Vorming voor de Werkgroep Wetenschap van het ADVN, 4 oktober 2011 (ADVN). Een belangrijke bron hierbij was de publicatie "Digitaal archiveren in de praktijk. Handboek" van Filip Boudrez en Hannelore Dekeyser, raadpleegbaar via http://www.edavid.be/davidhandboek/

1. Digitaal archiveren:
een kleine inleiding
WW • 04/10/2011 • TC

3. Waarom?
• Wettelijke, decretale (en contractuele) plichten
• Culturele erfgoedwaarde
• Eigen belang (leesbaarheid en vindbaarheid)

4. Wat?
• All kinds of digital
• Hindernissen
• Digitaal archiefstuk
• Digitaal archiveren

5. All kinds of digital
• Digital born archief: van origine al digitaal, zoals
digitale kantoordocumenten, foto's die met een
digitale camera zijn gemaakt, etc.
• Gedigitaliseerd archief: van origine niet
digitaal, maar waarvan door digitalisering een
reproductie is gemaakt. Bijvoorbeeld de scan van
een document.
• Digitale informatie over archief: beschrijvingen
(metadata), detailfoto's of digitale reconstructies
van een object. De informatie wordt meestal in een
geordende vorm (bijvoorbeeld een database)
beschikbaar gesteld.

6. Hindernissen
• Technologische veroudering van bestanden,
dragers én lezers + bit rot.

7. Hindernissen
• Grote hoeveelheid documenten (+ versies) vs
controle over bulkselectie en -beschrijving

8. Hindernissen
• Ondanks grote capaciteit van IT is selectie toch
noodzakelijk door ballast en kostprijs

9. Hindernissen
• Verscheidenheid documenttypes

10. Hindernissen
• Betrouwbaarheid van gegevens: bewerkingen
bedreigen authenticiteit van archiefstuk

11. Hindernissen
• Context van digitaal document:
verwevenheid van document en workflow

12. Hindernissen
• Toegankelijk maken en houden

13. Hindernissen
• Rechtsgeldigheid, privacyrecht, auteursrecht, …

14. Dood van hét origineel archiefstuk?
• Verschil tussen digitaal en papier:
– Opslagwijze (bits) ≠ representatie (scherm)
– Drager en informatie vormen geen eenheid
– Voor weergave is hard- én software vereist
– Origineel kan niet onderscheiden worden kopie
– Digitale objecten hebben meerdere representaties
afhankelijk van computer/gebruikers-instellingen
– Eén digitaal archiefdocument kan in verschillende
formaten bestaan (pdf, xml, doc, …)
– Geen vaste 1-1 relatie tss document en bestand

15. Archiefstuk: digitaal vs papier
• Onderscheiden in vijf archiveringscomponenten:
– Inhoud [essentieel]
– Structuur [essentieel]
– Context [essentieel]
– Opmaak of look&feel [incidenteel]
– Gedrag [incidenteel]
• Archivering van een digitaal archiefdocument
betekent het volledig en correct vastleggen van
de essentiële componenten

16. Digitaal archiveren: wat?
• Digitale eigenschap van digitale
archiefdocumenten bewaren
• Mogelijkheid tot reconstructie bewaren
• Interactie tssbitstream en hard/software
• Afhankelijkheid tot minimum beperken
• Risk assesment: inbouwen van zekerheden
• Context van digitaal document in werkproces
• Bewaren met visie op lange termijn
• Documenten onder intellectueel beheer brengen

17. Hoe?
• Bewaarstrategieën
• Standaarden:
– Formaten
– Dragers
• Digitaal depot

18. Bewaarstrategieën
• Hard copy (printen)

19. Bewaarstrategieën
• Bewaren van technologie: computermuseum

20. Bewaarstrategieën
• Bewaren van technologie: emulatie

21. Bewaarstrategieën
• Capsulatie (all-in-one)

22. Bewaarstrategieën
• Duplicatie

23. Bewaarstrategieën
• Conversie

24. Bewaarstrategieën
• Migratie

25. Bewaarstrategieën
• Bewaren van originele en gemigreerde
bitstreams

26. Standaarden: formaten
• Bewaartermijn > levensduur bestandsformaten
• Streven naar zo groot mogelijke
onafhankelijkheid van applicatie / producent
• Zo vroeg mogelijk bewaren in geschikt
formaat, indien mogelijk reeds bij creatie
• Hiërarchie in formaten:
– Officiële: genormeerd (ASCII, HTML, TIFF)
– De facto: open (PDF, RTF, …) vs gesloten (DOC, XLS)
– Applicatieformaten

27. Standaarden: formaten
• Geschikt archiveringsformaat?
– Open, stabiel en gedocumenteerd
– Wijdverspreid
– Uitwisselbaar
– Validatie
– Geen compressie of informatieverlies (lossless)
– Insluiten metadata
– Bewaren van authenticiteit
– Autonoom
– Gebruiksvriendelijk

28. Standaarden: formaten
• Tekstbestanden: PDF(/A), XML, ODT, TIFF,
Unicode (ASCII)
• E-mail: XML, MSG, EML
• Afbeeldingen: TIFF, JPEG [2000], PNG
• Geluid: WAV | Video: MPEG
• Rekenbladen: PDF(/A), XML, ODS
• Presentaties: TIFF, PDF(/A), ODP
• Databanken: XML, ODB
• Websites: XML, HTML

29. Standaarden: dragers
• NIET:
– ZIP/JAZ-drive, magneetbanden, DVD (+/- R), RW-
media
• ONDER VOORWAARDEN:
– Tapes
– Harde schijven
• WEL:
– CD-R

30. Standaarden: dragers
• Risicospreiding
– Meerdere kopieën (evt. meerdere types van drager)
– Kies voor bewezen waarde >< nieuwe technologie
– Verschillende bewaarlocaties
– Goede materiële omstandigheden
– Regelmatige kwaliteitscontrole en foutopsporing
– Vervangen bij groeiend aantal fouten en veroudering
van technologie
– Voeg bij drager overzicht van mappenstructuur en
bestanden

31. Digitaal depot
• digitaal depot = e-depot = digital repository
• Veel meer dan techniek en terabytes
• Het geheel van organisatie, beleid, processen en
procedures, financieel beheer, personeel,
databeheer, databeveiliging en aanwezige hard-
en software, dat het duurzaam beheren van te
bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk
maakt. (ED3, 2008)

32. Digitaal depot
• OAIS: conceptueel model bestemd voor het
beheer, de archivering en de bewaring op lange
termijn van digitale documenten

33. Digitaal depot
• Nederland:
– Gemeentearchief Rotterdam
– Stadsarchief Amsterdam
– Nationaal Archief + RHC’s
– Justitiële Dienst - JustID
• Vlaanderen:
– FelixArchief Antwerpen
– LIAS: KADOC-KULeuven
– (Vlaamse Coördinerende Archiefdienst)
– (Archipel / VIAA)
– (Algemeen Rijksarchief)

34. Volgende keer?
Digitaal archiveren in de
praktijk: digitaal
klassement, e-mail, …
Vragen?