ファイルメーカーを利用したJICA調整員業務支援システム

1. ファイルメーカを利用した
調整員業務
平成13年11月7日資料
東北タイ造林普及計画II（REX II） 奥井利幸
PEA02245@nifty.com

2. １．ファイルメーカの概要説明
２．操作デモ
・ 簡単なデータベースの作成例
(1)データ項目の設定
(2)表示レイアウトの設定
(3)検索・ソート
(4)応用
(5)その他
・REX IIでのファイルメーカの使用例の紹介
３．Q&A
スケジュール

3. REX II PCの構成
Server PCServer PC
REX_II_JE_SVR
LASERJET
LASERJET
PrinterServer
Yellow_Tower
Modem
Internet
ColorPrinter
・カラープリンタ
・その他周辺機器
・ファイル
・レーザプリンタ
・インターネット
（・データベース）
・レーザプリンタ
パソコン

4. REX II使用例 メニュ画面

5. １．ファイルメーカの概要説明
２．操作デモ
・ 簡単なデータベースの作成例
(1)データ項目の設定
(2)表示レイアウトの設定
(3)検索・ソート
(4)応用
(5)その他
・ REX IIでのファイルメーカの使用例の紹介
３．Q&A
スケジュール

6. ファイルメーカとは？
• データベースソフト？
• データベースソフトではない？
• データベース機能を備えた、、、
OA一般業務用ソフト

7. Excel・Accessとの違い
• データの入力がやりやすい
• 処理の自動化がやりやすい
• データベース機能が豊富
でも、、、
Excel の方が簡単だし、きれ
いな表もかける。
Excelと比べて、、、
• 設定が簡単
• プログラミングも簡単
でも、、、
Accessの方が機能が豊富
Accessと比べて、、、

8. ・難しすぎる ・ 操作が大変
→よって、できるだけ使うべきでない
Access は、、、我々素人には、、、
・ExcelとFileMakerとを併用する
→Excelが得意なことはExcelで、
FileMakerが得意なことはFileMakerで、、、
Excel は、、、我々素人は、、、
独断による結論

9. Excel・FileMaker・Access比較表
0 0.1 0.2 0.3 0.4 0.5 0.6 0.7 0.8 0.9 1
操作の複雑さ・難しさ
1 月
2 月
3 月
4 月
やりたいことの複雑さ・難しさ
Excel
FileMaker
Access

10. １．ファイルメーカの概要説明
２．操作デモ
・ 簡単なデータベースの作成例
(1)データ項目の設定
(2)表示レイアウトの設定
(3)検索・ソート
(4)応用
(5)その他
・ REX IIでのファイルメーカの使用例の紹介
４．Q&A
スケジュール

11. 例： セミナー出席者リスト
・氏名
・性別
・所属機関
・日当額
・宿泊の有無

12. テキスト
テキスト 「男性」 または 「女性」
テキスト 一覧表の中から選択
数値
テキスト 「Yes」 or 「NO」
・氏名
・性別
・所属機関
・日当額
・宿泊の有無
＊所属機関の一覧表
「政府機関」「NGO」「住民リーダ」
「JICA」「その他」
（１）各データ項目の設定

13. 表の形式による分類
・帳簿形式
・一覧表形式
（２）表示レイアウトの設定
目的による分類
・画面用
・プリンタ用

14. 検索
データの中から所定の条件に
合致したもののみ表示
（３）検索・ソート
ソート
データを所定の順番で表示する

15. 計算
項目の値を他の項目から自動的
に計算する。
（４）応用
集計
合計や平均など、データを集計す
る。

16. 自動処理
定型の処理を自動化して、操作
の効率化を図る。
（５）その他
メニュー
メニューを作成して、操作の効率
化を図る。

17. １．ファイルメーカの概要説明
２．操作デモ
・ 簡単なデータベースの作成例
(1)データ項目の設定
(2)表示レイアウトの設定
(3)検索・ソート
(4)応用
(5)その他
・REX IIでのファイルメーカの使用例の 紹介
３．Q&A
スケジュール

18. １．ファイルメーカの概要説明
２．操作デモ
・ 簡単なデータベースの作成例
(1)データ項目の設定
(2)表示レイアウトの設定
(3)検索・ソート
(4)応用
(5)その他
・ REX IIでのファイルメーカの使用例の 紹介
３．Q&A
スケジュール

19. 付録 プログラム例

20. プログラム一覧
③ ②
⑤
④
①
⑥
⑦
⑧
⑨ ⑩
⑪
⑫
⑬
⑭
⑮
⑯
⑰
⑱
⑲
⑳
①発信文書作成 ②機材管理 ③専門家・雇用者管理 ④出張起案 ⑤ｶﾞｿﾘﾝ代金請求
⑥給与支払 ⑦出勤簿作成 ⑧会計ｼｽﾃﾑ
⑨英文FAX文書作成 ⑩C/P管理 ⑪C/Pﾄﾚｰﾆﾝｸﾞ管理 ⑫専門家要請 ⑬書籍類管理
⑭交通費データ ⑮旅費データ ⑯公文書作成 ⑰議事録作成 ⑱出張復命作成
⑲決裁伺作成 ⑳定例会議議事録
①～⑧はサンプル画
面あり

21. 発信文書作成 内部文書・外部文書切替ボタン
FAX・手紙切替ボタン
宛先編集ボタンでこの画面が表示
ここをクリックしてあて先を選択
（FAX番号は自動的に入力）

22. １６０万円以上の機材一覧表示機材管理（入力画面）
１０万円以上の機材一覧表示
その他の機材一覧表示
管理がタイ側か日本側か
設置・保管場所
故障時等のコンタクト先
担当専門家

23. 機材管理（報告書画面）
四半期報告書の作成画面

24. 専門家・雇用者管理（メニュー画面）
秘書・運転手
長期専門家
短期専門家

25. 専門家・雇用者管理（入力・参照画面）
通常パスワードでは、生年月日や給与等の情報を参照不可
マネージャー パスワードでは、すべての情報を参照可
通常パスワードでの入力・参照画面
マネージャー パスワードでの入力・参照画面

26. 出張起案書作成
起案書が出金伝票を
兼ねている。清算書も同時出力
するので、ゼロ清算の場合は、
サインのみで可。
コードを入力すると、フ
ルネームや出張旅費基
準単価を自動参照。
目的地による基準単価の
違いにも自動的に対応
交通費が改訂された際に
はここから修正可能
交通費も自動計算

27. ｶﾞｿﾘﾝ代金請求ｼｽﾃﾑ（入力画面）
ｶﾞｿﾘﾝのレシートからDTECへの請求書を生成する
金額入力
専門家毎の合計
金額表示
専門家選択
専門家毎の一覧
表の表示
一覧表の表示
一覧表レシート
貼付台紙の印刷

28. ｶﾞｿﾘﾝ代金請求ｼｽﾃﾑ（DTECへの請求書類出力）
一覧表の出力専門家毎の一覧表の出力
合計金額がタイ語で表示．．
DTECのたっての希望により苦
労して実現した機能、、、（笑）

29. ｶﾞｿﾘﾝ代金請求ｼｽﾃﾑ
（DTEC提出用ｶﾞｿﾘﾝﾚｼｰﾄ台紙出力）
このレシート貼付台紙が必要枚数自
動的に印刷される。
あとはレシートを貼り付けるだけ。
この金額とレシートの金額を合致させ
ればよい。

30. 給与支払ｼｽﾃﾑ（ﾒﾆｭｰ＆入力画面）
出勤日・残業時間入力
（基本給などは、雇用者管理データ
ベースから自動参照する）
銀行振込依頼書作成
出金伝票作成

31. 給与支払ｼｽﾃﾑ（銀行振込依頼書出力）
振込み依頼書の作成
ここにサインをし、小切手と
一緒に銀行に持参すれば、
銀行で振込み処理を行う。
ご操作防止のため、この画
面から氏名やアカウントナン
バーの変更はできない。
銀行の振込みスリットを
使わずとも、この依頼書
で処理できるよう銀行と
合意済み。

32. 出勤簿作成ｼｽﾃﾑ
出勤簿の年月を入力すると、
雇用者管理データベースに
ある在勤者全員の出勤簿を
自動生成する。
タイ語氏名も自動表示
：運転手は英語を読めないた

33. 会計ｼｽﾃﾑ（ﾒﾆｭｰ画面） 出勤簿の年月を入力すると、
雇用者管理データベースに
ある在勤者全員の出勤簿を
自動生成する。
科目・費目コードと日本語名
を登録
（科目・費目が変更となって
も、ここを変更すれば対応
可）
専門家分野の登録
（専門家分野毎に予算管理
可）
実施機関部門の登録
（部門毎に予算管理可）
伝票入力
四半期報告・各種予算管理
（半自動）
日報出力
入力データ
確認

34. 会計ｼｽﾃﾑ（入力画面）
科目選択
費目選択
（科目を入力すると対象費目のみ
表示されるので、その中から選択）
キャンセルフラグ
誤消去防止の為、入力データの削除はで
きない。 代わりにこをチェックすることによ
り削除とする。
概算／清算 専門家分野 実施機関部門

35. 会計ｼｽﾃﾑ（ﾃﾞｨﾘｰﾚﾎﾟｰﾄ） 現金残高 預金残高
現金残高・預金残高を含む日報が出力され、内容確認・手持ち現金との照合を行う。

36. 会計ｼｽﾃﾑ（JICAへの報告書出力例）
科目・費目コードはプロ
ジェクトで勝手に決めて
いるため、報告書では正
式名で印刷可。
JICA報告書式に準拠した、各種報告書類を出力可。

37. 会計ｼｽﾃﾑ（予算管理：部門毎）
C4部門で206,360バーツ
支出済みであることを示
している。内訳は上に記
されている。
JICAに提出する報告
書には必要ないが、予
算管理のため各種ﾚ
ﾎﾟｰﾄ出力可。
これは、部門毎・費目
毎の使用予算集計。

38. 会計ｼｽﾃﾑ（予算管理：専門家分野毎）
FMT専門家がC1部門の
活動に使用した金額。
これは、分野毎・部門
毎・費目毎の使用予算
集計。