Eind 2012 lanceerde de Vlaamse Erfgoedbibliotheek en haar partners ‘Flandrica.be | Erfgoedbibliotheken online’. Deze portaalsite brengt de letterschatten van onze bibliotheken dichter bij het grote publiek. Letterlijk door enkele honderden cultuurhistorisch belangrijke en visueel aantrekkelijke werken doorbladerbaar te maken via het internet. En figuurlijk door deze titels van tekst en uitleg te voorzien en samen te brengen in een interface die uitnodigt tot ontdekken. In de periode 2013-2017 wordt Flandrica.be systematisch verder uitgebreid. Er worden titels toegevoegd, nieuwe rondleidingen samengesteld en bijkomende contentpartners gezocht. Naast de huidige doelgroep van de ‘culturele meerwaardezoeker’ zal worden gekeken hoe Flandrica.be een rol kan spelen binnen (erfgoed)educatie en het onderwijs. Flandrica.be wil daarbij helpen de brug te slaan tussen de digitale informatiesnelweg van vandaag en de papieren wijsheid van eeuwen die in onze bibliotheken ligt opgeslagen. Een deelnemende bibliotheek vertelt u waarom ze participeert in Flandrica.be, wat de ervaringen zijn met dit gezamenlijk erfgoedportaal en hoe digitalisering voor Flandrica.be wordt ingepast in de werking. Een PDF van deze presentatie kunt u downloaden van de website van de Vlaamse Erfgoedbibliotheek via http://www.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be/node/2953.

1. OUD IS IN
12 september 2013
David Coppoolse Marleen Vandenreyt
Vlaamse Erfgoedbibliotheek Provinciale Bibliotheek Limburg

2. Welkom
2

3. 3
In deze presentatie
Realisering Flandrica.be
2011-2012
Ervaringen van een partnerbibliotheek:
Provinciale Bibliotheek Limburg
Uitbouw Flandrica.be
2013-2017

4. Flandrica.be in 2011-2012
David Coppoolse

5. Wat is Flandrica.be?
5

6. Wat is Flandrica.be?
6

7. Ontwerpfase: 03/2011 – 12/2012
 Detaillering projectdoelen
 Selectie collectiestukken
 Onderzoek
technische
oplossing
 Bepalen
standaarden
7

8. Werkpakketten
8
(1)
Content en
applicatie
(4)
Infrastructuur
en software
(2)
Standaarden
en processen
(3)
Digitalisering
(5)
Projectmanagement
en communicatie

9. Workflow: Productie (Partnerbibliotheken)
9
BKT+
Cata-
logus
Metadata
Respo-
sitory
Digitale
objecten
Meta-
dateer
Digi-
taliseer
Marc21
Afbeel-
dingen
Contextu-
ualiseer
CSV Upload

10. Workflow: Aggregatie/Publicatie (LIBIS)
10
OmekaMetadata
DigitoolAfbeel-
dingen
VerwerkCSV’s
Marc21’s
Digitale
ob jecten
Omeka flandrica.be

11. OPACs
Workflow: Raadpleding (Bezoeker)
11
Digitool
Omeka
Cata-
logus
Cata-
logus
Cata-
logi
Respo-
sitory
Respo-
sitory
Respo-
sitory’s
flandrica.be
Beeld-
banken
opac.bib.be
beeldbank.
bib.be
Omeka
OPACsOPACs
Beeld-
banken
Beeld-
banken

12. Realisatiefase: 09/2011 – 10/2012
 Digitalisering
 Metadatering
 Toelichting per werk
 Bouw portaal
 Aggregatie
12

13. Lancering: 11/2012
13
Foto’s:
© KU Leuven – Rob Stevens
De Morgen
2012-11-16

14. Campagne: OUD IS IN
14

15. Projectdoelen voor Flandrica.be
 Er is een portaalsite voor integraal gedigitaliseerd
materiaal van Vlaamse erfgoedbibliotheken
 Alle partners hebben voldoende expertise
om zelfstandig te digitaliseren
 Volumes:
 Gesteld minimum: 300
 Bij lancering: 425
 Na update september 2013: 500
15

16. Flandrica.be in cijfers
 1 website
 3 rondleidingen
 4 mensjaren
 5 stuur/werkgroepen
 6 teams in de partnerbibliotheken
 13 inhoudelijke thema’s
 160 inschrijvingen evenement lancering
 425  500 integraal gedigitaliseerde werken
 3.239 bezoeken op dag lancering
 34.000 bezoeken in de eerste elf maanden
 100.000 euro projectmiddelen
16

17. Kwaliteit voor kwantiteit
 Flandrica.be is een inspirerende etalage op het
rijke bibliotheekerfgoed van Vlaanderen
 Aantrekkelijke presentatie
 Inhoudelijk interessant
 Selectie
 Toelichtingen
 Complementair aan en
toeleidend naar de (digitale)
bibliotheekcollecties
17
© Vlaamse Erfgoedbibliotheek | Foto: Stefan Tavernier

18. Aantrekkelijk en informatief
18

19. Diversiteit
19

20. Kennismaken en inspireren
20

21. Kennismaken en inspireren
21

22. Kennismaken en inspireren
22

23. Kennismaken en inspireren
23

24. En onze bezoekers?
 Ca. 500 bezoeken / week
 Aandachtige bezoekers
 terugkerende bezoekers: 30%
 bekijkt meer dan 1 pagina: 52%
 gem. bezoekduur: 3,5 minuut
 gem. pagina’s per bezoek: 5
 11% blijft langer dan 10 minuten
 14% bekijkt meer dan 10 pagina’s
24

25. Ervaringen van de Provinciale
Bibliotheek Limburg
Marleen Vandenreyt

26. Onderwerpen
1.
Kennisdeling
en expertise-
uitwisseling
2.
Werkstromen
en procedures
3.
Infrastructuur
en techniek
4.
Communicatie
en PR
5.
Coördinatie en
samenwerking
26

27. 1. Kennisdeling en expertise-uitwisseling
27
 Vóór Flandrica.be:
 Digitale presentaties van tentoonstellingen
 Gedigitaliseerde prentbriefkaartencollectie
 Online toegangelijk via de website
www.limburg.be/pbl, deelsite HIPLimburg

28. 1. Kennisdeling en experitse-uitwisseling
28
 Bijdrage van Flandrica.be tot kennisdeling en
expertise:
 Aanpak:
- via verschillende werkpakketten, werking en
werkprocessen van partners leren kennen
 Wat geleerd:
- nadenken over: wat digitaliseren,
waarom en wat kan/mag (auteursrecht) = vastleggen
van het corpus

29. 1. Kennisdeling en expertise-uitwisseling
29
- een projectmatige aanpak
- eerst metadateren dan digitaliseren
- eerst materiaalanalyse dan digitaliseren
- nadenken en vastleggen naamgeving digitale
bestanden
bv.: gebaseerd op de structuur van de
collectieonderdelen
LA-F-0308-volgnummer scan
OD-F-0205-volgnummer scan

30. 1. Kennisdeling en expertise-uitwisseling
30
 Delen van expertise:
- Kennis en expertise opgedaan via Flandrica.be
doorgeven aan de Limburgse erfgoedpartners zoals
andere erfgoedinstellingen; heemkundige kringen; …
- Hoe? - advies op maat
- beperkt gebruik van bookscanner door derden

31. 2. Werkstromen en procedures
31
 Procedures in kaart gebracht
 Duidelijke werkstroom vastgelegd:
- vastleggen van corpus in functie van de doelstelling
- preventieve conservatie
- metadateren
- materiaalanalyse
- technische scaneisen vastleggen (in functie van de
doelstelling)

32. 2. Werkstromen en procedures
32
- scannen zelf
- ontsluitingsmogelijkheden bepalen bv. via
Flandrica.be; leeszaal; website; touchscreens; …

33. 2. Werkstromen en procedures
33

34. 3. Infrastructuur en techniek
34
 - Problemen/ beperkingen:
- beperkingen van de technische infrastructuur
- kostprijs externe oplossing
- hoge opslagcapaciteit
- Oplossingen:
- kies voor een tussenoplossing
- duurzame opslag is niet altijd nodig
- projectmatige aanpak

35. 3. Infrastructuur en techniek
35
- Positief:
- problematiek van duurzame opslag is
bespreekbaar
- aankoop bookscanner

36. 4. Communicatie en PR
36
+ PBL gepositioneerd als grootste actieve
erfgoedbibliotheek in Limburg
+ opname in Europeana
+ ontsluiting ook buiten de provinciegrenzen
+ verhoging van de zichtbaarheid van de
erfgoedcollecties

37. 4. Communicatie en PR
37
+ stijging van de informatievragen rond de
materialen opgenomen in Flandrica.be
+ topstukken online te bekijken

38. 5. Samenwerking
38
+ versterkte samenwerking:
- tussen de verschillende partners
- in de eigen instelling
(oprichting van een projectgroep)
- tussen de Limburgse
erfgoedpartners (uitwisseling en doorgeven
van expertise + gezamenlijke aanpak m.b.t.
problematiek van ‘duurzame opslag’)

39. 6. Ervaringen medewerkers
39

40. 6. Ervaringen medewerkers PBL
 What did we learn?
- eigen collectie beter leren kennen (door
selectie, contextualisering, scannen, …)
- procedures zijn uitgewerkt
- samenwerken met verschillende diensten en
verschillende bibliotheken
- inzicht in digitaliseringsproces
40

41. 6. Ervaringen medewerkers PBL
 What did we learn?
- besef van een schakel te zijn in het
toegankelijk maken van waardevolle
documenten en bij te dragen tot
langetermijnconservering
- inzicht in de kennis die men vroeger bezat
- ….
41

42. 6. Ervaringen medewerkers PBL
 What new ideas did we get ?
- virtuele aanwezigheid steeds belangrijker
- meer inzetten op retro-catalografie
- belangrijk om documenten te kaderen, het
bredere verhaal te vertellen
- gestructureerde en blijvende opslag van
bestanden is belangrijk
- documenten toegankelijk via touchscreens
42

43. 6. Ervaringen medewerkers PBL
 What worked?
- goede coördinatie tussen de verschillende
opdrachten
- moeilijk hanteerbare documenten met 2
scannen
- materiaalanalyse
43

44. 6. Ervaringen medewerkers PBL
 What can we do better?
- opslag
- meer inzetten op retro-catalografie
44

45. Flandrica.be in 2013-2017
David Coppoolse

46. Flandrica.be: Een permanente investering
 Vlaamse Erfgoedbibliotheek
 Kosten infrastructuur
 Begeleiden contentupdates
 Ontwikkelen platform
 Nieuwsberichten
 Medewerkersdagen
 Algemene communicatie
 Partnerbibliotheken
 Selecteren nieuwe titels
 Digitaliseren
 Verrijken metadata
 Nieuwe rondleidingen
 Doelgroepencommunicatie
 Levendig erfgoedportaal
 Boeiende toegang naar de
volledige (digitale) collecties
46

47. Onze ambitie voor Flandrica.be
 ‘Oude’ gebruikers blijven prikkelen
 Nieuw aanbod
 Nieuwe tentoonstellingen
 Nieuw publiek aantrekken
 Nieuwe thema’s
 Nieuwe partners
 Nieuwe kanalen
 Engelse vertaling
 Flandrica.be levend houden
 Nieuwe toepassingen ontwikkelen
 Nieuwe communicatie-acties
47

48. Workflow: Halfjaarlijkse updatecyclus
48
1.
Selecteren
2.
Contextua-
liseren
3.
Digitaliseren
4.
Aggregeren
5.
Communi-
ceren

49. Nieuwe partners in Flandrica.be
 Bijkomende erfgoedbibliotheken
 Focus op bibliotheken met enige maturiteit op het
vlak van digitalisering
 Begeleiding bij participatie in de updatecyclus
 Niet bij het digitaliseren zelf
 Mogelijk vanaf update in maart 2014
 Interesse?
 david@vlaamse-erfgoedbibliotheek.be
49

50. OUD IS ook in 2013-1017 IN
50

51. OUD IS IN
12 september 2013
David Coppoolse Marleen Vandenreyt
Vlaamse Erfgoedbibliotheek Provinciale Bibliotheek Limburg