1. Metadata is a messy subject!Metadata is a messy subject!
Metadatasets voor eenMetadatasets voor een
overheidsadministratieoverheidsadministratie..
Robert NouwenRobert Nouwen
Informatie aan Zee,Informatie aan Zee,
2013-09-122013-09-12

2. InleidingInleiding
 SituatieSituatie
 DefinitieDefinitie
 Belang van metadataBelang van metadata
 Soorten metadataSoorten metadata
 Standaarden en schema’sStandaarden en schema’s
 StrategieStrategie
 TrajectTraject
 ToekomstToekomst
Informatie aan Zee 2013

3. InleidingInleiding
““In de archieven lopen er nogal wat lui rond zoalsIn de archieven lopen er nogal wat lui rond zoals
ik, d.w.z. historici die worden geconfronteerdik, d.w.z. historici die worden geconfronteerd
met een toenemend aantal digitale dossiers enmet een toenemend aantal digitale dossiers en
die nooit kaas hebben gegeten van processen,die nooit kaas hebben gegeten van processen,
metadata, en tutti quanti.”metadata, en tutti quanti.”
““Buiten de archieven lopen er nogal wat lui rondBuiten de archieven lopen er nogal wat lui rond
die willen digitaliseren, maar geen kaas lusten!”die willen digitaliseren, maar geen kaas lusten!”
Informatie aan Zee 2013

4. 1. Situatie1. Situatie
Informatie aan Zee 2013

5. Informatie aan Zee 2013

6.  In totaal ca. 150
metatdata
 Meestal vrij toe te
kennen
 Worden amper gebruikt
Informatie aan Zee 2013

7. 2. Definitie2. Definitie
De ISO-15489:2001 definieert metadata alsDe ISO-15489:2001 definieert metadata als
““data describing the context, content anddata describing the context, content and
structure of records and their managementstructure of records and their management
through timethrough time.” Metadata zijn gegevens die.” Metadata zijn gegevens die
de karakteristieken van bepaalde gegevensde karakteristieken van bepaalde gegevens
beschrijven. Het zijn data over data,beschrijven. Het zijn data over data,
informatie over informatie, hier specifiekinformatie over informatie, hier specifiek
betrokken op dossiers en documenten.betrokken op dossiers en documenten.
Informatie aan Zee 2013

8. 3. Belang3. Belang
 Waarom metadata ?Waarom metadata ?
 Metadata beschermen informatieMetadata beschermen informatie
 Informatie naast personeel 2Informatie naast personeel 2dede
pijler van iederepijler van iedere
organisatieorganisatie
 Standaardisering van de informatieStandaardisering van de informatie
 Noodzakelijk voor beheren en uitwisselenNoodzakelijk voor beheren en uitwisselen
 Vindbaarheid van de informatieVindbaarheid van de informatie
Informatie aan Zee 2013

9. 4. Soorten4. Soorten
Drie groepen metadata:Drie groepen metadata:
 1.Contextuele of beschrijvende metadata1.Contextuele of beschrijvende metadata
(identificatie, titel, …. );(identificatie, titel, …. );
 2.Administratieve of beheersmetadata2.Administratieve of beheersmetadata
(autorisatie, logistieke gegevens, eigendom,(autorisatie, logistieke gegevens, eigendom,
formele herkomst, verantwoording vanformele herkomst, verantwoording van
beheersactiviteiten);beheersactiviteiten);
 3.Technische metadata (software, hardware,3.Technische metadata (software, hardware,
opslagformaat).opslagformaat).
Informatie aan Zee 2013

10. 5. Standaarden en schema’s5. Standaarden en schema’s
 Eerste hulpmiddelen:Eerste hulpmiddelen:
 E-David: http://www.edavid.be/E-David: http://www.edavid.be/
 Glossary of Metadata Standards:Glossary of Metadata Standards:
http://www.dlib.indiana.edu/~jenlrile/metahttp://www.dlib.indiana.edu/~jenlrile/meta
datamap/seeingstandards_glossary_pamphletdatamap/seeingstandards_glossary_pamphlet
.pdf.pdf
 CEST, de Cultureel Erfgoed StandaardenCEST, de Cultureel Erfgoed Standaarden
Toolbox: www.projectCEST.beToolbox: www.projectCEST.be
Informatie aan Zee 2013

11. 5. Standaarden en schema’s5. Standaarden en schema’s
 Algemene standaarden:Algemene standaarden:
 Open Archival Information System (OAIS)Open Archival Information System (OAIS)
 Dublin Core Metadata Element SetDublin Core Metadata Element Set
 Specifieke standaarden:Specifieke standaarden:
 Archivering: EAD: Encoded Archival Description ;Archivering: EAD: Encoded Archival Description ;
ISAD(G): General International Standard ArchivalISAD(G): General International Standard Archival
DescriptionDescription
 Recordmanagement: ISO 15489-1:2001, InformationRecordmanagement: ISO 15489-1:2001, Information
and documentation - Records management;and documentation - Records management; MoReq2:MoReq2:
Model Requirements for the Management ofModel Requirements for the Management of
Electronic RecordsElectronic Records
Informatie aan Zee 2013

12. 5. Standaarden en schema’s5. Standaarden en schema’s
 Metadataschema van de Vlaamse overheid,Metadataschema van de Vlaamse overheid,
2009-20112009-2011
 ReMANO 2004 (Records Management ApplicatiesReMANO 2004 (Records Management Applicaties
voor de Nederlandse Overheid) + Overheid.nlvoor de Nederlandse Overheid) + Overheid.nl
Web Metadata Standaard (OWMS)Web Metadata Standaard (OWMS)
 Australian Standard on Records Management (ASAustralian Standard on Records Management (AS
ISO 115489)ISO 115489)
 Standaard metadata voor digitaalStandaard metadata voor digitaal
informatiebeheer, StadsArchief Amsterdaminformatiebeheer, StadsArchief Amsterdam
(SAA)(SAA)
Informatie aan Zee 2013

13. 6. Strategie6. Strategie
 Voor het opstellen van een metadataschemaVoor het opstellen van een metadataschema
voor de eigen organisatie stellen zich devoor de eigen organisatie stellen zich de
volgende vragen:volgende vragen:
 welke standaard willen wij gebruiken?welke standaard willen wij gebruiken?
 welke metadata, welke kern-metadata weerhoudenwelke metadata, welke kern-metadata weerhouden
wij?wij?
 hoe gebeurt de invulling? Trefwoordenlijsten,hoe gebeurt de invulling? Trefwoordenlijsten,
taxonomieën, thesauri, richtlijnentaxonomieën, thesauri, richtlijnen
 hoe gebeurt de bewaking van de achterliggendehoe gebeurt de bewaking van de achterliggende
metadatasets.metadatasets.
Informatie aan Zee 2013

14. 6. Strategie6. Strategie
 CruciaalCruciaal
 Draagvlak bijDraagvlak bij
leidinggevendenleidinggevenden
 Draagvlak bijDraagvlak bij
gebruikersgebruikers
Informatie aan Zee 2013

15. 6. Strategie6. Strategie
 Basisprincipes:Basisprincipes:
 Een organisatiebreed & duurzaamEen organisatiebreed & duurzaam
metadatamodelmetadatamodel
 Een beperkt aantal metadataEen beperkt aantal metadata
 Maximaal streven naar automatiseringMaximaal streven naar automatisering
 Duidelijk aangeven : verplicht vs.Duidelijk aangeven : verplicht vs.
vrijblijvendvrijblijvend
 Quick wins !Quick wins !
Informatie aan Zee 2013

16. 6. Strategie6. Strategie
 Dublin Core:Dublin Core:
 Een eenvoudige generieke metadataEen eenvoudige generieke metadata
standaardstandaard
 Gelimiteerd, maar uitbreidbaar middels DC-Gelimiteerd, maar uitbreidbaar middels DC-
qualifiersqualifiers
 Toepasbaar op alle soorten digitale objectenToepasbaar op alle soorten digitale objecten
 In hoge mate compatibel met ISAD(G) en EADIn hoge mate compatibel met ISAD(G) en EAD
Informatie aan Zee 2013

17. 6. Strategie6. Strategie
Informatie aan Zee 2013

18. 5. Strategie5. Strategie
Informatie aan Zee 2013

19. 6. Strategie6. Strategie
 OfficedocumentenOfficedocumenten
 Sharepoint als samenwerkingsplatformSharepoint als samenwerkingsplatform
Informatie aan Zee 2013

20. 6. Strategie6. Strategie
Informatie aan Zee 2013

21. 7.Traject7.Traject
 Opstellen van een metadataschemaOpstellen van een metadataschema
 Quick Wins (Office, Sharepoint, beeldbank)Quick Wins (Office, Sharepoint, beeldbank)
 DMS, personeelsbeheer, enz… o.m. Ariadne,DMS, personeelsbeheer, enz… o.m. Ariadne,
Aphrodite, enz.Aphrodite, enz.
 Ontwikkeling van trefwoordenlijstenOntwikkeling van trefwoordenlijsten
 E-depot: toevoeging van specifieke metadata inE-depot: toevoeging van specifieke metadata in
functie van ISAD(G), EAD en ISAAR(CPF)functie van ISAD(G), EAD en ISAAR(CPF)
Informatie aan Zee 2013

22. 7. Traject7. Traject
Toepassing Is het element toepasbaar op dossiers of documenten of beide?
Definitie Een formele definitie van het element
Belang Het belang van het element:
-Verplicht
-Voorwaardelijk
-Optioneel
Doel Toelichting op het doel van het document
Toelichting Eventuele opmerkingen ter ondersteuning van het gebruik van het element
Type Toelichting op het gebruik van het element ter verduidelijking van het gebruik
Voorbeelden Enkele voorbeelden van het element ter verduidelijking van het gebruik
Naam De formele naam van het element conform de DC-standaard
Compatibel In welke andere standaard komt het element voor?
Mapping In welke schema’s van andere overheidsinstellingen komt het element voor?
URI De formele identifier van het element conform de DC-standaard
XML-syntax Formele syntax van het element weergegeven in XML conform de DC-standaard
Toekenningswijze Automatisch; semi-automatisch; handmatig
Informatie aan Zee 2013

23. 7. Traject7. Traject
Element Sub-element Verplicht - Optioneel
Identifier Verplicht
Titel Verplicht
Onderwerp Verplicht
Beschrijving Voorwaardelijk
Maker Verplicht
Instantie Verplicht
Herkomst Optioneel
Medewerker Voorwaardelijk
Uitgever Optioneel
Datum Verplicht
Datum wijziging Verplicht
Datum geaccepteerd Voorwaardelijk
Datum voorgelegd Voorwaardelijk
Datum vernietiging Verplicht
Dekking Optioneel
Datum admin. Bewaartermijn Optioneel
Documentsoort Voorwaardelijk
Formaat Verplicht
Bron Optioneel
Taal Optioneel
Relatie Optioneel
Historiek Optioneel
Rechten Voorwaardelijk
Toegangsrechten Verplicht
Gerelateerde informatie Optioneel
Informatie aan Zee 2013

24. 7. Traject7. Traject
Naam Onderwerp
Toepassing Dossier en document
Definitie Het onderwerp van de informatiebron
Belang Verplicht
Doel Stelt de gebruiker in staat een dossier te vinden op basis van het onderwerp.
Toelichting Kenmerkend: het subject wordt gepresenteerd via sleutelbegrippen,
omschrijvingen of classificatiecodes. De aanbevolen best practice is het gebruik
van een gecontroleerde woordenlijst. Voorbeelden zijn ‘subsidieaanvraag’,
‘weddevaststelling’, enz.
Het veld mag herhaald worden (bv. Beleidsdomein (cluster), beleidsdomein
(specifiek), Onderwerp). Specifiek gaat het bijvoorbeeld om het beleidsdomein
gekoppeld aan het formele onderwerp van het dossier.
Type Tekst
Voorbeelden Cultuur – Erfgoed - Restauratie
Naam dcterms: subject
Compatibel DC
Mapping VLOV; OWMS 4.0; SAA
URI http://purl.org/dc/terms/subject
XML-syntax <dc:subject>Cultuur_Erfgoed_Restauratie </dc:subject>
Toekenningswijze Semi-automatisch via uitklaplijst
Informatie aan Zee 2013

25. 7. Traject7. Traject
 aan ieder dossier een beperkte en gestructureerde lijstaan ieder dossier een beperkte en gestructureerde lijst
van metadata te koppelenvan metadata te koppelen
 aan ieder document een beperkte en gestructureerdeaan ieder document een beperkte en gestructureerde
lijst van metadata te koppelenlijst van metadata te koppelen
 trefwoordenlijsten (bv. beleidsdomeinen)trefwoordenlijsten (bv. beleidsdomeinen)
 een meer omvangrijke en niet gestandaardiseerde lijsteen meer omvangrijke en niet gestandaardiseerde lijst
van specifieke metadata op niveau van het dossier,van specifieke metadata op niveau van het dossier,
naar gelang de noodwendigheden en vragen van denaar gelang de noodwendigheden en vragen van de
diensten facultatief ter beschikking te stellen.diensten facultatief ter beschikking te stellen.
 in functie van archivering specifieke metadata volgensin functie van archivering specifieke metadata volgens
o.m. ISAD(G) en ISAAR(CPF) toe te voegen.o.m. ISAD(G) en ISAAR(CPF) toe te voegen.
Informatie aan Zee 2013

26. 8. Toekomst8. Toekomst
 Digitaal depotDigitaal depot
 GecertifieerdGecertifieerd
archiefarchief
 OAIS-compliantOAIS-compliant
Informatie aan Zee 2013

27. V&AV&A
 ????????????????????????????????????????????????????????
Informatie aan Zee 2013