1. Dokumen tersebut membahas upaya optimalisasi sistem pemberkasan di Subdit Industri Pangan dan Kimia serta Bahan Bangunan melalui penerapan metode 5K. 2. Metode 5K (ketertiban, kerapian, kebersihan, kelestarian, kedisiplinan) diterapkan untuk mengurai masalah pemberkasan yang tidak teratur dan memakan waktu. 3. Hasil evaluasi menunjukkan peningkatan efisiensi 27,69% setelah penerap

1. RISALAH BUDAYA KERJA 5K
“OPTIMALISASI PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA DAN
BAHAN BANGUNAN”
POKJA “SEMANGAT BARU”

2. Agenda
Pembukaan dan Identitas Anggota Pokja 5K
Identifikasi dan Verifikasi Masalah
Analisis Masalah dan Perencanaan Solusi
Penerapan Solusi
Evaluasi Hasil Penerapan 5K
SOP dan Penutup
3’
8’
5’
5’
5’
4’

3. IDENTITAS POKJA 5K
1 Nama Pokja 5K : SEMANGAT BARU
2 Unit Tugas : Direktorat Industri Kecil dan Menengah Wilayah I
3 Penanggung Jawab : Direktur Industri Kecil dan Menengah Wilayah I
4 Anggota Kelompok
Kerja 5K
: 1. Eko Prasetyo 8. Tunjung Sapta Wulan
2. Indry Dwi Oktavia 9. Astika Karuniawati
3. Kacung Abdullah 10. Ade Sulistianingtyas
4. IGN Agung 11. Fajar Mardikani
5. Satrio Pratomo 12. Wahyu Fitrianto
6. Rini Rarasati 13. FX David Ardiyanto
7. Supartika
5 Kehadiran Anggota : 95 %
6 Periode Pelaksanaan : Januari s/d Juni 2014
7 Tema 5K yg diangkat : OPTIMALISASI PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA
DAN BAHAN BANGUNAN
8 Judul Masalah : PEMBERKASAN SUBDIT INDUSTRI PANGAN DAN KIMIA BAHAN
BANGUNAN TIDAK OPTIMAL

4. DIREKTORAT IKM WILAYAH I
SUBDIT
PROGRAM, EVALUASI,
DAN PELAPORAN
SUBDIT INDUSTRI
PANGAN DAN KBB
SUBDIT INDUSTRI
KERAJINAN DAN
SANDANG
SUBDIT INDUSTRI
LOGAM, ELEKTRONIKA,
ALAT ANGKUT, DAN
KREATIF TELEMATIKA
SUB BAGIAN
PROGRAM
SUB BAGIAN DATA
DAN INFORMASI
SUBDIT INDUSTRI
PANGAN
SUBDIT INDUSTRI
KBB
SUBDIT INDUSTRI
KERAJINAN
SUBDIT INDUSTRI
SANDANG
SUBDIT INDUSTRI
LOGAM DAN
ELEKRONIKA
SUBDIT INDUSTRI
ALAT ANGKUT DAN
KREATIF
TELEMATIKA
AREA KERJA

5. TUGAS POKOK DAN FUNGSI
Berdasarkan PERMENPERIN 105/M-IND/PER/10/2010:
• Pasal 426:
• Subdirektorat Industri Pangan, Kimia,
dan Bahan Bangunan mempunyai
tugas melaksanakan penyiapan
perumusan dan pelaksanaan
kebijakan serta penyusunan norma,
standar, prosedur, dan kriteria serta
bimbingan teknis mengenai iklim
usaha, standardisasi dan teknologi,
hak kekayaan intelektual, dan
industri hijau serta pelaksanaan kerja
sama dan promosi industri di bidang
industri kecil dan menengah
pangan, kimia, dan bahan
bangunan wilayah Sumatera dan
Kalimantan.
• Menerima dan membuat dokumen-dokumen:
• - Surat Menyurat
• - Pembuatan Laporan Kegiatan
• - Pembuatan Berita Acara Serah Terima
Barang

6. Identifikasi Masalah
• Jumlah Paket Penunjukan Langsung di Subdit Pangan dan KBB tahun 2013
sebanyak 37 Paket, atau sekitar 34,26% dari total seluruh Paket Penunjukan
Langsung, dampak:
• Banyak terdapat Berita Acara Pemeriksaan, Berita Acara Serah Terima,
Berita Acara Penggunaan dan Pemanfaatan, dan Berita Acara Lainnya
yang harus diberkas dan disimpan untuk keperluan audit dan pemeriksaan
oleh Itjen dan BPK
• Masalah: Belum adanya sistem pemberkasan yang rapih dan teratur yang
akan mempermudah pencarian dokumen, sehingga pencarian dokumen
akan memakan waktu lama

7. ALUR SEDERHANA PENCARIAN DOKUMEN
BPK dan Itjen meminta
dokumen pengadaan dan
atau laporan
Direktorat mencari dan
memberikan dokumen
yang diminta
BPK dan Itjen menganalisa
dan menelaah dokumen
dan laporan tersebut
Selesai
Mulai

8. Identifikasi dan Verifikasi Masalah
Lama Pelaksanaan (Rata-rata dalam menit)
No Uraian Proses Januari Februari Maret April
Rata-Rata
5 5 5 5 5
14 16 20 20 17.5
5 5 5 5 5
5 5 5 5 5
Penyerahan Dokumen Laporan/Berita Acara Untuk Pemeriksaan
Penerimaan Data Dokumen Yang Diminta oleh Itjen/BPK
TOTAL 32.5
Pencarian Berkas Dokumen untuk 1 Dokumen
Penyerahan Dokumen Yang Diminta Kepada Koordinator
Koordinator Menyerahkan Kepada Itjen/BPK

9. LINGKUNGAN KERJA

10. Identifikasi dan Verifikasi Masalah (2)
5
17
5 5
17.39%
76.52%
93.91%
120.00%
111.30%
100.00%
80.00%
60.00%
40.00%
20.00%
0.00%
18
16
14
12
10
8
6
4
2
0
Pencarian Berkas Dokumen (untuk
1 Dokumen)
Penerimaan Permintaan
Dokumen
Penyerahan Dokumen Kepada
Koordinator
Koordinator Menyerahkan
Kepada Itjen/BPK
1 2 3 4
Waktu
Kumulatif
Rata-Rata Waktu Pelaksanaan
Pekerjaan
15%
53%
16%
16%
Penerimaan Data
Dokumen Yang
Diminta oleh Itjen/BPK
Pencarian Berkas
Dokumen untuk 1
Dokumen
Masalah: Waktu terlama dihabiskan pada Pencarian Dokumen

11. DIAGRAM TULANG IKAN (ANALISIS)
c
Pencarian
Dokumen
Memakan Waktu
Lama
Kerapihan Keteraturan
Berkas dokumen
tersebar dimana-mana
Aparat tidak
disiplin
Dokumens
sulit dicari
Berkas terus tidak
teratur
Minimnya sarana
kebersihan
Belum Ada SOP
Kedisiplinan Kebersihan
Kelestarian
Belum ada reward
and punishment
Tidak ada penataan
dokumen
Dokumen Tercampur
antara yang terpakai
dengan yang tidak
Dokumen disortir
menurut jenis dan
waktu

12. ANALISIS MASALAH DAN PERENCANAAN SOLUSI
What Why How Where Who When Target
Keteraturan
Dokumen yang masih
digunakan dan yang
sudah tidak digunakan
masih tercampur
Dokumen
Tercampur
Tidak ada Pemilahan dan
Perapihan Dokumen
Dilakukan
Pemilahan untuk
memisahkan
dokumen yang
masih digunakan
dan yang tidak
dugunakan
Ditjen IKM
Wilayah I Rini Rarasati Setiap Hari Kerja
Tidak ada lagi dokumen yang
tercampur aduk dan berantakan di
lingkungan kerja IKM
Kerapihan
Penyusunan dokumen-dokumen
di rak tidak
rapi sehingga tercecer
Penyimpanan
Dokumen
Susunan Penyimpanan
Dokumen yang tidak
sistematis dan berantakan
Dokumen yang
masih digunakan
dipilah berdasarkan
kronologis (waktu),
jenis kegiatan atau
alphabetis dan
disatukan dalam
Bantex/Tray/Filebox
Ditjen IKM
Wilayah I Supartika Setiap Hari Kerja
Dokumen yang sudah disatukan dalam
bantex disusun didalam almari sesuai
urutan kronologis atau jenis kegiatan
Kebersihan
Dokumen yang sudah
tidak digunakan
ditumpuk di meja kerja
atau di lemari
penyimpanan
Dokumen Tidak
Terpakai
Tidak diketahui mana
dokumen yang masih
digunakan dan mana yang
tidak
Dokumen yang tidak
digunakan sebaiknya
dihancurkan/disingk
irkan/dijadikan
kertas bekas
(disimpan dalam rak
atau laci tersendiri
dan diberi label
“kertas bekas”)
Ditjen IKM
Wilayah I David Setiap Hari Kerja
Meja kerja hanya berisi seperangkat
computer ( PC unit dan printer ) dan
dokumen yang berstatus work in
progress
Kelestarian
Belum adanya standar
pengarsipan dokumen Ketiadaan SOP
Belum terdefinisinya Proses
Pengarsipan yang baik
membuat SOP
pemilahan dokumen
Subdit
Industri
Pangan dan
KBB Kacung Abdullah Setiap Hari Kerja Keberadaan SOP Pemilahan Dokumen
Kedisiplinan
Proses pencarian
dokumen memakan
waktu karena belum ada
system database dan
pelabelan.
Lamanya Proses
Pencarian
Dokumen
Belum ada pendataan arsip
dokumen yang tersimpan
Membuat dan
Memperbaharui
Database Dan
Software
Penyimpanan
Dokumen
Subdit
Industri
Pangan dan
KBB Eko Prasetyo Setiap Hari Kerja
Ada sistem Database Penyimpanan
Dokumen sehingga mempercepat dan
mempermudah proses pencarian
dokumen
5K
Rencana Perbaikan dan Target
Kondisi Nyata

13. KETERATURAN
Buku Pencatatan Dokumen Penunjukan Langsung
SEBELUM PENERAPAN 5K
• Dokumen yang masih
digunakan dan yang sudah
tidak digunakan masih
tercampur
SETELAH PENERAPAN 5K
• Dilakukan Pemilahan
Dokumen Sesuai Kronologis
atau Jenis Kegiatan

14. KERAPIHAN
Penyimpanan Dokumen Penunjukan Langsung
SEBELUM PENERAPAN 5K
SETELAH PENERAPAN 5K
• Berkas Sering Tercecer • Dokumen disusun secara
Sistematis

15. KELENGKAPAN RUANGAN
RAMBU DILARANG MEROKOK KOTAK P3K

16. DATA KEJADIAN SETELAH PENERAPAN 5K
No Uraian Proses Mei Juni
Total
Penerimaan Data Dokumen Yang Diminta oleh Itjen/BPK 5 5 5
Pencarian Berkas Dokumen untuk 1 Dokumen 8 9 8.5
Penyerahan Dokumen Yang Diminta Kepada Koordinator 5 5 5
Koordinator Menyerahkan Kepada Itjen/BPK 5 5 5
23.5
Pembuatan Berkas Penunjukan Langsung
Lama Pelaksanaan
(Rata-rata dalam
menit)
TOTAL

17. EVALUASI HASIL PENERAPAN 5K
• Peningkatan Kinerja dari
Penerapan metode 5K dari 24
Kesalahan menjadi 2
Kesalahan:
• (32.5-23. 5)/32.5 x 100% = 27,69%
8.5
5 5 5
35.05%
55.67%
76.29%
120.00%
100.00%
96.91%
80.00%
60.00%
40.00%
20.00%
0.00%
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Pencarian Berkas Dokumen
untuk 1 Dokumen
Penerimaan Data Dokumen
Yang Diminta oleh Itjen/BPK
Penyerahan Dokumen Yang
Diminta Kepada Koordinator
Koordinator Menyerahkan
Kepada Itjen/BPK
1 2 3 4
Lama Waktu
Kumulatif

18. EVALUASI HASIL PENERAPAN 5K (2)
Parameter Lama Waktu (Jam)
Pencarian Dokumen Sebelum 5K Sesudah 5K
Perusahaan Baru 32.5 menit 23.5 menit
Efisiensi Pencarian Dokumen Setelah Penerapan 5K
Rata-rata Peningkatan Kinerja : (32.5-23.5)/32.5*100% = 27,69%

19. NO URAIAN
SEBELUM
PENERAPAN 5K
SESUDAH
PENERAPAN 5K
1. Performance
Kelompok Kerja
5K
2. Kesimpulan
Pencapaian
K1 K2 K3 K4 K5 K1 K2 K3 K4 K5
Pencarian Dokumen Kurang
Optimal
Lima unsur 5K (K1,K2,K3,K4,K5)
sudah meraih peningkatan
sehingga performansi sudah
optimal

20. STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE
K1. KETERATURAN
- Dokumen yang telah dibuat agar disortir dan diletakkan di tempat yang sudah ditentukan:
- Di dalam lemari untuk laporan kegiatan
- Diletakkan di Bindex untuk berkas Surat, Berita Acara, dan Berkas Pengadaan
- Diletakkan di dalam Bantex untuk data-data Pihak Ketiga (untuk Pengadaan)
K2. KERAPIHAN (Berkas Tercecer)
- Berkas yang sudah tidak terpakai agar segera dihancurkan dengan mesin pemotong kertas.
- Berkas yang tercecer namun masih terpakai agar segera disesuaikan sesuai pembagian yang telah
ditetapkan, atau hubungi pokja 5K untuk bantuan lebih lanjut.

21. KESIMPULAN DAN SARAN
KESIMPULAN
• Peningkatan Kinerja dari
penerapan 5K adalah 27,69%
• Dengan penerapan 5K,
maka kinerja pemberkasan
dan pencarian dokumen di
Subdit Pangan dan KBB dan
Direktorat IKM Wilayah I
menjadi lebih optimal.
• Penerapan 5K meningkatkan
performansi pekerjaan dan
juga kekompakan diantara
anggota tim 5K
SARAN
• Perlu diadakan studi banding
penerapan 5K dari unit-unit
teknis yang sudah baik
sebagai percontohan.

22. Terima Kasih