Управление и отчитане на европейски проект по ОП "Конкурентоспособност" с помощта на софтуер за управление на проекти Team Aspects.

1. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 1
Изпълнение и отчитане на европроект по ОП
„Конкурентоспособност“
Във време на затруднена икономика и ограничени източници за финансиране на иновации,
а така също и на обичайната фирмена дейност, все повече предприятия виждат реални
възможности в програмните инструменти на Европейския съюз или така добилите популярност
„еврофондове“. Не малка част от тях възлагат подготовката и/или изпълнението на подобни
проекти на опитни консултантски организации, които предлагат своя административен
капацитет и експертиза в управлението на проекти за съфинансиране.
ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО
Управление и отчитане на проект за съфинансиране по оперативна програма
Фирма АБВ е консултантска организация, специализирана в подготовката на проектни
предложения, както и в съпровождането на бенефициентите в последващото изпълнение на
одобрените проекти. Добрите отзиви от клиенти и препоръките на техни партньори водят до
нарастващ брой запитвания и поети ангажименти по управлението на проекти. Освен безспорните
предимства за бизнеса, това обаче води и до нараснали обеми на работа за всеки човек от състава на
дружеството, до затруднения в разпределението на задълженията, определянето на приоритетите и
навременното изпълнение на ангажиментите. Всеки е зает по поне няколко проекта, като във всеки
от тях има различни роля и принос. От друга страна, за мениджъра става все по-трудно да
проследява статуса и напредъка по отделните проекти, реално свършената работа и ангажираността
на отделните служители, както и да поддържа адекватно ниво на информираност и комуникация с
всеки от своите контрагенти.
РЕШЕНИЕТО
Планиране, съвместно управление с клиента и отчитане на проекта с Team Aspects
Ръководството на фирмата решава да отговори на засиления интерес като привлече нови
консултанти на пълно или плаващо работно време в опитите си да гарантира запазване и
повишаване на качеството на проектно обслужване. Осъзната обаче е и нуждата от организиране на
цялостната дейност на техническо ниво, чрез внедряване на софтуер за управление на проекти Team
Aspects. Целта е да се оптимизират процесите по подготовка и изпълнение на проектите, да се
разпределят ефективно задачите между постоянните членове на екипа, както и между привличаните
на проектна база експерти (обикновено на граждански договор в рамките на определен проект).
Един от проектите, които се обслужват с помощта на уеб базираната програма за управление
на проекти Team Aspects, е този по управлението и отчитането на проект на клиента Респект ООД,
който вече има подписан договор по Оперативна Програма „Конкурентоспособност“.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

2. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 2
Мениджърът „Проекти“ в консултантската фирма Росен Кафалиев поверява този клиент на
своята колежка Мариана Петева – Експерт „Проекти“, като фирмената политика повелява в
дейностите по проекта да са включени (макар и без да са им пряко възложени задължения) поне
още двама колеги, за да се гарантира непрекъснатост на обслужването и взаимозаменяемост на
персонала при нужда. В случая това са административният сътрудник Рени Димитрова и другият
Експерт Проекти във фирмата – Дарина Стоименова. (вж. Фиг. 1)
Фиг. 1
Проджект мениджърът на този проект Мариана решава да включи като наблюдател и лицето
за контакт от фирмата-клиент (бенефициент по проекта), като му се дава ограничен достъп до
програмата, с цел да е в течение за статуса на проекта, без да има права да вижда вътрешна за
фирмата информация.
Като възложител на проекта, Росен продължава да има права на достъп до всички бъдещи
дейности и поддейности, които ще се създават в рамките на този едногодишен проект, като получава
известия за всичко по-важно случващо се по него. Освен това има възможност да следи дейността по
него и чрез функцията „Новини по проекта“. (вж. Фиг. 2)
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

3. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 3
Фиг. 2
Мариана планира изпълнението и отчитането на проекта като пресъздава целия график на
дейностите съгласно договора за съфинансиране под формата на дейности и поддейности към вече
създадения проект. Повечето от тях тя възлага на себе си от името на своя пряк ръководител Росен,
тъй като софтуерният продукт й дава тази възможност. (вж. Фиг. 3) Същевременно във всеки един
момент е видно кой е създал дадена дейност и кой и кога е отразил някаква промяна по нея. Това
гарантира пълна прозрачност на управлението на проекта, проследимост и контрол на изпълнението,
без да ангажира висшия мениджмънт собственоръчно да възлага задачи в софтуера.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

4. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 4
Фиг. 3
На всяка от дейностите е сложен приоритет, начална и крайна дата, като освен това има
възможност за отбелязване на напредъка в изпълнението им за улеснение на оперативното
управление и мониторинга.
След първоначалното планиране на проекта, неговото изпълнение е „разбито“ до следните
основни дейности (вж. Фиг. 4)
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

5. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 5
Фиг. 4
Някои от тези дейности са твърде широкообхватни и сложни, или пък съдържат няколко
етапа/фази на изпълнение, което налага допълнителното им разбиване до поддейности. Такива са
например дейността „Изпълнение на проектните дейности“ (вж. Фиг. 5), която включва всички
проектни дейности, заложени в договора на бенефициента-клиент, както и дейността „Финансово
отчитане на проекта“, която за улеснение на финансовото управление се състои от различни
бюджетни пера.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

6. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 6
Фиг. 5
Ако някоя от дейностите на проекта се окаже повторяема във времето, тя може да бъде
мултиплицирана благодарение на функцията „Повторяемост“, чрез която се задава в кой ден и през
какъв интервал тази задача следва да се създаде, както и периода, в който ще се повтаря задачата.
Именно тази характеристика на софтуера е използвала и Мариана за създаването на обичайната
месечна оперативка за напредъка на проекта, която екипът провежда всеки последен вторник на
месеца за целия период на проекта (вж. Фиг. 6).
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

7. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 7
Фиг. 6
Team Aspects по никакъв начин не ограничава подразделянето на дейности и поддейности,
което означава, че е единствено в ръцете на проектния мениджър да реши как да организира своя
проект и до колко нива да го разбие. В тази връзка, първоначалната структура на проекта в никакъв
случай не е задължително да бъде окончателна. Във всеки един момент Мариана или друг участник в
проекта, на който са му дадени права за редакция, може да добави нови дейности или поддейности.
Така например главният счетоводител Стела, на която е възложена задача за поддържане на
счетоводните регистри по проекта, решава да разбие дейността на няколко поддейности с оглед по-
добрата организация на собствената си работа (вж. Фиг. 7):
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

8. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 8
Фиг. 7
От страна на клиента, лицето за контакт по проекта Калина Обретенова има ограничен достъп
до Team Aspects (вж. Фиг. 8), който обаче е съвсем достатъчен, за да вижда задачите, в които е
включена като наблюдател. Има право да чете комуникацията по съответните дейности, да се
включва в нея, както и да сваля прикачени файлове и да добавя нови. Това на практика гарантира
включването на клиента в работата на екипа по съвместния проект, без това да се заплаща нито от
клиента, нито от консултантската организация (за потребители – външни лица не се заплаща лиценз
за Team Aspects).
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

9. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 9
Фиг. 8
РЕЗУЛТАТЪТ
По-ефективно и организирано управление и отчитане на европроекта
Благодарение на организацията на проекта чрез Team Aspects, управлението и отчитането му са
значително улеснени както за основните участници в него, така и за мениджъра и представителите на
бенефициента. И трите страни – проектен екип, мениджмънт и клиент - имат достъп до проекта и
дейностите в зависимост от своите права и роля в изпълнението му.
Безспорно предимство на проектното управление с Team Aspects е организирането и поддържането
на сигурен архив с документацията по европроекта, особено с оглед на задължението, което
бенефициента има относно съхраняването й и след приключване на проекта. Освен прикачените
файлове, проектът съдържа и цялата комуникация между членовете на екипа, която е не по-малко
важна.
Веднъж създаден, проектът може да бъде използван като шаблон за следващ подобен проект и
може да бъде копиран изцяло с всички дейности и поддейности към него, след което да се
редактират според нуждите на новосъздадения проект. Същата възможност за копиране съществува
и за всяка отделна дейност.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“

10. Copyright © 2010-2013 Бизнес Аспекти 10
АКО ЖЕЛАЕТЕ ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS С ОПИСАНИЯ ПО-ГОРЕ ПРАКТИЧЕСКИ ПРИМЕР В РОЛЯТА
НА МЕНИДЖЪРА НА ПРОЕКТА МАРИАНА, МОЖЕТЕ ДА ГО НАПРАВИТЕ ОТТУК:
Адрес: https://help.teamaspects.com
Потребителско име: Mariana
Парола: mariana
ИЛИ СЕ РЕГИСТРИРАЙТЕ ЗА 30-ДНЕВНА БЕЗПЛАТНА ВЕРСИЯ , ЗА ДА ТЕСТВАТЕ TEAM ASPECTS В
СОБСТВЕНАТА СИ ПРАКТИКА.
Управление и отчитане на европейски проект по ОП „Конкурентоспособност“