1.
Mini Guia
Gerenciamento
do Tempo
Atitudes, habilidades e técnicas essenciais para o
uso inteligente do tempo.
Jairo Siqueira

2.
Sumário
Introdução............................................................................................1
Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais produtivo...............2
O que é a administração do tempo? .......................................................... 2
O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em primeiro lugar...... 3
A Matriz de Gerenciamento do Tempo...................................................... 4
Os paradoxos da moderna tecnologia........................................................ 7
Trabalhe com mais inteligência e menos esforço ..............................10
Você é o mestre ou o escravo de seu tempo? ......................................... 10
Procrastinação: como se livrar do mau hábito de deixar para depois o
que pode ser feito agora. ...................................................................15
Sinais de alerta ......................................................................................... 16
Como combater a procrastinação? .......................................................... 16

3.
1
Introdução
Todos nós dispomos de tempo e é nossa a decisão sobre o que fazer
com ele, seja para usá-lo ou para desperdiçá-lo.
O Gerenciamento do Tempo é mais do que simplesmente administrar
o tempo. Trata-se do controle do uso do mais valioso, e subavaliado,
recurso. É a gestão de si próprio em relação ao tempo, isto é, o
estabelecimento de prioridades e o firme controle da situação e da
utilização do tempo. Isto significa a mudança dos hábitos ou
atividades que causam o desperdício de tempo. É decidir por adotar
hábitos e métodos para usar o tempo de forma inteligente e
maximizar o seu uso.
Temos que sempre de ter em mente que o tempo não pode ser
reposto ou recriado. Não está ao nosso alcance escolher se usamos
ou economizamos o tempo, mas somente escolher como nós o
usamos. Isto faz toda a diferença.
“A má notícia é que o tempo voa. A boa notícia é que você é o
piloto”. Michael Altshuler.

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2
Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais
produtivo.
Tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio
voltar atrás. A arte de gerenciar o tempo é uma habilidade essencial
para o sucesso em qualquer atividade, especialmente daquelas que
requerem uma prolongada concentração mental, como a geração de
ideias criativas e inovadoras. Conheça uma ferramenta simples e
prática para gerenciar melhor seu tempo e se tornar mais eficaz e
produtivo.
O que é a administração do tempo?
A administração do tempo é mais do que controlar as horas, é o
gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos
do tempo. É a arte de organizar, programar e orçar o próprio tempo
com o propósito de se tornar mais eficaz, produtivo e, sobretudo,
mais saudável. Esta arte é especialmente essencial para quem é dono
de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno
empreendedor, como também para quem tem as responsabilidades
de liderança e de gestão.
Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo
suficiente. Muitas coisas são deixadas inacabadas. Com o passar das
horas, as tarefas inacabadas se tornam críticas e nos vemos
envolvidos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros,
apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo,
coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas
crises.

5.
3
Como sair desta roda viva e assumir o controle de como usamos
nosso tempo? Talvez você pense em adquirir um sofisticado
aplicativo para agendar e gerenciar suas atividades. Tudo bem se
você gosta deste tipo de aplicativos mas, na verdade, isto não é o
essencial. Basta uma simples folha de papel, pois o essencial é sua
atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser
usado com inteligência e criatividade. Tenha sempre em mente que
tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio
voltar atrás. Você pode repor o leite derramado, quanto ao tempo
perdido, só lhe resta chorar.
O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em primeiro lugar
Mas como adotar esta atitude sem se tornar um afobadinho
estressado? A resposta está na priorização de suas tarefas e no
tempo aplicado a elas. Você não precisa trabalhar mais rápido para
fazer melhor uso de seu tempo. Você necessita de trabalhar com
mais inteligência e aplicar mais tempo nas coisas certas.
Priorizar significa fazer escolhas sobre o que é e o que não é
importante. Para priorizar efetivamente, você precisa ser capaz de
reconhecer o que é importante, bem como ver a diferença entre o
urgente e o importante. As tarefas importantes, ou altamente
prioritárias, são aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de
longo prazo ou que podem ter consequências significativas no longo
prazo. São tarefas com impactos relevantes sobre nossos objetivos,
sonhos, planos e estratégias.
À primeira vista, muitas tarefas do dia-a-dia parecem igualmente
importantes e urgentes. Contudo, uma olhada mais cuidadosa revela

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4
que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes num
enfoque de longo prazo. Ao mesmo tempo, coisas que são muito
importantes, como melhoria de métodos, criação de novos produtos,
melhoria de nossas competências, mais tempo com a família,
ampliação da rede de relacionamentos, frequentemente não são
vistas como urgentes. Como bem disse o General Eisenhower,
comandante das forças aliadas na Segunda Guerra Mundial: “O
importante é raramente urgente e o urgente é raramente
importante”.
A Matriz de Gerenciamento do Tempo
O General Eisenhower foi o criador de uma matriz muito simples que
nos ajuda a combinar importância e urgência e a planejar o uso de
nosso tempo com inteligência e eficácia. Pegue uma folha de papel e
desenhe um grande quadrado. Divida o quadrado em quatro partes
iguais, formando quatro quadrantes. Complete sua matriz, indicando
na vertical a importância e na horizontal a urgência, conforme
mostrado na figura.

7.
5
Liste suas atividades e coloque-as em um dos quatro quadrantes,
conforme a importância e a urgência.
Quadrante 1: Quadrante do Stress, onde nós gerenciamos,
executamos ou respondemos às tarefas importantes que se tornaram
urgentes por não terem sido resolvidas a tempo. Pode estar
sobrecarregada por falta de planejamento ou falha em prever
obstáculos. Em resumo:
 Tarefas importantes e urgentes.
 Aqui estão as crises, os projetos próximos da data final, os
acidentes ou imprevistos com consequências sérias.
 Precisam ser feitas rapidamente.
 Estratégia: resolva agora, não protele.
Quadrante 2: Quadrante da Qualidade, onde planejamos,
antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar futuros
problemas. Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos
nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e
produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o
aumento do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante,
significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress). Em resumo:
 Tarefas importantes, mas não urgentes.
 Incluem atividades de planejamento, melhoria de métodos,
inovações, desenvolvimento e educação, ampliação da rede
de contatos, tempo com a família, etc.
 Necessitam ser feitas, reserve um tempo para elas, antes que
se tornem urgentes.
 Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades.

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Quadrante 3: Quadrante da Ilusão, a agitação e os gritos de urgência
criam a ilusão de importância. Algumas coisas aqui podem ser
importantes para outras pessoas, mas não para você. Em resumo:
 Tarefas urgentes, mas não importantes.
 Aqui estão as interrupções, algumas reuniões, alguns
telefonemas, trabalhos ocasionais, os pepinos de outras
pessoas, etc.
 São atividades que necessitam ser feitas rapidamente, mas
será você a pessoa certa para fazê-las?
 Estratégia: em alguns caso diga não com diplomacia, em
outros delegue.
Quadrante 4: Quadrante do Desperdício, perdas de tempo com
assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Em resumo:
 Tarefas sem importância e não urgentes.
 Telefonemas e e-mails irrelevantes.
 Relatórios e reuniões inúteis.
 Excesso de tempo dedicado às redes sociais.
 Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para
o verdadeiro lazer.
A classificação de nossas atividades nos quatro quadrantes ressalta o
que é importante e nos ajuda a evitar a aplicação de nosso tempo em
atividades sem valor. Também nos ajuda a priorizar as atividades
importantes.

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7
Três observações sobre o uso da Matriz de Gerenciamento do
Tempo (Matriz de Eisenhower)
1. Muitos profissionais gastam seu tempo trabalhando nas
atividades do Quadrante 1 (importantes e urgentes)
debelando crises e apagando incêndios. Apesar do stress,
muitas pessoas gostam de trabalhar neste quadrante, pois se
veem e são vistas como heróis e salvadores. No entanto, as
crises são resultantes de falta de planejamento, deficiências
na organização e ausência de uma visão de longo prazo.
2. Quanto mais você se dedicar às atividades do Quadrante 2
(importantes e não urgentes) menos tempo você terá de
dedicar ao Quadrante 1. Isto significa menos stress, mais
qualidade, mais produtividade e menos desperdícios.
3. Você obterá o tempo necessário para o Quadrante 2 pela
redução de tempo dedicado ao Quadrante 3 (urgentes, mas
sem importância) e ao Quadrante 4 (sem importância e sem
urgência) pela delegação de tarefas, recusando
diplomaticamente ou mesmo eliminando tarefas irrelevantes
ou inúteis.
Os paradoxos da moderna tecnologia
A coisa maravilhosa a respeito da moderna tecnologia é a quantidade
de informação ao nosso alcance e a facilidade de compartilhá-la. O
intercâmbio de ideias e informações é bom para a criatividade. O
lado ruim da moderna tecnologia é a quantidade de informação
disponível e a facilidade de disseminá-la. Somos inundados por um
fluxo incessante de novas informações e conexões, e-mails,
newsletters, websites, vídeos, mensagens de redes sociais, etc.
Pesquisas têm revelado que muitas pessoas gastam cerca de 3 horas

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por dia lidando com estas informações e conexões, a maioria delas
trivialidades sem valor.
A ansiedade causada por estas múltiplas demandas acaba erodindo
nossa capacidade de concentração, que é vital para a produtividade e
criatividade.
Este cenário lhe parece familiar? Você começa o dia cheio de
entusiasmo com a oportunidade de trabalhar em uma nova ideia.
Liga o computador, começa a trabalhar e se inicia também a
enxurrada de e-mails e notificações de novas mensagens no
Facebook, Twitter e Whatsapp, etc. Você interrompe o fluxo de
ideias mal começado para responder as mensagens e ler as últimas
atualizações na sua rede social. Depois de algum tempo, você tenta
retomar seu trabalho, mas o telefone toca. Finalizada a conversa,
você nota que há novas mensagens e novas atualizações no
Facebook, Twitter e Whatsapp. Assim se esvai o dia e terminamos
reclamando que nos dias de hoje não há mais tempo para pensar e o
trabalho criativo não passa de um sonho distante e inalcançável.
Na verdade, tempo há, mas o que acontece é que, sem planejamento
e controle, ficamos a mercê dos ladrões de tempo.
Assume o controle e elimine o hábito de abrir seu e-mail ou consultar
sua rede social a todo o momento e de responder todas as
mensagens imediatamente. Reserve uma hora do dia para acessar
sua rede social e examinar suas mensagens de uma única vez.
Apague sem piedade as inutilidades; coloque as não urgentes e de
pouca importância em uma pasta para serem respondidas mais
tarde, numa ocasião reservada para esta finalidade; responda todas

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9
as demais consideradas importantes e urgentes. Faça isto uma vez
por dia, ou no máximo duas.
Com estas medidas simples, você se surpreenderá com o aumento de
sua produtividade e com a qualidade de suas ideias.

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Trabalhe com mais inteligência e menos esforço
Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais
produtividade, menos stress e melhoria nas suas relações com a
família, colegas e amigos.
No capítulo anterior nós vimos como usar a Matriz de Gerenciamento
do Tempo para planejar o uso de seu tempo e tornar-se mais criativo
e produtivo. Lembre-se que o propósito de melhorar suas habilidades
de administração do seu tempo é liberar tempo para as coisas mais
importantes em sua vida. Procure pelo balanceamento ente as suas
responsabilidades no trabalho e em casa, e também pelo tempo de
lazer com sua família e amigos. Aprender a usar seu tempo com
inteligência deve resultar maior satisfação na sua vida e não
simplesmente uma longa lista de tarefas terminadas.
Você é o mestre ou o escravo de seu tempo?
Como você está usando o seu tempo? O primeiro passo na busca do
uso inteligente do seu tempo é fazer uma avaliação honesta de como
você o aplica hoje. Você pode usar o questionário a seguir para fazer
esta avaliação.

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Avaliação do Gerenciamento do Tempo
Frequentemente = 3 Às vezes = 2 Raramente = 1 Nunca = 0
Nº Descrição Pontuação
1 Eu me surpreendo assumindo várias tarefas,
porque eu sou a única pessoa que pode fazê-las.
3 2 1 0
2 As crises diárias tomam todo meu tempo. Eu não
tenho tempo para fazer as coisas importantes,
porque estou ocupado apagando incêndios.
3 2 1 0
3 Eu tento fazer muitas coisas ao mesmo tempo e,
raramente, digo não a tarefas adicionais.
3 2 1 0
4 Eu sinto que estou sempre atrasado e não tenho
como me recuperar. Estou sempre correndo.
3 2 1 0
5 Eu sinto que estou trabalhando muitas horas. 3 2 1 0
6 Eu sinto que estou sobrecarregado por
solicitações e detalhes, e que estou sendo
obrigado a fazer o que não quero na maior parte
3 2 1 0
7 Chego atrasado às reuniões e não me preparo
adequadamente.
3 2 1 0
8 Eu levo preocupações e problemas para casa. 3 2 1 0
9 Eu perco os prazos. 3 2 1 0
10 Eu me sinto indiferente com muitas horas de
indolência e de atividades improdutivas
3 2 1 0
11 Eu deixo de lado atividades desagradáveis, mas
importantes (procrastinação).
3 2 1 0
SOMA
TOTAL DE PONTOS

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Pontuação Comentários
0 a 11: Muito bem, você tem um bom controle de como
seu tempo é usado. Mantenha-se firme e não
tolere pressões para mudar seu estilo de vida e
trabalho. Não deixe passar as oportunidades de
pequenas melhorias no uso de seu tempo.
12 a 24: Não é uma situação ruim, mas você ainda tem
muito a fazer para melhorar a administração de
seu tempo. A Matriz de Gerenciamento do Tempo
pode ser muito útil para estabelecer as
prioridades e a estratégia de melhoria.
25 a 33: Você tem que agir com firmeza para sair desta
situação, que pode estar prejudicando sua saúde,
sua carreira e sua vida familiar. Não se engane,
esta vida de herói e de apagador de incêndios não
tem muito futuro. Use a Matriz de Gerenciamento
do Tempo para traçar uma estratégia de mudança
e seja firme na sua execução. Converse com seu
superior para obter o apoio necessário. Você vai
precisar de ajuda de colegas e de sua família.
Além da utilização da Matriz de Gerenciamento do Tempo para
definir prioridades e a estratégia de mudança, há muitas atitudes
para você tirar o máximo proveito de seu tempo. Você pode
fortalecer sua criatividade, melhorar sua produtividade, prevenir

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13
problemas, reduzir a procrastinação, proteger seu tempo,
compartilhar o trabalho, simplificar o trabalho e envolver sua família.
Seja mais produtivo: identifique a parte do dia em que você é mais
produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e
difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo
combinam mais com seu estilo: agendas, planilhas, lembretes,
organizadores, etc.
Previna problemas: melhore as comunicações com pessoas no
trabalho e com a família. Seja claro e preciso nas suas instruções;
ouça com atenção quando receber informações e instruções. Quando
surgir um problema, aja com rapidez para resolvê-lo antes que piore;
elimine suas causas para evitar a repetição.
Proteja seu tempo: aprenda a dizer não, com diplomacia se
necessário. Pode ser que parte de seus problemas sejam causados
por você estar envolvido com muitas tarefas, e não ter o tempo
necessário para executar as tarefas importantes com qualidade.
Delegue o máximo que puder. Ao delegar, oriente seus auxiliares nas
técnicas de administração do tempo. Defina claramente os objetivos
e ajude-os a identificar as tarefas prioritárias.
Combata a procrastinação: colocar de lado o que deve ser feito é um
grande desperdício de tempo. Se você tem uma tarefa desagradável,
mas importante, faça-a logo, sem delongas. Como disse Mark Twain:
“Se tiver de engolir um sapo, não o olhe por muito tempo”. Se for um
projeto grande e difícil, divida-o em tarefas menores e execute uma
de cada vez.

16.
14
Simplifique sempre que possível: lembre-se de que há sempre uma
melhor maneira de fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as
tarefas de modo mais rápido, mais fácil, mais simples e menos
cansativo.
Combata a desordem: livre-se das coisas inúteis que atravancam seu
local de trabalho. Organize as coisas úteis e não perca mais tempo
procurando-as.
Não se esqueça de você: uma boa administração do tempo pode
ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua
comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para
ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais
e espirituais. Tempo para você dedicar a seus assuntos pessoais e
manter um equilíbrio entre trabalho e família. Tempo para estar com
os amigos e relaxar; tempo para atividades comunitárias e para
trabalhar em projetos sociais com sua igreja, escola ou outras
organizações.
“O ontem é um cheque cancelado; o amanhã é uma nota
promissória; o hoje é a única grana que você tem, então
gaste-a com sabedoria”. Kay Lions.

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Procrastinação: como se livrar do mau hábito de
deixar para depois o que pode ser feito agora.
Como reconhecer e neutralizar os sentimentos negativos que nos
levam a procrastinação, a tendência de deixar para depois as tarefas
importantes, mas desagradáveis ou difíceis.
Procrastinação é o ato de esquivar-se de uma tarefa que necessita
ser realizada. É o mau hábito de deixar para amanhã o que pode ser
feito hoje. Isto pode nos levar a ter sentimentos de culpa, desajuste,
depressão e baixa autoestima. A procrastinação pode ocasionar
consequências dolorosas, como o insucesso profissional e a
frustração nos assuntos e negócios particulares.
Procrastinação não é simplesmente uma forma de preguiça. Ela surge
por razões variadas, incluindo:
 fuga de experiências negativas;
 falta de capacitação;
 medo de comentários e avaliações de terceiros;
 hostilidade à tarefa ou à pessoa que a solicitou;
 pessimismo;
 depressão;
 perfeccionismo;
 passividade;
 necessidade de aceitação;
 baixa tolerância às frustrações;
 sentimento de injustiça;
 sobrecarga;

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Sinais de alerta
A tendência de deixar para depois as tarefas mais difíceis e
desagradáveis está sempre presente e o combate à procrastinação
exige um alerta constante. Os verdadeiros procrastinadores
apresentam cinco comportamentos reveladores:
1. Sobrestimam o tempo necessário para realizar alguma coisa.
2. Superestimam o tempo disponível para realizar alguma coisa.
3. Superestimam o quanto estarão motivados para realizar
alguma coisa mais tarde.
4. Acreditam erradamente que não é recomendável trabalhar
numa tarefa quando não estão muito bem dispostos a fazê-
la.
5. Acreditam erradamente que, para ter sucesso numa tarefa,
eles têm que desejar fazê-la.
Como combater a procrastinação?
A procrastinação começa com alguma espécie de sentimento
negativo que nos desvia das tarefas importantes. Se você puder
reconhecer e reformular alguns destes sentimentos de ansiedade e
dúvidas, você poderá elaborar um plano para combater a tendência à
procrastinação e gerenciar melhor o seu tempo.
Problema Solução
Perfeccionismo e expectativas
irreais: Pensar que você não fez
o melhor que possivelmente
poderia fazer. O trabalho nunca
1. Pare de procurar a perfeição
a qualquer custo.
2. Defina um prazo firme para
terminar.

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está suficientemente bom para
ser entregue.
3. Comece logo e faça o melhor
que você conseguir neste
prazo.
4. Examine e corrija mais tarde.
Medo de falhar: Pensar que se
não fizer o melhor, você é um
fracassado. Ou pensar que, se
falhar num teste, você, como
pessoa, é um fracasso, ao invés
de pensar que você é uma
pessoa normal que falhou num
teste.
1. Reflita sobre a falha e use-a
para aprender. Como posso
fazer melhor na próxima vez?
2. Aplique o que aprendeu na
próxima tarefa ou teste.
Achar a tarefa enfadonha: Ficar
paralisado pensando nos
aborrecimento que terá na
execução de uma tarefa tediosa
e cansativa.
1. Focalize suas prioridades e
objetivos.
2. Concentre-se nos resultados
a serem obtidos.
3. Prometa a si mesmo uma
recompensa pela execução
da tarefa, alguns momentos
de relaxamento.
Medo e ansiedade: Sentir-se
esmagado pela complexidade e
tamanho da tarefa e com medo
de falhar. Como resultado, você
gasta muito de seu tempo
angustiado com o que tem a
fazer, ao invés de agir.
1. Divida a grande tarefa em
tarefas menores.
2. Estabeleça metas específicas
e realize uma de cada vez.
Dificuldade de concentração:
Sentado à sua mesa, você se vê
a sonhar, flutuando no espaço,
1. Esforce-se para fazer algo e
dar a partida: organize seu
local de trabalho; leia ou

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navegando pela Internet sem
propósito, etc., ao invés de se
dedicar à sua tarefa.
revise o que já foi feito.
2. Comprometa-se a trabalhar
na tarefa pelo menos 10
minutos.
3. Comprometa-se com mais 10
minutos e assim por diante,
até engrenar.
Fraco gerenciamento do tempo:
Procrastinação significa que seu
tempo não está sendo
administrado com inteligência.
Você pode estar inseguro
quanto às suas prioridades,
objetivos e metas. Como
resultado, você se dedica a
tarefas menos importantes, sem
planejamento.
1. Defina suas prioridades de
acordo com a importância e
urgências das tarefas.
2. Prepare sua lista de coisas a
fazer, de acordo com as
prioridades definidas.
3. Siga seu planejamento e não
o que seria mais agradável
fazer.
Problemas pessoais:
dificuldades financeiras,
conflitos no trabalho, problemas
familiares ou amorosos, etc.
Procure um conselheiro, um
profissional ou um amigo que
possa ouvi-lo e orientá-lo.
Estude e identifique as causas que o estão levando à procrastinação e
combata os maus hábitos. Comece já, agora!

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Dois livros essenciais para o
desenvolvimento de sua criatividade.
Disponíveis na Amazon: www.amazon.com.br
e
Clube de Autores: www.clubedeautores.com.br