Digi Office
Julkisen hallinnon ICT-osasto
6.6.2016
Työpaja 3: Resurssit
Vetäjä Mikko Kangaspunta, Valtiokonttori

Avoimen valmisteluryhmän tehtävä
‒ Tehtävänä on valmistella Valtiokonttorille
perustettavan Digi Officen tehtävät
Valtiokonttorin selvitysten ja
valtioneuvoston linjausten pohjalta.
‒ Avoimen valmisteluryhmän toiminnasta
vastaa valtiovarainministeriön JulkICT-
osasto. Valtiokonttori osallistuu avoimen
valmisteluryhmän suunnitteluun ja
toimintaan yhdessä
valtiovarainministeriön kanssa.
‒ Valmisteluryhmän toimintaan voi
osallistua kuka tahansa.
‒ Varsinainen työryhmätila on Innokylässä.
Digitalisoidaan julkiset
palvelut
VM
Kaikkia julkisia
palveluita koskevat
digitalisoinnin
periaatteet
VM
Hallinnon sisäiset
prosessit
VM
Digi Office
Valtiokonttori
Tiedon hallinnan
välineet ja palvelumalli
sekä tiedonhallintalaki
VM
Tehtävien valmistelu

Työpaja 1: Tehtävät

Digi Office, missio, tehtävät ja toiminnan pohja
Miksi
teemme?
Miten
teemme?
Mitä
teemme?
Digi Officen missiona on ihminen palveluiden kehityksen keskiössä.
Tukemalla hallitusohjelman
digitalisaatiotavoitteiden toimeenpanoa.
Autamme löytämään
toiminnan radikaalin
muutoksen.
Autamme
määrittämään
loppuasiakkaan
rajapinnan ja
ottamaan sen
käyttöön palveluissa.
Esitämme
alasajettavia
hankkeita ja
palveluita.
Hahmotamme
digitalisaation
kipupisteitä
(lainsäädäntö,
osaaminen,
hankinta,…) ja
esitämme
parannusehdotuksia.
Mahdollistamalla sujuvan,
poikkihallinnollisen yhteistyön.
Autamme verkostoja
toimimaan yhteisen
tavoitteen eteen.
Näytämme yhteisen
tilannekuvan ja
suunnan, johon
kaikkien tulee pyrkiä
(Digisuomi.fi).
Autamme löytämään
vastuullisen
omistajan
poikkihallinnollisille
hankkeille.
Digitalisoinnin periaatteet ovat toimintamme pohja
TYÖSTÖVAIHE

Digitalisoinnin periaatteet ovat
toimintamme pohja.
Kehitämme palvelut
asiakaslähtöisesti.
Hyödynnämme jo olemassa
olevia julkisia ja yksityisiä
sähköisiä palveluita.
Poistamme turhan
asioinnin.
Rakennamme helppokäyttöisiä
ja turvallisia palveluita.
Tuotamme asiakkaalle
hyötyä nopeasti.
Palvelemme myös
häiriötilanteissa.
Pyydämme uutta tietoa
vain kerran.
Avaamme tiedon ja
rajapinnat yrityksille ja
kansalaisille.
Nimeämme palvelulle
ja sen toteutukselle
omistajan.
TYÖSTÖVAIHE

Digi Office: Toimintamalli
Työpajan 1.6.2016 tulokset kommentoitavaksi 8.6. asti

Ehdotus Digi Officen tehtävien vaiheittaisesta
laajentamisesta
Hyödyt /
vaikutukset
Kustannukset /
resurssit
Vaihe 1: 2016
Vaihe 1: 2017
Vaihe 3: 2018-2019
TYÖSTÖVAIHE

Kommentoitavaksi:
Käynnistysvaiheen tehtävät ja toimintamalli vuonna 2016
Käynnistysvaiheessa lähdetään liikkeelle kolmella tehtävällä/tehtäväkokonaisuudella.
Aluksi: Digi Officen toiminnan käynnistäminen
‒ Digi Officen toimintamallin luominen ja siitä viestiminen
1. Digiedellytysten edistäminen
‒ Hallitusohjelman digitalisaatiotavoitteiden ja yhteisen suunnan viestiminen
‒ Arviointikriteerit digihankkeille, priorisointimalli, rahoituksen hankinnan tukeminen sekä mittarit onnistumisen
seurantaan
‒ Digi Office myös eskaloi alasajattevat kokeilut/hankkeet JulkICT:lle, joka vie asiat eteenpäin TAE/JTS-
käsittelyyn
‒ Digiosaamisen kehittäminen/lisääminen hallinnossa
‒ Uudenlaisen kulttuurin luominen (palveluketjut asiakkaan näkökulmasta, muutoksen johtaminen)
‒ Muutosjohtaminen
‒ tarjotaan mm. yhteisiä välineitä ja malleja DigiSuomi-palvelun kautta
‒ ollaan aktiivisesti esillä ja keskustellaan avoimesti digitalisaatiosta
‒ Virastot voivat kutsua muutosjohtamisen asiantuntijoita tukemaan palveluiden suunnittelussa ja
jalkauttamisessa
‒ Yhteistyömallit ja yhteistyö olemassa olevien hankkeiden kanssa (mm. TYÖ 2.0, KaPA, Juhta,
Kuntaliitto, Hansel)
‒ Tuetaan parhaiden käytäntöjen jakamisessa (esimerkkipankit DigiSuomi-palvelussa)
8
TYÖSTÖVAIHE

Kommentoitavaksi:
Käynnistysvaiheen tehtävät ja toimintamalli vuonna 2016
2. Käynnistetään nopeiden voittojen metsästys ja poikkihallinnollinen yhteistyö
‒ Valitaan kaikkein kuumimmat kehittämiskohteet, joissa asiakashyöty on suurin
‒ Virastokohtaiset pilotit sekä hallinnon läpileikkaavat teemat (analytiikka, robotiikka yms.)
‒ Autetaan löytämään omistaja poikkihallinnollisille palveluketjuille
‒ DigiOffice tukee alkuun lähdössä ja verkostojen luomisessa
‒ Tehdään tiivistä asiakastyötä eri virastojen kanssa
‒ Tunnistetaan samalla myös kokeiluaihioita
‒ Virastot voivat kutsua Digi Officen asiantuntijoita tukemaan esim. digihankkeiden valmistelussa tai
pulmatilanteissa
‒ Luodaan ja ylläpidetään tilannekuvaa koko yhteiskunnan käyttöön (mikä toimija tekee mitäkin, missä
aikataulussa… (huom. kyseessä kevyt tilannekuva, ei varsinaista hankeseurantaa > hallinnollinen taakka ei
saa nousta liian suureksi)
3. Verkostojen luominen, tukeminen ja aktivointi
‒ Autetaan eri osapuolia löytämään toisensa (yksityinen ja julkinen sektori, allianssikehittäminen)
‒ Tunnistetaan verkostoista nousevia kokeilu- ja yhteistyöaihioita
‒ Hyödynnetään innovatiivisia hankintoja ja ketteriä alihankintaverkostoja
‒ Tehdään aktiivista yhteistyötä korkeakoulujen kanssa (esim. Hackaton)
9
TYÖSTÖVAIHE

Kommentoitavaksi:
Digi Officen tehtävät 2017 
Digi Officen toimintaa laajennetaan käynnistysvaiheen jälkeen vuoden
2017 alusta.
Vuoden 2017 tehtävät ja tavoitteet tarkennetaan syksyllä 2016.
Tavoitteena on, että Digi Officen toiminta on täydessä laajuudessaan
vuoden 2017 syksyllä.
10
TYÖSTÖVAIHE

Työpaja 3: Resurssit
(mm. rahoitus, kyvykkyydet, henkilöiden lukumäärä)
Työstövaihe alkaa 6.6.2016 työpajassa, tulokset
kommentoitavaksi

Työpajassa keskusteltavaksi:
Luonnos resurssipohdintaan (1/2)
Mitä osaamista/resursseja DigiOfficeen tarvitaan?
‒ Julkishallinnon kokonaiskuvan tuntemusta
‒ Palvelumuotoilua
‒ Muutosjohtamista
‒ Hankintaosaamista, digi-lakiosaamista
(kokonaiskuva)
‒ Kykyä luoda ja ylläpitää verkostoja, kykyä kuunnella
‒ Toimeenpanokykyä
‒ Kyky nähdä suuri kuva, pelkistää/tiivistää
‒ Hankeosaamista
‒ Ketteryyttä, osaamista scrum-menetelmistä, nopeita
päätöksiä/toteutusta (valtuudet toteuttaa,ei vain
suunnitella)
‒ Avointa mieltä + avoin toimintatapa
‒ Osaamista uudenlaisten työskentelytapojen
hyödyntämiseen (joukkoistaminen, some, työpajat
yms.)
‒ Osataan hankkia osaamista, mm. verkostojen kautta
‒ Markkinointiosaamista
‒ Kykyä osallistua yleiseen digitalisaatiokeskusteluun
‒ Huom. Hallinnollinen taakka minimoitava
Mitä osaamista/resursseja hankitaan verkostoista /
ostamalla?
‒ Palvelumuotoilu
‒ Koodaaminen
‒ Hankintaosaamista, digi-lakiosaamista (saadaanko
ostettua Hanselilta?)
‒ ….
Miten verkostoja luodaan, miten verkostot toimivat?
‒ Eri osaajien iskujoukkoja, jotka myös jakavat tiedon
eteenpäin
‒ Oltava rohkeita henkilöitä, jotka osaavat myös
kyseenalaistaa nykyisiä toimintamalleja > kykyä
nähdä tavoite/suuri kuva
‒ Epävirallisia muutosjohtajia
‒ Henkilöitä myös yksityiseltä sektorilta haastamaan,
tuomaan uutta ajattelua
12

Työpajassa keskusteltavaksi:
Luonnos resurssipohdintaan (2/2)
‒ Rahoitus henkilöresurssehin?
‒ Digi Officen omat henkilöresurssit? (Digi Officella omaa henkilöstöä 7-15?)
‒ Virastoista lainassa olevat henkilöt?
‒ Alihankkijat?
‒ Rahoitus toiminnan kehittämiseen, markkinointiin, fasilitointiin?
‒ Rahoitus kokeilu- ja pilottihankkeisiin?
‒ Rahoitus varsinaisiin hankkeisiin, jos hankkeita tehdään osittain Digi Officen vastuulla (päävastuu kuitenkin
prosessinomistajalla)?
‒ Verkostojen käyttämä työaika? Kuka maksaa?
13

‒ Digi Officen toiminnan tavoitteena on tukea hallitusohjelman
tavoitteiden toteuttamista muun muassa julkisten palveluiden
digitalisoinnissa, kokeilukulttuurin käyttöönotossa sekä johtamisen
ja toimeenpanon parantamisessa.
‒ Tavoitteen toteutuksessa noudatetaan osaamiskeskusperiaatetta,
jossa kehittämiseen kootaan kriittinen massa, jonka toiminta on
vaikuttavampaa ja kustannustehokkaampaa kuin hallinnossa
hajallaan olevan osaamisen.
‒ Lähtökohtana on, että toiminnan vaikutukset ja hyödyt ylittävät
merkittävästi toiminnan kustannukset.
14
Tavoitteet:
Lisälukemista: Digi Officen taustat (1/7)

‒ Digi Officen tehtävänä on kirittää valtionhallinnon toimintatapojen
uudistamista, levittää osaamista sekä toteuttaa ja tukea valittuja
hankkeita. Tehtävää hoidetaan poikkihallinnollisesti ja koordinoinnin
kautta tuotetaan lisäarvoa hallinnon kehittämiseen, toimintatapojen
uudistamiseen ja tuottavuusloikkaan.
‒ Ehdotamme, että Digi Officen toiminta käynnistetään ketterällä
toimeenpanolla, jolloin toimintamallit ja tehtävät muotoutuvat
tekemisen ja oppimisen kautta. Kokeilutoiminnan ja sen tukemisen
tulee olla yksi Digi Officen toiminnan kulmakivistä. Kokeilujen
lisäksi toimenpiteitä suunnataan vaikuttavuudeltaan merkittävimpiin
hankkeisiin ja toimintatapauudistuksiin.
15
Toimintatapa:
Lisälukemista: Digi Officen taustat (2/7)

‒ Kyse on muun muassa yhteistyön lisäämisestä, vastuiden
selkeyttämisestä, toimintakulttuurin ja osaamisen kehittämisestä
sekä muutosjohtamisen lujittamisesta. Digi Officen tehtävänä on
luoda uudenlaisia toimintamalleja ja lisätä poikkihallinnollista
yhteistyötä.
‒ Tehtävää voidaan toteuttaa esimerkiksi digi- ja hankeosaajien
henkilökiertokokeiluilla sekä määrittämällä asiakaslähtöisesti
poikkihallinnollisia palveluketjuja sekä selkeyttämällä niihin liittyviä
rooleja ja vastuita.
16
Tehtävät – Edellytysten vahvistaminen
Lisälukemista: Digi Officen taustat (3/7)

‒ Tehtäviä suunnataan vaikuttavuudeltaan merkittävimpiin hankkeisiin ja
toisaalta kohteena voivat olla ketterät kokeilut ja nopeat parannukset.
Tehtäväalueen keskeisenä tavoitteena on varmistaa digitalisoinnin
periaatteiden käytännön toteutuminen ja kehittämispanosten järkevä
kohdentaminen (esim. päällekkäisyyksien poistaminen).
‒ Tuen ja koordinaation tehtäväalueella Digi Officen keskeisiä tehtäviä ovat
osallistuminen valittuihin hankkeisiin ja kokeiluihin, erikseen sovittavien
hankkeiden toteutus ja hankkeiden johtaminen, hyvien käytäntöjen
edistäminen ml. vertailukehittämisen hyödyntäminen, ulkoinen ja sisäinen
viestintä, osaamisen jakaminen sekä verkostojen ylläpito.
17
Tehtävät – Tuki ja koordinaatio
Lisälukemista: Digi Officen taustat (4/7)

‒ Tuottaa yhtenäistä tilannekuvaa keskeisten kehittämistehtävien
etenemisestä ja digitalisaatiotavoitteiden toteutumisesta. Digi Office
tarkastelee säännöllisesti käynnissä olevia hankkeita sekä tuottaa
tarvittavia vaikuttavuus- ja kustannushyötyarvioita hanke-
ehdotuksista ja -aihioista yhdessä virastojen ja ministeriöiden
kanssa. Digi Officen tehtävänä on lisätä avoimuutta ja tuottaa
tietoa päätöksenteon tueksi jo kehittämishankkeiden
valmisteluvaiheessa.
‒ Näiden lisäksi Digi Officella voi toiminnan käynnistyksen ja
asiakaskysynnän pohjalta olla muita tehtäviä.
18
Tehtävät – Tilannekuva ja analysointi
Lisälukemista: Digi Officen taustat (5/7)

‒ Digi Officen poikkihallinnollinen rooli edellyttää tarvittavan
toimivallan toteamista tai säätämistä. Digi Officen toiminnan
lähtökohtana tulee olla hallinnon tarpeet, mutta sillä on oltava myös
toimivaltaa esimerkiksi yhteistyön lisäämiseen.
‒ Digi Office raportoi tehtävistään ja niiden vaikuttavuudesta sekä
tunnistetuista hallinnon kehittämistarpeista valtiovarainministeriölle.
19
Toimivalta ja raportointi
Lisälukemista: Digi Officen taustat (6/7)

Menestyksellisyys edellyttää
‒ tähän toimintoon nimettyä, riittävää resursointia.
‒ osittain uuden osaamisen hankkimista ja haltuunottoa hyödyntäen
mm. aktiivista henkilökiertoperiaatetta.
‒ Benchmarck & Best Practise -hyödyntämistä
20
Resursointi ja osaaminen
Lisälukemista: Digi Officen taustat (7/7)