Organisaatiomuutokset -vinkkejä sujuvaan muutokseen. Jatta Kivelä, THL/OPER, 14.6.2019

1. Organisaatiomuutokset
Vinkkejä sujuvaan muutokseen
THL OPER 6/2019

2. Ohjelma
Klo 10.00–10.15 Tilaisuuden avaus ja tausta
Minna Angeria (THL/OPER)
Klo 10.15–10.45 Organisaatiomuutostilanteiden tuki ja ohjeistukset
Jatta Kivelä (THL/OPER)
Klo 10.45–11.15 Yksityistyvä työterveyshuolto – Kanta-palveluiden yhteyksien
jatkuvuuden varmistaminen
Antti Lehtinen (Kela)
Klo 11.15–11.30 Kysymykset ja tilaisuuden lopetus
Jatta Kivelä ja Krisse Poutala (THL/OPER)
14.6.2019 Jatta Kivelä2

3. Muutos suunnitteilla
 Selvitä: mikä muuttuu – millä aikataululla – ketä muutos koskee
 Ilmoitus muutoksesta heti, kun päätös on tehty
 Viranomaistahoille
 Tietojärjestelmätoimittajalle
 Rekisterien päivittäminen tärkeää
 Ota yhteys THL:n erikoissuunnittelijaan tai kantapalvelut@thl.fi
3 14.6.2019 Jatta Kivelä

4. Ohjeistusta muutoksiin
 https://thl.fi/fi/web/tiedonhallinta-sosiaali-ja-terveysalalla/ohjeet-ja-
soveltaminen/koulutusmateriaalit#Organisaatiomuutokset
 https://www.kanta.fi/ammattilaiset/muutostilanteet
 Tilannekohtaista ohjausta saat myös THL:n alueellisilta
erikoissuunnittelijoilta
14.6.2019 Jatta Kivelä4

5. Muutosohjeistus
[Tekijä]5

6. TTH:n yhtiöittäminen - erityispiirteet
 Järjestäjä
 Päivitysilmoitukset Koodistopalvelulle
 Rekisterisiirrot
 Yksityinen palvelunantaja
 Lupahakemukset AVIin tai Valviraan
 Hankittava Katso-tunnisteet (ellei niitä jo ole)
 Tarkista OID-koodien päivittyminen Koodistopalveluun
 Kanta-liittyminen (ellei jo ole liittynyt)
 Reseptien uusimispyyntökäytänteiden sopiminen
14.6.2019 Jatta Kivelä6

7. Yksityiset palvelunantajat – edellisten
lisäksi huomioitavaa
 Pelkästään y-tunnuksen muutos on jo organisaatiomuutos, joka
vaikuttaa Kanta-palveluihin
 Yhteistyö Valviran, AVI:n, THL:n ja Kelan kanssa korostuu
14.6.2019 Jatta Kivelä7

8. Kuka vastaa ennen muutosta tuotetuista
potilasasiakirjoista?
 Potilastietojen rekisterinpitäjän vastuu on aina jollakin
organisaatiolla.
 Vastuut kirjattava sopimuksiin
 Erityisesti huomioitava, mikäli vanha organisaatio lakkaa
 Ennen muutosta luotujen potilasasiakirjojen tunnisteet on
muutettava vastaamaan muutoksen jälkeistä rekisterinpitäjyyttä
 Koskee sekä Kanta-palveluihin, paikallisiin järjestelmiin että
paperiarkistoihin tallennettuja potilastietoja
 Vain Kelan Kanta-palveluilla on oikeus potilastietojen
pitkäaikaiseen sähköiseen arkistointiin
14.6.2019 Jatta Kivelä8

9. Yhteenvetona
 Suunnitteluvaiheessa huomio sopimuksiin – mikä muuttuu
 Ilmoitus tulevasta muutoksesta heti, kun päätös on tehty
 Varmista, että ilmoitukset on tehty esim. rekisterinpitäjien
muuttumisesta ja teknisistä muutoksista
 Huomioi prosessien muutokset
 Tiedota ja kouluta ammattilaisille sekä infoa kansalaisille ja sidosryhmille, kuten
apteekeille
 Hyödynnä viestintää välineenä onnistuneeseen muutokseen
 Jälkikäteen
 Jos jotain jäi tekemättä varsinaisessa muutoksessa, hoida ne heti kun
mahdollista ja ota tarvittaessa yhteyttä Kantapalveluihin
14.6.2019 Jatta Kivelä9

10. Lisätietoa ja tukea muutoksiin
kantapalvelut@thl.fi
kanta@kanta.fi