1. UD 3: Sesión 01
GESTIÓN Y OPTIMIZACIÓN DE
ALMACENES:
DOCUMENTACIÓN

2. Resultado de aprendizaje
● Capacidad para poder analizar los kardex y llevar un estricto
control de la documentación de los almacenes.

3. Contenidos
● ¿Qué es el Kardex?, cómo se controla y como ayuda en la
Gestión Óptima de los Almacenes.
● ¿Qué son las reservas?, procesos y control de mercadería en
altillos.
● Documentos de ingreso y Recepción de mercadería:
o Nota de Pedido
o Orden de Compra (Parcial o Total)
o Order Purchase
o Factura Guía
o Informe de Recepción
o Guía de Remisión
o Requisición de Materiales
o Orden de Producción
● Documentos de Procesos de Almacenaje y
Salida de mercadería.
o Tarjeta de Almacén (Ingresos y Salidas)
o Reserva de Productos.
o Cotización.
o Reporte de Transferencias
o Reporte de Picking.
o Formato de Mermas.
o Devoluciones a Proveedor
o Consumos Internos
o Salida a Servicio Técnico.
o Rótulos de Almacenaje.
o Formato de Entrega de Equipos Logísticos.

4. Actividad de inicio
¿Cómo crees que una bodega lleva el control de sus
productos ingresados, vendidos, etc?

5. ● ¿Qué es el
Kardex?, cómo se
controla y como
ayuda en la Gestión
Óptima de los
Almacenes.

6. Kardex
El Kardex es un formato que se usa para
mantener un registro de las salidas y entradas
de inventario en una empresa, con el fin de
conocer tanto el costo y las existencias en
cualquier momento, sin tener que recurrir a
realizar un inventario físico.
Anteriormente las tarjetas Kardex se
elaboraban en formatos impresos, los cuales
debían ser diligenciados manualmente, pero
actualmente la mayoría de los sistemas
contables incorporan un kardex automatizado
de acuerdo a las ventas que se realicen, o
también existen plantillas en Excel que
facilitan el trabajo
FUENTE
https://dianhoy.com/kardex/

7. Contenido del Kardex
Existe un formato para tarjetas Kardex que
se podría considerar como estándar, en el
cual no pueden faltar los siguientes
renglones:
● Fecha del movimiento.
● Detalle.
● Cantidad, valor unitario y valor total de la
entrada.
● Cantidad, valor unitario y valor total de la
salida.
● Cantidad, valor unitario y valor total del
saldo.
FUENTE
https://dianhoy.com/kardex/

8. ● Un inventario son todos los bienes tangibles,
es decir, la materia prima y los productos
dentro de una empresa que son usados para
diferentes fines, así sea la fabricación de los
bienes a ofrecer, brindar servicios, vender,
como para la capacitación de los empleados o el
equipo dentro de la empresa, así como el
inmueble.
● El kárdex es el sistema de datos que controla
cada elemento que entra y sale del inventario,
ya sean bienes tangibles, materia prima o los
productos en venta.
Diferencia entre kardex e inventario
FUENTE
https://bind.com.mx/blog/control-de-inventarios/que-es-un-kardex

9. A estas alturas, está claro que el kárdex de inventario ayuda a una empresa a conocer la existencia real de
todos los productos que se manejan dentro de ella, de manera detallada. También informa de la entrada y
salida de los productos ofrecidos.
Para que un kárdex funcione a la perfección, debe de contar con los siguientes datos:
● Folio de los productos
● Producto, nombre y especificaciones
● Referencia de producto
● Fecha de entrada y salida del inventario
● Entrada, productos comprados y productos en devolución
● Salida
● Saldos
Y aunque esta parte parezca pesada, por lo que significa llevar un registro de todo ello, lo cierto es que los
ERP ayudan a agilizar este proceso, pero sobre todo a mantenerlo actualizado al momento, evitando así
las pérdidas.
El Kardex: Cómo ayuda en la Gestión Óptima de los Almacenes.
FUENTE
https://bind.com.mx/blog/control-de-inventarios/que-es-un-kardex

10. ¿Qué son las reservas
de stock?
Procesos y control de
mercadería en altillos.

11. Un inventario de reserva o inventario de seguridad es aquel que
garantiza que siempre habrá stock, evitando el desabastecimiento
imprevisto y el hecho de que falte algún producto debido a algún fallo
en el sector de producción o incrementos inesperados de la demanda.
El inventario de reserva sirve para disponer de una cantidad mínima de
productos que cubran la demanda en caso de que esta exceda lo
previsto, así como para cubrir irregularidades en la producción que no
se tuvo en cuenta cuando se planeó.
Es fundamental que el inventario de reserva no sea inferior al
necesario ya que puede producirse una ruptura de stock y perder
ventas provocando una mala imagen de la empresa en la mente del
cliente.
Inventario de reserva o inventario de seguridad
FUENTE
https://www.transeop.com/blog/inventario-de-reserva-que-
es-como-se-calcula/1220/

12. Para calcular el inventario de reserva debes prestar atención a las siguientes
variables:
→ Plazo de entrega máximo: Indica el tiempo máximo en caso de que se produzca
algún fallo en la producción.
→ Demanda media: Indica la cantidad mínima de productos necesarios para cubrir en
caso de que exista algún problema con la producción.
→ Fórmula: Como la demanda nunca es fija, nos aproximamos más en su cálculo si
tomamos como referencia el coeficiente de variación de demanda. Igualmente,
podemos estimar el nivel deseado de disponibilidad de inventario que la empresa
quiere tener para evitar la rotura de stock.
→ Reaprovisionamiento de inventario: Se debe tener en cuenta la política de
reaprovisionamiento del stock seleccionado, que puede ser continuo o periódico. El
reaprovisionamiento continuo de inventario consiste en controlar el inventario cada
vez que termina una transacción, tanto en la entrada como en la salida de productos.
→ Punto de pedido: Una vez conocemos el inventario de reserva y se llega a la
cantidad mínima designada de productos se realiza el pedido. Esto es lo que se llama
punto de pedido
FUENTE
https://www.transeop.com/blog/inventario-de-reserva-que-
es-como-se-calcula/1220/
Cálculo del Inventario de reserva o inventario de seguridad

13. Documentos de
ingreso y Recepción
de mercadería:
➢ Nota de Pedido
➢ Orden de Compra (Parcial o Total)
➢ Order Purchase
➢ Factura Guía
➢ Informe de Recepción
➢ Guía de Remisión
➢ Requisición de Materiales
➢ Orden de Producción

14. Documentos de Ingreso y recepción: Nota de pedido
Una nota de pedido, es un
documento mediante el cual el
comprador solicita mercancías al
vendedor.
De esta forma, lo que hacemos es
documentar nuestras necesidades
de productos.

15. Documentos de Ingreso y recepción: Orden de compra (parcial o Total)
A diferencia de la nota
de pedido esta tiene
un carácter legal

16. Documentos de Ingreso y recepción: Orden Purchase
Lo realiza el comprador y
certifica la llegada de
mercancía puede ser la
misma orden de compra con
sello

17. Documentos de Ingreso y recepción: Factura Guía
• Dependiendo del tamaño de la
empresa muchas veces con la
llegada de la mercancía se recibe
la factura.
• Dependiendo del tamaño de la
empresa muchas veces con el
envió de la mercancía se adjunta
la factura.

18. Documentos de Ingreso y recepción: Informe de recepción
Permite el ingreso de
información para la
elaboración del Kardex

19. Documentos de Ingreso y recepción: Guía de remisión
La guía de remisión es un
documento que sirve para
sustentar el traslado de
bienes desde un lugar hacia
otro, como un almacén,
depósito o establecimiento,
y es de uso obligatorio
exigido por la Sunat.

20. Documentos de Ingreso y recepción: Requisición de materiales
Una requisición es la
solicitud que incluye el
usuario en el sistema
para solicitar la
contratación de
servicios o la
adquisición de equipos,
materiales de almacén
o materiales de
consumo.

21. Documentos de Ingreso y recepción: Orden de Producción
Las órdenes de
producción se usan para
gestionar la conversión
de los materiales
adquiridos en productos
manufacturados.
Las órdenes de
producción dirigen el
trabajo por los distintos
centros de trabajo o de
máquina de la planta

22. ● Documentos de
Procesos de
Almacenaje y Salida
de mercadería.
➢ Tarjeta de Almacén (Ingresos y Salidas)
➢ Reserva de Productos.
➢ Cotización.
➢ Reporte de Transferencias
➢ Reporte de Picking.
➢ Formato de Mermas.
➢ Devoluciones a Proveedor
➢ Consumos Internos
➢ Salida a Servicio Técnico.
➢ Rótulos de Almacenaje.
➢ Formato de Entrega de Equipos Logísticos.

23. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Tarjetas de almacén
Contablemente, es el
documento donde se
registran las salidas y
entradas de mercancía
del almacén, dentro de
la misma, se puede
llevar un control del
costo del producto,
dependiendo del
sistema de valuación de
inventarios que la
empresa utilice.

24. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Reserva de Productos
La reserva es una
solución VTEX que
impide que el mismo ítem
se venda más de una vez.
Una vez finalizada la
compra, el ítem comprado
se resta del stock
disponible y pasa
internamente al status
Reservado

25. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Cotización
Una cotización es un
documento en el que se
establece el costo a pagar por
un producto o servicio. El
precio final determina la
cantidad que deberá pagar tu
comprador o cliente, quien
puede considerar este factor
como la información más
relevante de la cotización de tu
proyecto.

26. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Reporte de transferencias
Cuando llega tu
inventario, puedes
usar una transferencia
para asegurarte de
recibir todo lo que
esperas.
Recibir inventario
significa que el artículo
ha llegado, lo has
evaluado y decidiste
aceptarlo o rechazarlo.
Cuando aceptas un
artículo en tu
transferencia, se agrega
la cantidad disponible en
tu página Inventario.

27. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Reporte de Picking
La preparación de
pedidos o picking es la
actividad que se desarrolla
dentro de un almacén
llevada a cabo por un
equipo de personas que
preparan los pedidos para
los clientes.
Este proceso incluye
aquellas operaciones cuyo
objetivo es extraer y
acondicionar los productos
demandados por los
clientes y que se
manifiestan a través de los
pedidos

28. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Formato de merma
La plantilla Hoja de mermas
se utiliza analizar dónde
estás registrando una
mayor pérdida de materias
primas y realizar acciones
para reducir esta pérdida o,
incluso, eliminarla

29. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Devoluciones a proveedor
Consiste en regresar
mercancía al
proveedor que la
surtió, por diversos
motivos. Este tipo de
devoluciones se
realizan, cuando se
desconoce a qué
compra pertenece el
producto que se
devuelve o cuando no
se lleva un control
preciso en el costeo
del inventario.

30. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Consumos Internos
El Consumo Interno consiste en utilizar productos que no son destinados para
vender, más bien para las operaciones de nuestra empresa, por ejemplo: Papelería,
Agua entre otros.

31. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Salida a servicio técnico
Un reporte de soporte técnico es un
informe que recopila la
información requerida para el
diagnóstico técnico que el
personal de soporte realiza por
pedido de un usuario.
El objetivo es dar solución a un
incidente que impide hacer uso de un
producto / servicio.
El personal técnico usa los datos
contenidos en el reporte para
depurar y resolver problemas,
posiblemente ejecutando comandos
de diagnóstico y archivos de registro.

32. Documentos de Procesos de Almacenaje y Salida: Formato de entrega de
equipos logísticos

33. Revisando lo
aprendido
¿Qué documento de los
anteriormente visto en clase
crees que no es exclusivo de un
almacén y donde también se
podría utilizar?

34. “La educación da un enorme poder a
quien la recibe”.
-Nelson Mandela