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Imprimer des étiquettes d’adresses avec Access
Si vous souhaitez effectuer un publipostage pour créer des étiquettes personnalisées pour
vos courriers, il n’est pas forcément nécessaire de réaliser un publipostage classique. Vous
pouvez passer directement par l’assistant état d’Access si votre base de données se trouve sur
ce logiciel. Quel que soit le type d’étiquettes autocollantes que vous utilisez, Access va gérer la
disposition des informations selon vos dimensions.
Vous retrouverez la base de données utilisée dans l’Espace membres.
Ouvrez votre base de données Access et placez-vous, dans le panneau de navigation, sur la table
ou requête comportant vos coordonnées et cliquez sur Étiquettes
de l’onglet
Créer. Si vous ne souhaitez pas imprimer toutes les coordonnées de votre table, utilisez une
requête pour choisir un critère qui porterait sur un Code Postal par exemple.
Dans la boîte dialogue qui s’affiche, vous allez indiquer le type d’étiquettes que vous utilisez :
Grâce au filtre par fabricant, vous pouvez faire apparaître différentes références
correspondantes aux différentes dimensions. Le Nombre de front se rapporte, quant à lui, au
nombre d’étiquettes côte à côte. Vous pouvez choisir une Unité de mesure anglaise ou métrique
pour vos dimensions et le Type d’étiquette est à laisser sur Feuille à feuille si vous utilisez une
imprimante classique (jet d’encre ou laser), mais cochez Continu si vous utilisez une
imprimante industrielle.
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Si vous ne trouvez pas le format de vos étiquettes parmi les formats proposés par défaut par
Access, cliquez sur Personnaliser.
Cliquez sur Nouveau…. Dans la boîte de dialogue affichée, saisissez un Nom pour votre type
d’étiquette et un Nombre de front, puis, saisissez les dimensions et retraits indiqués sur le
schéma.
Une fois votre étiquette paramétrée, cliquez sur Ok.
Il se peut que vos paramètres ne soient pas appropriés et vous aurez donc ce message :
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Cliquez sur Oui pour qu’Access corrige vos dimensions et Non pour valider quand même vos
paramètres.
Pour modifier votre étiquette, vous cliquerez sur Modifier et pour copier les paramètres pour
en créer une autre, vous cliquerez sur Dupliquer. Enfin, Supprimer supprimera l’étiquette en
surbrillance.
Une fois que vos étiquettes personnalisées sont prêtes, cliquez sur Fermer. Automatiquement,
Access vous affiche les étiquettes personnalisées :
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Pour afficher de nouveau les étiquettes par défaut, décochez la case Afficher tailles d’étiquettes
personnalisées.
Lorsque l’étiquette à utiliser pour l’impression est définie, cliquez sur Suivant :
Indiquez la police à utiliser pour vos étiquettes. L’aperçu à gauche vous montre le résultat.
Cliquez sur Suivant.
Double-cliquez sur chaque champ à faire apparaître sur vos étiquettes ou cliquez dessus et
cliquez sur le bouton
. Attention : saisissez une espace entre chaque champ pour que les
données ne soient pas collées et appuyez sur la touche Entrée pour faire un retour à la ligne.
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L’encadré correspond à la taille de votre étiquette. Selon la taille de l’étiquette choisie, vous
aurez plus ou moins d’espace pour les coordonnées. Cliquez sur Suivant.
Vous pouvez trier vos étiquettes selon un champ. Cela peut être utile si vous avez 2 boîtes
postales différentes à La Poste (une pour votre région ou département et une autre pour les
autres). De cette manière, vous n’aurez pas besoin de les trier vous-même lors du dépôt. Dans
ce cas, cliquez à gauche sur le champ CP, puis cliquez sur le bouton
. Si vous ne souhaitez
pas faire de tri, ne touchez à rien et cliquez sur Suivant.
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Enfin, donnez un nom à votre état et cochez soit Afficher les étiquettes telles qu’elles seront
imprimées pour voir le résultat, soit Modifier la structure des étiquettes pour modifier l’état.
Cliquez sur Terminer.
Vos étiquettes sont prêtes à être imprimées :
Placez vos étiquettes autocollantes dans votre imprimante et cliquez sur Imprimer
.
Attention, il se peut que plusieurs pages d’étiquettes soient créées. Vérifiez leur nombre en
cliquant sur
dans l’Aperçu avant impression
Cliquez sur Fermer l’aperçu avant impression
.
pour ne pas imprimer les
étiquettes tout de suite.
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Lorsque vous ouvrez l’état, il est, par défaut, en Mode état
. Ne vous inquiétez
pas, la mise en page n’est pas perdue. Il suffit de faire un clic droit sur son onglet ouvert >
Aperçu avant impression
.
Enfin, si vous souhaitez ouvrir ce fichier d’étiquettes dans Word, en mode Aperçu avant
impression
Plus
,
> Word
cliquez
sur
.
Choisissez l’endroit où enregistrer votre fichier RTF et son nom. Cochez Ouvrir le fichier de
destination une fois l’exportation terminée pour gagner du temps et cliquez sur Ok.
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Vous retrouverez votre état dans Word et pourrez l’enregistrer dans un autre format Word :
L’avantage de passer par Access pour gérer vos étiquettes est que si vous supprimez ou modifiez
les coordonnées présentes dans votre base de données, à l’ouverture de l’état, les données seront
mises à jour automatiquement contrairement à Word. Comme pour tous les états Access, vous
pouvez passer en Mode création
pour modifier la disposition et la
présentation de votre fichier.
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