Progetto U.ForComPa dell'Unione della Romagna Faentina: analisi delle competenze del personale per la predisposizione del Piano Formativo e la revisione del Piano Triennale dei Fabbisogni di Personale

1. Documento di approfondimento della soluzione:
U.FORCOMPA: unione, formazione e competenze nella PA
INDICE
1. Contesto di riferimento e l’origine del Progetto U.FORCOMPA
2. Il team
3. Le esigenze
4. Descrizione dei destinatari
5. Descrizione della tecnologia adottata
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati,
investimenti necessari)
7. Tempi di progetto

2. 1. Contesto di riferimento e l’origine di U.FORCOMPA
I 6 Comuni del territorio faentino (Faenza, Brisighella, Casola Valsenio, Castel
Bolognese, Riolo Terme e Solarolo) hanno iniziato dal 2013 un percorso di
conferimento all’Unione della Romagna Faentina di tutte le funzioni svolte dai
singoli Enti e di tutto il personale. La volontà delle Amministrazioni è maturata
definitivamente e si è compiuta entro il 31.12.2017.
La piena attuazione del progetto iniziale è quindi avvenuta con:
- il conferimento totale delle funzioni e dei servizi,
- il trasferimento totale del personale
- l’attivazione degli Sportelli polifunzionali presso tutte le sedi comunali.
Una trasformazione da Comuni ad Unione che si sorregge e potrà sorreggersi
in futuro solo se trova e troverà, oltre che alle condizioni di fattibilità politica ed
economica, anche quelle di fattibilità organizzativa realizzabile se gli assetti, in
termini di competenze, ruoli e processi, consentono l’ottimizzazione
dell’utilizzo del personale.
Il conferimento di tutti i dipendenti comunali in Unione e l’esigenza di garantire la
fattibilità organizzativa necessaria, ma non ultimo anche la necessità di sviluppare i
piani delle assunzioni di personale secondo le disposizioni introdotte dal decreto
legislativo n. 75 del 2017, finalizzate a mutare la logica e la metodologia che le
amministrazioni devono seguire nell’organizzazione e nella definizione del proprio
fabbisogno di personale, hanno creato le premesse per il progetto U.Forcompa
(Unione, formazione e competenze nella PA).
La deliberazione della Giunta dell’Unione della Romagna Faentina n. 38/2014
e successive modificazioni (si richiamano in particolare le deliberazioni n. 165/2017
e n. 219/2018) ha delineato l’assetto organizzativo Ω, inteso quale “assetto a cui
tendere” nelle scelte ri-organizzative di Comuni e Unione.:
1) ottimizzazione nella assegnazione / destinazione delle risorse umane e
delle funzioni, onde evitare il mantenimento di personale che, nel sistema, si occupa
della medesima attività;
2) creazione di una struttura equilibrata, in termini di competenze e carico di
lavoro attribuiti ai settori;
3) riduzione delle posizioni organizzative, rispetto alla somma delle posizioni
organizzative presenti negli enti al momento della nascita dell’Unione della Romagna
Faentina, per un utilizzo più efficiente di questi ruoli e previsione di posizioni
specialistiche, eventualmente di alta professionalità;

3. 4) assunzione di un sistema di governance dei servizi esternalizzati che vede
un presidio specialistico nei singoli settori apicali, che dovranno tenere le relazioni
con i soggetti gestori e controllare il corretto svolgimento delle attività da essi svolte.
I processi di esternalizzazione (ed eventualmente di internalizzazione) dei servizi
saranno progettati e attivati da Team intersettoriali dedicati, comprendenti le
specializzazioni giuridico-legale, contabile e le competenze tecniche-organizzative
nelle materie del servizio oggetto del processo di esternalizzazione;
5) accorpamento delle funzioni omogenee per la identificazione delle strutture
apicali (settori).
Il conferimento di funzioni sinteticamente riportato ha consentito di
avviare un processo di razionalizzazione della struttura organizzativa, tutt’ora in
corso, attraverso la concentrazione delle funzioni istituzionali finalizzata a
realizzare economie di scala, a evitare duplicazioni e a sviluppare, in parallelo,
professionalità interne dotate di maggiore specializzazione.
Un primo effetto di tale percorso è evidenziato dalla riduzione del personale
in servizio, come sintetizzato nella tabella che segue, e dalla riduzione dei
dipendenti incaricati di Posizione Organizzativa che sono passati da 54 nel 2014
(dato relativo alla somma di Comuni e Unione) a 48 nel 2019, con riduzione di oltre il
10% in termini di numero e di spesa.
Personale in servizio dal 2014 al 2018 per gli enti dell’Unione della Romagna Faentina
2014 2015 2016 2017 2018
Unione della Romagna
Faentina
personale in servizio al 31/12 15 42 158 417 484
assunti nell’anno 1 29 125 280 105
di cui per trasferimento dai
comuni
0 28 114 256 73
cessati nell’anno 1 2 9 21 37
Comune di Brisighella
personale in servizio al 31/12 39 39 25 0 0
Comune di Casola Valsenio
personale in servizio al 31/12 19 18 11 0 0
Comune di Castel
Bolognese
personale in servizio al 31/12 46 44 32 0 0
Comune di Faenza

4. personale in servizio al 31/12 352 300 230 72 0
Comune di Riolo Terme
personale in servizio al 31/12 23 23 13 0 0
Comune di Solarolo
personale in servizio al 31/12 23 22 17 0 0
Gli organigrammi e i funzionigrammi dell’Unione della Romagna Faentina, nel
tempo vigenti, sono pubblicati sul sito internet a questo link:
http://apps.unioneromagnafaentina.it/L190/?idSezione=45&id=&sort=&activePage=&search=
Per procedere con il processo di razionalizzazione si è deciso di realizzare
un’indagine fra i dipendenti per rilevarne le competenze.
2. Il team
Un Gruppo di Lavoro intersettoriale è stato costituito per portare a
compimento il Progetto. Fanno parte del team:
- 1 Dirigente (Coordinatore dell’Unione e Dirigente del Settore
Organizzazione e Progetti Strategici)
- 1 Capo Servizio (Responsabile del Servizio Personale e Organizzazione)
- 2 Istruttori Direttivi
- 1 Consulente esterno qualificato
- 1 Sindaco individuato dalla Giunta dell’Unione
Il Gruppo ha improntato la propria attività sin dall’inizio sulla progettazione e
formazione per la gestione del cambiamento (Change Management). Le attività
quindi si sono concentrate già dal 2016 sull’ascolto dei dipendenti attraverso la
somministrazione di un questionario online (nella intranet) di ‘Indagine sulla
percezione del processo di trasformazione verso l’Unione’, questionario che è stato
poi somministrato anche a distanza di due anni (nel 2018). In tale direzione si è
proceduto anche per rilevare le competenze dei dipendenti dell’Unione
3. Le esigenze
Al fine di rilevare le competenze presenti all’interno dell’Unione della
Romagna Faentina, il team ha condotto un’indagine fra i propri dipendenti che
porterà ad una migliore riorganizzazione di tutte le funzioni svolte, ed anche ad

5. investire correttamente sulla crescita e formazione dei dipendenti nonché ad
un corretto ‘ingaggio’ di nuove risorse dall’esterno.
Per alcuni mesi il team ha lavorato alla predisposizione di un questionario di
autovalutazione, teso a far emergere le competenze possedute in due macro-ambiti:
- Competenze trasversali (Gestionale, Realizzativa, Socio-relazionale,
Personale-organizzativa)
- Competenze specialistiche (Giuridico-Amministrativo, Informatica-
Telematica, Tecnico- Specialistica)
I profili professionali sono stati ridisegnati, con l’aiuto della Dirigenza,
anche sulla base delle competenze (nei due macro-ambiti trasversale e
specialistico) ritenute adeguate al momento di prima collocazione e a tre anni di
permanenza. L’analisi dei risultati rilevati dal questionario, somministrato online a
tutti (solo in alcuni casi si è proceduto con compilazione cartacea), e la verifica di
competenze dichiarate rispetto a quelle del profilo di appartenenza, permetterà la
redazione di un PIANO FORMATIVO basato sulle reali esigenze e quindi, di
conseguenza, un più corretto utilizzo delle risorse economiche dell’Ente.
4. Descrizione dei destinatari
Destinatari del Progetto sono i dipendenti dell’Unione composti al 01/03/2019:
- 98 di Cat. B
- 221 di Cat. C
- 161 di Cat. D
- 8 Dirigenti
La compilazione del questionario sulle competenze è stato considerato
dovere di ufficio.
5. Descrizione della tecnologia adottata
Il questionario è stato predisposto con l’applicativo LIME Survey, distribuito
con licenza GNU GPL che permette la realizzazione di questionari e sondaggi
online, senza richiedere particolari conoscenze di programmazione. Tale applicativo,
installato presso la server farm aziendale, è utilizzato da diverso tempo per l’’ascolto’
dei dipendenti: si è dimostrato strumento versatile, facilmente gestibile anche da
personale non prettamente tecnico-informatico e consente la somministrazione
contemporanea a molti partecipanti. La possibilità poi di estrapolare i dati in vari

6. formati digitali per le analisi successive permette la predisposizione rapida di report
facilmente interpretabili. L’Unione sta procedendo all’acquisizione di un nuovo
software per la gestione del Personale che registrerà anche le competenze dei
dipendenti.
6. Indicazione dei valori economici in gioco (costi, risparmi ipotizzati,
investimenti necessari)
I costi sostenuti per la realizzazione del Progetto sono sintetizzati nella tabella:
costi consulenza € 5.000,00
costo applicativo € 0,00
risorse interne (team di lavoro) € 20.000,00
Totale € 25.000,00
7. Tempi di progetto
anno 2018 2019
trimestri gen-mar. apr-giu lug-set ott-dic gen-mar. apr-giu lug-set ott-dic
progettazione della rilevazione
predisposizione questionario e test (e revisione)
presentazione questionario sulle competenze
erogazione questionario
elaborazione ed analisi dati
predisposizione nuovi profili professionali basati sulle competenze
analisi dati emersi dal questionario e nuovi profili professionali
predisposizione Piano Formativo
aggiornamento Piano Triennale dei Fabbisogni del Personale