BEx Analyzer Manual (CZ)

Ovládání Business Explorer – Analyzeru (BEx)
pro uživatelskou roli „Pro čtení“
Program Business Explorer – Analyzer (dále jen BEx) slouží k dimenzionálnímu zobrazení dat,
která jsou uložena v datavém skladu SAP BW (Business Warehouse). BEx nemá rozhraní
a neslouží pro zadávání dat.
Tento manuál shrnuje možnosti užití a ovládání BExu pro uživatele v rámci tzv role „Pro čtení“
(MVV_REP_ROLE_CTENI). Tato základní role je uživateli přidělována společně s rolí, která
obsahuje uživatelské menu dostupných reportů (MVV_ROLE_REP_ALL). Uživatelská práva pro
čtení dat mohou být omezena na vybrané společnosti přidáním dalších rolí uživateli s právy
pouze pro tyto společnosti.
Tato role umožňuje:
• zobrazení všech reportů (Workbooks a Queries) platných pro celý holding MVV Energie CZ
(MVV);
•

ovládání a úpravy předpřipravených Worbooks a Queries dle uživatelských potřeb
o
o

•

upravovat lze jak formát tak strukturu reportů;
návod k těmto úpravám tvoří hlavní náplň tohoto manuálu – viz dále;

uložení upravených Workbooks do části [Oblíbené] (každý uživatel má své vlastní „Oblíbené“,
nelze sdílet).

Tato role neumožňuje:
• uložení změněných / nových reportů do základního menu role MVV_ROLE_REP_ALL (tj. tak
aby byly viditelné pro všechny uživatele);
• úpravu a otevření Query pomocí programu Query Designer.

_____________________________________________________________________________________________________________________
BEx_Ovladani_ProRoliCteni.doc
1
Verze 02................. počáteční verze manuálu

Obsah
1.
2.

3.

4.

5.

6.
7.

SPUŠTĚNÍ A PŘIHLÁŠENÍ .........................................................................................................................................................3
ZÁKLADNÍ OVLÁDÁNÍ POMOCÍ PANELU NÁSTROJŮ .................................................................................................................6
2.1
Otevření.........................................................................................................................................................................6
2.2
Uložení ..........................................................................................................................................................................9
2.3
Obnovení dat (Refresh) .................................................................................................................................................9
DATOVÝ MODEL NA POZADÍ .................................................................................................................................................10
3.1
Datový model pro seskupená data ..............................................................................................................................11
3.2
Datový model pro jednotlivé položky ..........................................................................................................................15
STRUKTURA WORKBOOKS ....................................................................................................................................................16
4.1
Zdroj pro Workbook: Query........................................................................................................................................18
4.2
Převzetí struktury z Query do Workbooks...................................................................................................................19
POKROČILÉ OVLÁDÁNÍ (PRAVÉ TLAČÍTKO MYŠI) ..................................................................................................................23
5.1
Úpravy Workbooks......................................................................................................................................................23
5.2
Úpravy Workbooks pomocí pravého tlačítka v uživatelském filtru .............................................................................33
5.3
Úpravy Queries ...........................................................................................................................................................35
ZOBRAZENÍ DNE A ČASU POSLEDNÍHO NAČTENÍ PODKLADOVÝCH DAT .................................................................................35
REPORTY K DISPOZICI ...........................................................................................................................................................38

_____________________________________________________________________________________________________________________
2

1.

Spuštění a přihlášení

Obr. č. 1: Cesta k BExu (pouze na terminálu).

Obr. č. 2: Cesta k BExu (nové terminálové prostředí)

_____________________________________________________________________________________________________________________
3

Obr. č. 3: V následujícím hlášení vždy vybrat volbu povolující makra.

Obr. č. 4: V rámci Excelu se objeví nový panel nástrojů. Před prvním použitím je nutno se přihlásit,
přihlašovací okno lze vyvolat klepnutím na ikonu „Otevřít“
Workbooks.

Obr. č. 5: V rámci Excelu 2010 se objeví nová karta Doplňky. V rámci ní se nachází lišta pro BEx. Před prvním
použitím je nutno se přihlásit, přihlašovací okno lze vyvolat klepnutím na ikonu „Otevřít“
Workbooks.

_____________________________________________________________________________________________________________________
4

Obr. č. 6: V prvním přihlašovacím okně je nutné vybrat volbu "MVV produkční reporting BW/BPC.“

Po potvrzení hesla se zobrazí okno pro volbu reportu k otevření:

_____________________________________________________________________________________________________________________
5

Obr. č. 7: Okno „Otevřít (Workbook)...“, které se objeví po přihlášení.

V následující části jsou možnosti otevření podrobněji probrány.

2.

Základní ovládání pomocí panelu nástrojů

Pro základní práci s BExem stačí první tři ikony na panelu nástrojů:

Obr. č. 8: Panel nástrojů BEx

2.1

Otevření

Obr. č. 9: Možnosti otevření

Z nabízených voleb mají v rámci MVV zatím smysl jen Workbooks (název se po prvním
přihlášení změní na Pracovní sešity) a Queries.
Queries si lze představit jako základní „kostru“ pro rozvržení dat a určení základního zdroje dat.
Workbooks z této „kostry“ vycházejí a uživatel může základní množinu dat dále omezovat a lépe

_____________________________________________________________________________________________________________________
6

formátovat pro účely prezentování výsledků. Také je možné ve Workbooks provádět výpočty nad
získávanými daty pomocí klasických excelovských vzorců.
Alternativně si lze Queries představit jako základní rozvržení kontingenční tabulky v Excelu a
Workbooks jako její další filtrování, formátování a výpočty.
Při otevření Query se tak otevře excelovský list s hrubou kostrou a nevyfiltrovanými daty.
Úpravami (viz dále) z ní lze vytvořit a po té uložit Workbook (tak vznikají všechny Workbooky
v menu).
V rámci práce uživatele se nepředpokládá příliš časté použití „hrubých“ Queries.
Ve Workbooks jsou tedy uloženy reporty určené pro prezentaci dat – tj. již s:
• přednastavenými filtry,
• uživatelsky vhodným nastavením popisků sloupců a řádků,
• nastavením hierarchií,
• nastavenými součtovými řádky a sloupci
• formátovaním,
• dodatečnými výpočty nad daty (klasické excelovské vzorce, které automaticky pracují se
zobrazovanými daty, nejčastěji umístěné na samostatných listech).
Vše výše uvedené může uživatel po otevření Workbooku měnit, aby reporty lépe odpovídaly jeho
potřebám.
(Nastavení Workbooku zůstává neměnné od posledního uložení administrátory).
Poznámka k uživatelským změnám: Změny lze v rámci role „Pro čtení“ provádět bez nebezpečí přepsání
reportů v menu (nastavení role neumožňuje reporty uložit jinam než do oblasti [Oblíbené]).
Avšak někdy mohou mít provedené změny dopad do dodatečných výpočtů (typicky záměna kódového
označení za dlouhý text, nebo změna počtu sloupců vlivem nastavení filtru apod.). V takovém případě již
buňky s dodatečnými výpočty nezobrazují správné výsledky!
U reportů s dodatečnými výpočty se však předpokládá relativní neměnnost přednastaveného zobrazení.

Zpět k dialogu „Otevřít (Workbooks)…“: Základní (pro celý holding platné) reporty se nacházejí
pod oblastí [Role] (zvýrazněno na Obr. č. 10):

_____________________________________________________________________________________________________________________
7

Obr. č. 10: Dialog "Otevřít (Workbook)...", oblast [Role].

Uživatelem uložené vlastní reporty jsou pod oblastí [Oblíbené].
Vlastní report lze z [Oblíbených] nenávratně smazat ikonkou pro výmaz (viz následující obrázek).
Report musí být před výmazem označen – viz modré podbarvení na obrázku.

Obr. č. 11: Výmaz reportu z oblíbených

_____________________________________________________________________________________________________________________
8

2.2

Uložení

Obr. č. 12: Možnosti ukládání

a) Volbu „Uložit jako nový pracovní sešit…“ lze využít:
• pro uložení kopie sešitu - z [Oblíbených] do [Oblíbených] pod novým názvem,
• pro uložení kopie sešitu - z klasického menu [Role] do [Oblíbených].
b) Volba „Uložit jako existující pracovní sešit“
• lze využít pro uložení změn ve Workbooku (v rámci [Oblíbených]),
• pokus o uložení Workbooku v rámci klasického menu [Role] se nezdaří a skončí hláškou: „Sešit
nebyl uložen.“
Aktuální zobrazená data a stav Workbooku lze uložit (na obvyklé disky) standardní excelovskou

cestou (např. Ctrl+S nebo

).

Výhoda uložení v rámci BExu do [Oblíbených]: Workbook (sešit) zůstane napojen na zdrojovou Query
a je možné aktualizovat data při jejich změně (tlačítko Refresh – viz část 2.3), případně jinak report
upravovat pomocí nástrojů BExu.
Někdy je třeba naopak tomuto zabránit – a pro uložení (zazálohování stavu) statických dat se hodí
standardní excelovské uložení.

2.3

Obnovení dat (Refresh)

Obr. č. 13: Tlačítko Refresh

Popis chování:
• Pokud je kurzor myši (označení excelovské buňky) uvnitř dat pocházejících z jedné Query, dojde
k aktualizaci pouze této Query (respektive těchto dat).
• Stojí-li kurzor mimo data z Queries a do Workbooku je napojeno více Queries, vyhodí BEx tuto
hlášku:

_____________________________________________________________________________________________________________________
9

Obr. č. 14: Hlášení pro aktualizaci všech Queries
Volbu [Yes] je možné s výhodou použít v situaci, kdy je třeba rychle zaktualizovat všechny Queries ve
Workbooku.

• Po otevření Workbooku BEx nedovolí žádnou práci (filtrování, rozbalení hierarchie,…), dokud
nebudou data (query) zaktualizována. V takové situaci se pod pravým tlačítkem myši se objevuje

pouze tato zkrácená nabídka:

3.

.

Datový model na pozadí

Data v systému jsou oparametrizována různými identifikátory, což umožňuje jejich zobrazení
z vícedimenzionálního pohledu. V této části manuálu budou představeny dimenze, z kterých
mohou být reporty sestaveny (jinými slovy vlastnosti dat, které lze v BExu reportovat a
sledovat).
V datovém skladu (BW) se nachází data ve dvou stupních agregace (seskupení):
• seskupená data
o

Pro rychlejší práci s daty jsou data dle vybraných, nejdůležitějších dimenzí (např. účetní
okruh, středisko, zakázka, měsíc atd.) seskupena již v rámci BW a v BExu je tak zobrazován
řádově nižší objem dat (oproti jednotlivým položkám – viz dále).
Využívá se pro zobrazení celkových čísel za vybrané dimenze.

• jednotlivé položky
o

Jedná se o jednotlivé řádky dokladů. Z toho vyplývá, že v reportech založených na
jednotlivých položkách je dostupná většina informací, která se v ERP nachází buď přímo na
řádku dokladu nebo v hlavičce dokladu (např. text položky, identifikátor pro sledování toku
paliva apod.).
Práce s takto velkým množstvím dat je v BEx pomalejší a vyžaduje pečlivé nastavení filtrů,
aby rozsah dat nepřesáhl možnosti zobrazení excelovského sešitu (256 sloupců, 65536
řádků ve verzi E2003).

_____________________________________________________________________________________________________________________
10

3.1

Datový model pro seskupená data

Obr. č. 15: Seskupené položky - Sledované ukazatele

Obr. č. 16: Seskupené položky – Dimenze (celkový souhrn)

V dalších obrázcích jsou zobrazeny poddimenze hlavních dimenzí z Obr. č. 16.

Obr. č. 17: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Položka"
Poznámka k Obr. č. 17: Jedná se o dimenze popisující vlastnosti účetního případu. Dále následují
komentáře k vybraným dimenzím.
Ledger: ...................... IFRS (0L) / CAS (LF)
Nákladový okruh: ...... vždy MVV
Účtový rozvrh: ........... vždy MVV
Druh zakázky: ........... druhy zakázek převzaté z ERP (např. PM, AUT, GRW apod.)
Externí ID: ................. externí číslo zakázky (vyplňované hlavně na investičních zakázkách od partnera)
Priorita: ...................... odpovídá stejnému poli z reportu Statistics (část pro investice)
Typ IFRS: ................. odpovídá stejnému poli z reportu Statistics (část pro investice)
Typ Majetku: ............. odpovídá stejnému poli z reportu Statistics (část pro investice)

U některých dimenzí je vhodné sledovat dodatečné atributy těchto dimenzí. Dle těchto atributů
nelze v BExu filtrovat ani seskupovat, avšak je možné je nechávat vypisovat vedle popisku

_____________________________________________________________________________________________________________________
11

dimenze. Další práce s nimi je možná za pomoci klasických excelovských nástrojů (např.
automatický filtr, souhrny, hledání apod.).
Vypsané atributy pro dimenzi zakázka:

Obr. č. 18: Atributy k dimenzi "Zakázka"

Příklad použití:

Obr. č. 19: Ukázka použití Atributu dimenze (oranžově zvýrazněno)
Příklad ukazuje použití atributu „Druh zakázky“. U tohoto atributu (stejně jako u několika dalších) však bylo
dodatečně rozhodnuto o potřebě používat tento atribut jako klasickou dimenzi. Byla tedy tzv. „zapnuta
navigace“ dle tohoto atributu v BW a následkem toho lze tento atribut najít i pod dimenzemi na Obr. č. 17.

_____________________________________________________________________________________________________________________
12

Obr. č. 20: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Entita"

Obr. č. 21: Atributy k dimenzi "Středisko"

Obr. č. 22: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Partner"

_____________________________________________________________________________________________________________________
13

Obr. č. 23: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Verze"
Verze může v současnosti nabývat pouze hodnot ACT (skutečnost) nebo PLN (1Y plán z FR 2011 na FR
2012). Výhledově se počítá s možností doplnění verzí pro forecast a pro další plány.

Obr. č. 24: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Období reportu"
Poznámka k Obr. č. 24 (období reportu): Nejedná se o klasické datum účtování dokladu. Jedná se o
vyjádření času, dle kterého bylo reportováno do MVV_AG.
Vzhledem ke krátkým termínům odevzdávání měsíčních reportů mateřské společnosti (MVV_AG) není
možné čekat na klasickou uzávěrku měsíce. Dále existují transakce, které se doúčtovávají se značným
zpožděním (typicky doúčtování kvůli ERÚ kalkulaci).
Aby bylo zajištěno zafixování dat odevzdaných do MVV_AG v rámci systému, jsou data před tvorbou
reportu označována tzv. Reportingovou Periodou (častá zkratka RP v rámci ERP) – tj. Obdobím reportu.
„Oficiální“ výkazy vůči MVV_AG jsou tvořeny pouze na základě této časové dimenze.
Věrné zobrazení skutečnosti v rámci měsíčních reportů je zajištěno tvorbou dohadných položek.
Ve filtrech v rámci BExu se tato dimenze používá nejčastěji ve formě „“Fisk.rok/období rep.“ (viz
zakroužkování na obrázku). Pozor: toto označení je snadno zaměnitelné s označením klasického účetního
období (viz následující obrázek). V označení období reportu přebývá pouze „rep“ na konci.

Obr. č. 25: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Čas"
Poznámka k Obr. č. 25: Odpovídá datu účtování z ERP (tj. datu dle účetního dokladu). Je nutné odlišovat
od období reportu – viz předchozí poznámka.
Dle této dimenze jsou připravovány reporty pro ERÚ kalkulaci a dle CAS standardů.
V kumulaci budou data dle období reportu a dle data účtování stejná pouze na konci fiskálního roku.
Varianta fiskál. roku:.. vždy 12 měsíců + 4 speciální (nastavení z ERP).

Obr. č. 26: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Jednotka"

_____________________________________________________________________________________________________________________
14

Slouží pro zobrazení názvu měrné jednotky (čísla samotná se dělí pouze na Kč a Množství, název měrné
jednotky je uchováván v této dimenzi.

3.2

Datový model pro jednotlivé položky

Obr. č. 27: Jednotlivé položky - Sledovatelné ukazatele
Poznámka k Obr. č. 27: Vedle množství a celkové částky v Kč lze sledovat i obraty na jednotlivých
stranách účtu.

Obr. č. 28: Jednotlivé položky - Klíčové dimenze

_____________________________________________________________________________________________________________________
15

Obr. č. 29: Jednotlivé položky - Dimenze v datové části
Poznámka k Obr. č. 29: Zde je dobré upozornit na dva typy vlastností (dimenzí).
1) První jsou sice odsledovatelné v základním ERP (např. Datum dokladu, Status položky, Typ IFRS
apod.), ale BEx má lepší nástroje pro zobrazení dat dle těchto vlastností v sestavách a reportech
2) Druhé souvisí s parametry středisek, které se odvíjejí od udržovaných číselníků středisek. Tyto
vlastnosti jsou zaměřeny především na sledování pro potřeby ERÚ kalkulace a nákladového
controllingu (např. Cen. lokalita, non/ERU, Úroveň předání apod.)

4.

Struktura Workbooks

Každý report v BExu (Workbook i Query) se zobrazuje prostřednictvím programu MS Excel.
Každý sešit obsahuje minimálně 1 list, kde se nachází podkladová Query, která při „refreshi“
čerpá data z BW.
Pak už záleží na tom, zda lze nástroji Workbooku a BExu upravit zobrazená data tak, aby byla
v přijatelné podobě pro uživatele, nebo je vyžadována složitější struktura reportu.
_____________________________________________________________________________________________________________________
16

• V prvním případě zůstane zachována dynamika reportu (možnost zobrazení / skrytí detailu,
filtrování atd.) a ostatní výhody BExu.
• Druhý případ je vhodný pro zafixování pevné struktury pravidelně se opakujících reportů a pro
jejich případné zálohování.
V druhém případě se jedná zejména o komplikované výkazy z hlediska řádků a sloupců a
nezbytných mezivýpočtů (BEx primárně data na hierarchických uzlech pouze vysčítává). V tomto
druhém případě tak podkladová Query slouží jen jako databáze čísel pro složitější report, který je
obvykle umístěn na novém listu (tento list bez podkladové Query; vzorce se odkazují na list
s podkladovou Query).
Proč je vhodné umístit finální report na nový list? Při „refreshi“ podkladové Query se totiž mění počet řádků
a počet sloupců. To samé se může stát při uživatelské změně filtrů nebo změně zobrazení dat ve
Workbooku (v manuálu viz kapitola 5).
Proto je vhodné finální report umístit na list, jehož rozložení není ovlivňováno „refreshem“ Query (použito
např. ve Workboocích „BCS_report“, „VykazDleCAS“ atd.). Reporty a vzorce v nich jsou připravovány tak,
aby byly odolné na proměnlivý počet řádků a sloupců.
To už neplatí o způsobu zobrazení především popisků řadků a sloupců (také viz varování na straně 7).
Pokud jsou provedené změny v zobrazení významné (např. záměna zobrazení kódu položky za text
položky), může být finální report i na samostatném listu špatně spočítán.
Pokud jsou přeci jen dodatečná data umístěna na list s podkladovou Query a mohla by být „refreshí“
poškozena (např. kontrolní Workbook „VazbyKontrola02_KVV“), zobrazí BEx varovnou hlášku – viz Obr. č.
30. Je vhodné potvrzovat stejnou volbu jako je na obrázku.

Obr. č. 30: Vložení celých sloupců při "refreshi" Query

_____________________________________________________________________________________________________________________
17

Barevná konvence: listy s kontrolami mají žlutá ouška:

V případě použití vzorců, které se odkazují na data z Query, je nutné nechat tyto vzorce
přepočítat (pokud není v Excelu zapnuta volba Nástroje
Možnosti
Výpočty
Automaticky)
po každém „refreshi“ dat z Query.
V následujících částech je popsána nejobvyklejší struktura listu, pokud obsahuje podkladovou
Query.

4.1

Zdroj pro Workbook: Query

Nejprve obrázek k tomu, jak rozeznat, že na listu je obsažena podkladová Query:

Obr. č. 31: Rozeznání Query na listu

Popis podkladových Query
Pro lepší pochopení reportů je k dispozici textový popis jednotlivých podkladových Query:
• místo v síti „Controlling_sdilene info“ / SAP / BW / „PrehledQuery.doc“
• sebestova/controlling_sdilene_info/SAP/BW/PrehledQuery.doc
Soubor obsahuje zejména:
• popis účelu, který Query plní,
• výpis Workbooks, které jsou navázané na Query,
• použitá Hierarchie v Query (proč je důležitá viz následující box Hierarchie v Query),

_____________________________________________________________________________________________________________________
18

•

hlavní omezení použité ve sloupcích / řádcích / přednastaveném filtru (tato omezení nelze pomocí
úprav Workbooku obejít).

Hierarchie v Query
Jednotlivé členy dimenzí mohou být setříděny do přednastavených skupin. Takováto skupina je nazývána
hierarchickým uzlem a třebaže má svůj vlastní kód, nelze na ni zapsat data přímo zapisovat. Vždy jen
vysčítává data z jí příslušejících jednotlivých položek. Jednotlivé položky jsou tak někdy označovány
jako „core“ (jádrové položky). Všechny související hierarchické uzly a příslušné „core“ položky vytvářejí
vlastní hierarchii.
Příklady (hierarchický uzel
„core“ položky):
• BCS_kód
český účet
• Cenová lokalita
střediska
Hierarchie může být vícestupňová (více hierarchických uzlů nad sebou):
• „Všechny účty“
Výsledovka
Náklady
BCS_kód
český účet
Před použitím reportu (Workbook) je dobré si zjistit nejen na které Query je postaven (viz předchozí box
Popis podkladových Query), ale i jaké hierarchie využívá.
Některé hierarchie totiž záměrně NEobsahují všechny dostupné „core“ položky (!). Typickým příkladem
jsou soubory kontrolující vzájemnost krátkodobých vazeb. Do těchto souborů jsou pomocí hierarchií
načítány jen ty účty, na nichž se mohou krátkodobé vazby vyskytnout.
Dalším důvodem pro využití hierarchií je možnost sestavení reportů dle různých struktur. Ze stejných
„core“ položek – např. účtů – tak lze sestavit report jak podle BCS struktury tak dle CAS předpisů.
Bližší popis používaných hierarchií:
• místo v síti „Controlling_sdilene info“ / SAP / BW / „PrehledHIER.doc“
• sebestova/controlling_sdilene_info/SAP/BW/PrehledHIER.doc

4.2 Převzetí struktury z Query do Workbooks
Strukturu listů Workbooku s Query si lze nejlépe představit jako běžnou kontingenční tabulku.
Náplň takovéto tabulky je určována:
• řádky a sloupci (kostra tabulky), přičemž v řádcích nebo sloupcích lze mít více dimenzí (např.
společnosti a pak účty – viz Obr. č. 32),

Obr. č. 32: Více dimenzí na jednom řádku

• uživatelským filtrem, jehož hodnoty lze měnit (označen na Obr. č. 31),

_____________________________________________________________________________________________________________________
19

o

(lze si představit jako stránkové pole v kontingenční tabulce)

• přednastaveným filtrem (označen na Obr. č. 31),
o

hodnoty zde nastavené nemůže uživatel měnit z následujících důvodů:
hodnoty jsou jediné platné pro daný report, jejich změna by porušila smysl reportu,
nastavením vhodného filtru v této oblasti se zmenšuje objem dat, s kterými musí BEx
pracovat. Při jeho nastavení je tak práce s BExem rychlejší.

Obsluha uživatelského filtru
Na Obr. č. 33 je znázorněn výchozí stav pro klepnutí pravým tlačítkem do oblasti uživatelského
filtru (nabídka se vždy vztahuje k řádku /dimenzi/, na který bylo klepnuto).

Obr. č. 33: Pravé tlačítko myši v oblasti uživatelského filtru

Základní principy fungování:
• Veškeré ovládání uživatelského filtru musí být prováděno pomocí pravého tlačítka myši. Ruční
přepsání hodnot v tabulce nefunguje.
• Vybrané hodnoty platí „a současně“, tzn. ve workbooku se zobrazuje průnik těchto hodnot.
• Již vybrané hodnoty filtru (na Obr. č. 33 účetní okruh a reportingové období) omezují uživatelský
výběr v dalších dimenzích (BEx např. standardně nenabídne jinou partnerskou společnost, než
kterou TMZ mělo v obdobích 2012002 – 2012009).
o

Toto usnadňuje orientaci v datech. Nicméně to samé může způsobit, že pro požadovanou
hodnotu jednoho filtru bude nutné zrušit nastavení filtru předchozího (viz dále „Odstranění
hodnoty filtru“).

Volba „Odstranění hodnoty filtru“ způsobí načtení všech hodnot dané dimenze do reportu
(v příkladu z obrázku by to byla všechna dostupná /např. i z více let/ reportingová období).
Volba „Vyhledání hodnoty filtru…“:

_____________________________________________________________________________________________________________________
20

Obr. č. 34: Vyhledání hodnoty filtru...

Výběr zvolených hodnot se provádí pomocí přesunu z levého okna do pravého (lze využít
označení položky a následně modrých šipek, nebo přetažení myši. Pro odstranění je možné
použít klávesu DEL).
Intervaly hodnoty není nutné vybírat po jednotlivých položkách, výběry na Obr. č. 35 a na Obr. č.
36 zafungují stejně.

_____________________________________________________________________________________________________________________
21

Obr. č. 35: Výběr pomocí jednotlivých položek

Obr. č. 36: Výběr pomocí rozsahu hodnot

Při výběru v režimu „Rozsah hodnot“ není uživatel omezen pouze volbou „mezi“ (jak je
nastaveno na Obr. č. 36), ale má na výběr z následujících možností (volby větší / menší fungují
na základě abecedního řazení klíčů):

_____________________________________________________________________________________________________________________
22

Obr. č. 37: Možnosti při výběru "Rozsahu hodnot"

Postup nastavení filtru „mezi“:
1) Na začátku nastaven „Rozsah hodnot“ a volba „mezi“.
2) Jako první přetažena do pravého pole položka „od“ v rámci zvoleného intervalu (viz Obr. č.

38; světle modrá barva ikony indikuje, že nastavení není finální).

Obr. č. 38: Nastavení intervalu, výběr položky "od"

3) Po přetažení druhé položky (položka „do“ v intervalu) již vybraný rozsah hodnot získá
„zdravou“ zelenou barvu (Obr. č. 39).

Obr. č. 39: Nastavení intervalu, výběr položky "do"

5.

Pokročilé ovládání (pravé tlačítko myši)
5.1

Úpravy Workbooks

Všechny příkazy v této podkapitole se nacházejí pod pravým tlačítkem myši (Obr. č. 40).

_____________________________________________________________________________________________________________________
23

Obr. č. 40: Pravé tlačítko myši v oblasti podkladové Query

Dialogová nabídka pravého tlačítka myši se v některých případech mění v závislosti na místě, do kterého
bylo v rámci podkladové Query klepnuto.
Přesněji řečeno mění se v závislosti na tom:
• pod kterou dimenzi dat patří toto místo (Obr. č. 41),
• volby pro práci s hierarchií jsou aktivní jen tehdy, pokud je hierarchie na danou dimenzi dat aplikována.

Obr. č. 41: Změny nabídky pod pravým tlačítkem myši v závislosti na dimenzi

_____________________________________________________________________________________________________________________
24

Zpět
Tento příkaz se v dialogu objevuje pouze pokud už byla provedena libovolná změna struktury
Workbooku. Vratný je pouze jeden – poslední – krok.
Zpět na začátek
Pro případ, že je ve Workbooku provedeno příliš mnoho strukturálních změn a chceme se rychle
vrátit do výchozího stavu. Ideální pro zkoušení jednotlivých možností změn.
Rozbalit / Sbalit uzel hierarchie
Odpovídá klepnutí na trojúhelník rozbalení
Rozbalení hierarchie

.

/ sbalení

.

.

Úroveň XX

Obr. č. 42: Rozbalení hierarchie

Tento příkaz ovládá celý sloupec / řádek (celou dimenzi). Slouží k rychlému rozbalení / sbalení
hierarchie na požadovanou úroveň. Nejnižší úroveň již zobrazuje „core“ položky. Nejvyšší úroveň
vysčítává vše pod ní do jednoho uzlu.
Hierarchie aktivní
(checkbox ano / ne)
Aktivuje a deaktivuje použití hierarchie v dimenzi na kterou bylo klepnuto. Pokud není „fajfka“
zaškrtnuta, nezobrazuje Workbook hierarchické uzly. To lze s výhodou použít pokud chceme
získat pouze výpis „core“ položek – např. účtů (jako je tomu na Obr. č. 43).

_____________________________________________________________________________________________________________________
25

Obr. č. 43: Dopad vypnutí / zapnutí hierarchie

Třídění – možnosti
Lepší název by bylo „seřazení“. Obvykle je zapnuté dle hierarchie, uživatel může zvolit abecední
řazení dle klíče nebo dle označení položky. Smysl má toto řazení při vypnuté hierarchii (viz
předchozí bod).

Obr. č. 44: Možnosti třídění

Proměnlivá nabídka „dimenze“

další možnosti

Jedná se nabídku, která se mění v závislosti na dimenzi, do které bylo v rámci podkladové Query
ve Workbooku klepnuto. Na Obr. č. 45 se jedná o „Účet hlavní knihy.“

_____________________________________________________________________________________________________________________
26

Obr. č. 45: Proměnlivá nabídka "dimenze"


Zobrazit jako

další možnosti

V této nabídce je možné si nejprve vybrat, zda se provedené volby budou týkat:
• jen uzlu („Uzel“)
• jen „core“ položky (název dimenze – „Účet hlavní knihy“ z Obr. č. 46)
• obojího („Celková hierarchie“)

_____________________________________________________________________________________________________________________
27

Obr. č. 46: Možnosti volby "Zobrazit jako"

Další nabídky se poté týkají toho, jak bude dimenze zobrazena:
• Označení: textový popis položky (např. název střediska).
Některé položky mají v systému jak krátké, tak střední, tak dlouhé označení. Některé
mají jen jedno z nich (v takovém případě není třeba rozklepávat podnabídku „Další“,
ale pohybovat se jen v první podnabídce).
• Klíč: kód položky. V rámci dimenze musí být jedinečný (např. číslo českého účtu).
• Vzájemná kombinace: v takovém případě bude kód a označení zobrazeno ve dvou
sloupcích / řádcích. Pořadí lze určit příslušnou volbou. Pro srovnání Obr. č. 47.

Obr. č. 47: Srovnání možností zobrazení


Potlačit řádky výsledků

další možnosti

Tato nabídka nemá smysl v případě, že je dimenze organizována do hierarchie. Místo
řádků (sloupců) výsledků jsou zde řádky (sloupce) hierarchických uzlů.

_____________________________________________________________________________________________________________________
28

Obr. č. 48: Potlačit řádky (sloupce) výsledků

V ostatních případech (dimenze bez hierarchie) volba „Nikdy“ doplní k dané dimenzi
součtový řádek nebo sloupec pro „core“ položky (Obr. č. 49). Volbu „Nikdy“ lze přeložit
jako „nikdy nepotlačuj řádek / sloupec výsledku.“

Obr. č. 49: Řádek / sloupec výsledku

Řádky / sloupce výsledků je možné použít přes jednotlivé dimenze, takže extrémní
případ (u všech dimenzí nikdy nepotlačen řádek výsledku) může vypadat jako na Obr.
č. 50.

Obr. č. 50: Extrémní použití řádků / sloupců výsledků


Pozice uzlu

další možnosti

Zobrazuje se pouze pokud je na dimenzi aplikována hierarchie.
Určuje zda je hierarchický uzel nad nebo pod „core“ položkami, které vysčítává.
Standardem je volba „Nahoře.“

Obr. č. 51: Pozice uzlu

Všechny char.

další možnosti

Tato nabídka ovlivňuje všechny dimenze (charakteristiky).

_____________________________________________________________________________________________________________________
29

Obr. č. 52: Všechny char. --> další možnosti

Podnabídky „Zobrazit jako“ a „Potlačit řádky výsledků“ mají tak stejnou funkčnost jako byla
uvedena výše s tím, že se nastavení projeví u všech dimenzí.
Nová je nabídka „Pozice řádek výsledků“ (respektive se nastavuje pouze pro všechny dimenze,
nelze jednotlivě).
Všechny char.

další možnosti

Pozice řádek výsledků

Obr. č. 53: Pozice řádek výsledků

Určuje zda:
• jsou sloupce výsledků na konci nebo na začátku tabulky,
• jsou řádky výsledků pod nebo nad daty, které vysčítávají.
Vlastnosti…
Platí pro celou vybranou podkladovou Query na Workbooku. Nejzajímavější nastavení:

_____________________________________________________________________________________________________________________
30

Obr. č. 54: Vlastnosti, karta Zobrazení

Na Obr. č. 54 se odškrtnutím volby „Skrýt opakované klíčové hodnoty“ nechávají vypisovat
i opakující se položky. Rozdíl je mezi zaškrtnutím a ponechám prázdného je znázorněn na
následujícím obrázku:

Obr. č. 55: Skrýt opakované klíčové hodnoty

Na Obr. č. 56 jsou vypsány možnosti, na jakou šířku se mají sloupce tabulky z podkladové Query
upravovat při její aktualizaci.
• První volba ponechává šířku sloupců z ručního nastavení.
• Druhá volba zabezpečí, že jsou plně zobrazeny hodnoty.
• Třetí volba zabezpečí, že jsou plně zobrazeny i popisky řádků / sloupců / filtrů.

_____________________________________________________________________________________________________________________
31

Obr. č. 56: Šířka sloupce

Založit rozšíření do
Tuto volbu lze využít, pokud se v uživatelské filtru na Workbooku nacházejí dimenze, které dosud
nejsou použity v rámci zobrazené Query na Workbooku. Např. typický „BCS_report“ je
připravován kumulovaně za všechna proběhlá období v rámci fiskálního roku, a tak není třeba
aby v řádcích nebo sloupcích byla data rozdělena do jednotlivých měsíců (výchozí stav na Obr.
č. 57 – ve sloupcích jsou pouze partnerské společnosti).

Obr. č. 57: Založit rozšíření do... - Výchozí stav

Pokud by bylo potřeba vidět sloupce dělené na jednotlivé měsíce, je možné využít volbu „Založit
rozšíření do.
Pozor: pokud chceme aby měsíce byly pod partnerskou společností (tj. dělení dat nejprve dle
partnera a až pak dle společnosti), musíme klepnout pravým tlačítkem do Query do oblasti, kde
je hlavička sloupců partnerské společnosti (Obr. č. 58).

Obr. č. 58: Založit rozšíření do... - Klepnutí do příslušné oblasti

Důsledek vybrání volby „Fisk.rok/období rep.“ je vidět na Obr. č. 59 (pro větší názornost bylo
několik sloupců skryto). Dále je z tohoto obrázku vidět, že byl doplněn sloupec výsledku pro
reportovací období – volitelně lze vypnout nad charakteristikou „Fisk.rok/období rep.“, postup viz
výše.

_____________________________________________________________________________________________________________________
32

Obr. č. 59: Založit rozšíření do... - Finální stav

Výměna „volitelná dimenze“ S

další volby

Pokud bychom pokračovali v příkladu z předchozího bodu, může nastat situace, že je žádoucí,
aby data byla nejprve seřazena dle období a až pak dle partnerské společnosti. V takovém
případě se postupuje dle Obr. č. 60:

Obr. č. 60: Výměna "volitelná dimenze" S

Je třeba klepnout do dimenze, kterou je žádoucí prohodit, a v následné nabídce (viz Obr. č. 60)
vybrat dimenzi, s kterou má být prohozena. Výsledný stav je na Obr. č. 61:

Obr. č. 61: Výměna "volitelná dimenze" S - po prohození
Takto lze prohazovat dimenze i mezi řádky a sloupci (vhodné při analyzování dat).

5.2

Úpravy Workbooks pomocí pravého tlačítka v uživatelském filtru

V této podkapitole popsané nabídky pravého tlačítka myši se liší od předchozích v tom, že
nejsou vyvolávány klepnutím do tabulky podkladové Query, ale klepnutím pravého tlačítka do
oblasti uživatelského filtru (vyznačen na Obr. č. 31).

_____________________________________________________________________________________________________________________
33

Na Obr. č. 62 jsou zvýrazněny dvě nabídky pod uživatelským filtrem. Tyto nebyly probrány
v kapitole 4.2 (část Obsluha uživatelského filtru), protože spíše než vyfiltrovaná data ovlivňují
strukturu tabulky ve Workbooku.

Obr. č. 62: Nabídky pod uživatelským filtrem ovlivňující strukturu Workbooku

Zrušit rozbalení
Tato volba je aktivní, pokud bylo pravým tlačítkem klepnuto do dimenze, která už je v tabulce
Workbooku obsažena (řádek / sloupec). Pomocí této volby lze tuto dimenzi z tabulky vyjmout
(a snížit tak počet řádků / sloupců).
Rozbalení

další možnosti

Obr. č. 63: Rozbalení - plná nabídka

Na Obr. č. 63 jsou zobrazeny všechny dostupné podnabídky volby „Rozbalení“. To nastává
v případě, že dotčená dimenze ještě není v tabulce Workbooku obsažena a uživatel si může
vybrat zde ji chce doplnit:
• do sloupců (volba „Horizontálně“),
• do řádků (volba „Vertikálně“).
Pokud je dimenze již v tabulce Workbooku obsažena, volba Rozbalení obsahuje pouze jednu
podnabídku (Obr. č. 64) – opačnou k tomu, než jaká je stávající pozice dimenze ve Workbooku.
Klepnutí na ni způsobí přesun dimenze z řádků do sloupců (nebo obráceně).

Obr. č. 64: Volba Rozbalení, pokud je dimenze již obsažena v tabulce Workbooku

_____________________________________________________________________________________________________________________
34

Shrnutí
Pomocí postupů popsaných v předchozích 2 podkapitolách může uživatel přetvořit původní Workbook
zcela dle svých potřeb. Není nijak omezován navrhnutou strukturou přebíranou z podkladové Query.
Omezen je pouze:
• dostupnými dimenzemi dat, které byly definovány v podkladové Query (ve Workboocích nelze přidat
jinou dimenzi dat, než která byla použita v Query),
• výběrem dat, který byl zadán v přednastaveném filtru.
Při všech výše uvedených úpravách však musí mít uživatel na paměti, že těmito úpravami může ovlivnit
případné navázané výpočty – viz varování na str. 7 - dopad do dodatečných výpočtů .

5.3

Úpravy Queries

Možnosti úprav Queries (které jsou otevřeny pomocí BEx ikony „Otevřít“
Queries) se neliší od
možností úprav ve Workboocích. Protože se však jedná o hrubá data, bude těchto úprav
zapotřebí obvykle více (hlavně nastavení filtrů).
Formát lze nastavit pomocí ikony a nabídek z Obr. č. 65.

Obr. č. 65: Ikona "Format"

Dialogy, které se pod jednotlivými nabídkami skrývají, jsou známé z programu MS Excel.
Specifikum BExu je, že formát (který se má udržet i po aktualizaci podkladové Query) nemůže
být aplikován na libovolný výběr buněk, ale na související logické oblasti (např. buňky
uživatelského filtru, záhlaví dat ve sloupcích, řádek výsledků, hierarchická úroveň určitého
stupně atp.).
Formáty v rámci podkladové Query, které by byly nastaveny pomocí standardních excelovských
nástrojů, jsou při změně filtru nebo „refreshi“ dat zrušeny.

6.

Zobrazení dne a času posledního načtení podkladových dat

Pro zjištění „aktuálnosti dat“ (čas a datum posledního načítaní dat z ERP do BW; účetní zápisy
zaúčtované po tomto datu se již ve Workbooku nemohou objevit) je nutný následující postup:
1) Refresh podkladové Query
2) Stoupnutí si kurzorem do oblasti podkladové Query
3) Dále dle Obr. č. 66: Zobrazení dodatečných informací - postup

_____________________________________________________________________________________________________________________
35

Obr. č. 66: Zobrazení dodatečných informací - postup

Pod oblastí filtru se zobrazí oblast dodatečných informací. Z nich je nejzajímavější řádek:
• „Aktuálnost dat do“(viz Obr. č. 67: Zobrazení dodatečných informací - "Aktuálnost dat do")
nebo pokud tento řádek chybí tak řádek
• „Aktuálnost dat“ (viz Obr. č. 68: Zobrazení dodatečných informací - "Aktuálnost dat“).
Na tomto řádku je zobrazeno datum a čas posledního načítání dat z ERP do BW.

_____________________________________________________________________________________________________________________
36

Obr. č. 67: Zobrazení dodatečných informací - "Aktuálnost dat do"

Obr. č. 68: Zobrazení dodatečných informací - "Aktuálnost dat“

_____________________________________________________________________________________________________________________
37

7.

Reporty k dispozici

Pod jednotlivými složkami menu (viz Obr. č. 69) se nacházejí konkrétní reporty (workbooks).
Jejich náplň by měla být zřejmá z:
• pojmenování,
• nastavených filtrů,
• popisu podkladové Query (viz část 4.1: Zdroj pro Workbook: Query),
• školení.
I vzhledem k tomu, že mohou přibývat nové a naopak nepoužívané reporty mohou být
odstraňovány, nejsou reporty v tomto manuálu blíže popisovány.

_____________________________________________________________________________________________________________________
38

Obr. č. 69: Stav Workbooks k 20.4.2012

_____________________________________________________________________________________________________________________
39

Seznam obrázků
Obr. č. 1: Cesta k BExu (pouze na terminálu). ...................................................................................... 3
Obr. č. 2: Cesta k BExu (nové terminálové prostředí) ........................................................................... 3
Obr. č. 3: V následujícím hlášení vždy vybrat volbu povolující makra. .................................................. 4
Obr. č. 4: V rámci Excelu se objeví nový panel nástrojů. Před prvním použitím je nutno se
přihlásit, přihlašovací okno lze vyvolat klepnutím na ikonu „Otevřít“
Workbooks. ....... 4
Obr. č. 5: V rámci Excelu 2010 se objeví nová karta Doplňky. V rámci ní se nachází lišta pro BEx.
Před prvním použitím je nutno se přihlásit, přihlašovací okno lze vyvolat klepnutím
na ikonu „Otevřít“
Workbooks. ................................................................................... 4
Obr. č. 6: V prvním přihlašovacím okně je nutné vybrat volbu "MVV produkční reporting
BW/BPC.“ ...................................................................................................................... 5
Obr. č. 7: Okno „Otevřít (Workbook)...“, které se objeví po přihlášení. .................................................. 6
Obr. č. 8: Panel nástrojů BEx................................................................................................................ 6
Obr. č. 9: Možnosti otevření.................................................................................................................. 6
Obr. č. 10: Dialog "Otevřít (Workbook)...", oblast [Role]. ....................................................................... 8
Obr. č. 11: Výmaz reportu z oblíbených ................................................................................................ 8
Obr. č. 12: Možnosti ukládání ............................................................................................................... 9
Obr. č. 13: Tlačítko Refresh .................................................................................................................. 9
Obr. č. 14: Hlášení pro aktualizaci všech Queries............................................................................... 10
Obr. č. 15: Seskupené položky - Sledované ukazatele ....................................................................... 11
Obr. č. 16: Seskupené položky – Dimenze (celkový souhrn) .............................................................. 11
Obr. č. 17: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Položka" ..................................................... 11
Obr. č. 18: Atributy k dimenzi "Zakázka" ............................................................................................. 12
Obr. č. 19: Ukázka použití Atributu dimenze (oranžově zvýrazněno) .................................................. 12
Obr. č. 20: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Entita" ......................................................... 13
Obr. č. 21: Atributy k dimenzi "Středisko"............................................................................................ 13
Obr. č. 22: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Partner" ...................................................... 13
Obr. č. 23: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Verze"......................................................... 14
Obr. č. 24: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Období reportu" .......................................... 14
Obr. č. 25: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Čas"............................................................ 14
Obr. č. 26: Seskupené položky - Dimenze v rámci části "Jednotka".................................................... 14
Obr. č. 27: Jednotlivé položky - Sledovatelné ukazatele ..................................................................... 15
Obr. č. 28: Jednotlivé položky - Klíčové dimenze ................................................................................ 15
Obr. č. 29: Jednotlivé položky - Dimenze v datové části ..................................................................... 16

_____________________________________________________________________________________________________________________
40

Obr. č. 30: Vložení celých sloupců při "refreshi" Query ....................................................................... 17
Obr. č. 31: Rozeznání Query na listu .................................................................................................. 18
Obr. č. 32: Více dimenzí na jednom řádku .......................................................................................... 19
Obr. č. 33: Pravé tlačítko myši v oblasti uživatelského filtru ................................................................ 20
Obr. č. 34: Vyhledání hodnoty filtru... .................................................................................................. 21
Obr. č. 35: Výběr pomocí jednotlivých položek ................................................................................... 22
Obr. č. 36: Výběr pomocí rozsahu hodnot........................................................................................... 22
Obr. č. 37: Možnosti při výběru "Rozsahu hodnot" .............................................................................. 23
Obr. č. 38: Nastavení intervalu, výběr položky "od"............................................................................. 23
Obr. č. 39: Nastavení intervalu, výběr položky "do"............................................................................. 23
Obr. č. 40: Pravé tlačítko myši v oblasti podkladové Query................................................................. 24
Obr. č. 41: Změny nabídky pod pravým tlačítkem myši v závislosti na dimenzi ................................... 24
Obr. č. 42: Rozbalení hierarchie ......................................................................................................... 25
Obr. č. 43: Dopad vypnutí / zapnutí hierarchie .................................................................................... 26
Obr. č. 44: Možnosti třídění................................................................................................................. 26
Obr. č. 45: Proměnlivá nabídka "dimenze".......................................................................................... 27
Obr. č. 46: Možnosti volby "Zobrazit jako"........................................................................................... 28
Obr. č. 47: Srovnání možností zobrazení ............................................................................................ 28
Obr. č. 48: Potlačit řádky (sloupce) výsledků ...................................................................................... 29
Obr. č. 49: Řádek / sloupec výsledku.................................................................................................. 29
Obr. č. 50: Extrémní použití řádků / sloupců výsledků......................................................................... 29
Obr. č. 51: Pozice uzlu........................................................................................................................ 29
Obr. č. 52: Všechny char. --> další možnosti ...................................................................................... 30
Obr. č. 53: Pozice řádek výsledků....................................................................................................... 30
Obr. č. 54: Vlastnosti, karta Zobrazení................................................................................................ 31
Obr. č. 55: Skrýt opakované klíčové hodnoty ...................................................................................... 31
Obr. č. 56: Šířka sloupce .................................................................................................................... 32
Obr. č. 57: Založit rozšíření do... - Výchozí stav.................................................................................. 32
Obr. č. 58: Založit rozšíření do... - Klepnutí do příslušné oblasti ......................................................... 32
Obr. č. 59: Založit rozšíření do... - Finální stav.................................................................................... 33
Obr. č. 60: Výměna "volitelná dimenze" S........................................................................................... 33
Obr. č. 61: Výměna "volitelná dimenze" S - po prohození ................................................................... 33
Obr. č. 62: Nabídky pod uživatelským filtrem ovlivňující strukturu Workbooku .................................... 34
Obr. č. 63: Rozbalení - plná nabídka................................................................................................... 34
Obr. č. 64: Volba Rozbalení, pokud je dimenze již obsažena v tabulce Workbooku............................ 34
Obr. č. 65: Ikona "Format" .................................................................................................................. 35
_____________________________________________________________________________________________________________________
41

Obr. č. 66: Zobrazení dodatečných informací - postup........................................................................ 36
Obr. č. 67: Zobrazení dodatečných informací - "Aktuálnost dat do" .................................................... 37
Obr. č. 68: Zobrazení dodatečných informací - "Aktuálnost dat“ ......................................................... 37
Obr. č. 69: Stav Workbooks k 20.4.2012............................................................................................. 39

Odpovídá:
Václav Pechek
controller
19.11.2012

_____________________________________________________________________________________________________________________
42

BEx Analyzer Manual (CZ)

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

BEx Analyzer Manual (CZ)