Jan Bollansee, “Databanken in de bibliotheek: klik hier voor meer informatie”

1. Databanken in de
bibliotheek: klik hier voor
meer informatie
Studiedag VRB/VVBAD: Digitale bibliotheek
en erfgoed. Ook iets voor mij?!
Jan Bollansée
KU Leuven Universiteitsbibliotheekdiensten
6 mei 2015

2. Programma
I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
II. Licensed to inform: databanken en licenties
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
IV.Gebruik van databanken
V. Samenvattend

3. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
1. Wat is een databank?
o moeilijke kwestie
 onderscheid met website niet altijd duidelijk
 bij definities dikwijls uitwendige kenmerken gebruikt
die niet uniek zijn
 vorm voortdurend in ontwikkeling

4. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
1. Wat is een databank?
o website FOD Economie, K.M.O., Middenstand en
Energie: Intellectuele eigendom -> rechtsbescherming
van databanken
• zowel elektronisch als niet elektronisch
• verzameling van gegevens
• samenstellende elementen zelfstandig/onafhankelijk van elkaar
te raadplegen
• samenstellende elementen niet noodzakelijk auteursrechtelijk
beschermd
• systematisch of methodisch geordend
• met hulpmiddel om elk element afzonderlijk te kunnen vinden
(index, inhoudstafel, zoekfunctie)
http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/Intellectuele_Eigendom/Rechtsbescherming_databanken/wat/#.VUfBFvntmko
(geraadpleegd 4 mei 2015)

5. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
2. Elektronische databanken
o CD-rom of online
o gratis/Open Access vs betalend/Deep Web
o algemeen/multidisciplinair voor een grote gebruikers-
groep of specifiek voor een afgebakende doelgroep
o aggregator vs afzonderlijke uitgever
o archieven/back files vs. actuele informatie

6. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
2. Elektronische databanken
o diverse types naargelang de inhoud
- numerieke, statistische en andere berekende gegevens
- catalogi
- zuiver bibliografisch: A&I services = Abstracting & Indexing
- “full text” databanken: niet alleen referenties, ook de inhoud
tekstueel
auditief (streaming audio)
visueel (afbeeldingen)
audiovisueel (streaming video)
- citatiedatabanken: bibliografie + bibliometrie

7. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
2. Elektronische databanken
o verdere ontwikkelingen
- Traditionele onderscheiden vervagen: het “artikel van de
toekomst” bestaat uit een combinatie van tekst, audiovisueel en
grafisch materiaal
- Institutional repositories: Open Access databanken van
onderwijs- en onderzoeksinstellingen (zie OpenDOAR)
- Nieuwste type: catalogi en repositories met research data –
uitdaging voor organisaties (opslagcapaciteit) én bibliotheken
(beschrijving en ontsluiting)

8. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
3. Inhoudelijke bijdrage aan bibliotheekcollecties
o A&I / bibliografische databanken aanvankelijk het
neusje van de zalm, met geavanceerde zoek-
functionaliteit
o MAAR zoekproces ogenschijnlijk danig vereenvoudigd
door gebruiksvriendelijke elektronische zoekmachines
o GEVOLG:
- gebruikers zijn verwend en willen met een minimum aan clicks
full text kunnen raadplegen
- aantal zoekacties en sessies in bibliografische databanken op
paar jaar tijd drastisch teruggelopen, terwijl aantal full text
downloads onverminderd stijgt

9. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
3. Inhoudelijke bijdrage aan bibliotheekcollecties
o Rechtstreekse toegang tot full text is belangrijker
geworden dan een weloverwogen zoekstrategie
o bibliotheken investeren beperkt budget liever meteen in
content, die de eindgebruiker sowieso weet te vinden
o zuiver bibliografische bronnen opwaarderen d.m.v.
OpenURL link resolver
- praktische tool met linking op basis van metadata en unieke ID’s
- vertrekkend van bibliografische beschrijving in databank X de
gebruiker zo dicht mogelijk bij full text in databank Y brengen,
indien beschikbaar in de eigen collectie

10. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
4. Acquisitieproces
o Kleine bibliotheek: eigen verantwoordelijkheid
o Grote instelling met deelbibliotheken: eigen en gedeelde
verantwoordelijkheid
o Al dan niet in overleg met doelpubliek
(collectieverantwoordelijken, gebruikers, …)
o Hoe groter het budget, en hoe talrijker de gegadigden,
hoe langer en complexer het besluitvormingsproces

11. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
4. Acquisitieproces
o Criteria voor besluitvorming
 Inhoud
 Prijs
 Impactfactoren
 gebruik
o Try before you buy: trial / proefperiode

12. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
1. Wat?
o overeenkomst tussen licentiegever/licensor en
licentienemer/licensee: standaardtekst, desgevallend
aangevuld met specifieke addenda/supplementen
o bepaalt welke bron je aangeschaft hebt
o stipuleert rechten & plichten van beide betrokken
partijen
o zowel voor gratis als betalende bronnen

13. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
2. Bijzondere licentiebepalingen
o Definitie van geautoriseerde gebruikers
 leden van de organisatie: in geval van universiteiten huidige staf
& studenten / gepensioneerden en alumni NIET
 walk-in users: geregistreerde gebruikers die geen lid zijn van de
organisatie, maar voor de duur van hun bezoek ter plaatse
toegang krijgen
o Prijsbepaling op basis van aantal (potentiële) gebruikers
 FTE: totaal aantal mogelijke gebruikers
 Sim Users: aantal gebruikers dat de databank tegelijkertijd kan
raadplegen

14. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
2. Bijzondere licentiebepalingen
o Specifieke gebruiksvoorwaarden
• interbibliothecair leenverkeer
• on / off campus
• gebruik van gelicentieerd materiaal in elektronische
leeromgeving
• bijzondere software: bv. toepassing om documenten te lezen
• …

15. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
2. Bijzondere licentiebepalingen
o Uitzonderlijke gebruiksvoorwaarden
• link met de organisatie: aparte regelingen bedingen voor
ongewone omstandigheden
• uitgever kan tijdelijke maatregelen treffen: bv. extra toegangen
tijdens examenperiode, ter gelegenheid van conferentie, …

16. III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
1. Aanbod bekendmaken
 catalogus
 Website en sociale media
• link (naar simple of advanced search)
• inhoudelijke beschrijving
• informatie over gebruik
 info- en/of hands-on sessies
 promotiemateriaal in de bib (brochures)

17. 2. Integratie in discovery service
discovery service omvat
o traditionele catalogus: overzicht van beschikbare –
fysieke, elektronische en digitale – materialen op
titelniveau
o gegevens uit wetenschappelijke databanken en full text
collecties
• hetzij via federated search (live zoekacties in externe
databanken)
• hetzij via centrale geaggregeerde index van wetenschappelijke
publicaties = ‘Google’ ervaring: gebruiker kan alle/deel van de
beschikbare bronnen op één platform doorzoeken
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken

18. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
verschillende manieren van authenticatie
o traditionele vorm: logingegevens (gebruikersnaam +
wachtwoord)
• Wachtwoordenbeheer
• Bezorging aan eindgebruiker
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken

19. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
verschillende manieren van authenticatie
o nu wijdverspreid: IP-adresherkenning
• organisatie of instelling registreert IP-adres(sen)/IP-
range(s) bij uitgever of leverancier
• iedere gebruiker die vanop die adressen/ranges surft, krijgt
ongehinderd toegang tot de gelicentieerde bron(nen)
• Probleem: gebruikers vaak buiten institutioneel netwerk
• Oplossing: proxy server – maar extra investering & werk
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken

20. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
verschillende manieren van authenticatie
o nieuwste methode: shibboleth / institutionele login
• via nationale Belnet Research & Education Federation
• speelt bemiddelende rol tussen Identity Providers (organisaties &
instellingen) & Service Providers (uitgevers & leveranciers)
• ‘single sign on’: toegang tot eigen toepassingen én externe
databanken = groot gebruiksgemak voor eindgebruiker
• wel ook investering: papierwerk (juridisch) & configuratie
(technisch)
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken

21. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
voordeel van authenticatie: meetbaar gebruik
o uitgevers van betalende databanken stellen gebruiks-
gegevens ter beschikking
 databanken: aantal zoekacties & sessies
 full text databanken: downloadcijfers
o belangrijk hulpmiddel bij evaluatie van databanken met
het oog op eventuele hernieuwing
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken

22. 1. Databanken & de eindgebruiker
verwachtingspatroon: de informatievaardige gebruiker die
o nood aan informatie kan erkennen en bepalen
o efficiënt de nodige informatie kan opzoeken
o gevonden informatie kritisch kan evalueren en verwerken
o zoekresultaten kan bewaren en beheren
o gevonden informatie correct weet te gebruiken, rekening
houdend met de economische, juridische en sociale
aspecten van dat proces
IV. Gebruik van databanken

23. 1. Databanken & de eindgebruiker
databanken zijn bij uitstek nuttige instrumenten
o geavanceerde zoekfunctionaliteit (onderwerpen en
trefwoorden / operatoren voor complexe zoekacties)
o opportuniteiten voor bewaren en beheren van zoek-
resultaten
• zoekacties opslaan & attenderingen instellen
• records exporteren naar bibliografische software
o citatiedatabanken bieden extra gegevens voor analyse
en evaluatie van informatie binnen het wetenschappelijk
domein
IV. Gebruik van databanken

24. 1. Databanken & de eindgebruiker
MAAR databanken zijn complexer dan zoekmachines
o verschillende inhoud
o verschillende interfaces
o beschikbare zoekfunctionaliteit telkens weer anders
DAAROM…
IV. Gebruik van databanken

25. 2. Databanken & de bibliothecaris
Bibliothecaris moet over didactische vaardigheden beschikken
o onderliggende principes achter uiterlijke verschillen
duidelijk maken
o per databank inhoudelijke troeven & concrete mogelijk-
heden inzake zoeken + beheer van zoekresultaten
toelichten
o gebruiker informatievaardiger maken met behulp van
 handleidingen
 kennisclips en andere online leermaterialen
 tutorial
IV. Gebruik van databanken

26. V. Samenvattend
Elektronische databanken belangrijke troeven
- online bereikbaar, voor gebruikers van grote
organisaties met de nodige infrastructuur zelfs 24/7
- geavanceerde zoekmogelijkheden
- gecontroleerde inhoud, in toenemende mate ook
meteen beschikbaar
- meetbaar gebruik

27. V. Samenvattend
Elektronische databanken belangrijke troeven
… maar vergen wel inspanningen van de bibliothecaris
• financieel
• ontsluiting
• toegankelijkheid
• gebruik

28. Bedankt!
Jan Bollansée
KU Leuven Universiteitsbibliotheekdiensten
jan.bollansee@bib.kuleuven.be