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Metodologia PDCA
Etapas do ciclo PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Conceito de problema e método
Definição gerencial de problema
 “Um problema é um
resultado indesejável
de um processo”;
...
Etapa de Identificação do Problema
1.1 – Analisar os dados e identificar o problema;
1.2 – Estabelecer itens de controle;
...
Análise de dados e identificação do problema
Forma mais comum de identificar problemas é através da análise dos resultados...
Reconhecimento da importância do problema
A análise comparativa do nível atual de desempenho com o benchmark indica uma la...
Definição de itens de controle e clusters (grupos similares)
Para qualquer indicador é preciso definir um parâmetro numéri...
Definição de meta
Toda meta dever ter: objetivo gerencial, valor a ser atingido e prazo para realização.
CONCEITO DE META
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Calculando uma meta pelo conceito de lacuna
O valor da meta pode ser calculado de acordo com a lacuna mapeada pela análise...
Desdobramento da meta
O desdobramento da meta global pode facilitar na solução do problema:
Etapa de Identificação do Prob...
Implantação da Gestão à Vista
Um gráfico de Gestão à Vista deve conter:
 Meta a ser atingida;
 Indicação do objetivo da ...
Metodologia PDCA
Etapas do ciclo PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Etapa de Análise do Problema
Etapas do ciclo PDCA
2.1 – Levantar todos os dados e fatos disponíveis sobre o problema no
lo...
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Levantar todos os dados e fatos disponíveis sobre o problema
Etapa de Análise do Problema
Como resultado
do problema
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Etapa Análise do Problema
Estratificação do problema
Onde acontece?Quando acontece?O que acontece?
Como acontece?Quanto ac...
Etapa Análise do Problema
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Resultado Meta
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IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Etapa de Análise do Processo
Etapas do ciclo PDCA
Compreender a relação das causas
com o efeito do processo
3.1 – Buscar a...
Etapa de Análise do Processo
Definição de processo e onde atuar
PROCESSOFORNECEDOR ENTRADA SAÍDA CLIENTE
Produção
Celulose...
Etapa de Análise do Processo
Técnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas
1. Nossa meta é reduzir...
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2. Ao analisar os Gráfi...
Etapa de Análise do Processo
Técnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas
3. Por que estamos com
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Etapa de Análise do Processo
Técnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas
5. Uma possível
causa é...
Etapa de Análise do Processo
Técnica dos “5 por quês” e diagrama de Causa e Efeito
E durante o Brainstorming elaborar a o ...
Etapa de Análise do Processo
Algumas das possíveis causas (hipóteses) podem facilmente ser confirmadas através de dados:
...
Etapa de Análise do Processo
Nem todas as causas fundamentais identificadas podem ser imediatamente solucionadas, elas dev...
Metodologia PDCA
Etapas do ciclo PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Etapa de Elaboração do Plano de Ação
Encontrar formas para
bloquear as causas priorizadas
4.1 – Discutir as medidas possív...
Etapa de Elaboração do Plano de Ação
A lista de soluções possíveis deve levar em conta os cinco critérios de avaliação:
 ...
Elaborar o Plano de Ação
Etapa de Elaboração do Plano de Ação
Defina o Plano de Ação por meio da estrutura 5W1H:
Metodologia PDCA
Etapas do ciclo PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Etapa de Execução do Plano de Ação
EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
5.1 – Alinhar e divulgar o Plano de Ação...
Etapa de Execução do Plano de Ação
Acompanhar e verificar a execução das ações
Em paralelo à execução das ações, reuniões ...
Metodologia PDCA
Etapas do ciclo PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Etapa de Verificação
VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6
6.1 – A etapa de Verificação consiste em...
Etapa de Verificação
Verificação dos resultados
As falhas podem estar ligadas a:
 Meta incorreta, ou má definição do prob...
Metodologia PDCA
Etapas do ciclo PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Etapa de Padronização
PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7
7.1 – Elaboração ou alteração dos docume...
Etapa de Padronização
Documentação e Treinamentos
Os documentos de padronização devem conter:
 Procedimentos de segurança...
Metodologia PDCA
Etapas do ciclo PDCA
IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
ANÁLISE ...
Etapa de Conclusão
CONCLUSÃO: revisar todo o processo de solução de problema para trabalho futuro8
8.1 – Destacar as causa...
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  1. 1. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2 ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3 PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4 EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5 VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6 PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7 CONCLUSÃO: revisar todo o processo de solução de problema para trabalho futuro8
  2. 2. Conceito de problema e método Definição gerencial de problema  “Um problema é um resultado indesejável de um processo”;  “É um gap entre o estado atual e o estado desejado”. Definição de método  “Gerenciar é essencialmente resolver problemas”  Método  “ordenação do caminho com vistas a alcançar um objetivo”  Método PDCA para solução de problemas
  3. 3. Etapa de Identificação do Problema 1.1 – Analisar os dados e identificar o problema; 1.2 – Estabelecer itens de controle; 1.3 – Definir a meta; 1.4 – Implementar a gestão à vista. Definir claramente o problema e reconhecer sua importância Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1
  4. 4. Análise de dados e identificação do problema Forma mais comum de identificar problemas é através da análise dos resultados fora da meta:  Benchmark interno (desempenho histórico);  Benchmark externo (desempenho relativo a outros processos similares). Quando não há meta e/ou indicadores definidos:  Realizar coleta de dados através de pesquisas, inspeções, entrevistas, monitoramento das reclamações dos clientes, dentre outros. Etapa de Identificação do Problema
  5. 5. Reconhecimento da importância do problema A análise comparativa do nível atual de desempenho com o benchmark indica uma lacuna. Portanto a LACUNA (ou parte dela) será o problema a ser resolvido! Etapa de Identificação do Problema
  6. 6. Definição de itens de controle e clusters (grupos similares) Para qualquer indicador é preciso definir um parâmetro numérico que permitirá comparar com outros processos e/ou áreas: Item de Controle Indicador Parâmetro Despesa com vigilância R$ / m² m² Consumo de água litros / pessoa pessoa Produtividade diária quant. pedidos / dia dia Também é preciso separar os indicadores em grupos que permitam a comparação entre si:  Não podemos comparar o consumo de água entre as épocas de frio e calor. Etapa de Identificação do Problema
  7. 7. Definição de meta Toda meta dever ter: objetivo gerencial, valor a ser atingido e prazo para realização. CONCEITO DE META META INDÚSTRIA SERVIÇOS CONSTRUÇÃO OBJETIVO Aumentar o valor mensal de atendimentos Diminuir o número de interferências VALOR Em 10% De 100 para 120 De 760 para 500 PRAZO Até dez/XX Até jul/XX Até dez/XX Reduzir os custos de produção Etapa de Identificação do Problema
  8. 8. Calculando uma meta pelo conceito de lacuna O valor da meta pode ser calculado de acordo com a lacuna mapeada pela análise dos indicadores:  Lacuna de despesa com vigilância entre MG e RS = 430 – 130 = 300 [R$ / m²];  Para cálculo da lacuna total, multiplica-se a lacuna pelo parâmetro (armazém MG = 5.000 m²);  Lacuna Total = 300 x 5.000 = R$ 1.500.000,00 = R$ 1,5 MM;  A meta pode ser definida como a lacuna total, ou como um percentual dela, por exemplo, 50% da lacuna total (R$ 0,75 MM)  Meta = Reduzir despesa com vigilância em R$ 750 mil no ano 7. Etapa de Identificação do Problema
  9. 9. Desdobramento da meta O desdobramento da meta global pode facilitar na solução do problema: Etapa de Identificação do Problema Meta Global: Reduzir despesa com vigilância em R$ 750 mil no ano 7 Meta 1: Reduzir despesa com rondas internas em R$ 200 mil no ano 7 Meta 2: Reduzir despesa com controle de acesso em R$ 150 mil no ano 7 Meta 3: Reduzir despesa com portaria em R$ 400 mil no ano 7 Meta 3.1: Reduzir despesa com energia elétrica em R$ 100 mil no ano 7 Meta 3.2: Reduzir despesa com manutenção em R$ 300 mil no ano 7
  10. 10. Implantação da Gestão à Vista Um gráfico de Gestão à Vista deve conter:  Meta a ser atingida;  Indicação do objetivo da meta (sentido melhor para cima, ou melhor para baixo);  Resultado em forma de farol (vermelho para meta não atingida e verde para meta atingida). Etapa de Identificação do Problema
  11. 11. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
  12. 12. Etapa de Análise do Problema Etapas do ciclo PDCA 2.1 – Levantar todos os dados e fatos disponíveis sobre o problema no local da ocorrência. Mapear o processo se necessário; 2.2 – Estratificar os dados de diversas formas, procurando identificar aspectos diferenciados do problema; 2.3 – Priorizar os aspectos mais importantes para realizar a análise do processo (busca das causas). Conhecer o problema e identificar o foco de atuação ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2
  13. 13. 13 Levantar todos os dados e fatos disponíveis sobre o problema Etapa de Análise do Problema Como resultado do problema Análise leva às causas Investigaçãolevaà raizdoproblema Porcausa doproblema PROBLEMA (Atrasos na entrega dos pedidos) CAUSA (Produção abaixo do suficiente) CAUSA RAIZ (Desalinhamento do rolo jumbo) CONSEQUÊNCIA (Não atendimento e perda de clientes) SINTOMAS (Indicador de entrega atrasada)
  14. 14. Etapa Análise do Problema Estratificação do problema Onde acontece?Quando acontece?O que acontece? Como acontece?Quanto acontece? Com quem acontece? Identificar o foco do problema (em quais situações o problema é mais frequente):  Atrasos de Produção;  Atrasos Administrativos;  Atrasos Sistêmicos;  Logísticos.  No período da tarde.  Na etapa de Acabamento;  Na etapa de Liberação do Pedido.  Com os analistas administrativos com menor tempo de empresa;  Com a máquina nº 3.  No momento de liberar o pedido;  No momento de gerar a Nota Fiscal.  420 atrasos na Produção;  240 atrasos Administrativos;  50 atrasos Sistêmicos;  30 atrasos Logísticos.
  15. 15. Etapa Análise do Problema 0 500 1000 2012 2013 Jan Abr Jul Out Dez Entregas Atrasadas Resultado Meta 420 240 50 30 20 0 100 200 300 400 500 Prod. Adm. Sist. Log. Outros 280 100 40 0 100 200 300 400 500 Acabamento Secagem Prensagem 200 50 30 0 100 200 300 400 500 Rolo Jumbo Calandragem Outros 160 60 20 0 100 200 300 400 500 Geração Pedido Nota Fiscal Outros 120 30 10 0 100 200 300 400 500 Tarde Manhã Noite Priorização pelo princípio de Pareto PRIORIZAÇÃO PROBLEMA Elevado número de atrasos nas entregas. PROBLEMA PRIORIZADO Elevado número de atrasos nas entregas na ETAPA DE ACABAMENTO com o ROLO JUMBO e GERAÇÃO DO PEDIDO à TARDE.
  16. 16. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2 ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
  17. 17. Etapa de Análise do Processo Etapas do ciclo PDCA Compreender a relação das causas com o efeito do processo 3.1 – Buscar as causas fundamentais do problema; 3.2 – Priorizar as causas (hipóteses); 3.3 – Analisar a consistência das causas (confirmação das hipóteses). ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3
  18. 18. Etapa de Análise do Processo Definição de processo e onde atuar PROCESSOFORNECEDOR ENTRADA SAÍDA CLIENTE Produção Celulose  Explorador  Troncos descascados e picados  Fardos de celulose  Prensagem Prensagem  Produção Celulose  Fardos de celulose  Rolos de celulose com 40% de umidade  Secagem Secagem Prensagem  Rolos de celulose com 40% de umidade  Rolos de papel (rolo jumbo)  Acabamento Acabamento Secagem  Rolos de papel (rolo jumbo)  Folhas de papel cortadas e embaladas  Expedição SAÍDAS Produtos ou serviços ENTRADAS Material, informação, máquina, dentre outros PROCESSO Atuar nas entradas Medir as saídas
  19. 19. Etapa de Análise do Processo Técnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas 1. Nossa meta é reduzir os atrasos de entregas em 260 até dezembro de 2014. Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming:
  20. 20. Etapa de Análise do Processo Técnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas 2. Ao analisar os Gráficos de Pareto, verificamos que o nosso problema priorizado é o elevado nº de atrasos na geração de pedidos durante o turno da tarde. Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming:
  21. 21. Etapa de Análise do Processo Técnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas 3. Por que estamos com elevado nº de atrasos na geração de pedidos no turno da tarde? Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming:
  22. 22. Etapa de Análise do Processo Técnica de Brainstorming – “Tempestade de ideias” na busca das causas 5. Uma possível causa é o cadastro dos clientes. 5. Outra causa é a equipe ser jovem. Uma das formas mais eficaz de gerar a lista de possíveis causas fundamentais é envolver as pessoas que tem conhecimento e/ou vivenciam o problema através da técnica de Brainstorming: 5. Outra causa é a quantidade de pedidos.
  23. 23. Etapa de Análise do Processo Técnica dos “5 por quês” e diagrama de Causa e Efeito E durante o Brainstorming elaborar a o diagrama de Causa e Efeito a técnica dos “5 por quês”: Meta: reduzir os atrasos de entregas em 260 até dezembro de 2014. Pergunta: por que estamos com elevado nº de atrasos na geração de pedidos no turno da tarde? Problema: Elevado nº de atrasos na geração de pedidos à tarde.
  24. 24. Etapa de Análise do Processo Algumas das possíveis causas (hipóteses) podem facilmente ser confirmadas através de dados:  “Maior número de pedidos gerados à tarde”;  “Elevados números de pedidos da manhã que ficam para à tarde”. Analisar a consistência das causas (confirmação das hipóteses)
  25. 25. Etapa de Análise do Processo Nem todas as causas fundamentais identificadas podem ser imediatamente solucionadas, elas devem ser priorizadas quanto a:  Agilidade de implementação (“conseguimos solucionar esta causa rapidamente para melhorar nosso resultado do próximo mês?”);  Autonomia para solucionar a causa identificada (“podemos eliminar esta causa sem a necessidade de envolver pessoas de outras áreas?”);  Impacto no resultado (“se resolver esta causa, o que ou quem será impactado?”). Priorização das causas a serem bloqueadas
  26. 26. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2 ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3 PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4
  27. 27. Etapa de Elaboração do Plano de Ação Encontrar formas para bloquear as causas priorizadas 4.1 – Discutir as medidas possíveis e definir as mais adequadas para eliminar as causas fundamentais; 4.2 – Elaborar o Plano de Ação. PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4 Etapas do ciclo PDCA
  28. 28. Etapa de Elaboração do Plano de Ação A lista de soluções possíveis deve levar em conta os cinco critérios de avaliação:  A implementação está dentro do controle? É possível implementar sem auxílio externo?  É possível implementar a solução rapidamente? Hoje é melhor!  A solução é simples?  A solução tem baixo custo ou, melhor ainda, não tem custo?  A solução será eficaz como contramedida? Definir as ações mais adequadas para eliminar as causas fundamentais
  29. 29. Elaborar o Plano de Ação Etapa de Elaboração do Plano de Ação Defina o Plano de Ação por meio da estrutura 5W1H:
  30. 30. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2 ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3 PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4 EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5
  31. 31. Etapa de Execução do Plano de Ação EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5 5.1 – Alinhar e divulgar o Plano de Ação; 5.2 – Executar as ações; 5.3 – Acompanhar e verificar a execução das ações. Execução de todas as ações necessárias para atingir um resultado esperado Etapas do ciclo PDCA
  32. 32. Etapa de Execução do Plano de Ação Acompanhar e verificar a execução das ações Em paralelo à execução das ações, reuniões de acompanhamento devem ocorrer sistematicamente:  Verificar o andamento do Plano de Ação (prazos e ajustes necessários);  Essas reuniões são conduzidas pelo “dono” do Plano de Ação e devem ser rápidas e objetivas. “AÇÕES NO PAPEL NÃO GERAM RESULTADOS”
  33. 33. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2 ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3 PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4 EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5 VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6
  34. 34. Etapa de Verificação VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6 6.1 – A etapa de Verificação consiste em analisar a efetividade das ações; 6.2 – Caso as metas não sejam atingidas, é preciso voltar à fase de planejamento e elaborar um novo Plano de Ação. Verificar o atingimento da meta através da gestão à vista Etapas do ciclo PDCA
  35. 35. Etapa de Verificação Verificação dos resultados As falhas podem estar ligadas a:  Meta incorreta, ou má definição do problema e/ou suas causas;  Planos de Ação que não bloqueiam as causas fundamentais seja por falta de informação, ou falta de conhecimento técnico;  Pela não execução do próprio Plano de Ação no tempo correto ou da forma correta (diferente do que foi planejado).
  36. 36. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2 ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3 PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4 EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5 VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6 PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7
  37. 37. Etapa de Padronização PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7 7.1 – Elaboração ou alteração dos documentos de Procedimento Operacional Padrão; 7.2 – Educação e treinamento nos novos padrões. Padronizar as atividades necessárias para garantir o resultado final Etapas do ciclo PDCA
  38. 38. Etapa de Padronização Documentação e Treinamentos Os documentos de padronização devem conter:  Procedimentos de segurança para realizar a atividade;  A seleção e uso adequado de recursos, ferramentas e/ou equipamentos;  Condições para assegurar a repetição do desempenho dentro das variações previstas ao longo do tempo (todas as ações corretivas necessárias). Todos que são afetados pelas modificações dos padrões de trabalho devem ser treinados na prática para assimilarem todas as alterações das tarefas.
  39. 39. Metodologia PDCA Etapas do ciclo PDCA IDENTIFICAÇÃO DO PROBLEMA: definir claramente o problema e sua importância1 ANÁLISE DO PROBLEMA: investigar as características do problema e priorizar2 ANÁLISE DO PROCESSO: descobrir as causas fundamentais do problema3 PLANO DE AÇÃO: elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais4 EXECUÇÃO: atuar de acordo com o Plano de Ação5 VERIFICAÇÃO: confirmar a efetividade do bloqueio das causas6 PADRONIZAÇÃO: prevenir contra o reaparecimento do problema7 CONCLUSÃO: revisar todo o processo de solução de problema para trabalho futuro8
  40. 40. Etapa de Conclusão CONCLUSÃO: revisar todo o processo de solução de problema para trabalho futuro8 8.1 – Destacar as causas remanescentes para melhorias futuras; 8.2 – Balanço do aprendizado. Aplicar as lições aprendidas em novas oportunidades Etapas do ciclo PDCA
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