1. 2022

3. Solicitudes de Crédito
• En la pestaña de “Solicitudes grupales”, en la
vista “lista de solicitudes” se mostrarán todas las
solicitudes de Crédito Grupales.
• Realiza una consulta, para encontrar el grupo,
dando clic en el botón CONSULTAR, escribe el
nombre en la columna “nombre de grupo”, y das
clic en el botón Ir. Entra al detalle de tu grupo
dando clic en el Nombre Grupo y/o Numero de
Solicitud ambos marcados de azul.

4. Una vez dentro de Detalle de la solicitud en la parte inferior de la
pantalla damos clic en el botón CREAR SOLICITUDES.
La aplicación recupera y muestra los clientes asignados a este
Grupo.
Ahora se comienza por llenar la columna “Monto solicitado” por
cada uno de los clientes, este monto debe incluir el seguro
cual tiene un costo es $17 pesos por mes:

5. El administrador de
sucursal debe especificar la fecha
programada de préstamo. No
puede ser el mismo día, ni anterior
al día de la solicitud.
La fecha programada de préstamo debe corresponder con el día asignado
a la reunión del Grupo. Este punto es regla de validación, así que debe
cumplir con él, de caso contario dependerá del Analista de crédito la
autorización en un día distinto al día de Reunión.

6. Abrir Registro de Garantía
Para llevar el control de depósito de la Garantía
Liquida, el Administrador de Sucursal debe en la
pestaña de GRUPOS I en la vista “lista de
grupos”, realizar una consulta, para encontrar el
grupo, dando clic en el botón CONSULTA, escribe
el nombre en la columna, “Nombre de grupo” y
das clic en el botón IR.
Entra al detalle de tu grupo dando clic en el
NOMBRE DEL GRUPO:
En la pestaña clientes del detalle del grupo en la
parte inferior de la pantalla, se debe dar clic en el
botón ABRIR REGISTRO DE GARANTIA.
Después se debe asignar la cantidad correspondiente a
cada cliente, en la columna “monto movimiento”.
Al terminar con el registro se debe dar clic en el
botón CERRAR REGISTRO DE GARANTIA.

7. Montos Entregados
El administrador de sucursal es el
encargado de especificar los Montos
Entregados de los clientes. Esta
información será retomada de los
documentos firmados en la Entrega de
Crédito realizada por el Gerente de
Sucursal y/o Coordinación de Sucursal.
En la pestaña de “Solicitudes grupales” en la vista “lista de solicitudes”, realiza una consulta,
para encontrar tu grupo, dando clic en el botón CONSULTA, escribe el nombre en la
columna “Nombre de grupo” selecciona Solicitudes de mi equipo y das clic en el botón IR.
Ingresar al detalle de la Solicitud dando clic en el Nombre del Grupo y/o Numero de solicitud ambos
marcados de Azul.
En la parte inferior de la pantalla, en la columna “Autorización Sucursal” selecciona cada uno con
una bandera.
Es necesario contar con GARANTIA LIQUIDA MINIMA ya que si no la aplicación emite un mensaje de
alerta.

8. En la columna de DESTINO selecciona una de las opciones
disponibles a cada cliente del motivo de su préstamo.
Por último, el Administrador de sucursal selecciona el botón
AUTORIZA DISPERSIÓN, automáticamente el estatus de la
Dispersión se modificará a “Dispersado”.

10. Clientes RENOVADOS
Para Clientes renovados en los
subsecuentes ciclos
se entregaran los pagares cancelados
en conjunto con el kit de desembolso,
incluyendo el formato “Entrega de
pagares”, el cual debe ser entregado en
mesa de control firmado por los clientes
que recibieron su pagare.
Clientes NO RENOVADOS
Los clientes que no renovaron deben llenar el
formato “Solicitud de Devolución de pagares”,
mismo que debe ser entregado en mesa de
control en original. Una vez entregado se
programará la entrega en sucursal por parte de
mesa de control directamente con el cliente,
quien debe acudir con su identificación para la
entrega.

12. Consideraciones para devolución de pagares de clientes no renovados o Solicitud de pagares de
clientes morosos:
• La entrega se programará 72 hrs posterior a entrega del formato en
mesa de control.
• El proceso se realiza en sucursal
• El cliente debe presentarse con su identificación
• No se entregan pagares a personas que no
sean titulares del crédito, salvo que se solicite
el pagaré de un cliente moroso.
• En Mobilender guardar su escaneo
en la carpeta de Controles de Pago

14. Por cada ciclo de crédito, de cada grupo, se integra un expediente con los documentos de
cada cliente, y documentos grupales, mismos que se revisaron previamente.
Se compone por tres partes con su respectiva etiqueta:
• Caratula del expediente
EXPEDIENTE LEGAL
• Caratula del contrato de apertura de crédito simple
•Check list
• Anexo 1 (tabla de amortización)
• Anexo 2 (Preceptos legales)
• Pagare grupal
• Ordenes de pago
• Comunicado Avanza
• Devolución de pagares (Una vez que termina el ciclo)
•Contrato de Microcrédito (Clausulado)

15. ARCHIVO DE EXPEDIENTES
EXPEDIENTE LEGAL
• Caratula del expediente
• Check list
• Caratula del contrato de apertura de crédito simple
• Contrato de Microcrédito (Clausulado)
• Anexo 1 (tabla de amortización)
• Anexo 2 (Preceptos legales)
• Pagare grupal
• Ordenes de pago
• Comunicado Avanza
• Devolución de pagares (Una vez que termina el ciclo)
Por cada ciclo de crédito, de cada grupo, se integra un expediente con los documentos de
cada cliente, y documentos grupales, mismos que se revisaron previamente.
Se compone por tres partes con su respectiva etiqueta:

16. • Caratula del expediente
• Solicitud de crédito grupal
• Estado de cuenta (ciclo anterior)
• Copia de deposito de garantía liquida y seguros
• Carta excepción (grupos conformados)
• Circulo de fuego
• Fotografía grupal
• Documentación soporte (control de pagos, fichas de depósito, libretas)
• Autorizaciones adicionales
Documentación Grupal
• Datos del solicitante
• Identificación oficial (IFE) *Obligatorio
• CURP *Obligatorio
• Comprobante de domicilio (Vigente, NO mayor a 90 días de la fecha del desembolso)
• Autorización de circulo de crédito
• Reporte de crédito
• Visita domiciliaria (Clientes nuevos y renovados con cambio de domicilio)
• Fotografías de verificación domiciliaria y de la actividad económica
• Documentación comprobatoria de pago de deudas
Documentación por Cliente
• Datos del solicitante
• Lista nominal
• Autorización de circulo de crédito
• Fotografías de verificación según corresponda
• INE, CURP y comprobante de domicilio deberán encontrarse en la plataforma
Documentación por Cliente Avanza Digital
EXPEDIENTE
OPERATIVO 1/2

17. EXPEDIENTE OPERATIVO 2/2
Ficha de garantías
Ficha de seguros
Pólizas del seguro de gastos
funerarios
Pólizas del seguro canasta
básica
Control de pagos semanal
 Una vez integrado el expediente, se debe
ingresar al archivero que estará ordenado
de manera ascendente, (menor a mayor)
según el numero de expediente
 Estos archiveros a su vez deben estar
divididos en Cobranza, Legal, Vigente y
Archivo Muerto.
 El archivo debe ser actualizado
diariamente sin excepción.

19. Además de la activación diaria de los grupos en sistema.
El administrador de sucursal debe llevar una Bitácora de clientes. Donde registrara a todos aquellos que
visiten a la sucursal, ya sea por entrega de fichas, información, etc.
QUE POR MUCHA CARGA NO SE DEBEN DESCUIDAR

21. Cada viernes, se envía al Analista, la base de seguros, que adquirieron los clientes de los
grupos que desembolsaron en la semana, misma que se realiza con los datos personales de los
mismos con en el ejemplo.
Nota: esta base de datos, es un concentrado de todos los clientes del mes, se va a
cumulando cada semana, y el ultimo día del mes se entrega completa, sin importar el día
de la semana que finalice el mes.

23. CONDICIONES
Se realiza cuando el crédito presente estatus liquidado.
Se debe presentar Carta devolución de garantía (mínimo 60% de los integrantes deberán firmar)
Devolución de garantía por cancelación de Orden de pago:
• Se debe solicitar antes del primer pago. De lo contrario se realizará la devolución hasta la
finalización del crédito.
• La devolución de garantía debe solicitarse por parte del gerente todos los días viernes antes de las
14:00 horas, al analista de crédito y administrador de sucursal para su revisión y ejecución, las
cuales serán liberadas los días lunes.

24. PROCEDIMIENTO
1.- El gerente de sucursal deberá solicitar por correo al analista y al administrador la devolución de
garantía del grupo.
2.- El administrador deberá validar la información que se anexa en el cuadro y en la carta que
esta coincida con el sistema y que el monto mencionado sea el correcto, para ello deberá
realizar el siguiente procedimiento:

25. DEVOLUCION DE GARANTIA EN
SIEBEL

26. VALIDAR TAMBIÉN DESDE CRÉDITOS GRUPALES EN MOBILENDER DEVOLUCION DE GARANTIA

27. DEVOLUCIÓN
DE
GARANTÍAS

28. DEVOLUCIÓN
DE
GARANTÍAS

29. DEVOLUCIÓN
DE
GARANTÍAS

31. CORREO DE SOLICITUD DEL
ADMINISTRADOR A OPERACIONES

33. En caso de siniestro, el cliente entregará la documentación necesaria y completa de acuerdo
con el check list para comenzar con el trámite:
Primera Etapa: Revisión y Envió de documentación

34. Segunda Etapa: Seguimiento

35. El administrador deberá enviar por correo especificando Seguro de Vida Obligatorio:
Dirigido a Haydee Escalante Magos hescalante@raulcoka.com
Con copia a:
• Daniela Becerra dbecerra@raulcoka.com
• Lomelí Bernal lomeli.bernal@itacacapital.com
• Maritza Erazo maritza.erazo@itacacapital.com
• Así como a su respectiva Coordinadora
NOTA: En caso de fallecimiento del titular solicitar estado de cuenta y saldos insolutos al
analista.

36. • El administrador deberá enviar por correo especificando: Seguro Canasta Básica -
Raúl Coka Barriga:
• Dirigido a Maritza Erazo maritza.erazo@itacacapital.com
• Con copia a Lomelí Bernal lomeli.bernal@itacacapital.com
Y su respectiva Coordinadora

40. • Grupo autorizado
• Administrador entrega kit legal al Gerente para su desembolso.
• Gerente Notifica si no hay cancelaciones de integrantes antes del
desembolso del crédito.
• Si no hay cancelaciones gerente procede con el desembolso.
• Gerente devuelve el kit de desembolso al administrador a mesa de captura
(mas tardar 24 horas después del desembolso).
• Gerente notifica mediante correo electrónico al administrador si existen
cancelaciones de ODP durante el desembolso. (ver anexo 1).
• Administrador valida en físico el expediente legal antes de la activación del
crédito.
• Administrador valida correo de la cancelación de opd y solicita a Tesorería la
cancelación de los mismos mediante correo (ver anexo 2). Para ello tendrá
que tomar la información del cliente a cancelar del reporte de liberación
enviado el día de la liberación por Tesorería o mismo que le hace llegar su
analista de manera diaria.
• Una vez teniendo respuesta de Tesorería (anexo 3), administrador solicita a
operaciones la cancelación de las integrantes en sistema. Adjuntando el
correo de Tesorería y las ODP canceladas. (ver anexo 4).
• Operaciones responde correo de la aplicación de cancelación de integrantes
para que el administrador valide que se hallan aplicado correctamente.
PROCESO

41. EJEMPLOS DE COMO ENVIAR LOS CORREOS (Todos con copia a su Analista)
Anexo 1: Ejemplo de Correo del Gerente al Administrador y al Analista

42. ANEXO 2: Ejemplo de Correo del administrador a Tesorería
ANEXO 3: Ejemplo de Correo del administrador a Tesorería

43. ANEXO 4. Ejemplo de la solicitud del
administrador a Operaciones
Se deberá enviar a OPERACIONES:
1. Lomelí
Bernal lomeli.bernal@itacacapital.com
2. Virginia
Beltran virginia.beltran@itacacapital.com
3. Maritza
Erazo maritza.erazo@itacacapital.com
*** No olvidar anexar las ODP canceladas y el
correo de Tesorería
Por último, una vez teniendo respuesta por Operaciones, administrador deberá validar en sistema la
aplicación de las cancelaciones.
• Para grupos, el crédito deberá tener estatus cancelado
• En el caso de clientes, deberá validarse que se haya descontado tanto del monto total del
préstamo, así como de la amortización del crédito

45. •Solo se prestará un expediente a la vez
•Debe registrarse en bitácora (entrada y salida)
•Deben anotar las hojas del expediente
•No se puede prestar un expediente por persona,
es decir, no se puede prestar un expediente al
gerente y otro al coordinador al mismo momento
•No se pueden tener dos expedientes en
préstamo al mismo tiempo
•Una vez que se devuelva el expediente a mesa
debe presentarse en el mismo orden que se
recibió
Administrador podrá realizar préstamo de expedientes a las
siguientes posiciones:
• Gerente de sucursal
• Coordinador de Sucursal
• Regional
• Subdirector comercial
• Director Comercial
• Coordinador de calidad
Bajo las siguientes premisas:

47. Proceso de Entrega
• Analista de cobranza coordinara con el Analista
de la región la fecha de entrega de los pagarés,
mediante correo
• Queda estrictamente prohibido hacer la entrega
de documentos sin previa autorización de los
analistas correspondientes (analista Individual,
analista grupal y analista cobranza)

48. Administrador deberá
llevar un control de
los pagares entregados
mediante el siguiente
archivo en Excel
• El documento no deberá presentar tachaduras y/o
enmendaduras.
• Se deberá subir el escaneo del documento a sistema junto con
la copia del IFE/INE de quien recibe los documentos, en el
apartado Grupos I, Archivos Adjuntos.
• La nomenclatura del documentó debe ser la siguiente:
• Numero de grupo + número de sucursal + ciclo + entrega
documentos
• Ejemplo: 1014090-02-03-ED
• El documento debe ser archivado en el expediente legal
correspondiente.
RESGUARDO DEL DOCUMENTO

50. El administrador valida y determina la veracidad de la información contenida para cada crédito
otorgado, con el propósito de brindar apoyo y seguimiento
Políticas:
• Se considerarán únicamente grupos NUEVOS (No Conformados) ingresados por Asesores con
Normalidad < o = a 70%, de acuerdo con reporte enviado semanalmente por parte de la SD de
Operaciones.
• Se contactará como mínimo, al 50% de los integrantes de los grupos, preferentemente se incluirá
a la Mesa Directiva completa.

52. CAJA CHICA
El administrador será el encargado de tener a su resguardo la caja chica correspondiente a la sucursal.
Tesorería le asignará al administrador de sucursal la caja chica para ejecutar gastos menores,
caracterizados por ser una cantidad fija, cuya reposición será de acuerdo a los desembolsos efectuados en
el mes. El monto de caja chica se mantener bajo llave en la sucursal y será a resguardo del administrador.
El importe máximo de Fondo fijo de Caja Chica será de $ 2,000.00 (Dos mil pesos 00/100 M.N.)

53. Los gastos autorizados a rendir serán los
relativos a:
• Aseo de la Sucursal.
• Servicios de Luz (Cuando el arrendador
la paga).
• Recolección de Basura.
• Pago de Vigilancia.
• Agua en garrafón.
• Mantenimientos menores de la
Sucursal.
• Artículos de limpieza.
Que no se podrá contemplar de caja chica:
• La compra de café, té, galletas, refrescos,
• Pasajes, consumos, hospedajes, ni otro
concepto considerado como viático.

54. Como realizar la comprobación
El administrador deberá comprobar mediante correo anexando:
Formato de
Comprobación
de Caja
Chica
Formato de
solicitud de
Transferencia
Formato de
Vale de Caja
Facturas de
gastos

56. Cada Sucursal debe contar con su “Libro AZUL Avanza” para uso.
Cada Administradora debe mandar por WhatsApp las fotos de las ultimas 4 hojas del “Libro AZUL
Avanza” de sucursal, fotografías claras y compartirlas por el grupo de WhatsApp, cada vez que lo
solicite la DGA.

57. Objetivo: Llevar un control continuo de áreas de oportunidad de mejora en las sucursales
Uso: Regionales, Analistas, Subdirectores y Directores
Frecuencia: Uso en cada visita de los cargos
mencionados anteriormente
Resguardo: Bajo llave a cargo de cada Administrador
de Sucursal
Revisión: Dirección General Adjunto y Auditoria
Utilidad: Registrar las observaciones y validar que se
mejoren o se superen en la sucursal
Un insumo para el trabajo de auditoría interna
Base para una mejora continua en todos los procesos
de la sucursal

59. El administrador deberá archivar los expedientes de los
créditos liquidados en cajas de cartón tamaño carta, conforme
al numero de grupo, llevando el control mediante un archivo
en Excel.
Sellará la caja y colocará el listado en la tapa superior. Una
vez que acumule en sucursal 10 cajas, notificará al analista
para coordinar el traslado de este.
ARCHIVO MUERTO

61. Administrador en coordinación con el Analista
deberán asentar en un documento la entrega
y/o recepción de la sucursal, incluyendo los
siguientes aspectos:
•Mobiliario
•Cartera
Vigente y
Legal
•Caja Chica
•Instalaciones
•Juego de
llaves
•Equipo de
cómputo

63. Los controles de pago deberán presentarse correctamente llenados con letra legible, previa renovación del siguiente
ciclo. Deben contener los siguientes datos:
• # de parcialidad
• Fecha de parcialidad
• Importe de parcialidad
• Día, fecha y hora de reunión
• Marcar asistencia (o falta) de los integrantes
• Indicar el monto del pago realizado
• Recabar la firma del cliente, esta debe ser igual a su identificación oficial
• Totales correctos
• Recabar fecha de entrega, recibido y tiempo de reunión
Así mismo, deberá indicarse si los negocios de los clientes continúan en operación, y si existe alguna situación que
ponga en riesgo la capacidad de pago.
Deberá ser firmado por el Presidente del grupo, Asesor y Gerente, y por el Administrador al recibirlo. La entrega
deberá ser registrada en la bitácora.
* En caso de que no se entreguen los controles de pago, enviar correo notificando al gerente, con copia al
Regional, Coordinadora y Calidad (Juan Pérez), opcionalmente también a los Subdirecciones de Comercial y
Operaciones.
CONTROLES DE PAGO FIRMADOS

66. Apoyo Cobranza Telefónica
El administrador realizará una gestión telefónica de cobranza, en coordinación con el Gerente de Sucursal,
este último entregará un listado
El horario entre las 8:00 am y 9.30 am, no debe ocupar otro tiempo, después de ese horario debe cumplirse
con las actividades cotidianas programadas. Concluida la actividad inmediatamente envía el Reporte el
Gerente de Sucursal sea por medio de un correo (copia al Regional y la Subdirección de Operaciones), y
luego se archiva.

68. El administrador deberá enviar al cierre de mes su concentrado de tiempos y
respuestas al analista, mediante el siguiente archivo en Excel.

69. MUCHAS GRACIAS
Para cualquier duda y/o comentario contacta al
Área de Operaciones.
En AVANZA nos apasiona el desarrollo por
todos nuestros colaboradores
FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR
2022
Marisol Velasco Baeza
Subdirectora de Operaciones
marisol.velasco@itacacapital.com
773 139 92 02