Eengemaakt Bibliotheeksysteem

1. IAZ 15 september 2017
Tot nu … wat nu?

2. Welkom!

3. 13u30-14u15 Eengemaakt bibliotheeksysteem
Door: Katie Pieters, Bart Beuten, Johan Mijs

4. 14u15-15u Bibliotheekwebsites
Door: Kris De Winter, Liesbeth Thiers

5. Agenda
1. Tot nu
a. Historiek en context
b. Wat is het eengemaakt bibliotheeksysteem?
c. Aanbestedingsprocedure
2. Gunningsbeslissing
3. Wat nu?
a. Functioneel-technisch
b. Bestuurlijk-organisatorisch

6. Historiek en context

7. Open Vlacc (1987-...)

8. Provinciale Bibliotheeksystemen (2004-...)

9. Bibliotheekportalen catalogus (2009-...)

10. Mijn Bibliotheek (2013-...)

11. Studie systeemarchitectuur (2013)
Het is noodzakelijk om de initiatieven
op de verschillende werven te
consolideren in een globale
systeemarchitectuur. Dit vereist werk
aan de harmonisatie en de normalisatie
van de systeemarchitectuur van de
digitale bibliotheek. De systemen die
vandaag stabiele en niet-unieke
bedrijfsprocessen ondersteunen (bv.
uitleen, lenersbeheer, ...) dienen
geconsolideerd te worden om de
complexiteit van de
systeemarchitectuur te verminderen en
de kostenefficië ntie te maximaliseren.

12. Haalbaarheidsstudie (2014-2015)
Het beste kan gekozen worden voor é é n
geı̈ ntegreerd bibliotheeksysteem dat
van de markt wordt afgenomen en waar
alle Vlaamse bibliotheken in principe op
aangesloten kunnen worden.
Geı̈ntegreerd in de zin dat de
kernfunctionaliteiten voor de
ondersteuning van de meest stabiele en
uniforme bibliotheekprocessen binnen
é é n product van é é n leverancier
aanwezig zijn. Eengemaakt in de zin dat
er é é n installatie van het
bibliotheeksysteem komt, met é é n
database die alle informatie over
(fysieke) collecties, leners en uitleningen
van alle bibliotheken bevat, maar wel op
een zodanige manier dat elke
bibliotheek de eigen collectie, leners en
uitleningen beheert.

13. Voorbereiding bestek EBS (2016-2017)

14. Overdracht provinciale bevoegdheden (2016-2017)

15. Wat is het eengemaakt
bibliotheeksysteem?

16. Wat is EBS?
Het eengemaakt bibliotheeksysteem wordt een open,
betrouwbaar, gebruiksvriendelijk en geïntegreerd
softwaresysteem voor het consolideren van de stabiele
werkprocessen in de bibliotheek:
● Bestellen
● Catalografie
● Inventarisbeheer
● Lenersadministratie
● Uitlenen
● Financieel beheer
● Rapportage/statistieken

17. Doelstellingen
Het is een unieke kans om:
● Verschillende bibliotheeksystemen te vervangen door één
modern, gemeenschappelijk systeem
● De samenwerking tussen bibliotheken te versterken
● Een betere dienstverlening aan te bieden aan de leners
● Het onderhoud efficiënter en goedkoper te maken door
schaalvoordeel
● Verder te innoveren

18. Stakeholdersgroep
Continuïteit met de stuurgroep van de haalbaarheidsstudie
(provincies en 20 bibliotheken)
Antwerpen: provincie, Antwerpen, Kontich, Mechelen, Turnhout
Brussel: VGC, Muntpunt, Schaarbeek
Limburg: provincie, PBL, Hasselt, Genk, Lanaken
Oost-Vlaanderen: provincie, Gent, Aalst, Sint-Niklaas, Herzele
Vlaams-Brabant: provincie, Leuven, Zaventem
West-Vlaanderen: provincie, Brugge, Kortrijk, Waregem, Oostende,
Roeselare
Cultuurconnect

19. Projectorganisatie
● Juridisch projectteam
○ Hannes Cannie (teamleider)
○ Bart Beuten
○ Johan Mijs
○ Advocatenkantoor Stibbe
● Technisch-functioneel projectteam
○ Johan Mijs (teamleider)
○ Klaar Leroy
○ Lisbeth Vandoorne
○ Peter De Keyser
○ Katie Pieters (provincie Vlaams-Brabant)
○ Niki Priem (provincie West-Vlaanderen)
○ Kris De Winter (provincie Antwerpen)
○ Jeroen Cortvriendt (VGC)
○ Ron Deen (Ilionix)

20. Marktverkenning (RFI)
1. Axiell (Zweden)
2. Biblibre (Frankrijk)
3. Ciblis (België)
4. Equinox (VS)
5. HKA/OCLC (Nederland)
6. Infor (België)
7. Libis/ExLibris (België/Israël)
8. SirsiDynix (VS)
9. Systematic (Denemarken)
10. Innovative Interfaces (VS)

21. Participatief model
16 werkbezoeken (jan-feb 16) + 2 (dec 17)
5 workshops (april 16) + 3 (sept-okt 16)
6 infosessies (mei 16) + 1 (mei 17)
zomerenquête (jul-sept 16)
3 expertengroepen (dec-feb 17)
redactie bestek (feb 17)

23. Workshops

24. Infosessies

25. Expertengroepen
Juul Brepoels (Bib Leuven)
Anja Clevers (Bib Kortrijk)
Marijke De Smedt (Bib Erpe-Mere)
Christel Demeulemeester (Bib Roeselare)
Karen Dierckx (Bib Antwerpen)
Steven Duyck (Bib Westerlo)
Wim Maes (Bib Lommel)
Catherine Michielssen (Bib Brugge)
Hilde Vandeput (provincie Limburg)
Martine Van Herzeele (Bib Zottegem)
Jeroen Cortvriendt (VGC)
Gwenny Vlaemynck (Cultuurconnect)
Lisbeth Vandoorne (Cultuurconnect)
Gunter Broekmans (Bib Beringen)
Peter Dom (Bib Antwerpen)
Eline De Neef (provincie Oost-Vlaanderen)
Bea Jacquemyn (Muntpunt)
Tim Lerno (Bib Londerzeel)
Annemie Pijcke (Bib Hoeilaart)
Ruben Rogiest (Bib Nazareth)
Liliane Sannen (provincie Limburg)
Rita Van de Wiele (Bib Mechelen)
Roeland Voet (Bib Kortrijk)
Daphne Willems (Bib Oostende)
Niki Priem (provincie West-Vlaanderen)
Klaar Leroy (Cultuurconnect)
Katie Pieters (provincie Vlaams-Brabant)
Sandra Claeys (provincie Oost-Vlaanderen)
Robrecht Gossaert (BRoeRe)
Dirk Hermans (Bib Boutersem)
Koen Jacobs (Bib Antwerpen)
Patrick Kyei (Muntpunt)
Jefferie Maes (provincie Oost-Vlaanderen)
Tim Tavernier (Digipolis Antwerpen)
Marco Reali (Bib Genk)
Steven Van Hissenhoven (Bib Bilzen)
Ron Deen (Ilionx)
Kris De Winter (provincie Antwerpen)
Peter De Keyser (Cultuurconnect)
Johan Mijs (Cultuurconnect)
collectiecirculatietechnisch

26. Aanbestedingsprocedure

27. Aanbestedingsprocedure
● 17 december: start selectiefase (publicatie inschrijving)
● 30 januari 2017: indienen inschrijving
● 20 februari: selectie
● 15 maart: start gunningsfase (publicatie bestek)
● 2 vragenrondes
● 15 mei: indienen offertes
● eind mei: productdemonstraties
● 2 onderhandelingsrondes
● 18 augustus: indienen ‘best and final’ offerte
● 7 september: gunningsbeslissing

28. Bestek

29. Offertes

30. Projectteam

31. Productdemonstraties (filmpje!)

32. Gunningsverslag

33. Minimale eisen en gunningscriteria
● 458 minimale eisen (gefaseerd)
● Prijscriterium (25 punten): 1 totaalprijs
● Kwaliteitscriterium (75 punten): 307 vragen naar de kwaliteit
van de oplossing
○ Planning en projectaanpak (10 punten)
○ Functionele vereisten (35 punten): collectie, leners, circulatie, lijsten,
rapporten en statistieken, migratie, data-uitwisseling
○ Niet-functionele vereisten (20 punten): SLA, hosting en software,
monitoring en auditing, helpdesk, change en releasemanagement,
toegangsbeheer en user interface
○ Projecten (10 punten)

34. Gunningsbeslissing

35. Gunningsbeslissing
Totaal Brocade Library Services Cevi-Infor OCLC
100 73,3 69,7 83,7
Op basis van bovenstaande beoordeling rangschikken we de
kandidaten als volgt:
1. OCLC BV met derde entiteit HKA
2. Consortium Brocade Library Services NV met derde entiteiten Cipal
Schaubroeck en IMEC
3. Consortium Cevi-Infor

36. Wie zijn OCLC/HKA?

37. (Bicat) Wise

38. Wise
● Wise is ontwikkeld door HKA voor openbare bibliotheken
● Sinds oktober 2013 is HKA volledig onderdeel van OCLC
(vooral gericht op academische bibliotheken)
ruim 1.200 medewerkers, waarvan 120 in Nederland
● In Nederland maakt 75% van de openbare bibliotheken
gebruik van Wise
○ circa 119 bibliotheken
○ 1.196 vestigingen en servicepunten
○ 9 provinciale serviceorganisaties

39. Troeven
● Grote kennis van de openbare bibliotheeksector
● Matuur product, gestandaardiseerde processen
● Efficiënte, rechtlijnige user interface
● Brede ervaring met migraties
● Hedendaagse architectuur
● Performant, schaalbaar, open
● Professionele team en aanpak
● Voorsprong in collectiemanagement
● Heel sterk vanuit de lener en klantrelaties doorgedacht

40. Innovatiepotentieel (projecten)
1. Updaten van persoonsgegeven aan de hand van het
rijksregister
2. Lidmaatschap en uitlenen in samenwerkingsvormen van
bibliotheken
3. Werken met een Business Intelligence tool (BI-tool)
4. Naar een betere koppeling met de frontend
5. Automatiseren van het bestelproces
6. Koppelen van lidmaatschappen
7. Vernieuwen van interbibliothecair leenverkeer
8. Naar een koppeling met de gemeentelijke boekhouding
9. Naar een functionelere API ter vervanging van het
SIP2-protocol
10. Rechtstreeks invoeren in de vernieuwde Open Vlacc

41. Communicatie gunningsbeslissing
● 5/9: voorbereiding gunningsbeslissing stakeholdersgroep
● 7/9: gunningsbeslissing raad van bestuur Cultuurconnect
● 8/9: expertengroepen
● 15/9: Informatie aan zee
● 23/9: einde wachttermijn schorsingsberoep
● ?: sluiting contract en start project

42. Wat nu?

43. Planning (onder voorbehoud)

44. Planning (onder voorbehoud)

45. Planning uitfasering PBS (onder voorbehoud)

46. Verdere stappen (functioneel)
Na wachttermijn en ondertekening van het contract:
● opleiding projectteam
● exports voor proof of concept
● eerste configuratiebeslissingen
● koppeling met rijksregister (MAGDA)
● bescherming persoonsgegevens (GDPR)
● speciale collecties in kaart brengen
● strategie bepalen voor lidkaarten en barcodes

47. Verdere stappen (functioneel)
● voorbereiding configuratie/migratie door PBS-team
(toevoegen rijksregisternummers, afvoeren/opkuisen
exemplaar- en bibliografische records, sets aanmaken,
tijdschriften verwachtingspatroon...)
● voorbereidingstips voor de bibliotheken
● workflows uitwerken (IBL, klasuitleningen, verloren materiaal,
…)
● draaiboek migratie
● aanpak van de opleidingen
● planning aansluitingen

48. Data-opkuis!
● Masterbestand leners: Rijksregister
○ Zoveel mogelijk rijksregisternummer registreren
● Masterbestand bibliografische records: Open Vlacc
○ Check Open Vlacc voor je iets zelf invoert
○ Voeg zo veel mogelijk identificerende nummers toe, ook bij oude
collecties: isbn, ean, jaar van uitgave
○ De miserie zit in het verleden: tijd om af te voeren!

49. Data-opkuis!
Matching met Open Vlacc voor alle boeken

50. Data-opkuis!
Matching met Open Vlacc voor recente boeken

51. Fase 1: Inrichting en proof of concept (POC)
1. een ingericht eengemaakt bibliotheeksysteem
2. een SIP2-implementatie
3. een API voor de integratie met Mijn Bibliotheek en de
Bibliotheekportalen catalogus
4. vier testmigraties:
a. Aleph (PBS Vlaams-Brabant)
b. Bidoc (bibliotheek Bree)
c. Brocade (bibliotheek Genk)
d. Vubis (PBS West-Vlaanderen)
5. een conceptueel en toepasbaar model voor
samenwerkingsvormen tussen bibliotheken
6. het stress-testen van de oplossing onder zware belasting en
met grote volumes

52. © Kartoenfabriek

53. Verdere stappen (bestuurlijk en
organisatorisch)
● Communicatieplan
● Projectorganisatie uittekenen
● Inspraakmodel voor bibliotheken
● Prijsmodel uitwerken
● Naar een EBS-overeenkomst met lokale besturen
● Overdracht provinciale bevoegdheden

54. Overdracht provinciale bevoegdheden (1)
● PBS West-Vlaanderen (Cevi-Infor):
○ al in beheer van Cultuurconnect
○ al (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afgesloten met
Cultuurconnect
● PBS Vlaams-Brabant (Libis):
○ al in beheer van Cultuurconnect
○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met
Cultuurconnect
● PBS Oost-Vlaanderen (Cevi-Infor):
○ komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect
○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met
Cultuurconnect
○ migratie hosting van provincie naar Proximus in het weekend van 25
en 26 november 2017

55. Overdracht provinciale bevoegdheden (2)
● PBS Limburg (Infor):
○ komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect
○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met
Cultuurconnect
○ migratie hosting van provincie naar CIPAL op 1 en 2 november 2017
● PBS Antwerpen (Ciblis):
○ komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect
○ nog (vervangende) gemeentelijke PBS-overeenkomsten afsluiten met
Cultuurconnect
● ‘PBS’ Brusselse bibliotheken (Infor)
○ blijft in beheer van VGC
○ intentie om in te stappen in eengemaakt bibliotheeksysteem

56. Overdracht provinciale bevoegdheden (3)
● Gemeenschappelijke helpdesk:
○ Begin juni gestart met Cultuurconnect en provincie Vlaams-Brabant
○ 26/9/2017: evaluatievergadering en planning andere provincies
○ oktober/november: omschakeling andere provincies
● Bibliotheekwebsites:
○ West-Vlaanderen: al in beheer Cultuurconnect
○ Oost-Vlaanderen gaat op 1/1/2018 over naar BP3.0 webpagina
○ Limburg: komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect (migratie
hosting in oktober)
○ Antwerpen: komt op 1/1/2018 in beheer van Cultuurconnect
○ Overheidsopdracht Bibliotheekwebsites op 7/9/2017 gegund aan
Wunderkraut, uitrol eind 2018
● IBL: continueren subsidies (geharmoniseerd)

57. Roadshows
Do 19/10 Ovinob-dag Provinciegebouw Gent,
Oost-Vlaanderen
Di 7/11 Winob-dag Bibliotheek Izegem,
West-Vlaanderen
Ma 13/11 PBS-dag Provinciehuis Leuven,
Vlaams-Brabant
Di 14/11 Operationele
werkgroep
Provinciehuis Hasselt,
Limburg
Do 16/11 of ma
20/11
Infosessie Huis van de sport of
Fotomuseum, Antwerpen
Ma 27/11 Bibliothecarissen
Brusselse Bibliotheken
VGC-gebouw, Brussel

58. Welke vragen willen jullie graag op de
roadshows beantwoord zien?

59. Tot binnenkort!
katie.pieters@vlaamsbrabant.be
bart.beuten@cultuurconnect.be
johan.mijs@cultuurconnect.be
Informeer je verder via de
nieuwsbrief EBS!