These are the slides (in Italian) of the session presented at BTC, Italy's events exhibition, held in Florence the 12 of November. The session described the impact of new technologies on meeting design. A good balance between tools, methods and logistics is the secret to organize successful collaborative and interactive sessions at your conference or event.

1. L’impa'o
delle
nuove
tecnologie
sul
mee4ng
design
Stefania Conti-Vecchi

2. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Il
focus
Strumen(,
metodologia
e
logis(ca
per
organizzare
sessioni
collabora(ve
e
intera7ve
A
chi
è
rivolta
la
sessione
Il
team
di
un
evento
è
composto
da
tu7
i
professionis(
coinvol(
nei
diversi
aspe7
della
sua
organizzazione

3. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Il
mee4ng
design
è
in
evoluzione
La
combinazione
di
metodologie
efficaci
con
tecnologie
innova(ve
può
essere
un
vero
vantaggio
per
il
vostro
evento,
per
la
qualità
dell’esperienza
vissuta
dai
partecipan(
e
per
i
risulta(
del
loro
apprendimento

4. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Il
livello
di
coinvolgimento
misura
il
successo
Il
livello
di
interazione
e
di
coinvolgimento
dei
partecipan(
a
un
evento
è
diventato
oggi
la
misura
del
suo
stesso
successo

5. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Quali
tecnologie?

6. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
I
vantaggi
di
u4lizzare
un
iPad
Lo
speaker
può
muoversi
liberamente
sempre
rivolto
verso
i
partecipan(,
eliminando
le
barriere,
ponendo
se
stesso
e
il
pubblico
leAeralmente
sullo
stesso
lato.

7. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
I
vantaggi
di
u4lizzare
un
iPad
I
partecipan4
con
l'aiuto
di
applicazioni
e
metodologie
specifiche
possono
interagire
direAamente:
¤ con
lo
speaker
¤ con
il
contenuto
della
sessione
¤ con
gli
altri
partecipan(.
Questo
assicura
che
il
pubblico
sia
realmente
coinvolto
durante
la
sessione

8. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
I
vantaggi
di
u4lizzare
un
iPad
I
partecipan(
possono
seguire
gli
speech
e
le
presentazioni
dai
loro
iPad
anche
in
una
sala
grande
con
schermi
piccoli
e
lontani

9. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Sessioni
asincrone
Ci
sono
applicazioni
che
permeAono
di
organizzare
sessioni
asincrone
per
vedere
e
commentare
il
contenuto
prima,
durante
e
dopo
l'evento.

10. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Prima
di
scegliere
le
apps

11. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
5
generazioni
di
iPad
Ci
sono
5
generazioni
di
iPad,
le
maggiori
differenze
riguardano
la
proiezione
e
la
fotocamera
che
non
è
inclusa
nella
generazione
1
e
il
cavo
di
collegamento
e
alimentazione
nell’iPad
4
ed
Air.

12. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Strumen4
per
proie'are
iPad
2,
3,
4
ed
Air
Non
è
necessaria
nessuna
applicazione
par(colare
per
inviare
il
contenuto
di
una
schermata
al
proieAore
Apple
TV,
cavi
e
conneAori,
computer
porta(le

13. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Qualche
consiglio
Abbiate
sempre
pronto
un
piano
“B”
con
tu7
i
cavi
e
gli
adaAatori
necessari
nel
caso
in
cui
il
WiFi
non
funzionasse
correAamente.
Raccomandate
agli
speaker
di
chiudere
tuAe
le
applicazioni
non
essenziali
sul
loro
iPad
prima
di
iniziare
la
loro
presentazione
e
di
a7vare
la
modalità
"non
disturbare"!

14. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Un
punto
cri4co:
il
WiFi

15. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Un
punto
cri4co:
il
WiFi

16. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Soluzioni
Se
il
WiFi
è
proteAo
da
firewall
non
è
possibile
proieAare
u(lizzando
la
Apple
TV
e
i
disposi(vi
Apple
non
si
possono
vedere
e
conneAersi
l'un
l'altro.
Una
possibile
soluzione
potrebbe
essere
quella
di
collegare
i
tablets
via
Bluetooth
se
l'applicazione
lo
consente.
Creare
un
network
locale
con
l’Apple
Airport

17. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Scegliere
il
format

18. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Alcuni
consigli
Non
cercate
di
essere
troppo
tecnologici
se
non
è
necessario
Aiutateli
ad
aiutarsi
l'un
l'altro!

19. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Alcuni
consigli
U(lizzate
insieme
alla
tecnologia
anche
alcune
tecniche
“fisiche”
per
tenere
i
partecipan(
svegli
e
impegna(
(es.
body
vo(ng).

20. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Set
up
delle
sale

21. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Set
up
delle
sale
Tavoli
rotondi
con
6
max
8
sedie
per
tavolo
acqua
e
bicchieri
Prese
di
corrente
per
ricaricare
i
disposi(vi.
Penne
e
carta
(anche
se
hanno
gli
iPad
la
useranno
comunque)

22. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Set
up
delle
sale

23. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Applicazioni
mobili
e
strumen4
web
Le
applicazioni
mobili
e
gli
strumen(
web
per
gli
even(
consentono
ai
partecipan(
di
trovare
contenu(,
informazioni
u(li,
condividere
esperienze,
collaborare
e
fare
networking.

24. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Presentazioni
interaHve
.
Spashtop
Presenter
Splashtop
Presenter
allows
presenters,
instructors
and
trainers
to
turn
their
iPad
into
the
ul(mate
presenta(on
remote.
O n c e
c o n n e c t e d
t o
t h e i r
computer
over
Wifi,
they
can
control
their
presenta(on
then
annotate
content
all
from
an
iPad.
Be
free
to
roam
around
the
stage
or
interact
from
all
four
corners
of
the
room.

25. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Presentazioni
e
slides
CloudOn
CloudOn
brings
Microsoh
Office®
to
your
iPhone
&
iPad
and
links
it
to
your
Box,
Dropbox,
Google
Drive
and
SkyDrive
accounts.
Pointer
Show
your
presenta(on
on
a
secondary
screen
such
as
a
projector,
TV
or
monitor
and
interact
with
it
by
poin(ng
and
drawing.

26. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Controllo
remoto
Remote
mouse
Turn
your
iPad
into
a
wireless
touchpad
and
keyboard
now!
You
can
take
control
of
your
presenta(ons
from
anywhere
in
the
room.

27. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Brainstorming
iBrainstorm
(iPad)
+
iBrainstorm
Companion
(up
to
4
iPhone)
Capturing
and
sharing
your
inner
most
crea(ve
genius
has
never
been
easier.
Introducing
the
first
mul(-­‐device
collabora(on
tool
from
Universal
Mind.
From
iPhone
to
iPad
with
just
a
flick
of
the
finger,
iBrainstorm
has
set
the
bar
and
has
redefined
the
very
nature
of
collabora(on.
iBrainstorm
Companion
is
used
to
connect
to
a
running
session
of
iBrainstorm
on
the
iPad.
It
gives
up
to
4
people,
the
ability
to
create
ideas
on
their
iPhones
and
'flick'
them
over
to
the
iPad!

28. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013

29. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Brainstorming
∞Board
+
∞Board
Notes
∞Board
is
a
virtual
whiteboard
suited
especially
for
educa(on,
project
management,
crea(ve
applica(ons
and
preAy
much
anything
else
you
can
think
of.
Other
devices
on
your
local
network
can
connect
to
your
board
and
throw
notes
to
you.
Great
for
brainstorming
sessions!
No
limits
with
the
number
of
devices
and
you
can
connect
both
iPad
and
iPhone

30. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Brainstorming
VoiceThread
Create
and
share
dynamic
conversa(ons
around
documents,
snapshots,
diagrams
and
videos
-­‐-­‐
basically
anything
there
is
to
talk
about.
You
can
talk,
type,
and
draw
right
on
the
screen.
VoiceThread
takes
your
conversa(ons
to
the
next
level,
capturing
your
presence,
not
just
your
comments.
Anyone
can
join
the
discussion
from
their
iPhone,
iPad,
iPod
touch,
Mac
or
PC
-­‐-­‐
any(me,
anywhere.

31. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Metodologia

32. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Le
istruzioni
I
partecipan4:
Inviategli
(e
condividete
sul
vostro
sito
o
sui
social
media)
chiare
istruzioni
su
come
usare
la
tecnologia
che
avete
deciso
di
u(lizzare
per
la
vostra
sessione.
Dare
loro
una
persona
di
riferimento
per
essere
aiuta(
in
caso
di
problemi
tecnici
Assicuratevi
di
avver(rli
di
scaricare
le
app
quando
sono
collega(
a
una
rete
Wi-­‐
Fi
(se
possibile
inviate
loro
un
link
direAo
per
scaricare
l'applicazione
dall’AppStore)

33. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Metodologia
Lo
Speaker:
Deve
preparare
le
diaposi(ve
con
PowerPoint
o
Keynote
e
conver(re
il
file
in
un
PDF.
Poi
caricarlo
nell'app
scelta
per
proieAare
Crea
un
mee(ng
e
voi
condividerete
l'ID
o
il
collegamento
con
i
partecipan(
Prepara
i
sondaggi
o
le
esercitazioni
che
devono
essere
usa(
durante
la
sessione.

34. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Metodologia
In
Voicethread
o
un'altra
applicazione
adaAa
per
gli
obie7vi
della
sessione
preparate
il
caso
che
si
discuterà
e
per
il
quale
i
partecipan(
lasceranno
il
loro
video-­‐contributo.
Preparate
la
lavagna
di
iBrainstorm
o
∞
Board
con
le
informazioni
che
si
desidera
raccogliere
durante
la
sessione
Create
sondaggi
e
ques(onari
Create
Badge
con
QRCodes
o
tweet
pron4
per
essere
invia4
o
link
...
ques4
sono
grandi
strumen4
di
networking.

35. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Un
QRcode
al
posto
del
biglie'o
da
visita
Quicktag
QRAugmented
Easy
QR

36. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Questo
è
il
QRcode
con
i
miei
contaH

37. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Clicktotweet.com

38. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
QRcode
generator
Scan
to
tweet

39. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Il
design
della
sessione
Istruzioni
per
la
sessione
Segui
la
sessione
su
Twi'er
usando
l’hashtag
#FRESH14
Twi'eremo
in
tempo
reale
i
contenu4
così
come
i
link,
i
nomi
degli
strumen4
presenta4
e
le
foto

40. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Tweets
prepara4
in
an4cipo
Backdra
Backdrah
is
a
new
free
iPad
app
that
enables
you
to
write
tweets
in
advance,
and
then
releases
them
while
you
are
giving
a
presenta(on.
tweet
#FRESH14

41. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Durante
la
sessione
Crea
gruppi
di
6
max
8
persone
Prendetevi
il
tempo
per
spiegare
come
usare
le
applicazioni
e
cosa
vi
aspeAate
da
parte
dei
partecipan(.
Se
avete
tempo
organizzate
una
simulazione.
Dovreste
essere
sicuri
che
i
partecipan(
abbiano
veramente
capito
come
usare
gli
strumen(
scel(.
Questo
aiuta
anche
a
rompere
il
ghiaccio
all'inizio
della
sessione.
Ad
ogni
gruppo
sarà
dato
un
argomento
specifico
da
discutere.
Si
potranno
registrare
i
propri
contribu(
o
intervistare
i
partecipan(
allo
stesso
tavolo.

42. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Durante
la
sessione
La
sessione
può
essere
programmata
in
moduli
con
il
tempo
definito
in
precedenza
per
dare
ai
partecipan(
la
possibilità
di
discutere
e
di
registrare
i
risulta(
e
condividerli
con
gli
altri
partecipan(
Easy
Timer
Easy
(mer
is
a
simple
(mer
applica(on
which
displays
remaining
4me
widely.
Especially
the
remaining
minutes
fills
the
en(re
screen.

43. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Un
caso:
gli
Hybrid
angels

44. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
L’idea
U(lizzare
l’iPad
insieme
ad
alcune
applicazioni
specifiche,
per
fornire
(in
par(colare
ai
partecipan(
a
distanza),
la
possibilità
di:
¤ incontrare
relatori,
i
partecipan(
e
gli
sponsor
"personalmente”
¤ camminare
virtualmente
aAraverso
il
centro
congressi
e
vedere
il
set
up
della
manifestazione,
¤ vivere
alcuni
momen(
di
backstage,
o
partecipare
ad
una
cena
o
a7vità
sociale.

45. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Come
organizzarlo?
¤ 1
iPad
per
ogni
angelo
¤ 3
o
più
breakout
rooms
virtuali
¤ 1
moderatore
virtuale
o
on-­‐site
¤ Una
buona
promozione/comunicazione

46. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Apps
usate
per
le
breakout
rooms
GoToMee4ng
Google+
Skype

47. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
In
giro
per
le
sale
per
condividere
una
vera
esperienza

48. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Collegamen4
direH
anche
nel
computer
corner

49. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013
Sul
palco
con
i
partecipan4
remo4

50. Stefania Conti-Vecchi – BTC 2013

51. Grazie
Stefania Conti-Vecchi
www.eventagist.com