Laporan Hasil Observasi Manajemen Koleksi Elektronik Perpustakaan Pusat Unpad

1. MANAJEMEN KOLEKSI ELEKTRONIK
PERPUSTAKAAN PUSAT UNPAD
Laporan untuk memenuhi nilai mata kuliah
Manajemen Koleksi Elektronik
Dosen :
Dr. Agus Rusmana., M.A
Fitri Perdana, S.Sos., M.I.Kom
Oleh :
Nabila Ramadhanissa 210210160002
Yudia Dwiananda 210210160008
Windi Arestya 210210160022
Maharani Puspita Dewi 210210160048
Rifany Firda Aulia 210210160090
DIIP A
PROGRAM STUDI ILMU INFORMASI DAN
PERPUSTAKAAN
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI
UNIVERSITAS PADJADJARAN
2018

2. BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perpustakaan merupakan pusat berkumpulnya
bahan pustaka baik cetak maupun non cetak yang
dikelola secara teratur dan sistematis oleh para
pustakawan. Disamping itu perpustakaan juga
merupakan salah satu tempat pelestarian bahan
pustaka penunjang pendidikan. Sebuah
perpustakaan belum dikatakan perpustakaan
apabila belum lengkap informasi yang tersedia
pada khususnya koleksi, maka dari itu
perpustakaan harus memperhatikan pengelolaan
koleksi yang sesuai dengan apa yang dicari oleh
pemakainya.
Di era globalisasi ini hampir semua masyarakat
mengubah pola pikiran mereka mengenai
perpustakaan. Oleh karena itu, penilaian tentang
perpustakaan sedikit demi sedikit bergeser. Hal
itu tidak hanya disebabkan oleh pola pikir
masyarakat saja tetapi kemajuan informasi dan
teknologi yang sudah semakin canggih pun
mempengaruhi nilai perpustakaan di era sekarang.
Masyarakat yang dulunya membaca buku secara
fisik sekarang beralih menjadi membaca buku
secara digital melalui teknologi yang ada.
Perpustakaan harus mengikuti perkembangan
zaman dengan mengembangkan perpustakaan
agar koleksinya lebih menarik perhatian
orang, yaitu dengan mengadakan koleksi-
koleksi elektronik cetak maupun non cetak
seperti naskah, CD/Film, gambar, foto dan
media lainnya. Perlu disadari bahwa koleksi
yang kurang teratur dapat menghambat
keinginan pengguna untuk memanfaatkan
koleksi perpustakaan. Untuk itu perpustakaan
harus didukung dengan manajemen yang
memadai agar koleksinya sesuai dengan
kebutuhan pemakai. Pada era digital ini,
perpustakaan jadi lebih banyak menggunakan
koleksi elektronik yang dapat digunakan oleh
para pemustaka dan pustakawannya sendiri
sehingga perpustakaan tidak terbengkala oleh
jaman.

3. 1.2 Tujuan
Selain untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Koleksi Elektronik, penyusun juga ingin
mengetahui lebih dalam lagi mengenai peran manajemen koleksi elektronik diperpustakaan perguruan
tinggi khususnya koleksi elektronik di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran.
1.3 Rumusan Masalah
Untuk mempermudah dalam penyusunan laporan ini, penyusun membuat rumusan masalah sebagai
berikut:
a. Penjelasan profil lembaga Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran?
b. Sejarah Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran
c. Berapa jumlah koleksi cetak dan non cetak yang ada?
d. Berapa jumlah staf di Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran?
e. Apa saja fasilitas yang ada disana?

4. BAB II
PROFIL LEMBAGA
2.1 Sejarah
Perpustakaan Pusat Unpad didirikan berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Padjadjaran
tanggal 5 September 1974 No.72/kep/Unpad/74 yang pada waktu itu dijabat oleh Prof. Dr. Mochtar
Kusumaatmadja. Untuk mengenang jasa-jasa dari Almarhum Prof. R. S. Soeria Atmadja, maka gedung
perpustakaan ini diberi nama Graha Soeria Atmadja.
UPT Perpustakaan Unpad di dalam menjalankan fungsinya sebagai sarana belajar mengajar, penelitian,
dan pengabdian kepada masyarakat dalam menjalankan Tri Dharma Perguruan Tinggi senantiasa
memberikan pelayanan yang baik kepada sivitas akademika Unpad khusunya, dan masyarakat perguruan
lainnya.
Sejalan dengan Peraturan Pemerintah No.05 Th.1980, tentang pokok-pokok Organisasi
Universitas/Institut Negeri serta Kepmen P dan K No.0133/0/1983 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Unpad, maka Perpustakaan Pusat Graha Soeria Atmadja statusnya berubah menjadi Unit Pelaksana
Teknis (UPT), Sehingga bernama UPT Perpustakaan Universitas Padjadjaran.
Lalu sekitar tahun 2000-an UPT Perpustakaan Unpad ini berganti nama menjadi Center of Information
Scientific Resource and Library (CISRAL) yang dikepalai oleh direktur. Namun dalam pembinaannya
baik koleksi maupun tenaga pustakawannya berada dibawah koordinasi UPT Perpustakaan.
Dan pada tahun 2017 gedung perpustakaan ini berganti nama menjadi Graha Kandaga, kata ini diambil
dari bahasa sunda yang berarti tempat penyimpanan sesuatu yang sangat berharga. Selain itu
perpustakaan yang ada didalam gedung Graha Kandaga disebut sebagai Perpustakaan Pusat Unpad.
Perpustakaan Pusat ini mempunyai lembaga sendiri yaitu Sumber Daya Akademik dan Perpustakaan
dikepalai oleh direktur untuk membawahi serta mengatur perpustakaan berdasarkan peraturan yang
dibuat Unpad.

5. 2.2 Jumlah Koleksi
Koleksi yang ada di Perpustakaan Pusat Unpad itu terbagi menjadi koleksi cetak dan non-cetak atau
elektronik. Jumlah koleksi cetak yang ada sebanyak 58.822, koleksi yang disediakan pun beragam atas
kebutuhan mahasiswa itu sendiri dari seluruh fakultas yang ada di Unpad. Sedangkan mengenai koleksi
non-cetak itu sendiri Unpad hanya memiliki 1 database yang bernama scifinder (diperuntukan bagi
mahasiswa ilmu alam terutama kimia), 1 kelompok e-book, dan 5 e-journal (J-STOR, Science Direct,
CLINICAL KEY, CAMBRIDGE UNIVERSITY PRESS, Westlaw, Summon, dan ProQuest).
2.3 Staff Perpustakaan
Perpustakaan Pusat Universitas Padjadjaran memiliki staff sebanyak 40 orang. Penanggung jawab dari
setiap unit disebut sebagai koordinator yang berada dibawah pimpinan direktur Sumber Daya Akademik
dan Perpustakaan. Sedangkan koordinator Humas yang ada di perpustakaan membawahi layanan
pengolahan, pengembangan dan tata usaha serta bagian umum sarana dan prasarana. Staff yang
mengatur mengenai koleksi yang ada di perpustakaan yaitu bagian pengembangan dan pengolahan.
Selain itu pembagian unit kerja ditempatkan berdasarkan ruangan yang ada di Graha Kandaga.

6. 2.4 Fasilitas
Graha Kandaga memiliki beberapa fasilitas yang dapat memenuhi kebutuhan mahasiswa
Universitas Padjadjaran. Perpustakaan itu sendiri berada pada lantai 1, 2, 3, dan 4 namun
dibagi menjadi fasilitas bagian dari SDAP. Berikut merupakan fasilitas yang ada berdasarkan
pembagian lantai Graha Kandaga :
• Lantai 1 : terdapat Galeri, Informasi, Keanggotaan, Library Café, Museum, Mushola dan
Toko. Namun menurut koordinator Humas, galeri yang ada pada Graha Kandaga ini akan dialih
fungsikan menjadi ruang baca atau creative space karena hingga saat ini galeri yang ada pun
belum dapat beroprasi. Selain galeri, fasilitas café yang sudah tertera pada banner perpustakan
belum dapat direalisasikan hingga saat ini dan akan ada beberapa fasilitas yang akan diganti
peruntukannya.
• Lantai 2 : Ruang Rapat, Ruang Studi, Ruang Studi Dosen, Unit Pengembangan Koleksi, Unit
Pengelolahan Koleksi, Unit Perlengkapan, Unit Riset dan Public Relations, Unit Tata Usaha
dan Unit Teknologi Informasi.
• Lantai 3 : Layanan Difabel, Koleksi Lama dan Arsip, Koleksi Terkini, Preservasi, Referensi
1, Sirkulasi, Tandon (Reserve), dan Musholla wanita.
• Lantai 4 : CDG Unpad Room, Course Room, E-Learning Room, Layanan Koleksi Khusus,
Multimedia, Referensi 2, dan Ruang Baca.

7. BAB III
PEMBAHASAN
3.1 Koleksi Elektronik Perpustakaan Pusat Unpad
Perpustakaan Pusat Unpad memiliki koleksi bahan pustaka yang mengutamakan untuk fungsi
akademik penggunanya yang dikelola oleh bagian layanan pengolahan dan pengembangan
perpustakaan. Terdapat server web yaitu lib.unpad.ac.id yang berfungsi untuk melihat sejumlah
koleksi cetak di perpustakaan yang ada di Unpad dan mengetahui keterersediannya. Lalu ada
juga web khusus yang memiliki fungsi sebagai penyedia koleksi elektroniknya yaitu
kandaga.unpad.ac.id.
Koleksi elektronik yang tersedia di web kandaga terdapat koleksi seperti e-journal, e-book,
thesis dan karya-karya dosen juga mahasiswa yang telah dialihmediakan ke dalam bentuk
elektronik. Untuk e-journal di web kandaga hanya bisa diakses menggunakan Unpad Wifi.
Koleksi e-journal di web kandaga memiliki kerja sama diantaranya dengan perusahaan digital
JSTOR, ScienceDirect, ClinicalKey, Cambridge University Press, Westlaw, Summon,
ProQuest. Selain itu memiliki satu database yaitu SciFinder untuk ilmu alam (Ilmiah).
Perpustakaan Pusat Unpad sendiri sampai saat ini belum memiliki koleksi elektronik lainnya
seperti bentuk audio, visual maupun audio-visual.

8. 3.2 Manajemen Koleksi Elektronik di Perpustakaan Pusat Unpad
Dalam manajemennya, segala bentuk koleksi elektronik dibantu oleh teknisi pusat dari
Rektorat Unpad. Di web kandaga manajemennya sudah diatur juga oleh teknisi rektorat
sehingga Perpustakaan Pusat Unpad hanya mengelolanya saja sesuai dengan kebutuhan
pengguna. Pengguna juga diberi kemudahan dalam pencarian koleksi elektronik di web
kandaga, hanya tinggal mencari kata kunci koleksi sesuai dengan kebutuhannya di bagian
search engine dan referensi yang dibutuhkan akan ditampilkan.
Programnya juga diatur oleh bagian teknisi di rektorat. Teknisi Perpustakaan Pusat Unpad
hanya mengoperasionalkan saja untuk bagian web koleksi cetak dengan program yang sudah
ada yaitu UliMS. Unpad telah memiliki sistem sendiri untuk mengoperasikan perpustakaan
digitalnya yaitu UliMS (Unpad Library Management System) dan UliMS ini sudah terintegrasi
ke 17 fakultas. Dari kebijakannya sampai saat ini masih pada tahap koleksi buku cetak dan e-
journal serta e-book saja. Koleksi elektronik lainnya seperti film sudah ada namun belum
dikoleksi dan masih dalam proses pengembangan.
Aktivitas manajemen koleksinya seperti pengadaan dan seleksi untuk koleksi e-journal
biasanya Perpustakaan Pusat Unpad menyebarkan kuisioner dan pertanyaan kepada tiap
fakultas mengenai kebutuhannya yang perlu difasilitasi. Dengan keterbatasan dana yang
dimiliki, perpustakaan pusat menyeleksi jurnal-jurnal yang perlu diinput ke dalam web
kandaga. Seleksinya berdasarkan pada 5 pilar Unpad yang menjadi dasar pengadaan untuk
penelitian di Unpad yaitu Pangan, Lingkungan Hidup, Kesehatan, Energi, serta Kebijakan,
Budaya dan Informasi. Setelah itu, jurnal yang dipilih akan diinput ke web kandaga untuk
diakses oleh pengguna.

9. BAB IV
KESIMPULAN & SARAN
4.1 Kesimpulan
Perpustakaan Pusat Unpad sudah cukup memenuhi koleksi elektronik cetak dan non cetak
untuk memenuhi kebutuhan informasi mahasiswa yang dapat membantu perkuliahan. Untuk
mencari koleksi elektronik non cetak seperti e-journal, e-book, karya-karya dosen, dan lain –
lainnya bisa dibuka di server web Kandaga.Unpad.ac.id. Namun saja, koleksi elektronik non
cetak yang telah disediakan belum dikenal luas di kalangan mahasiswa Unpad. Perpustakaan
pusat Unpad pun masih ditahap pengembangan koleksi sejenis audio, visual, dan lain –
lainnya. Untuk manajemen koleksinya cukup tertata. Maka dari itu, manajemen koleksi
elektronik di Perpustakaan Pusat Unpad berjalan baik.
4.2 Saran
Perpustakaan Pusat Unpad menyadari bahwa mahasiswa Unpad sebagian besar belum
mengetahui tentang koleksi non cetak seperti e-journal, e-book, dan lain – lainnya yang telah
disediakan. Oleh karena itu, Perpustakaan Pusat Unpad harus memperkenalkan kepada
mahasiswa untuk menggunakan koleksi elektronik untuk mencari suatu informasi di internet
dengan mudah dan akurat. Mesosialisasikan media non cetak kepada mahasiswa dengan media
cetak seperti banner atau pun spanduk. Dan seharusnya pihak Perpustakaan Pusat Unpad bisa
lebih cepat memaksimalkan fasilitas yang ada untuk mahasiswa, seperti lebih memperbaiki
jaringan server wifi untuk membuka koleksi non cetak, karena terkadang server wifi tidak bisa
digunakan dan selalu mengupgrade koleksi elektronik cetak atau pun non cetak agar informasi
yang ada selalu up to date.

10. LAMPIRAN DAN DOKUMENTASI
Gambar 1. Surat Perizinan Observasi

11. Gambar 2. Surat Pernyataan Melakukan Observasi

12. Gambar 3. Wawancara dengan Ibu Sri Rakhmiyati sebagai koordinator Perpustakaan Pusat
Unpad

13. DAFTAR PUSTAKA
Rukhmiyati, S. (2018, 04 12). Manajemen Koleksi Elektronik Perpustakaan Fikom Unpad.
Website Unpad. Retrieved from www.unpad.ac.id
Website Unpad Library. Retrieved from www.lib.unpad.ac.id
Website Kandaga Unpad. Retrieved from www.kandaga.unpad.ac.id