Bilan d’étape du conventionnement sur objectifs (conventions 2015-17) Françoise Berthomier, Camille Dumont - ABES Journées Sudoc PS 2014

1. Bilan d’étape du
conventionnement sur objectifs
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2. Le responsable CR,
gestionnaire de réseau :
prospection, animation,
formation, communication
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3. Prospection
• Quelles structures documentaires dans le réseau?
– Définition de critères d’adhésion
– Repérage des établissements susceptibles de participer
• Analyse de la carte documentaire
• Contacts avec les bibliothèques/centres de documentation
– Prise de contact (mailing, téléphone, messagerie…)
– Visites des établissements
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4. Animation
• Formalisation des relations
– Conventionnement (établissement hébergeant le CR /
établissement de rattachement administratif de la structure
documentaire)
– Autres conventions : avec les SRL, avec les pôles associés BnF…
• Animation du réseau
– Contacts réguliers (téléphone, messages, visites…)
– Analyse du périmètre documentaire du CR (personnes
ressources, richesse documentaire, complétude du
signalement…)
• Relations avec les établissements « déployés »
– Collaboration avec les coordinateurs Sudoc
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5. Formation
• Bibliothèques « non déployées »
– Formation à Colodus
• Bibliothèques « déployées »
– Formation au catalogage des ressources continues
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6. Communication
• Amélioration de la visibilité du CR
– Page sur le site Web de l’établissement de rattachement
– Adresse de messagerie propre au CR
– Documentation (papier ou en ligne)
– Rédaction de fiches de procédures, de guides, de modes
d’emploi
• Actions de communication et de promotion du Sudoc-PS
– Journées d’étude et d’information en direction du réseau
– Participation à des manifestations régionales
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7. Le signalement :
ça va mieux en le disant
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8. Des compétences techniques mises
au service de stratégies locales
• Mise à jour des états de collection (pour les bibliothèques
déployées et non déployées)
• Reprise de demandes ISSN en souffrance
• Chantiers qualité sur les données bibliographiques (autorités
auteurs et personnes, mise aux normes Sudoc)
• Le CR acteur de projets locaux :
– Valorisation de collections patrimoniales
– Une politique documentaire régionale
– La conservation partagée
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9. Soutien à la conservation partagée :
de l’initiative au signalement
• Définition du périmètre du PCP, rédaction d’un cahier des
charges (aide extérieure : stagiaire ENSSIB), partenariat avec
SRL pour une gestion rigoureuse, évaluation
• Signalement dans le Sudoc :
– Adhésion des partenaires au réseau Sudoc-PS (information,
conventionnement, formation)
– Création/mise à jour des notices bibliographiques (+ demandes ISSN)
– Création des états de collection (+ Colodus)
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10. Identifier les difficultés
(phase 1) rédaction du projet
(phase 2) réalisation
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11. Rédiger son projet :
évaluer le financement demandé
• Mesurer l’investissement local : exprimer que telle action
sera financée sur budget établissement (argument :
retombées plus générales que seule mission du CR)
• Frais de personnel : missions CR portées par titulaire(s) :
recruter un contractuel pour suppléer dans le travail courant
(ex : service public pour x heures / semaines pendant x mois)
• Journée réseau local : frais de mission d’intervenants ;
globaliser les frais de réception
• Qualification des acteurs : frais de mission pour formations,
immersions…
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12. Financement :
les leçons de la phase qui s’achève
• Quel rapport financement accordé / réalisation ?
• Points de blocage ?
• Ajustements ? Sur quels postes ?
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13. Rédiger son projet :
bien définir les indicateurs de suivi
• Ils seront la preuve de la bonne atteinte de chaque
objectif
• 1 objectif = 1 indicateur
• Simples, compréhensibles
• Leur valeur :
- oui/non (ex : organiser une journée d’information
chaque année)
- quantitative (ex : nombre d’états de collection ajoutés
ou mis à jour)
- Une valeur cible (ex : valeur cible : 1/3 des
bibliothèques non déployées du réseau auront une
convention renouvelée chaque année)Journée des Centres régionaux du Sudoc-
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14. La phase de réalisation :
difficultés courantes
Le responsable CR travaille au sein d’un service :
• Amené à suppléer des collègues (ponctuellement ou intérim)
• Projets d’établissement chronophage (ex : déménagement)
• Contexte d’autonomie des universités : stratégies redéfinies, quid
du rôle du CR, au-delà de l’ESR ?
• Mutation, promotion… vacance du poste, transfert de
compétences
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15. Place à l’échange…
• En séance
• Et au-delà :
–sudocps@abes.fr
–Liste CR
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