2. Projekt tervezés
2
Lakatos Tamás
1. Bevezetés
Jelen dolgozat a 2015. évi őszi szemeszter szakmai gyakorlatát és ezáltal a saját magam
szakmai fejlődését hivatott bemutatni. A szakmai gyakorlóhelyem megválasztásában rendkívül
fontos szerepet töltött be az, hogy már korábbi félévben (2015. évi tavaszi félév) ugyanezen a
helyen teljesítettem kötelezettségeimet és megkedveltem az itt dolgozó embereket, kollegáimat.
A tavaszi félév végén már egyeztettük a vezetőséggel, hogy a nyári kihagyás után,
amikor az Egyesült Államokban dolgoztam, szeptembertől folytatjuk a megkezdett munkát. Ez
számomra remek lehetőséggel kecsegtetett, hiszen nem csupán az embereket de a
munkavégzést is megkedveltem, ebben az idilli hangulatú irodában. Bár a feladatok nagy része
számítógépes jellegű, olykor kreatív szellemiségre és akár az idegen nyelvek használatára is
szükség van. Emelletti lehetőségem nyílt a szakmai ranglétrán is feljebb lépni, új és
felelősségteljesebb feladatokat teljesítve, amelyekkel be tudtam bizonyítani a vezetőségnek és
magamnak is, hogy nem volt hiába az a korábbi 3 hónap.
Elmondható tehát, hogy nagy várakozásokkal álltam a félév előtt, ami a gyakorlati részt
illeti és azt gondolom, hogy sikerült ezeket a várakozásokat teljesíteni.
2. Gyakorlóhely bemutatása
Az előző félévben megtapasztalt személyes, baráti hangulat egyáltalán nem változott
kezdettől fogva nagyon jó volt az irodában a környezet, öröm volt bejárni minden nap. Az
általam választott gyakorlóhely rengeteg irányból folyik bele a magyar sportba és szerencsémre
a lehető legtöbb aspektusába lehetőségem nyílt betekinteni. Az első héten a cég vezetőjével és
a közvetlen felettesemmel leültünk átbeszélni, hogy mi az Ő elvárásuk, mit várnak tőlem ebben
a félévben és természetesen nekem is lehetőségem nyílt arra, hogy bármiben meghozzam a
számomra leginkább racionálisabb döntést. Ez azt jelentette, hogy szem előtt tartották azt a
cégnél, hogy mi az amit erősségemnek érzek, mi az amiben több fantáziát és lehetőséget látok
a magam részéről. Így ez a félév sem egy „a gyakornokra ráerőszakolt” feladatvégzésből állt,
hanem tényleg hasznára tudtam lenni a szervezetnek úgy, hogy közben én is élveztem azt amit
csinálok.
3. Projekt tervezés
3
Lakatos Tamás
A vállalatok egyik oldalról szakmai és stratégiai tanácsadást nyújt különböző
szervezeteknek, mivel elsősorban a társasági és osztalékadóból származó támogatások révén
kapcsolódik a sport világába, legfőképpen sportegyesületeknek. Egy támogatási időszak
rendkívül hossz tud lenni a pályázó egyesületek számára, hiszen meglehetősen sok
kötelezettséggel állnak szemben a támogatások megszerzése előtt. Emiatt a cég egy
elmondhatatlanul fontos kapcsot képez az egyesületek és a támogatók között.
A másik oldalon ott vannak az Európai Uniós projektek amelyek menedzselése óriási
feladat. Ennek a cégnek már jó pár éves tapasztalata van az ilyen programok előkészítésében és
megtervezésében, ezért kimondottan jó lehetőség volt ebbe is beletanulni. Ezen projektek nagy
része a nemzeteken átívelő együttműködést és a szabadidősport fellendülését hivatottak
megcélozni így kiváló bepillantást engedett ezekbe is ez a félév.
A gyakorlóhely a félév közepén kisebb-nagyobb változásokon ment át, voltak olyan
kollegák akik elhagyták a céget és új emberek is érkeztek ez megint csak azt eredményezte,
hogy gyakornokként, mivel már március óta tevékenykedtem a cégnél, nagyobb feladatokat
kaptam. Ezekből a felelősségteljesebb feladatokból rengeteget tudtam tanulni, a vállalkozásnak
is célja, velünk gyakornokokkal, hogy kipróbáljanak minket nagyobb nyomás alatt, hiszen ez
sokban meghatározhatja majd akár a jövőbeni munkavállalást, közös együttműködést.
3. Gyakorlati tevékenységhez tartozó szűkebb feladatkör és
konkrét gyakorlati tevékenység
Ahogyan azt már korábban is vázoltam a cég megpróbált minél több lehetőséget
biztosítani arra, hogy minél több aspektusból megmérethessem magam és úgy érzem sikerült
teljesíteni. A félév egyik legnagyobb projektje a cég számára egy szabadidősport fejlesztő
program elkészítése és ennek későbbi menedzselése volt. Ez leginkább a projekt követési és
stratégiai menedzsment ismereteket fejlesztette, valamint a Microsoft Word és Excel
ismereteket.
A leghosszabb periódus az egyesületek menedzselése és folyamatos utókövetése volt.
A Társasági és Osztalékadóból származó támogatások rendszere meglehetősen szerteágazó és
bonyolult folyamat ezért fontos, hogy az egyesületeknek legyen egy segítő szervezet amely
mindenben irányt mutat, segíti a fejlődést.
4. Projekt tervezés
4
Lakatos Tamás
A fő szempont számomra, a projektvezetőmmel együtt, annak a 6 egyesületnek a
kezelése volt amely hozzánk tartozott, de miután ezek kisebb programokat eredményeztek (8-
45 millió forint támogatás) a teljes összeg végével természetesen a többi egyesület
ügyintézésében is fontos feladatokat kaptunk. Ezekkel az egyesületekkel napi szinten tartani
kellett a kapcsolatot hiszen a kapcsolattartók fontos feladatokat láttak el nap mint nap. Fontos
volt, hogy a projektvezető és a vezetőség is arra ösztönzött minket, gyakornokokat, hogy minél
felelősségteljesebb feladatokat tudjunk teljesíteni, ennek a napi szintű kapcsolattartás,
email/telefon fontos összetevője volt. Ezek mellett a feladatok mellett, az októberi időszakban
kezdődött meg a támogatási igazolási kérelmek beadásának ideje. Ilyenkor ugyanabban a
rendszerben ahol a sportfejlesztési programot kitöltöttük támogatási kérelmeket nyújtanak be
az egyesületek a releváns sportszövetségekhez és ott az ügyintézők bírálják el azokat. Ehhez
kapcsolódóan több szerződést és dokumentum csomagot kellett összeállítani az egyesületeknek
amelyek segítségével ezután a cégek, vállalkozások megkeresésével teljesíteni tudják a
jóváhagyott programban megfogalmazott összeget. Miután egyes egyesületek, csak 1-2 éve
alakultak meg számukra még nehéz ezeket a dolgokat tökéletesen teljesíteni úgy, hogy a
szövetségek elfogadják a kérelmeket.
Ennek a feladatkörnek két fő oldala van s ezeket egymástól külön kell vizsgálni. Az
egyik lehetőség az igazolási kérelmek adatait és dokumentumait kitöltve a rendszeren keresztül
ténylegesen megalkotni egy kérelmet. Ennek része a támogató szervezetek adatainak
kimásolása a releváns cégjegyzékből, a támogatási összeg feltüntetése és a szükséges
dokumentumok feltöltése. Ez támogatási összegtől és cégtől függően 10-15 percet vesz igénybe
minden teljesítését beleértve. Ez a végső időszakra egyre inkább felgyorsult, hiszen egyre több
egyesület kérelmét kellett teljesíteni úgy, hogy közben a hibázást teljesen kizártuk a munkából.
Véleményem szerint ezen az oldalon minden alkalommal tökéletes munkát végeztem, nem volt
hiba a teljesítményemben.
A másik oldal ezeknek a felvitt kérelmeknek az ellenőrzése, amely nagyon fontos hiszen
ekkor egy második szem is átnézi a kitöltött kérelmet, így nagyobb eséllyel látja meg az apró
vagy akár nagyobb hibákat amelyek a szövetségek elbíráló szerveinél is szemet szúrnának. A
nagy rohanásban bent maradhatnak apró hibák az adatokban, az egyesületek kitöltött
szerződéseiről nem is beszélve, pontosan a már említett okok miatt. Ezen az oldalon is
5. Projekt tervezés
5
Lakatos Tamás
számtalan alkalommal dolgoztam, hiszen több ideje dolgozom a szervezetnél, tisztában vagyok
az alapvető dolgokkal amik könnyen elhibázhatóak.
Ezeket a kérelmeket elektronikus úton írjuk alá az egyesületek képviselőinek nevében
majd a visszaérkezett igazolásokat ugyanilyen módon tudjuk átvenni. Az igazolásokat a
rendszer automatikusan kiküldi a támogató szervezeteknek és ezután tudják teljesíteni az
átutalásokat. Annak köszönhetően, hogy nem csak az egyesületek oldaláról van kapcsolattartó
a folyamatban, hanem a támogató szervezetek oldalán is több alkalommal kellett a cég által
megadott beosztottal kommunikálnom a kérelmet érintő ügyekről. Ez azokban az esetekben
jelentett fejlődési lehetőséget amikor olyan nagyvállalatok és multinacionális cégek
kapcsolattartóival kellett felvennem a kapcsolatot mint például a Market vagy a Volánbusz Zrt.
Ezekben az esetekben teljesen más stílusban kellett megbeszélnem az ügyeket az érintettel
mintha „csak” az egyesületek képviselőivel kommunikáltam volna.
A kérelmek elkészítése után az utókövetésben is fontos szerepet töltöttem be, hiszem a
rajtam keresztül folyó igazolásokat mind nekem kellett utána a táblázatba felvinni. A
visszacsatolás és az ellenőrzés rendkívül fontos része a projektek menedzselésének, hiszen az
a cégnek és a partnereknek is nagy segítséget nyújt felmerülő problémák esetén.
4. Összefoglalás, vélemény
Összességében azt kell mondanom, hogy egy eredményes szakmai gyakorlati féléven
vagyok túl és ez legnagyobb részben az egyetem segítőkészségének köszönhető. Személyes
oldalról, remek barátságokat kötöttem, mégis csak több mint 6 hónapja dolgoztam együtt
ezekkel az emberekkel és a céges összetartó események segítségével sikerült elmélyíteni a
kapcsolatunkat, hogy ne csak egy felületes munka kapcsolat legyen. Ez pedig nagyban
megkönnyítette az együttműködést az irodában, hiszen többször előfordult, hogy már akár csak
fél szavakból is megértettük egymást, tudtuk mire gondol a másik. Ugyanúgy vonatkozik ez a
teljes állásban dolgozó projekt menedzserekre mint a gyakornokokra, sőt a gyakornok társaimra
még inkább, hiszen többen csoporttársaim közülük. Az új kollégákat is jól sikerült integrálni a
csapatba és a régi munkatársak is be-be térnek az irodába, mindig jó látni Őket.
Szakmailag is meglehetősen nagy fejlődésen estem át, hiszen ahogy azt már az elején
említettem nagyobb felelősséggel járó feladatokat láthattam el a cégnél. Ez természetesen nem
6. Projekt tervezés
6
Lakatos Tamás
csak az én saját szakmai fejlődésemet segítette elő de a cégét is, hiszen a projektek nagy részét
át tudták delegálni ránk, gyakornokokra így tudtak más, nagyobb feladatokra koncentrálni. A
sportirányítás és támogatások egy olyan szintjét ismertem meg amelyet a szak elkezdése előtt
elképzelni sem mertem volna.
Emellett az idei év több szempontból is különleges volt a magyar utánpótlássport
számára. Az egyesületek soha nem látott összegeket tudtak megpályázni és segítségünkkel
keretüket feltölteni.
Általános vélekedés a cégnél, hogy ennyi pénz még sosem folyt a magyar sportba és az
utánpótlásba pedig még kevésbé, így sokkal több munkája volt szervezetünknek mint eddig
bármikor. Ennek ellenére szinte hiba nélkül sikerült teljesíteni a munkafolyamatokat és erre
rendkívül büszke vagyok, saját magam részéről.
Összességében az biztos, hogy egy eredményes féléven vagyok túl, hiszen a cég a téli szünet
után visszavárna, ennek eldöntése még további egyeztetésre szorul.
Hajrá magyar utánpótlás, hajrá magyar sport!
*Az Aligátor Vízilabda Utánpótlás Sportegyesület idén is kamatoztatni tudta a TAO-s forrásokat.
