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Grundlagen der Archivierung: Geschichte im Verein bewahren
und veröffentlichen
Joachim Kemper, Abteilung Kulturelles Erbe (Stadtarchiv, Museen, Gedenkstätten), Speyer –
12. September 2013
Aufbau:
•Was ist ein Archiv, was ist Archivierung?
•„Historisches Archiv“ – Registratur
•Vereinsarchive
•Übernahme
•Erschließung
•EDV-Hilfsmittel, Datenbanken
•Bestandserhaltung
•Auswertung: Publikation und Öffentlichkeitsarbeit
•Digitale Archivierung
•Archive in der Pfalz: Kurzüberblick
Grundlagen der Archivierung
Was ist ein Archiv, was ist Archivierung?
•Begriff: Archivum (lat.), archeion (griech.) = Behörde, Amt. „Archiv“ ist kein fest
definierter Begriff!
•Archiv: Einrichtung, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt wird (mit
weiteren Aufgaben: Erschließung, Sicherung…)
•Trägerschaft: In allen Kulturen und Staaten vorhanden; öffentliche und private
Träger (Firmen, Vereine, Familien, Privatpersonen)
•Enge Verbindung zu Bibliotheken, Museen usw. (aber: Archive „wachsen“,
Unterlagen oft nur einmal vorhanden)
Grundlagen der Archivierung
Was ist ein Archiv, was ist Archivierung?
•Archivgut: Nicht nur Papierunterlagen („Akten“), sondern auch z.B. Fotos,
Plakate, Filme/Tonträger, „Urkunden“, Datenbanken, aber auch m.E.
Sachgegenstände …
„Historisches Archiv“ – Registratur
•Registratur: Unterlagen werden nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt
oder Unterlagen haben ein bestimmtes Alter erreicht; aber auch: Platzproblem;
Wechsel der Verantwortung für Registratur (bzw. Ämterwechsel im Verein!)
•Oft werden Registraturen auch als „Archiv“ bezeichnet, nicht immer ist eine
eindeutige Unterscheidung möglich.
Grundlagen der Archivierung
„Historisches Archiv“ – Registratur
•„Historisches Archiv“ = eigentliches Archiv, Übernahme der
Unterlagen.
•Übergang Registratur – „Historisches Archiv“: Entscheidung über
„Vernichtung“ der Akten oder Archivierung (prozentuale
Gewichtung?)
Grundlagen der Archivierung
Vereinsarchive
•Warum? „Gedächtnis“ des Vereins; fortlaufende Dokumentation
des Vereinslebens – aber auch: Nachvollziehbarkeit und
Rechtssicherheit!
•Was wird alles archiviert? Beispiele, falls vorhanden!
Protokolle (komplett), Satzungen, Verträge, Broschüren,
Jahresberichte, Vereins-Zeitungen, Mitgliederlisten,
Korrespondenz, Fotos, Plakate, Videos ... Haushalt und Finanzen:
Haushaltspläne, Beitrags-/Kassenbücher (Rechnungsbelege: 10
Jahre aufbewahren, evtl. Auswahl aufheben?).
Grundlagen der Archivierung
Von der Übernahme zur Erschließung
•Grundsatz: Ordnung nach Entstehungszusammenhang
(Provenienz) – Sachbegriffe (Pertinenz)
•Gliederung: Chronologisch und/oder z.B. nach
Archivalientypen/Medienarten. Sind frühere Ordnungen bzw. eine
Gliederung sichtbar?
•Archivgut und Sammlungsgut trennen
•Beispiel: Vereinsarchiv XY: Unterlagen vor 1945 – Unterlagen
nach 1945 (Verwaltungsunterlagen; Finanzunterlagen; Protokolle;
Satzungen; Jubiläen …) – Fotosammlung – Festschriften
Grundlagen der Archivierung
Von der Übernahme zur Erschließung
•Erschließung: wenige Eingaben genügen für eine einfache
Verzeichnung!
•Ziel: Inhaltliche Beschreibung in einer Archivübersicht bzw. in
„Findmitteln“ („Findbuch“ = Katalog)
•Pflichtfelder der Erschließung: Bestand, „Titel“, Bestellnummer,
Laufzeit, evtl. Enthält-Vermerk und Registerbegriffe (= intensiv)
und Bemerkungen.
•Richtlinien und Standardformate können helfen bzw. können über
Datenbanken auch genutzt werden
Grundlagen der Archivierung
Von der Übernahme zur Erschließung
•Erstellung des „Findbuchs“ (Ausdruck) und/oder EDV-Suche
(Datenbank, Tabellen)
EDV-Hilfsmittel, Datenbanken
•Findmittel auf Papier sind besser als keine Findmittel
•Word, Excel (gut zu importieren)
•Datenbanken: Viele Anbieter für Archive, auch „kleine“ bzw.
open-source-Lösungen
Grundlagen der Archivierung
Online-Datenbank (Stadtarchiv)
Einfache Präsentation von Fotos/Quellen online:
Flickr
Ein Blick in die Archiv-Datenbank …
Grundlagen der Archivierung
Bestandserhaltung
•Ein Archiv soll die Unterlagen auf Dauer sichern. Neue
Unterlagen müssen gesammelt werden. Hierzu sind einige
Maßnahmen nötig und Fehler zu vermeiden.
•Rollregale, Standregale, Schränke
•Klimabedingungen: der Archivraum sollte nicht feucht sein und
keine stark schwankenden Temperaturen haben (Sommer-
Winter). Optimal: 16 (14-18) Grad Celsius, 50% (45-60%) relative
Luftfeuchte (Luftfeuchtigkeit ab 60% erleichtert
Schimmelwachstum sehr!).
Grundlagen der Archivierung
Bestandserhaltung
•Notfälle: Feuer, Wasser … (Wasserleitungen im Magazinraum?), Sicherheit,
Notfallvorsorge nicht vergessen
•Ablage der Archivalien nach Systematik im Archivraum (mit Übersicht)
•Verpackung: Archivgut sollte aus Ordnern entnommen werden – keine
Klarsichthüllen, möglichst auch größere Metallteile (Rost!) entnehmen.
Verpackung: Säurefreie Mappen, alterungsbeständige Archivkartons (dafür gibt
es Normen/Richtlinien und einige Anbieter).
•Fotos, Zeitungsausschnitte usw.: lose in Umschlägen ablegen (nicht
aufkleben)
•Benutzung: Archivalien nicht entleihen
Grundlagen der Archivierung
Bestandserhaltung
•Wo gibt es Hilfe und Beratung? Wo finde ich die nötigen Materialien und
Geräte?
•„Vorsicht“ bei Angeboten von Firmen – z.B. komplette Verfilmung und/oder
Digitalisierung des Archivs (man sollte dann aber die Archivalien nicht
vernichten!).
•Im Zweifelsfall sollte immer überlegt werden, ob die Archivalien (oder: die
älteren Archivalien) nicht an ein größeres Archiv abgegeben werden sollten:
Stadtarchive, Kirchenarchive, Staatsarchive – oder je nachdem bzw. falls
vorhanden auch übergreifende Sportarchive.
Grundlagen der Archivierung
Auswertung, Publikation, Öffentlichkeitsarbeit …
Grundlagen der Archivierung
Auswertung: Publikation und Öffentlichkeitsarbeit
•Ausstellungen
•Festschriften
•Presseartikel
•Internet: Vereinshomepage, Wikipedia, „soziale Medien“
•Informationen für Vorträge und Publikationen
Grundlagen der Archivierung
Digitale Archivierung
•Viele „Unterlagen“ werden auch in Archiven in Zukunft nur noch
digital vorliegen
•Dateien, Datenbanken
•Archive erzeugen aber auch selbst digitale Unterlagen
(Datenbank, Scanner, Digitalkamera)
•Speicherung der Daten: z.B. Netzlaufwerk mit Bandsicherung;
Festplatte zur Sicherung; nicht sicher und „dauerhaft“ sind: CDs,
DVDs!
Grundlagen der Archivierung
Digitale Archivierung
•Formate, z.B. PDF(a), TIFF (!),
•Sonderbereich: Fotos, zumeist heute nur noch digital erzeugt.
Was tun?
Grundlagen der Archivierung
Archive der Pfalz: Kurzüberblick
Viele große und kleine Archive der Pfalz verwahren Dokumente
zu einzelnen Vereinen bzw. zur pfälzischen und lokalen
Sportgeschichte.
Überblick:
Grundlagen der Archivierung
Archive der Pfalz: Kurzüberblick
•Landesarchiv Speyer: zuständig für Rheinhessen-Pfalz
Beständeübersicht (zur Recherche):
Landeshauptarchiv (Standorte Speyer, Koblenz),
Beständedatenbank umfasst auch das Saarland (Landesarchiv,
mit Sportarchiv)
Grundlagen der Archivierung
Archive der Pfalz: Kurzüberblick
•Stadtarchive: oft wichtige Überlieferung zum Thema „Sport“,
Vereinsarchive oder z.B. Akten der Verwaltung (Vereinswesen,
Polizei), Fotosammlungen, Zeitungen, Nachlässe …
•Problem: Die Überlieferung von Vereinen deckt einen wichtigen
Bereich ab, der von jedem Stadtarchiv dokumentiert werden
sollte! Die „offizielle“ Überlieferung reicht aber oft nicht aus. Nur
selten ist bekannt, was sich in einem Vereinsarchiv befindet.
Gerade beim Wechsel von Ämtern/Funktionen oder bei der
Auflösung oder Fusion von Vereinen kann vieles verloren gehen.
Grundlagen der Archivierung
Hilfsmittel/Links usw.
•Folien: Workshop „Vorbei und vergessen?“ (Thomas Wolf, Siegen)
•Sammeln, archivieren, auswerten (Maulbronn, 4. Auflage 2010)
•Tagungen/Workshops (Bsp. 22./23. März 2014, Workshop Maulbronn;
Tagung Sportgeschichte Edenkoben, 18. Oktober 2013, Tagung
Maulbronn 24./25. Oktober 2013)
•Rheinisches Schützenmuseum (mit Archiv)
Grundlagen der Archivierung
Vielen Dank!
Fragen?
joachim.kemper@stadt-speyer.de

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  • 1.
  • 2. Grundlagen der Archivierung: Geschichte im Verein bewahren und veröffentlichen Joachim Kemper, Abteilung Kulturelles Erbe (Stadtarchiv, Museen, Gedenkstätten), Speyer – 12. September 2013 Aufbau: •Was ist ein Archiv, was ist Archivierung? •„Historisches Archiv“ – Registratur •Vereinsarchive •Übernahme •Erschließung •EDV-Hilfsmittel, Datenbanken •Bestandserhaltung •Auswertung: Publikation und Öffentlichkeitsarbeit •Digitale Archivierung •Archive in der Pfalz: Kurzüberblick
  • 3. Grundlagen der Archivierung Was ist ein Archiv, was ist Archivierung? •Begriff: Archivum (lat.), archeion (griech.) = Behörde, Amt. „Archiv“ ist kein fest definierter Begriff! •Archiv: Einrichtung, in der Archivgut zeitlich unbegrenzt aufbewahrt wird (mit weiteren Aufgaben: Erschließung, Sicherung…) •Trägerschaft: In allen Kulturen und Staaten vorhanden; öffentliche und private Träger (Firmen, Vereine, Familien, Privatpersonen) •Enge Verbindung zu Bibliotheken, Museen usw. (aber: Archive „wachsen“, Unterlagen oft nur einmal vorhanden)
  • 4. Grundlagen der Archivierung Was ist ein Archiv, was ist Archivierung? •Archivgut: Nicht nur Papierunterlagen („Akten“), sondern auch z.B. Fotos, Plakate, Filme/Tonträger, „Urkunden“, Datenbanken, aber auch m.E. Sachgegenstände … „Historisches Archiv“ – Registratur •Registratur: Unterlagen werden nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt oder Unterlagen haben ein bestimmtes Alter erreicht; aber auch: Platzproblem; Wechsel der Verantwortung für Registratur (bzw. Ämterwechsel im Verein!) •Oft werden Registraturen auch als „Archiv“ bezeichnet, nicht immer ist eine eindeutige Unterscheidung möglich.
  • 5. Grundlagen der Archivierung „Historisches Archiv“ – Registratur •„Historisches Archiv“ = eigentliches Archiv, Übernahme der Unterlagen. •Übergang Registratur – „Historisches Archiv“: Entscheidung über „Vernichtung“ der Akten oder Archivierung (prozentuale Gewichtung?)
  • 6. Grundlagen der Archivierung Vereinsarchive •Warum? „Gedächtnis“ des Vereins; fortlaufende Dokumentation des Vereinslebens – aber auch: Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit! •Was wird alles archiviert? Beispiele, falls vorhanden! Protokolle (komplett), Satzungen, Verträge, Broschüren, Jahresberichte, Vereins-Zeitungen, Mitgliederlisten, Korrespondenz, Fotos, Plakate, Videos ... Haushalt und Finanzen: Haushaltspläne, Beitrags-/Kassenbücher (Rechnungsbelege: 10 Jahre aufbewahren, evtl. Auswahl aufheben?).
  • 7. Grundlagen der Archivierung Von der Übernahme zur Erschließung •Grundsatz: Ordnung nach Entstehungszusammenhang (Provenienz) – Sachbegriffe (Pertinenz) •Gliederung: Chronologisch und/oder z.B. nach Archivalientypen/Medienarten. Sind frühere Ordnungen bzw. eine Gliederung sichtbar? •Archivgut und Sammlungsgut trennen •Beispiel: Vereinsarchiv XY: Unterlagen vor 1945 – Unterlagen nach 1945 (Verwaltungsunterlagen; Finanzunterlagen; Protokolle; Satzungen; Jubiläen …) – Fotosammlung – Festschriften
  • 8. Grundlagen der Archivierung Von der Übernahme zur Erschließung •Erschließung: wenige Eingaben genügen für eine einfache Verzeichnung! •Ziel: Inhaltliche Beschreibung in einer Archivübersicht bzw. in „Findmitteln“ („Findbuch“ = Katalog) •Pflichtfelder der Erschließung: Bestand, „Titel“, Bestellnummer, Laufzeit, evtl. Enthält-Vermerk und Registerbegriffe (= intensiv) und Bemerkungen. •Richtlinien und Standardformate können helfen bzw. können über Datenbanken auch genutzt werden
  • 9. Grundlagen der Archivierung Von der Übernahme zur Erschließung •Erstellung des „Findbuchs“ (Ausdruck) und/oder EDV-Suche (Datenbank, Tabellen) EDV-Hilfsmittel, Datenbanken •Findmittel auf Papier sind besser als keine Findmittel •Word, Excel (gut zu importieren) •Datenbanken: Viele Anbieter für Archive, auch „kleine“ bzw. open-source-Lösungen
  • 10. Grundlagen der Archivierung Online-Datenbank (Stadtarchiv) Einfache Präsentation von Fotos/Quellen online: Flickr Ein Blick in die Archiv-Datenbank …
  • 11.
  • 12. Grundlagen der Archivierung Bestandserhaltung •Ein Archiv soll die Unterlagen auf Dauer sichern. Neue Unterlagen müssen gesammelt werden. Hierzu sind einige Maßnahmen nötig und Fehler zu vermeiden. •Rollregale, Standregale, Schränke •Klimabedingungen: der Archivraum sollte nicht feucht sein und keine stark schwankenden Temperaturen haben (Sommer- Winter). Optimal: 16 (14-18) Grad Celsius, 50% (45-60%) relative Luftfeuchte (Luftfeuchtigkeit ab 60% erleichtert Schimmelwachstum sehr!).
  • 13. Grundlagen der Archivierung Bestandserhaltung •Notfälle: Feuer, Wasser … (Wasserleitungen im Magazinraum?), Sicherheit, Notfallvorsorge nicht vergessen •Ablage der Archivalien nach Systematik im Archivraum (mit Übersicht) •Verpackung: Archivgut sollte aus Ordnern entnommen werden – keine Klarsichthüllen, möglichst auch größere Metallteile (Rost!) entnehmen. Verpackung: Säurefreie Mappen, alterungsbeständige Archivkartons (dafür gibt es Normen/Richtlinien und einige Anbieter). •Fotos, Zeitungsausschnitte usw.: lose in Umschlägen ablegen (nicht aufkleben) •Benutzung: Archivalien nicht entleihen
  • 14.
  • 15.
  • 16.
  • 17.
  • 18.
  • 19. Grundlagen der Archivierung Bestandserhaltung •Wo gibt es Hilfe und Beratung? Wo finde ich die nötigen Materialien und Geräte? •„Vorsicht“ bei Angeboten von Firmen – z.B. komplette Verfilmung und/oder Digitalisierung des Archivs (man sollte dann aber die Archivalien nicht vernichten!). •Im Zweifelsfall sollte immer überlegt werden, ob die Archivalien (oder: die älteren Archivalien) nicht an ein größeres Archiv abgegeben werden sollten: Stadtarchive, Kirchenarchive, Staatsarchive – oder je nachdem bzw. falls vorhanden auch übergreifende Sportarchive.
  • 20. Grundlagen der Archivierung Auswertung, Publikation, Öffentlichkeitsarbeit …
  • 21.
  • 22. Grundlagen der Archivierung Auswertung: Publikation und Öffentlichkeitsarbeit •Ausstellungen •Festschriften •Presseartikel •Internet: Vereinshomepage, Wikipedia, „soziale Medien“ •Informationen für Vorträge und Publikationen
  • 23.
  • 24. Grundlagen der Archivierung Digitale Archivierung •Viele „Unterlagen“ werden auch in Archiven in Zukunft nur noch digital vorliegen •Dateien, Datenbanken •Archive erzeugen aber auch selbst digitale Unterlagen (Datenbank, Scanner, Digitalkamera) •Speicherung der Daten: z.B. Netzlaufwerk mit Bandsicherung; Festplatte zur Sicherung; nicht sicher und „dauerhaft“ sind: CDs, DVDs!
  • 25. Grundlagen der Archivierung Digitale Archivierung •Formate, z.B. PDF(a), TIFF (!), •Sonderbereich: Fotos, zumeist heute nur noch digital erzeugt. Was tun?
  • 26. Grundlagen der Archivierung Archive der Pfalz: Kurzüberblick Viele große und kleine Archive der Pfalz verwahren Dokumente zu einzelnen Vereinen bzw. zur pfälzischen und lokalen Sportgeschichte. Überblick:
  • 27. Grundlagen der Archivierung Archive der Pfalz: Kurzüberblick •Landesarchiv Speyer: zuständig für Rheinhessen-Pfalz Beständeübersicht (zur Recherche): Landeshauptarchiv (Standorte Speyer, Koblenz), Beständedatenbank umfasst auch das Saarland (Landesarchiv, mit Sportarchiv)
  • 28.
  • 29.
  • 30. Grundlagen der Archivierung Archive der Pfalz: Kurzüberblick •Stadtarchive: oft wichtige Überlieferung zum Thema „Sport“, Vereinsarchive oder z.B. Akten der Verwaltung (Vereinswesen, Polizei), Fotosammlungen, Zeitungen, Nachlässe … •Problem: Die Überlieferung von Vereinen deckt einen wichtigen Bereich ab, der von jedem Stadtarchiv dokumentiert werden sollte! Die „offizielle“ Überlieferung reicht aber oft nicht aus. Nur selten ist bekannt, was sich in einem Vereinsarchiv befindet. Gerade beim Wechsel von Ämtern/Funktionen oder bei der Auflösung oder Fusion von Vereinen kann vieles verloren gehen.
  • 31. Grundlagen der Archivierung Hilfsmittel/Links usw. •Folien: Workshop „Vorbei und vergessen?“ (Thomas Wolf, Siegen) •Sammeln, archivieren, auswerten (Maulbronn, 4. Auflage 2010) •Tagungen/Workshops (Bsp. 22./23. März 2014, Workshop Maulbronn; Tagung Sportgeschichte Edenkoben, 18. Oktober 2013, Tagung Maulbronn 24./25. Oktober 2013) •Rheinisches Schützenmuseum (mit Archiv)
  • 32. Grundlagen der Archivierung Vielen Dank! Fragen? joachim.kemper@stadt-speyer.de