Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES). 05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)

1. GERER SES DOCUMENTS AU QUOTIDIEN
Dr. KOUAKOU Kouassi Sylvestre
Séminaire de formation du personnel cadre et d’appui de la Conférence des
Ministres de la Jeunesse et des Sports de la Francophonie (CONFEJES)
05 mai 2018 à Dakar (Sénégal)

2. Objectifs
 Acquérir des compétences pour une gestion organisée et structurée des
documents
 Comprendre quelques terminologies standards en archivistique
 Comprendre pourquoi gérer ses archives dès leur création ou réception
 Maitriser les techniques de gestion d’un dossier

3. Sommaire
1. Qu’est-ce qu’une archive ?
2. Qu’est-ce que la gestion des documents ?
3. Pourquoi la gestion des documents ?
4. Comment gérer un dossier ?

4. 1. Qu’est-ce qu’une archive ?

5. Archives: « Tout document, quel que soit sa date, sa forme et son support
matériel, produit ou reçu par toute personne physique ou morale, et par tout
service ou organisme public ou privé dans l’exercice de son activité »
(Dictionnaire de terminologie archivistique, 2002)
Document : Ensemble constitué d'un support et de l'information qu'il porte,
utilisable comme preuve ou à des fins de consultation. Indivisible à la fois
matériellement et intellectuellement (feuillet simple ou double, plusieurs
feuillets agrafés, cahier, registre ...)

6. Cycle de vie d’un document
Information Preuve Histoire

7. 2. Qu’est-ce que la gestion des documents ?

8. Ensemble des procédures et des activités qui permettent à une unité
administrative d'établir un contrôle sur les documents qu’elle produit ou reçoit
dans le cadre de ses activités, depuis la création de ces documents jusqu'à leur
élimination ou à leur versement au service des Archives.
Les documents sont les éléments constitutifs du dossier.

9.  Dossier
Un dossier est un ensemble homogène de documents, se rapportant à un même objet
ou une même affaire. Ceux-ci, cependant, peuvent être de même nature (tels que
procès-verbaux, chronos de correspondance, pièces comptables, etc.).
2 grandes catégories :
- Dossier de gestion
- Dossier de fonctionnement

10. Exemples de types de dossiers
 Dossiers de gestion : activités administratives transversales
 dossier du personnel
 dossiers comptables
 Dossier de fonctionnement : activités métier d’une unité administrative
 Dossier d’action
 Dossier de passation de marché
 Dossier de communication
 Etc,

11. 3. Pourquoi la gestion des documents ?

13.  Retrouver facilement mes documents : la gestion courante du service nécessite de
disposer en permanence des informations utiles à son activité.
 Gagner de la place : une bonne gestion des documents permet une rationalisation
des espaces physiques et électroniques.
 Répondre aux obligations légales liées à la transparence des activités de
l’administration et à l’archivage : archiver c’est conserver les preuves en cas de
contestation.
 Sauvegarder la mémoire et le savoir-faire du service : c’est un moyen pour se
souvenir de ce que l’on a fait et de l’expérience acquise pour agir tout en
pérennisant l’histoire du service
Pourquoi gérer ses documents ?

14. 4. Comment gérer un dossier ?

15. Quand et comment ouvrir un dossier ?
 A chaque nouvelle affaire ou action.
 En classant sans attendre tout document original dans le dossier
correspondant.
 En respectant le principe de l’homogéneité.

16.  Pour retrouver rapidement et exploiter au mieux un dossier, vous devez le décrire dès
sa création.
Description d’un dossier

17.  Numéro de classement (N.C.) : numéro attribué à chaque dossier dès son ouverture
rendant compte de sa place dans l’ensemble des dossiers possédés par un service et
permettant de le ranger matériellement dans le bureau.
 N.C. : n° série plan de classement + n° chronologique de création dans la série.
n°chronologique
Exemple : 1D2 - 0010
Série du plan de classement
En l’absence de système générant automatiquement le numéro, tenir un registre par
série de document !
Description d’un dossier : Numéro de classement

18. Extrait du plan de classement

19. Description d’un dossier : Intituler un dossier
 Intitulé : Un titre qui traduit l’objet d’un dossier, en mentionnant (si possible) le lieu et
la date.
Intitulé = Objet – Lieu – Date
 Objet : Il s’agit du thème dont traitent les documents constituant le dossier, de leur
facteur commun.
 Caractéristiques d’un bon intitulé :
Fiable : le titre doit correspondre au contenu du dossier
Intelligible: il doit être compris par tous et ne pas être sujet à interprétation
éviter les termes trop flous comme « divers », « généralités » et les abréviations
rapidement incompréhensibles lorsqu’elles ne sont plus d’actualité.

20. Dates extrêmes :
Date d’ouverture
Date de clôture
 Dates, généralement exprimées par référence aux années, du document le plus
ancien (ouverture du dossier ) et du document le plus récent (clôture du dossier )
composant le dossier.
Attention à ne pas confondre ces dates à la date de réalisation de l’activité
Description d’un dossier : Dates extrêmes

21.  Producteur (d’archives)
Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des
archives dans l'exercice de son activité.
Exemple :
- SG : Secrétaire Général
- DEPS : Directeur programme sports
- DEPSA : Directrice adjointe programme sports
- DPJ : Directeur programme jeunesse
- DPJA : Directrice adjointe programme jeunesse
- DAF : Directeur administratif et financier
- DAFA : Directrice adjointe administratif et financier
Description d’un dossier : Producteur
- S/SG : Secrétariat du SG
- COMPTA : Comptabilité
- PROTOCOL : Protocol
- etc.

22.  Typologie documentaire : Il s’agit de la nature des documents (pièces) contenus dans le
dossier.
Exemple : rapport, communiqué de presse, discours, liste, procès verbal, etc.
Il est essentiel de l’indiquer en vue du versement au service des archives.
 Modalité de diffusion : Renseigne sur le statut juridique du dossier et autres dispositions
concernant sa communicabilité. Il est utile lors de la prise en charge par le service des
archives.
Diffusion exclusive : consultation réservée au service producteur durant sa période d’utilité
administrative (DUA) et légale (DUL)
Diffusion restreinte : le service producteur précise les services ou individus pouvant accéder au
dossier durant sa DUA et sa DUL.
Diffusion confidentielle : accès réservé aux concernés par le dossier, jusqu’à sa déclassification.
Description d’un dossier : Typologie documentaire et modalité de
diffusion

23. La constitution d’un dossier (1)
La constitution d’un dossier requiert le respect des règles ci-après:
 Désigner un responsable du dossier
 s’assurer de la présence de tous les documents à valeur probante
 gérer la disponibilité et les accès aux documents du dossier
 s’assurer de la sécurité des documents
 Éliminer les « papiers de corbeille »
 Brouillons
 documents reçus pour information
 copies de travail
 pièces inutiles à la compréhension du dossier
 doublons de toute nature

24.  Datez les photos, en indiquant les personnes qui y figurent, le lieu exact où se déroule
l’action, et à quelle occasion elles ont été prises, etc.
 Notez sur les coupures de presse, les références du numéro de la parution de laquelle elles
sont extraites.
 Imprimez les courriers électroniques importants.
Attention: Ne pas constituer des dossiers trop volumineux et complexe , vous pouvez créer des
sous-dossiers.
La constitution d’un dossier (2)

25. Le classement d’un dossier
 Classer un dossier: Opération qui consiste à mettre en ordre des documents à
l’intérieur d’un dossier ou des dossiers entre eux.
 Pourquoi classer un dossier ?
 Faciliter le repérage de dossier pour la réalisation du travail quotidien
 Exigence légale
 Comment classer un dossier ?
 Classement alphabétique
 Classement numérique
 Classement chronologique
 Classement thématique

26.  Ordre antichronologique mais pas strict dans la mesure où l’on ne sépare pas les
pièces justificatives de la correspondance à laquelle elles se rapportent.
 Dans le cas d’un dossier volumineux et complexe constitué des sous-dossiers :
déterminez alors un ordre interne des sous-dossiers à l’intérieur du dossier
(alphabétique, chronologique, thématique, géographique). Chaque sous-dossier doit
être pourvu d’un intitulé claire.
Le classement d’un dossier: Mise en ordre interne

27. Classement dans lequel les documents sont regroupés dans l'ordre alphabétique.
 Avantages
 Classement simple et pratique
 Système indépendant de moyens informatiques
 Inconvénients
 Gestion des changements de noms
 Anticipation de l’augmentation du volume des dossiers
 Pas de contrôle de la continuité des dossiers (dossiers intercalés),
 Utilisation
 Dossiers de personnes physiques ou morales fréquemment consultés (exemple :
dossiers du personnel, candidature PPEJ, etc.)
Le classement d’un dossier: classement alphabétique

28. Classer un dossier – classement numérique
Classement dans lequel les documents sont regroupés dans l'ordre de numéros.
 Avantages
 Classement simple et pratique
 Facilité pour vérifier la présence ou l’absence d’un dossier
 Inconvénients
 Contrainte en cas de réactualisation des dossiers
 Utilisation
 Dossiers de séries qui n’ont pas besoin d’être réactualisés après leur clôture

29. Classer un dossier – classement chronologique
Classement dans lequel les documents sont regroupés dans l'ordre de leur date.
 Avantages
 Classement simple et pratique
 Système indépendant de moyens informatiques
 Utilisation
 Dossiers sériels (Chrono de courrier )

30. Classer un dossier – classement thématique
 Type de classement dans lequel les documents sont regroupés par thèmes.
 Avantages
 Présence en un seul lieu de tous les documents qui traitent d’un sujet
 Inconvénients
 Inconvénient en cas de réactualisation des dossiers
 Utilisation
 Dossiers qui découlent de la mise en œuvre des activités de l’unité administration (
dossier d’une activité, etc.)

31. Clore un dossier (1)
 La fin de l’affaire marque la clôture du dossier y relatif.
 La durée de conservation du dossier est définie dans le tableau de gestion :
 durée de conservation dans les locaux de l’unité administrative
 sort final (élimination ou versement aux Archives de l’Etat du Valais)

32. Clore un dossier (2)
 Le responsable du dossier doit assurer :
 la conservation de tous les documents à valeur probatoire (=importants à la
compréhension de l’affaire en question)
 le conditionnement adéquats des documents du dossier destinés à la conservation
définitive
 Conseils pour élimer les documents :
 Détruisez que les papiers qui encombrent inutilement les dossiers : les doubles, les
brouillons, les premiers jets des documents (sauf si le processus de mise au point d’une
action est d’une grande importance), les notes et les documents en nombre, les manuscrits
de documents publiés (sauf si le texte diffère de manière considérable de la version
définitive).
 Veillez à conserver les originaux (pièces signées et datées) qui seuls ont valeur de preuve.