1. 1
«Avances en la
Elaboración de la Guía
del Archivo Histórico de
la Municipalidad
Provincial del Callao»
Mg. Jaime Coronado del Valle
1

2.  Durante el proceso en que se constituye la especie humana,
sus miembros han adquirido una serie de capacidades y
habilidades como la razón, el lenguaje, la comunicación, el
simbolismo, el aprendizaje, el conocimiento y la escritura. Estas
son capacidades que nos distinguen de otras especies
vivientes.
 Lo que nos distingue, también, es el grado superior en que los
humanos hemos sido capaces de trasmitir nuestras vivencias y
experiencias, nuestras obras, nuestras tradiciones y nuestra
cultura, entre generaciones y entre las sociedades.
 La capacidad de reproducir y transmitir nuestro conocimiento,
nos ha permitido tener una memoria histórica y de esta
manera, poder desarrollar nuestra identidad. Dicha
capacidad nos ha permitido conservar y trasmitir normas,
leyes y procedimientos, necesarios para la administración del
orden social, de nuestras comunidades y de nuestras naciones
y Estados.
2

3.  La transmisión de nuestras capacidades y
habilidades ha sido posible por que dicha
información ha sido contenida en documentos de
diferentes formatos y soportes, tales como tablillas,
papiros, pergaminos, Kipus y el papel, a través
manuscritos e impresos, pero sobre todo, por
haber sabido conservarlos del tiempo y de los
sucesos históricos.
 Pero lo más importante es que esa información,
que se trasmite de una generación a otra, ha sido
posible conservarla y resguardarla en ciertos
lugares, espacios e instituciones que llamamos:
ARCHIVOS.
3

4.  ¿QUÉ ES UN ARCHIVO?
 La definición más exacta es la que reúne tres acepciones
inseparables:
 “El conjunto de documentos , sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material, producidos y/o recibidos por
personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, durante
el ejercicio de sus actividades o de su gestión, y que son
conservados respetando un orden, para servir como
testimonio e información para la persona o institución que los
produce o recibe, para los ciudadanos en general, o para
servir de fuente para la historia”
 La Institución responsable del acopio, organización,
administración, gestión, y conservación de los documentos,
y responsable de brindar el acceso a la información
contenida en dichos documentos.
 El edificio o parte del edifico, espacio físico delimitado
donde los documentos son acopiados, organizados,
administrados y servidos para su consulta.
4

5. 5
 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
 Los Archivos constituyen, pues, el resguardo de la
experiencia colectiva de una comunidad y/o de
una civilización, y por tanto, de toda nuestra especie
humana.
 Los Archivos son los espacios institucionales que
resguardan el conocimiento y la cultura, y por tanto,
la memoria y la identidad de las personas, de las
instituciones y de la sociedad.
 Los Archivos, son los custodios del Patrimonio
Documental de nuestra localidad, de nuestra Nación
y de nuestra Humanidad.

6. 6
 LEY DE DEFENSA, CONSERVACIÓN E INCREMENTO DEL PATRIMONIO
DOCUMENTAL – DECRETO LEY No. 19414
 1. Es deber del Estado, la defensa, conservación e incremento del
Patrimonio Documental de la Nación. Los Documentos son fuente
primaria insustituible para el conocimiento del pasado histórico de
nuestro país y constituye un acervo inapreciable.
 2. Los Archivos son las entidades encargadas de la conservación,
ordenamiento y clasificación de los Fondos Documentales, y por
consiguiente, deben estar debidamente organizados para prestar
un eficiente servicio.
 3. Se declara de utilidad pública, la defensa, conservación e
incremento del Patrimonio Documental existente y que por razón
de su procedencia o de su interés constituye Patrimonio Nacional,
que el Estado está obligado a proteger.
 4. El Patrimonio Documental de la Nación esta constituido por la
documentación existente en los archivos de TODAS las
reparticiones y organismos del Sector Público Nacional, que sirva
de fuente de información para estudios históricos y del desarrollo
cultural, social, económico, jurídico o religioso de la Nación.

7. 7
 DECRETO SUPREMO No. 22-75-ED
 REGLAMENTO DEL DECRETO LEY No. 19414
 1. Los documentos y expedientes existentes en los
archivos de las reparticiones y organismos del
Sector Público Nacional, integran el Patrimonio
Documental de la Nación sin necesidad de
calificación expresa.

8. 8
 LEY No. 25323 – EL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
 1. Se crea el Sistema Nacional de Archivos (SNA) con la finalidad
de integrar , estructural, normativa y funcionalmente, los archivos
de las entidades públicas existentes en el ámbito nacional,
mediante la aplicación de principios, normas técnicas y métodos
de ARCHIVO, garantizando con ello, la defensa, conservación,
organización y servicio del Patrimonio Documental de la Nación.
 El Sistema Nacional de Archivos esta integrado por :
 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION (AGN)
ARCHIVOS REGIONALES (ARC)
ARCHIVOS PUBLICOS (MPC)

9. 9
› NORMAS GENERALES DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVO PARA EL
SECTOR PUBLICO NACIONAL
SNA 01. ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO
La administración de archivos, es un conjunto de principios, métodos y
procedimientos orientados a lograr una eficiente organización y
funcionamiento de los archivos.
Es función archivística la gestión de documentos desde su elaboración hasta la
eliminación o conservación permanente de acuerdo a su ciclo vital
› El Sistema de Archivos en los organismos y reparticiones del Sector Público
Nacional estará constituido por dos niveles: el central y el desconcentrado. En
el nivel central se considera:
9
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVO PERIFERICO
ARCHIVO DE GESTION

10. 10
 DIRECTIVA No 001-MPC-SG-GRDAG-AG
 RESOLUCIÓN DE ALCALDIA No. 000095 – 07/02/95
 El Sistema de Archivo Institucional (SAI) es el sistema encargado de regular la
aplicación de principios, normas y técnicas en los diferentes niveles de archivo,
garantizando la conservación, tratamiento, organización y servicio del Patrimonio
Documental de esta Institución (MPC)
 Alcance: A todos los Gerentes Generales, Gerentes y Funcionarios y trabajadores
asignados al ordenamiento y custodia del acervo documentario en los diferentes
niveles de archivo de la MPC.
 El Sistema de Archivo Institucional (SAI) de la Municipalidad Provincial del Callao está
integrado por:
ARCHIVO CENTRAL
ARCHIVOS PERIFERICOS
ARCHIVOS DE GESTION
ARCHIVO HISTÓRICO

11. 11
 FUNCIONES DEL ARCHIVO HISTÓRICO DE LA MPC
 Conserva, acopia, organiza, describe y reproduce la
documentación de valor permanente y cuyo ciclo de vida
administrativa ha concluido
 Y que sirve de fuente de información para la investigación
histórica, cultural, social, económica y jurídica de la
Municipalidad Provincial del Callao
 Forma parte del Archivo General y su funcionamiento se
hará en concordancia con las normas legales vigentes o
disposiciones del Sistema de Archivo Institucional

12. 12
 ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE ARCHIVO INSTITUCIONAL DE LA MPC
ARCHIVO GENERAL
ARCHIVOS
PERIFÉRICOS
ARCHIVOS
DE
GESTIÓN
ARCHIVO
HISTÓRICO

13. 13
 ¿Qué documentos se resguardan y conservan en el Archivo
Histórico?
 Existen tres criterios para determinar el tipo de documento que se resguarda en un Archivo Histórico:
 1. De manera general, por la determinación del tiempo: 30 años o más, según
la legislación especifica vigente.
 2. De acuerdo al Ciclo de Vida Documental:
 Primera Etapa:
 a) Cuando el documento es de circulación y tramitación por los canales regulares de la respectiva
Unidad Orgánica, en busca de respuesta y solución al asunto que le ha dado origen.
 b) Cuando el documento tiene un uso frecuente , se recurre a él para mejor resolver asuntos similares y
que permite el mejor desarrollo de las funciones de la respectiva Unidad Orgánica.
 Esta documentación forma parte del “Archivo de Gestión” y en algunos casos, del denominado “Archivo
Periférico”
 Segunda Etapa:
 Cuando se formula la respuesta o solución al asunto administrativo que le dio origen, el documento
mantiene aún un valor administrativo jurídico, al cual se le debe otorgar un plazo de mantención
 pre-cautelatorio. En este periodo, el documento formará parte del “Archivo Central” o “Archivo
General”.
 Tercera etapa:
 Cuando finalmente, el documento asume un valor permanente o histórico, restringiéndose su consulta a
su carácter cultural e informativo, principalmente con fines de investigación. Su archivamiento y
conservación será definiitivo en el “Archivo Histórico”

14. 14
 3. El criterio archivístico e histórico de la “Valorización Documental”
 Los documentos se valorizan por su contenido en: documentos de “valor
temporal” y documentos de “valor permanente”
 Los documentos de “valor temporal” son aquellos que por su contenido
dejan de ser imprescindibles y sin trascendencia, una vez cumplido el fin
administrativo, fiscal, contable, legal y otros que los originó. Se “retienen”
de manera “temporal” en el Archivo de Gestión, en el Archivo Periférico y
en el Archivo Central.
 Los documentos de “valor permanente” :
 a) Los relativos a los asuntos administrativos, fiscales, contables, legales,
financieros y otros indispensables para la entidad de origen o para otras
entidades.
 b) Los referentes a la protección de los derechos ciudadanos.
 c) Los que reflejan la evolución de la entidad en términos de sus
atribuciones y las funciones establecidas por ley, la estructura orgánica, los
planes operativos y los procedimientos administrativos.
 d) los que aportan una contribución sustancial al estudio y a la investigación
en cualquier campo del conocimiento.
 Estos documentos de “valor permanente” son los que se resguardan y
conservan en el Archivo Histórico.

15. 15
 Situación del Archivo Histórico de la Municipalidad Provincial del
Callao
 El proceso de constitución del Archivo Histórico de la MPC ha pasado por cinco etapas:
 1. Etapa. Desde la constitución de la Municipalidad en 1857 hasta el año 2005 que se constituye el
SAI de la MPC, no hubo estrictamente un nivel de Archivo Histórico propiamente dicho. La
documentación considerada histórica se encontraba resguardada por la llamada “Mesa de Partes”.
 2. Etapa. De 1992 a 2000. Mediante convenio con el AGN se logra la incorporación a la Subdirección
del Archivo General del señor Enrique Espinoza. Se inicia la organización y descripción de los
documentos históricos, sin que aún se constituya un Archivo Histórico estructuralmente definido.
 3. Etapa. A partir del año 2000, la documentación se encuentra desordenada. Libros y manuscritos
se encuentran regados por el piso, colocados como soportes de pilas de bolsas de “basura”. La
documentación se encuentra en total abandono, llena de polvo y telarañas, en un ambiente
utilizado como deposito y donde no se podía ingresar por la obstrucción de la puerta por del
volumen de documentos existentes.
 4. Etapa. A partir del 2001, Se inicia un trabajo de rescate y recuperación de la documentación
histórica de la MPC. S desbloquea la puerta. Se limpia el ambiente, se recupera las estanterías, se
ordena la documentación. Se realiza un inventario topográfico. Se Limpia cada documento y se les
ordena por series documentales. Se les conserva en Cajas Archiveras. Este trabajo amerita que se
establezca el Archivo Histórico como un nivel específico dentro del SAI.
 . 5. Etapa. Con el traslado de un tercer piso al primero de la sede municipal, se incia la etapa actual
del Archivo Histórico, con un mejor y más adecuado ambiente.

16. 16
 ESTRUCTURA DEL ARCHIVO HISTORICO DE LA MPC
 El Archivo Histórico se encuentra documentalmente
organizado de acuerdo a la estructura orgánica
municipal, esto es, por “Fondos Documentales” y por
“Secciones Documentales”, que a su vez
corresponden a la estructura institucional y a sus
respectivas unidades Orgánicas. La organización y
clasificación de los documentos de ambos Fondos
se encuentran en “series documentales” específicas.
 El Archivo Histórico de la MPC, está constituido por
dos Fondos Documentales: el Fondo de la
Municipalidad Provincial del Callao y el Fondo la
Honorable Junta Departamental del Callao. Las
fechas extremas del primer Fondo es de 1857 a 1983.
Las fechas extremas del segundo Fondo, es de 1873
a 1919.

17.  Las principales series documentales que obran en el
Archivo son las de la sección denominada “ALTA
DIRECCIÓN” en la que se encuentran la series:

 a) “Actas de Sesión del Consejo Municipal”.
 B) “Resoluciones y Decretos”,
 C) ”Correspondencia de la Alcaldía
 D) “Correspondencia de la Secretaría de Alcaldía”
 y otros.
 Dentro de esta sección, cabe destacar la unidad
documental “Libro de Actas de Instalación de la
Municipalidad Provincial del Callao”. Cabe igualmente
destacar dos series documentales fácticas, como lo
son.
 a) Serie documental “Expedientes Administrativos
Históricos”
 B) Serie documental ·Expedientes de Naturalización de
Extranjeros” 17

18. 18

19. 19

20. 20
 Situación administrativa y de gestión documental del Archivo
Histórico de la MPC
 El Archivo Histórico de la MPC formula y desarrolla para su
administración, los siguientes documentos de gestión
documental:
 Un Diagnóstico Situacional
 Un Plan Anual de Trabajo
 Un Informe de Evaluación Anual de Actividades
 Un Programa de Control de Documentos (PCD):
 _Inventario de Series Documentales del AH de la MPC
 -Tabla General de retención de Documentos del AH de la
MPC
 - Índice Alfabético de Serie Documentales del AH de la MPC

21. 21

22. 22

23. 23

24. 24

25. 25

26.  LA FUNCIÓN DE LOS SERVICIOS EN EL
ARCHIVO HISTÓRICO
 Las Normas Generales Archivísticas señalan que los Archivos
deben brindar ciertos servicios a la comunidad.
 Los servicios archivísticos consisten en poner a disposición
de los usuarios la documentación de cada entidad, con fines
de contribuir a la gestión, sustentar derechos, servir como
prueba e información.
 Los servicios archivísticos deben satisfacer, de manera
eficiente y oportuna, la demanda de información de la
entidad y del publico usuario.
26

27. 27

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31. 31

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33. 33

34. Si la función archivística del Archivo Histórico es la de
acopiar, organizar, describir y conservar la
documentación de valor permanente, cuyo ciclo de
vida administrativa ha concluido, y aquella que sirve
de fuente de información para la investigación
histórica, cultural, social, económica y jurídica, no
solo es necesario tener ordenado nuestro Archivo
para posibilitar el acceso a la información, sino que
también es necesario, y obligatorio, dar a conocer, a
los vecinos e investigadores, aquello que el Archivo
Histórico resguarda y custodia.
34

35.  Para estos objetivos de informar y dar a
conocer a la población, a los
investigadores y público en general, de
lo que resguardamos, tenemos varios
instrumentos documentales dentro de
los cuales destacan, el Catálogo
Documental y principalmente, la Guía
Documental del Archivo, o simplemente,
Guía del Archivo.
35

36.  ¿QUÉ ES UNA GUÍA DOCUMENTAL DE ARCHIVO?
 Es un documento que contiene y expresa el conjunto del
acervo documental que es resguardado en nuestro Archivo.
 Es un documento que expresa la forma en que se encuentra
organizada y clasificada la documentación que resguarda
nuestro Archivo
 Es un documento que expresa la forma en que se encuentra
estructurado, orgánica e institucionalmente nuestro Archivo.
 Es un documento que expresa la trayectoria organizativa,
administrativa, orgánica e institucional de una entidad.
36

37.  Es un documento que expresa la trayectoria
histórica del proceso de tratamiento y gestión
documental de la entidad.
 Es un documento que expresa la trayectoria
histórica de nuestro archivo y de los procesos
archivísticos de nuestra institución a lo largo del
tiempo.
 Es un documento que expresa y manifiesta el nivel
de calidad archivística y el grado de organización
que ha alcanzado nuestro Archivo.
 No cualquier Archivo esta en condiciones de
elaborar una Guía Documental.
37

38.  EJEMPLOS DE GUÍAS DE UN ARCHIVO
HISTÓRICO
 La Guía del Archivo Histórico de la
Municipalidad Metropolitana de Lima,
publicada el año 2005.
 La Guía del Archivo Histórico Domingo
Angulo de la UNMSM
 La Guía del Archivo Colonial del Archivo
General de la Nación, publicada en el año
2010. 38

39. 39

40. 40

41. 41

42.  ¿CUÁL ES LA «ESTRUCTURA» DE UNA GUÍA
DE ARCHIVO?
 En los dos casos, las Guías de Archivo se
encuentran estructuradas en base a tres
niveles archivísticos: «Fondos», «Secciones»
y «Series» documentales.
42

43.  En la Guía del Archivo de la Municipalidad de
Lima, la «estructura» está ordenada en tornos a
cuatro «Fondos Documentales», lo cuales expresan
las distintas formas orgánicas, legales y
constitucionales que asumió dicha municipalidad:
Fondo del Cabildo Colonial, Fondo del Concejo
Provincial, Fondo de la Junta Departamental y
Fondo del Concejo Departamental.
 A esto se adicionan la «Documentación no
generada por la institución», un «Archivo
fotográfico y audivisual» y Anexos, consistentes en
su «Cuadro de clasificación de Series
Documentales» y una relación cronológica de los
Alcaldes que ha presidido la Municipalidad de
Lima Metropolita.
43

44.  El texto de la Guía de cada «Fondo» se
organiza en base a «secciones», y se
hace una breve referencia a las
funciones orgánicas que han
desarrollado a lo largo del tiempo
 Finalmente, se menciona, de manera
brevemente, las «series documentales»
que se encuentran en cada una de
dichas «secciones»
44

45. 45

46.  La Guía del Archivo Colonial del AGN, tiene una
«estructura textual» diferente. Si bien esta Guía está
estructurada por «Fondos», «secciones» y «series
documentales», la descripción se basa, de manera
expresa y puntual, en la «Norma Internacional
General de Descripción Archivística» (ISAD-G).
 La ISAD-G constituye una Guía para la elaboración
de descripciones archivísticas, y cuya finalidad es la
de identificar y explicar el contexto y el contenido
de los documentos de archivo, con el fin de
hacerlos accesibles.
 Esto lo hace a partir de 26 «Elementos», o «Items»
que contienen los parámetros de una información
del contenido, en términos de una estandarización
internacional. 46

47. 47

48. 48

49. 49

50.  LA ESTRUCTURA DE LA GUIA DEL ARCHIVO
HISTORICO DE LA MPC
 Para la elaboración de nuestra GUÍA de Archivo,
se optó por seguir el modelo de la GUÍA Colonial
del AGN, esto es, «estructuramos» la GUÍA, también
sobre la base de los «elementos» e «Items
informativos» del ISAD-G.
 En ambos casos, los «elementos» del ISAD-G, que
estructuran tanto la GUÍA el Archivo Colonial del
AGN, como nuestra GUÍA, son 04 «Elementos» o
«Áreas» y sus sus correspondientes «Items
informativos».
 50

51.  I AREA DE IDENTIFICACIÓN
 1.1. Código de Referencia
 1.2. Título
 1.3. Fechas Extremas
 1.4. Nivel de Descripción
 1.5 Extensión y Soporte de la Unidad de
Descripción
51
.

52. II. ÁREA DE CONTEXTO
2.1. Nombre de los productores
2.2. Historia institucional
2.3. Historia Archivística
III. ÁREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA
3.1. Alcance y Contenido (Descripción de
cada serie documental)
3.2. Organización (Cuadro de
Clasificación)
52

53.  IV. ÁREA DE ACCESO Y USO
 4.1. Instrumentos de Descripción
 4.2. Notas
53

54. 54

55. 55

56. DIFERENCIAS Y PROBLEMAS EN LA
ELABORACIÓN
1.Un solo Fondo Documental. El problema
de la Honorable Junta Departamental del
Callao.
2.La historia institucional es de la «sección»
y no de «Fondos».
3.El «Intems» Historia institucional será más
breve.
56

57.  CONCLUSIONES:
 La elaboración de la Guía del Archivo
Histórico de la MPC se encuentra
avanzada en un 80 %.
 Falta la parte de «Historia institucional»
de cada «sección»
 Falta insertar IV. AREA DE ACCESO Y
USO.
57

58.  CONTACTO:
 MG. JAIME CORONADO DEL VALLE
 E-mail: jaimecoro@gmail.com
 Cel: 999902969
58

59.  La elaboración, impresión y distribución de la Guía
del Archivo Histórico de la MPC implicará un nivel
superior en el trabajo de nuestro Archivo y dará a
conocer el esfuerzo realizado por su personal en
estos últimos años, en cuanto a la organización,
clasificación y conservación de la documentación
histórica que resguardamos.
 La publicación de la GUÍA constituirá un
instrumento fundamental que posibilitará el
acceso a la documentación del Archivo Histórico,
cumpliendo cabalmente con nuestras funciones
administrativas, normativas y culturales.
59

60.  La publicación de nuestra GUÍA brindará
información cabal a los usuarios, vecinos,
investigadores y público en general, sobre el
conjunto de documentos de carácter histórico
que nuestro Archivo reguarda.
Finalmente:
 La Guía del Archivo Histórico será un
aporte fundamental para el conocimiento
histórico del Perú y para el conocimiento
de la historia de la Provincia Constitucional
del Callao
60

61. !!MUCHAS GRACIAS!!
61

62.  CONTACTO:
 MG. JAIME CORONADO DEL VALLE
 E-mail: jaimecoro@gmail.com
 Telf. Cel. : 999929069
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