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SUBSISTEMA
COMPRAS
Lic. Susana Brasca
LA COMPRA ES..
 Procedimiento complejo, detallado para
obtener los mejores productos disponibles
para el uso propuesto con el dinero que se
tiene para gastar.
 Esta debe ser organizada, para que
produzca los beneficios esperados.
IMPORTANCIA DE COMPRAR BIEN
 Haciendo una buena compra de insumos
tanto sea MATERIA PRIMA como
EQUIPAMIENTO , vamos a lograr la mejor
relación costo beneficio , y sostener el
funcionamiento del servicio(disminuyendo
los costos) ,
 y ademas llegar a la satisfacción del cliente
al ofrecerles la mejor calidad de productos.
ESTO SIGNIFICA QUE:
 La mejor compra no siempre es cuando se
compra lo mas barato, sino cuando se
obtiene un buena calidad con las
características del producto, acorde a las
necesidades de nuestro S de A.
COMO SE COMPRA EN LOS S DE A?
METODOS DE COMPRA
• Cuando un establecimiento hace sus
propias compras.
unitario
• Cuando se unen varios establecimientos
realizando una compra unificada
respetando las especificaciones de cada
establecimiento. El objetivo es disminuir
costos.
colectivo
SISTEMA DE COMPRA
• Caja chica:montos reducidos
para casos de emergencia.
• Contratación directa:Se piden
cotizaciones de 3 a 5
proveedores.
COMPRA
DIRECTA
• Privada
• Publica: p/ organismos
estatales.LICITACION
¿QUE OTROS FACTORES SE TIENEN EN
CUENTA AL MOMENTO DE REALIZAR LA
COMPRA?
ADEMAS….
 Presupuesto
 Cantidad de usuarios
 Frecuencia de pago: .semanal, quincenal,
mensual.
 Planta fisica: el tamaño de los depósitos, el
estado de las instalaciones.
 Menues .
 Disponibilidad de Alimentos en el mercado.
 Inventario.
RELACIONADO CON EL MENU
 Es importante tener las recetas
estandarizadas para evitar errores en las
compras, respecto a las cantidades y la
calidad de los alimentos .
 Conocer el % de desecho de cada alimento
y el rendimiento según sus diferentes formas
de preparación.
RELACIONADO CON LA DISPONIBILIDAD DE LOS
ALIMENTOS
 El Saber cuales alimentos son de cada estación
nos asegura disminucion de costos,>
frescura(mayor contenido vitaminico) y >
aceptacion.
 Debemos estar preparados para realizar
cambios en los listados ante la falta imprevista
de ciertos alimentos o elevación exagerada de
costos.
 Investigar nuevas variedades de alim.frescos o
procesados en el mercado.
LA REALIZACIÓN DE PEDIDOS DE
MERCADERÍA
 , un procedimiento utilizado en la práctica
 consiste en que, con menú en mano, cada
encargado o supervisor de sector realice su
pedido respetando un “cronograma de
pedidos”. Generalmente se asignan días de
la
semana determinados para cada pedido, que
pueden agruparse por tipo de mercadería
o por proveedor al cual se le realiza la compra. Lo
más frecuente es que se realice por rubros de
mercadería.
A CONTINUACIÓN UNA FORMA DE
REALIZAR PEDIDOS
 Por ejemplo: los martes, jueves y viernes se
piden vegetales y frutas para que ingresen
los lunes, miércoles y viernes;
 los martes las carnes para que ingresen el
día en que son requeridas;
lunes martes miércoles jueves vierne
s
sábado doming
o
PEDIDOS *Fr y
verd
*CARNE
S
Fr y verd Fr y
verd
INGRESAN Fr y verd Fr y verd Fr y
 los viernes se piden los lácteos para toda la
semana siguiente;
 jueves por medio se piden los productos de
almacén;
 los lunes los productos de limpieza; etc.
 Es útil diseñar un cuadro en el que conste
el tipo de mercadería, el día de semana que
hay que pedirla y el día de semana que se
recibe. De esta manera se crea una rutina
de trabajo en la cual cada uno sabe lo que
le corresponde hacer cada día y se evitan
olvidos. Hasta para los proveedores
mismos resulta práctico (por supuesto para
los que son habituales).
 ”.
AL MOMENTO DE LA RECEPCIÓN, que se hace?
 , el proveedor debe entregar la mercadería
acompañada de un
 Remito que debe ser controlado contra la
Orden de Compra, para luego enviarse al
 departamento de contabilidad general. Ese
Remito sirve de base para la confección de
la
 Factura.
 Esta metodología se complementa con la
utilización de “planillas de pedido”: se
 elaboran planillas impresas o en formato
electrónico (hay empresas que trabajan con
 sistemas en red o vía e-mail) para realizar
los diferentes pedidos de acuerdo a como se
hayan organizado en el “cronograma de
pedidos.
QUE ES EL INVENTARIO?
 es el recuento de existencias de Materia
prima(*), o sea del STOCK , nos indica que y
cuánto comprar .
 No se hará pedido cuando ya no quede
existencia de un alim, sino que se trabajará
con una cantidad de minima (cantidad
crítica) y cantidad máxima (en relación a la
capacidad del almacenamiento.)
 (*)tambien existen inventarios de bienes de uso , pero en s.a. los inventarios mas
frecuentes se hacen para conocer stock.
 La necesidad de su adquisición surge de las siguientes
situaciones:
1) REPOSICION:
Consumo diario x período de abastecimiento + stock de seguridad.
 Stock de seguridad: es la cantidad mínima de mercadería que
debe mantenerse en existencia. Éste se prevé para salvar
eventuales demoras en el aprovisionamiento, a fin de evitar
que la falta de mercadería impida que se preste el servicio
con normalidad.
 2) PEDIDOS ESPECIALES:
Mercadería que se utiliza en situaciones especiales,
que no se compra con frecuencia fija determinada.
 3) NUEVA MERCADERIA: cambios o innovaciones en
el menú con incorporación de nuevas preparaciones.
CLASIFICACION DE LA COMPRA VINCULADA CON
LA DINAMICA DEL SERVICIO
 Compras especiales
 Compras estacionales
 Compras oportunidad
 Compras rutinarias
 Compras de urgencia
OPERACIONES PARA LA COMPRA
 ANALISIS DE LAS NECESIDADES(según
el menu semanal ,el stock y la cantidad
critica)
 ELABORAR PEDIDO DE COMPRA (listado)
 SOLICITUD DE COTIZACIONES A LOS
PROVEEDORES
 SELECCIÓN DEL PROVEEDOR
 ELABORAR ORDEN DE COMPRA
DESDE EL PROVEEDOR….
 ENVIO DEL PEDIDO
 RECEPCION DEL PEDIDO
 INSPECCION DEL PEDIDO
 ALMACENAMIENTO
CUANDO SE PRODUCEN NO CONFORMIDADES
EN LA COMPRA
 cuando:
 falla la selección de proveedores
 Falla la evaluacion de proveedores
 Falta de conocimiento de lo que se compra
 Falla la prevision de la compra.
 Se compra a proveedores y/o productos no
homologados.
CONSECUENCIAS, SI….
 Se compra de mas: sobre-stockeo, mayor
costo financiero, mayor demanda de espacio
en almacén, deterioro del excedente.
 Se compra de menos: compra de
emergencia, perdida e insatisfacción de
clientes
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
PRECIOS COMPETITIVOS
CALIDAD
PLAZOS
UBICACIÓN GEOGRAFICA
SOLVENCIA
FINANCIERA
CANTIDA
D
CONCLUSIONES
 La compra es un proceso , no una actividad
 Punto de inicio de la rentabilidad .
 Afecta en gran medida a los demás
subsistemas
 La satisfacción del cliente empieza con una
buena compra.
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Subsistema compras

  • 2. LA COMPRA ES..  Procedimiento complejo, detallado para obtener los mejores productos disponibles para el uso propuesto con el dinero que se tiene para gastar.  Esta debe ser organizada, para que produzca los beneficios esperados.
  • 3. IMPORTANCIA DE COMPRAR BIEN  Haciendo una buena compra de insumos tanto sea MATERIA PRIMA como EQUIPAMIENTO , vamos a lograr la mejor relación costo beneficio , y sostener el funcionamiento del servicio(disminuyendo los costos) ,  y ademas llegar a la satisfacción del cliente al ofrecerles la mejor calidad de productos.
  • 4. ESTO SIGNIFICA QUE:  La mejor compra no siempre es cuando se compra lo mas barato, sino cuando se obtiene un buena calidad con las características del producto, acorde a las necesidades de nuestro S de A.
  • 5. COMO SE COMPRA EN LOS S DE A?
  • 6. METODOS DE COMPRA • Cuando un establecimiento hace sus propias compras. unitario • Cuando se unen varios establecimientos realizando una compra unificada respetando las especificaciones de cada establecimiento. El objetivo es disminuir costos. colectivo
  • 7. SISTEMA DE COMPRA • Caja chica:montos reducidos para casos de emergencia. • Contratación directa:Se piden cotizaciones de 3 a 5 proveedores. COMPRA DIRECTA • Privada • Publica: p/ organismos estatales.LICITACION
  • 8. ¿QUE OTROS FACTORES SE TIENEN EN CUENTA AL MOMENTO DE REALIZAR LA COMPRA?
  • 9. ADEMAS….  Presupuesto  Cantidad de usuarios  Frecuencia de pago: .semanal, quincenal, mensual.  Planta fisica: el tamaño de los depósitos, el estado de las instalaciones.
  • 10.  Menues .  Disponibilidad de Alimentos en el mercado.  Inventario.
  • 11. RELACIONADO CON EL MENU  Es importante tener las recetas estandarizadas para evitar errores en las compras, respecto a las cantidades y la calidad de los alimentos .  Conocer el % de desecho de cada alimento y el rendimiento según sus diferentes formas de preparación.
  • 12. RELACIONADO CON LA DISPONIBILIDAD DE LOS ALIMENTOS  El Saber cuales alimentos son de cada estación nos asegura disminucion de costos,> frescura(mayor contenido vitaminico) y > aceptacion.  Debemos estar preparados para realizar cambios en los listados ante la falta imprevista de ciertos alimentos o elevación exagerada de costos.  Investigar nuevas variedades de alim.frescos o procesados en el mercado.
  • 13. LA REALIZACIÓN DE PEDIDOS DE MERCADERÍA  , un procedimiento utilizado en la práctica  consiste en que, con menú en mano, cada encargado o supervisor de sector realice su pedido respetando un “cronograma de pedidos”. Generalmente se asignan días de la semana determinados para cada pedido, que pueden agruparse por tipo de mercadería o por proveedor al cual se le realiza la compra. Lo más frecuente es que se realice por rubros de mercadería.
  • 14. A CONTINUACIÓN UNA FORMA DE REALIZAR PEDIDOS  Por ejemplo: los martes, jueves y viernes se piden vegetales y frutas para que ingresen los lunes, miércoles y viernes;  los martes las carnes para que ingresen el día en que son requeridas; lunes martes miércoles jueves vierne s sábado doming o PEDIDOS *Fr y verd *CARNE S Fr y verd Fr y verd INGRESAN Fr y verd Fr y verd Fr y
  • 15.  los viernes se piden los lácteos para toda la semana siguiente;  jueves por medio se piden los productos de almacén;  los lunes los productos de limpieza; etc.
  • 16.  Es útil diseñar un cuadro en el que conste el tipo de mercadería, el día de semana que hay que pedirla y el día de semana que se recibe. De esta manera se crea una rutina de trabajo en la cual cada uno sabe lo que le corresponde hacer cada día y se evitan olvidos. Hasta para los proveedores mismos resulta práctico (por supuesto para los que son habituales).  ”.
  • 17. AL MOMENTO DE LA RECEPCIÓN, que se hace?  , el proveedor debe entregar la mercadería acompañada de un  Remito que debe ser controlado contra la Orden de Compra, para luego enviarse al  departamento de contabilidad general. Ese Remito sirve de base para la confección de la  Factura.
  • 18.  Esta metodología se complementa con la utilización de “planillas de pedido”: se  elaboran planillas impresas o en formato electrónico (hay empresas que trabajan con  sistemas en red o vía e-mail) para realizar los diferentes pedidos de acuerdo a como se hayan organizado en el “cronograma de pedidos.
  • 19. QUE ES EL INVENTARIO?  es el recuento de existencias de Materia prima(*), o sea del STOCK , nos indica que y cuánto comprar .  No se hará pedido cuando ya no quede existencia de un alim, sino que se trabajará con una cantidad de minima (cantidad crítica) y cantidad máxima (en relación a la capacidad del almacenamiento.)  (*)tambien existen inventarios de bienes de uso , pero en s.a. los inventarios mas frecuentes se hacen para conocer stock.
  • 20.  La necesidad de su adquisición surge de las siguientes situaciones: 1) REPOSICION: Consumo diario x período de abastecimiento + stock de seguridad.  Stock de seguridad: es la cantidad mínima de mercadería que debe mantenerse en existencia. Éste se prevé para salvar eventuales demoras en el aprovisionamiento, a fin de evitar que la falta de mercadería impida que se preste el servicio con normalidad.
  • 21.  2) PEDIDOS ESPECIALES: Mercadería que se utiliza en situaciones especiales, que no se compra con frecuencia fija determinada.  3) NUEVA MERCADERIA: cambios o innovaciones en el menú con incorporación de nuevas preparaciones.
  • 22. CLASIFICACION DE LA COMPRA VINCULADA CON LA DINAMICA DEL SERVICIO  Compras especiales  Compras estacionales  Compras oportunidad  Compras rutinarias  Compras de urgencia
  • 23. OPERACIONES PARA LA COMPRA  ANALISIS DE LAS NECESIDADES(según el menu semanal ,el stock y la cantidad critica)  ELABORAR PEDIDO DE COMPRA (listado)  SOLICITUD DE COTIZACIONES A LOS PROVEEDORES  SELECCIÓN DEL PROVEEDOR  ELABORAR ORDEN DE COMPRA
  • 24. DESDE EL PROVEEDOR….  ENVIO DEL PEDIDO  RECEPCION DEL PEDIDO  INSPECCION DEL PEDIDO  ALMACENAMIENTO
  • 25. CUANDO SE PRODUCEN NO CONFORMIDADES EN LA COMPRA  cuando:  falla la selección de proveedores  Falla la evaluacion de proveedores  Falta de conocimiento de lo que se compra  Falla la prevision de la compra.  Se compra a proveedores y/o productos no homologados.
  • 26. CONSECUENCIAS, SI….  Se compra de mas: sobre-stockeo, mayor costo financiero, mayor demanda de espacio en almacén, deterioro del excedente.  Se compra de menos: compra de emergencia, perdida e insatisfacción de clientes
  • 27. SELECCIÓN DE PROVEEDORES PRECIOS COMPETITIVOS CALIDAD PLAZOS UBICACIÓN GEOGRAFICA SOLVENCIA FINANCIERA CANTIDA D
  • 28. CONCLUSIONES  La compra es un proceso , no una actividad  Punto de inicio de la rentabilidad .  Afecta en gran medida a los demás subsistemas  La satisfacción del cliente empieza con una buena compra.