Bemästra Outlook och bli mer produktiv! Tips och tricks för att prioritera rätt saker och bli mer effektiv på jobbet.

1. Så tar du
kontroll över
din inkorg
Therese Reuterswärd
@TrulyTherese

2. Hur många mejl har du i din
inkorg?

3. Har du en osorterad inkorg med
ömsom..
• ..mail som du ännu inte har läst
• ..mail som innehåller något du ska göra
• ..mail som innehåller något du vill läsa
• ..mail med innehåll du väntat på från någon annan
• ..mail som är helt avklarade?

4. Resultat: Stress och ångest

5. ”Någonstans här
finns nog saker jag
borde
uppmärksamma av
någon anledning”

6. Vilket mejl ska man ta
tag i först?

7. Är det översta
mailet i din
inkorg det
viktigaste?

8. Nej.
Men vem som helst kan få dig att jobba med nästan
vad som helst..
..genom att se till att deras mail är överst i din
inkorg!

9. Introducing Inbox Zero

11. Tanken är att tvingas fatta
omedelbara beslut
• Slänga mejlet
• Delegera mejlet
• Göra uppgiften direkt
• Göra uppgiften senare

12. 1 Släng
• Om mejlet har information du inte
behöver igen
• Om mejlet har stora bifogade filer (spara
lokalt)

13. 2 Delegera
• Om du inte kan slutföra uppgiften alls
• Om du kan slutföra din del av uppgiften
på under 2 minuter, delegera sedan

14. 3 Gör direkt
• Om du kan göra det på mindre än 2
minuter

15. 4 Gör uppgiften senare
• Om något tar mer än 2 minuter
• Och/eller om det kräver mer än 5 rader text

16. Arkivera
• Alla mejl som inte kan slängas,
arkiveras
• Inga mejl får ligga kvar i inkorgen
• Arkivera bara om du tror att du behöver
informationen senare

17. Pest eller kolera
- är du en Piler eller en Filer?
Piler – lämnar alla mejl i inkorgen Filer – skapar hundratals mappar
”Nånstans i inkorgen finns saker jag “Det tog mig tre dagar att skapa
nog borde ta tag i” mappstrukturen och nu minns jag
inte i vilken mapp jag lade vad”

18. Det tar 3 gånger så lång tid
att bläddra i en mappstruktur
än att göra en sökning

19. Regler för arkivering
• Det får bara finns EN Arkivmapp
• Det får INTE vara inkorgen
• Max 10% av dina meddelanden får ligga
i övriga mappar

20. Istället för mappar: Sökfoldrar

21. Tips på sökfoldrar
• Innehåller ett visst ord, tex
“Fakturaunderlag“
• Från en viss person, tex ”Chef
Chefsson”
• Är gamla mejl
• Är stora mejl med tunga filer

22. ”Client-side Rules”
• Radera mejl som är från en viss avsändare tex
notifieringar från fakturasystemet
• Acceptera automatiskt all inbjudningar om de
inte krockar med andra möten
• Radera automatiskt accepterade
mötesinbjudningar
• Markera alla mejl som lästa där du inte är på
To: raden

23. En tom inkorg betyder inte att du har slutfört allt.
Det betyder:
”Jag vet exakt vilka åtaganden jag har”

24. Mejl som ligger i inkorgen betyder:
”Jag vet inte vad det är”

25. Skapa todo’s
• Om ett mejl tar mer än två minuter att
göra, omvandla det till en todo
• Formulera din todo så att du kan utföra
uppgiften även om du får minnesförlust
• Arkivera mejlet

26. Skapa todo’s - tips
• Klicka Other actions  Edit för att ändra/lägga till
en anteckning i ett mejl
• Dra och släpp till Tasks för att skapa en uppgift i
Outlook
• Vidarebefordra direkt till Todo-app, exempel:
TrulyTherese@toodledo.com

27. Toodledo.org

28. Produktivitetsdödare

29. Prioritera din tid
Om ett mejl kräver en betydande
arbetsinsats ska det behandlas baserat
på prioritet
..och inte på att det anlände “just nu”.

30. Stäng av notifieringar
Ditt liv går inte ut på att fokusera på det
senaste någon vill säga till dig

32. Hur nyfiken är du?
”Jag måste hela tiden veta om någon
skickar mig ett meddelande”
vs.
”Jag är så nyfiken, jag vill veta om någon
skickar mig ett meddelande”

33. Skriv korta mejl
= max 5 rader.
Det tvingar dig att fokusera på syftet
med ditt meddelande

34. När vissa saker aldrig blir gjorda..
• Finns det någon annan som kan göra det?
• Kan du sänka ambitionsnivån?
• Kan du förhandla om omfattning eller deadline?

35. Hemläxa
1. Du ska kunna rensa 50 mejl från inkorgen på 20 minuter.
2. Följ processen Släng, Delegera, Gör nu, Gör senare,
Arkivera.
3. Så fort du har tagit upp ett mejl i din inkorg så får du inte
lägga tillbaka det.
4. När du stängt Outlook, gå inte tillbaka på minst 2 timmar.
5. Två gånger om dagen ser du till att din inkorg är tom.
Klicka här för att starta en
6. Inkorgen ska alltid vara tom när du går hem från kontoret. 20-min timer

36. How to
• How to use rules in Outlook
• How to use folders in Outlook
• Search Folders: The easy way to find emails

37. Lycka till att hålla nollan!
Läs mer på http://trulytherese.se/produktivitet