Il progetto, nato dall'esigenza di mappare i processi del Back Office della Cassa di Risparmio di Firenze, ha portato alla mappatura completa dei processi svolti "in accentrato" presso le sedi di La Spezia, Pistoia e Firenze e presso i fornitori "outsourcer" e allo sviluppo di un'applicazione web per i controlli di qualità e di SLA. Nell'arco dello svolgimento del progetto: - è stato creato un gruppo di lavoro formato da 3 giovani consulenti e da uno sviluppatore software; - sono state create le interfacce del gruppo con i responsabili dei servizi e con la Dirigenza della Banca; - sono state condotte interviste con i responsabili al fine di verificare e completare la situazione iniziale; - è stato utilizzato un apposito strumento di Process Design per la mappatura dei processi; - sono stati definiti i indicatori e punti di controlli; - è stata sviluppata un'applicazione web per l'esecuzione dei controlli e la raccolta e sintesi dei dati degli indicatori. L'applicazione è entrata a regime nel corso del 2008.

1. Progetto di mappatura del CSO di CR Firenze
Stato avanzamento al 18 febbraio 2008
Andrea Aulisi

2. Obiettivo del progetto
OBIETTIVO:
L’OBIETTIVO DEL PROGETTO È LA MAPPATURA COMPLETA DEI PROCESSI
AZIENDALI DEL COORDINAMENTO DEI SERVIZI OPERATIVI DELLA BANCA
CR FIRENZE SPA ENTRO IL 31 DICEMBRE 2008
Descrivere graficamente le attività del CSO in relazione alle attività
delle altre aree aziendali e dei Service
Registrare i controlli qualità, anche in relazione con il Testo Unico del
Controlli della Banca
Mettere in relazione i risultati dei controlli con gli indicatori di
prestazione aziendali e ottenere indici sintetici valutabili da responsabili e dirigenti

3. Campo di applicazione del progetto
SERVIZI ED AREE AZIENDALI:
I 6 SERVIZI DEI PROCESSI DI BUSINESS
ED INOLTRE IL SERVIZIO DI STAFF ALLA DIREZIONE PIANIFICAZIONE E QUALITÀ
SERVIZIO Estero
• Contabilità Estero
• Flussi Estero
• Merci Estero
SERVIZIO Gestione Flussi Documentali
• Corrieri e Archivi
• Postalizzazione
SERVIZIO Incassi e Pagamenti polo Firenze
• Anagrafe e Segnalazioni
• Conti Correnti
• Imposte e Contributi
• Mutui
• Tesoreria Enti
SERVIZIO Incassi e Pagamenti polo Pistoia
• Flussi Italia
• Portafoglio
• Prodotti Telematici
SERVIZIO Incassi e Pagamenti polo La Spezia
• Banche e Controlli Contabili
• Cassa Centrale
SERVIZIO Titoli
• Amm.ne Titoli
• Risparmio Gestito e Fiscalità
• Titoli Esteri e Derivati

4. Le fasi del progetto
LE FASI:
• PRIMA FASE DI STUDIO E SPERIMENTAZIONE
• SECONDA FASE DI MAPPATURA
• TERZA FASE DI REINGEGNERIZZAZIONE E MIGLIORAMENTO CONTINUO
Fase di studio, condotta nel 2007 su alcuni processi “di prova” (F23, F24,
Tesoreria Enti)
Mappatura, una volta definiti i metodi di analisi, si esegue la mappatura con
l’obiettivo di terminarla entro il 2008
Miglioramento continuo, anche se non individuata come obiettivo per questo
progetto, una volta raggiunto il risultato della mappatura, la banca sarà in grado di
vedere i propri processi aziendali in una visione di sistema; basandosi su dati
oggettivi, sarà in grado di migliorarne efficacia ed efficienza, riprogettandoli.
(mappatura > analisi > riprogettazione > monitoraggio > automazione)

5. TRE LINEE DI AZIONE:
• ANALISI DEI PROCESSI
• RAPPRESENTAZIONE GRAFICA
• SVILUPPO DI UNO STRUMENTO DI RACCOLTA DATI
Le linee di sviluppo del progetto
• Analisi dei processi: Le schede tecniche della banca devono essere rilette
criticamente in ottica di “processo” e quindi legate fra loro e alla “tassonomia dei
processi” derivante dall’ABI
• Rappresentazione grafica: Le schede, riorganizzate in processi devono
essere rappresentate graficamente utilizzando lo strumento adottato da
CR Firenze, WinKare.
• Raccolta dati: dai processi e dai controlli richiesti dal T.U.C. è nata l’esigenza
di raccogliere i dati in un data base relazionale

6. ?
La documentazione è
completa, compilata e
sottoscritta?
TUC A: 001
si
no
filiale
Richiesta da filiale
di una nuova
gestione
Controllo della completezza dei
documenti
Censimento anagrafico
WL: GP001
FL: 01
TUC A: 001
WL: GP002
FL: 01
Accensione conto
tecnico
WL: GP003
FL: 01
Accensione conto
tecnico
WL: GP004
FL: 01
Accensione Gestione
WL: GP005
FL: 01
?
L’apertura è corretta e
conforme alle specifiche
della filiale?
TUC A: 002 si
no Variazione
manuale
Controllo in GPP0 della
correttezza dell’apertura
WL: GP005
FL: 02
TUC A: 002
Comunicazione al
cliente
WL: GP006
FL: 02
?
Esistono partite
anomale aperte?
TUC A: 003
no
Sistemazione
manuale
Gestione delle partite
anomale
WL: GP007
FL: 01
TUC A: 002
Domande per capo servizio
TUC A 4 e 6 e TUC R 2
non allocati
Portare la WL7 dopo la
4 e rinominare le atre
WL12 da fare (?)
WL11 e 12 da graficare
(?)
Come si gestiscono
versamenti aggiuntivi
d’inv (?)
ANALISI DEI PROCESSI:
• RAPPRESENTAZIONE GRAFICA DELLE SCHEDE TECNICHE E DEI CONTROLLI
• INDIVIDUAZIONE DEI PROCESSI INDIVIDUATI SULLA “TASSONOMIA DEI PROCESSI”
• INDIVIDUAZIONE DEGLI “AGGANCI” IN WINKARE DI QUANTO GIÀ MAPPATO DA
ALTRE AREE (ORGANIZZAZIONE)
Analisi dei processi

7. WINKARE:
• I PROCESSI MAPPATI DALL’AREA ORGANIZZAZIONE E SISTEMI OFFRONO LA
BASE SU CUI INNESTARE I PROCESSI INDIVIDUATI
• LE SCHEDE TECNICHE NON CESSANO DI ESISTERE, MA VENGONO ALLEGATE
AI NUOVI PROCESSI, CONSENTENDO UNA PIÙ AGEVOLE MANUTENZIONE
Rappresentazione grafica

8. CONTROLLO QUALITÀ:
• I CONTROLLI ESEGUITI DAGLI ADDETTI E DAI RESPONSABILI VENGONO
REGISTRATI IN UN DATA BASE SQL SERVER CON INTERFACCIA WEB (PROTOTIPO)
• VENGONO GRADUALMENTE SOSTITUITI I TANTI FOGLI DI CALCOLO UTILIZZATI
SENZA POSSIBILITÀ DI INTERROGAZIONE
Raccolta dati

9. REPORT PER MONITORAGGIO:
• I dati inseriti saranno interrogati per avere quadri sintetici a diverso livello di
dettaglio
Report per Monitoraggio
• Vista per gestori di area: i report consentiranno ai gestori di area di
consultare a “colpo d’occhio” l’operato degli addetti (esito del controllo e
monitoraggio nel tempo)
• Vista per Capi servizio / Direzione: i dati, riorganizzati in relazione agli
indicatori aziendali, forniranno informazioni sulle prestazioni aziendali e sui Key
Performance Index (KPI)

10. Report per Monitoraggio
REPORT PER MONITORAGGIO:
• I GESTORI DELL’AREAAVRANNO UN QUADRO SINTETICO PER CONTROLLARE
L’ESECUZIONE E L’ESITO DEI CONTROLLI
• LA STESSA DISPONIBILITÀ DI CONTROLLO SARÀ ANCHE PER I CAPI SERVIZIO E
PER LA DIREZIONE

11. Pianificazione ed avanzamento del progetto
Gennaio Febbraio Marzo Aprile Maggio Giugno Luglio Agosto Settembre Ottobre Novembre Dicembre
Servizio Incassi e Pagamenti Polo La Spezia
Area Banche e Controlli Contabili
Area Cassa Centrale
Servizio Incassi e Pagamenti Polo Firenze
Area Anagrafe e Segnalazioni
Area Conti Correnti
Area Imposte e Contributi
Area Mutui
Area Tesorerie Enti
Servizio Estero
Area Contabilità Estero
Area Flussi Estero
Area Merci Estero
Servizio Incassi e Pagamenti Polo Pistoia
Area Flussi Italia
Area Prodotti Telematici
Area Portafoglio Italia
Servizio Titoli
Area Amministrazione Titoli
Area Risparmio Gestito e Fiscalità
Area Titoli Estero
Servizio Gestione Flussi Documentali
Area Corrieri e Archivi
Area Postalizzazione
Area Pianificazione Budget e Qualità
Avanzamento
Pianificato