Eliminación de documentos en los archivos

1. Conferencia:
“Eliminacion y la
nueva Directiva"
Mag. Soledad Carol Arteaga
Paniagua

2. Normas para la eliminación de
documentos de archivo en las entidades
del Sector Publico.
• A ser implementadas en el
procedimiento de autorización
de eliminación de documentos
innecesarios de los archivos
• Entidades del sector publico
• Establecer pautas y directrices
para su funcionamiento
Normas para la eliminación de
documentos en los archivos de la
administrativos del sector público nacional
• Eliminación de documentos
innecesarios de los archivos
• En los archivo administrativos
del sector público nacional.
Orientar las acciones archivística

3. Normas para la eliminación de
documentos de archivo en las entidades
del Sector Publico.
Normas para la eliminación de
documentos en los archivos de la
administrativos del sector público nacional

4. Normas para la eliminación de documentos de
archivo en las entidades del Sector Publico.

5. Normas para la eliminación de documentos de
archivo en las entidades del Sector Publico.

6. Normas para la eliminación de
documentos de archivo en las entidades
del Sector Publico.
Normas para la eliminación de
documentos en los archivos de la
administrativos del sector público nacional
Disposiciones Generales

7. • Normas para la eliminación de
documentos de archivo en las entidades
del Sector Publico.
Disposiciones Generales

8. Entidades con PCD
• Solo solicitaran autorización de series que documentales con periodo
de retención vencido.
Expedientedeeliminación:
Solicitud de
autorización
Inventario de
eliminación
Copia aprobación
del PCD
Autoridad de Alta
Dirección
Presidente del Comité
Evaluador de
Documentos

9. Entidades que no cuenta con el PCD
• Solicita el Comité Evaluador de Documentos de la Entidad.
ExpedientedeEliminación
Solicitud de
autorización
Acta de sesión de
CED
Inventario de
Eliminación
Muestras
documentales
Autoridad de Alta
Dirección
Presidente del Comité
Evaluador de
Documentos
Una muestra
representativa pdf

10. Evaluación del Expediente
DNA verifica cumplimiento de
requisitos
Debe estar foliado, las muestras
documentales y la copia del
inventario de eliminación
DNA si observa la entidad
tendrá 5 días hábiles para
subsanar, sino el expediente se
archivará.
De no tener observaciones se
programada la visita.
El supervisor verificara el
metraje, en presencia del Jefe
de la OAA o el que haga sus
veces, ambos firmaran el acta de
conformidad.
El supervisor elabora el informe
y presenta a la DNA
Si las condiciones de seguridad y
salubridad no se dan para
realizar la supervisión, la
entidad tendrá 5 días hábiles
garantizar estas, sino el tramite
se archiva y el expediente se
devuelve
De las Embajadas y Consulados
la supervisión estará a cargo del
MRE.
DNA hace suyo el informe y lo
remite a la DNDAAI, si este
tuviera observaciones debe ser
levantadas
DNDAAI eleva el informe técnico
al CTNA, esta programara y
convocara a sesión
CTNA emite opinión favorable,
se emite la Resolución
Si el expediente no tiene
opinión favorable CTNA
devolverá a la DNA para su
notificación

11. Disposiciones Complementarias
El OAA o el que haga sus veces
(órganos desconcentrados) y de
las regiones, realiza la solicitud
al Archivo Regional.
El Archivo Regional velara porque se
cumpla con las disposiciones
La CTRA es quien da la opinión favorable

12. Disposiciones Transitorias
CED deberá encargarse de formular
el PCD de acuerdo con la Directiva
N.º 004/86-AGN-DGAI
Los Archivos Regionales deben
conformar CTRA

13. Recomendaciones
De las Oficinas
desactivadas debe
aparecer ese nombre
y el actual
Actas uniformes y
legibles. No debe
tener
enmendaduras
Una sola acta por cada
solicitud
Evitar e incluir
información

19. En la practica anterior a la
Directiva 2018

24. Propuesta para documentos
electrónicos y digitales

25. PROPUESTA
Jefe de la Oficina de
Asesoría Jurídica o
su representante
Jefe del órgano de
Administración de
Archivos quién
actuará como
secretario.
Jefe de la unidad
orgánica, cuya
documentación
será evaluada.
Jefe de Tecnologia
de la Informacion
o su
Representante
Un representante
de la Alta Dirección
de la entidad, quien
la presidirá.

26. PROPUESTA

27. PROPUESTA

28. PROPUESTA
Proceso de Eliminación
El inventario de Eliminación Documental debe ser electrónico, el
mismo que debe ser firmado electrónicamente tanto por el
representate del Archivo General de la Nación, el representante de la
entidad pública, así como los Jefes de las Oficinas de Tecnología de la
Información o sus representantes y del Fedatario Juramentado con
Especialización en Informática, que dará fe pública al acto de
eliminar los documentos que se encuentran en el servidor de la
entidad pública.

29. PROPUESTA

30. Gracias
Correo: soledadcarol@Gmail.com