering plaats te vinden, maar bilateraal.

15. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 15 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Taken
 Vertalen van programmawensen en -eisen in concrete plannen.
 Coördinatie van de verschillende disciplines.
 Aanbieden van ontwerpvoorstellen aan de projectgroep.
 Voorbereiden besluitvorming middels afgeronde voorstellen aan de projectgroep.
 Plannen toetsen aan het Programma van Eisen, financieel en inhoudelijk.
 Het vervaardigen van de fasedocumenten; ontwerp en bestek.
Vergaderfrequentie
De ontwerpgroepvergadering heeft vooral kenmerken van de informatieve vergadering en van
de brainstormvergadering. Doordat de vergaderfrequentie vrij hoog is, bijvoorbeeld eens per
twee weken, wordt vaak de fout gemaakt dat het verslag van de vergadering de agenda voor
het volgende overleg is. Daardoor worden nieuwe onderwerpen onvoldoende geagendeerd en
is er onvoldoende druk om onderwerpen in een concreet overleg af te handelen.
11.4. Bouwvergadering
Doel
De bouwvergadering begeleidt de realisatie binnen de vastgestelde kaders en heeft een
sterke relatie met de werkvergadering. De werkvergadering behandelt gedetailleerd de
inhoud, de bouwvergadering stelt de stand van zaken vast inclusief de financiën en handelt de
knelpunten uit de werkvergadering af.
De bouwvergadering is niet bedoeld voor onderhandelingen. Om herhaling van de
werkvergadering te voorkomen, kan de bouwvergadering het beste aansluitend aan de
werkvergadering worden gehouden.
Vaak wordt er geen aparte agenda gemaakt, maar fungeert het verslag van de vorige
vergadering als agenda voor de nieuwe vergadering. Dit kan als gevolg hebben dat nieuwe
punten niet vooraf worden voorbereid, wat tot een minder efficiënte vergadering leidt. Tevens
schuilt hierin het gevaar dat deelnemers pas in de vergadering gaan melden wat er vier weken
geleden is afgesproken, of erger nog: erachter komen dat het actiepunt vergeten is. Daarom is
het essentieel om vooraf te inventariseren of er nieuwe agendapunten zijn en deze te delen
met de overige deelnemers middels een agenda.
Niet onbelangrijk is om goed te kijken wie er aanwezig moeten zijn. Indien bijvoorbeeld een
adviseur maar één klein actiepunt heeft, waarom zou deze dan de hele vergadering inclusief
reistijd aanwezig moeten zijn? Als mensen worden uitgedaagd om al hun huiswerk goed af te
ronden en ervoor te zorgen dat er geen knelpunten zijn, is hun aanwezigheid niet vereist.
Hiermee ontstaat een win-winsituatie en worden kosten bespaard.

16. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 16 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
Deelnemers
 Projectleider bouwkundig aannemer.
 Projectleider E- en W-installateur(s).
 Uitvoerder bouwkundig aannemer.
 Opzichter.
 Architect.
 Constructeur (op afroep).
 Installatieadviseur (op afroep).
 Projectmanager (voorzitter).
Taken
 Coördinatie van de diverse vakdisciplines en uitvoerende partijen.
 Projectbewaking in alle facetten; tijd, risico, organisatie, geld, informatie, kwaliteit.
 Vaststellen en goedkeuren van meer- en minderwerken.
 Voorbereiden van de invulling van de eventuele stelposten.
 Zorg dragen voor optimale informatie naar belanghebbenden.
Structuur van de vergadering
 Opening.
 Ingekomen stukken buiten projectteam.
 Organisatie, mededelingen en algemene informatie.
 Stand van zaken gegevensverstrekking/informatiebehoefte.
 Knelpunten uitvoering naar aanleiding van werkvergadering.
 Kwaliteit uitvoering, keuringen, gebreken.
 Wijzigingen ten opzichte van contract.
 Financieel; stand meer-/minderwerk en offertes.
 Stand van het werk en planning.
 Overheden en nutsbedrijven.
 Veiligheid/arbo.
 Werk derden buiten bestek en raakvlakken met andere projecten.
 Rondvraag en volgende vergadering.
Vergaderfrequentie
Een bouwvergadering wordt met een vast interval van bijvoorbeeld vier weken gehouden en
kent een vaste structuur met veel terugkerende onderwerpen.

17. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 17 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
11.5. Werkvergadering
Doel
De werkvergadering in de realisatiefase heeft als hoofddoel om op detailniveau de afstemming
te regelen tussen de verschillende disciplines. Het betreft een groot aantal items, waardoor
meestal het verslag als agenda wordt gebruikt. Nieuwe onderwerpen moeten echter wel
worden geagendeerd. Het is daarbij zeer belangrijk om de deadlines voor de voortgang van
het project door te vertalen naar actiepunten en beslismomenten.
Deelnemers
 Opzichter.
 Architect.
 Constructeur (op afroep).
 Installatieadviseur (op afroep).
 Projectleider of werkvoorbereider bouwkundig aannemer (voorzitter).
 Uitvoerder en/of werkvoorbereider bouwkundig aannemer (notulen).
 Uitvoerder(s) installateur(s).
 Vertegenwoordiger opdrachtgever (eventueel).
Taken
 Bespreking van de directe uitvoeringswerkzaamheden.
 Detailafstemmingen uitvoerende partijen.
 Coördinatie ontwerpdisciplines en uitvoerende partijen.
 Bewaking voortgang.
 Kwaliteitsbewaking uitvoering.
 Bewaking gegevensverstrekking.
De knelpunten of discussiepunten waar de deelnemers van de werkvergadering niet of niet
snel genoeg uitkomen dienen buiten de vergadering of in de bouwvergadering te worden
behandeld.
Vergaderfrequentie
De werkvergadering komt in de realisatiefase bijvoorbeeld eenmaal per twee weken bijeen.
Vanwege de sterke relatie met de bouwvergadering wordt geadviseerd om de
bouwvergadering aansluitend aan de werkvergadering te houden.

18. 1000901-0218.2.0, d.d. 6 mei 2014 Pagina 18 van 18
● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●
www.hevo.nl
12. Afsluitend
Effectief vergaderen in bouwprojecten heeft u voor een aanzienlijk deel zelf in de hand. Dit
whitepaper geeft u een aantal belangrijke handvatten.
Indien u ondersteuning wenst bij het opzetten van een effectief georganiseerd bouwproces
met een goed functionerende vergaderstructuur, neem dan contact op met Willem
Adriaanssen, partner HEVO B.V.
T +31 (0)73 6 409 409
E willem.adriaanssen@hevo.nl