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Mini Guia Gerenciamento do Tempo

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Tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. A arte de gerenciar o tempo é uma habilidade essencial para o sucesso em qualquer atividade, especialmente daquelas que requerem uma prolongada concentração mental, como a geração de ideias criativas e inovadoras.

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Mini Guia Gerenciamento do Tempo

  1. 1. Mini Guia Gerenciamento do Tempo Atitudes, habilidades e técnicas essenciais para o uso inteligente do tempo. Jairo Siqueira
  2. 2. Sumário Introdução............................................................................................1 Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais produtivo...............2 O que é a administração do tempo? .......................................................... 2 O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em primeiro lugar...... 3 A Matriz de Gerenciamento do Tempo...................................................... 4 Os paradoxos da moderna tecnologia........................................................ 7 Trabalhe com mais inteligência e menos esforço ..............................10 Você é o mestre ou o escravo de seu tempo? ......................................... 10 Procrastinação: como se livrar do mau hábito de deixar para depois o que pode ser feito agora. ...................................................................15 Sinais de alerta ......................................................................................... 16 Como combater a procrastinação? .......................................................... 16
  3. 3. 1 Introdução Todos nós dispomos de tempo e é nossa a decisão sobre o que fazer com ele, seja para usá-lo ou para desperdiçá-lo. O Gerenciamento do Tempo é mais do que simplesmente administrar o tempo. Trata-se do controle do uso do mais valioso, e subavaliado, recurso. É a gestão de si próprio em relação ao tempo, isto é, o estabelecimento de prioridades e o firme controle da situação e da utilização do tempo. Isto significa a mudança dos hábitos ou atividades que causam o desperdício de tempo. É decidir por adotar hábitos e métodos para usar o tempo de forma inteligente e maximizar o seu uso. Temos que sempre de ter em mente que o tempo não pode ser reposto ou recriado. Não está ao nosso alcance escolher se usamos ou economizamos o tempo, mas somente escolher como nós o usamos. Isto faz toda a diferença. “A má notícia é que o tempo voa. A boa notícia é que você é o piloto”. Michael Altshuler.
  4. 4. 2 Como usar melhor o seu tempo e se tornar mais produtivo. Tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. A arte de gerenciar o tempo é uma habilidade essencial para o sucesso em qualquer atividade, especialmente daquelas que requerem uma prolongada concentração mental, como a geração de ideias criativas e inovadoras. Conheça uma ferramenta simples e prática para gerenciar melhor seu tempo e se tornar mais eficaz e produtivo. O que é a administração do tempo? A administração do tempo é mais do que controlar as horas, é o gerenciamento de nós mesmos em relação ao modo como dispomos do tempo. É a arte de organizar, programar e orçar o próprio tempo com o propósito de se tornar mais eficaz, produtivo e, sobretudo, mais saudável. Esta arte é especialmente essencial para quem é dono de seu próprio negócio, tanto para o grande como para o pequeno empreendedor, como também para quem tem as responsabilidades de liderança e de gestão. Todos nós temos muitas coisas para fazer e nunca temos tempo suficiente. Muitas coisas são deixadas inacabadas. Com o passar das horas, as tarefas inacabadas se tornam críticas e nos vemos envolvidos em crises, tendo que parar tudo e agir como bombeiros, apagando incêndios. Caímos numa roda viva: as crises tomam tempo, coisas importantes deixam de ser feitas, gerando atrasos e novas crises.
  5. 5. 3 Como sair desta roda viva e assumir o controle de como usamos nosso tempo? Talvez você pense em adquirir um sofisticado aplicativo para agendar e gerenciar suas atividades. Tudo bem se você gosta deste tipo de aplicativos mas, na verdade, isto não é o essencial. Basta uma simples folha de papel, pois o essencial é sua atitude de considerar seu tempo um recurso valioso que deve ser usado com inteligência e criatividade. Tenha sempre em mente que tempo perdido é tempo irrecuperável, você não pode fazer o relógio voltar atrás. Você pode repor o leite derramado, quanto ao tempo perdido, só lhe resta chorar. O segredo do sucesso: as coisas mais importantes em primeiro lugar Mas como adotar esta atitude sem se tornar um afobadinho estressado? A resposta está na priorização de suas tarefas e no tempo aplicado a elas. Você não precisa trabalhar mais rápido para fazer melhor uso de seu tempo. Você necessita de trabalhar com mais inteligência e aplicar mais tempo nas coisas certas. Priorizar significa fazer escolhas sobre o que é e o que não é importante. Para priorizar efetivamente, você precisa ser capaz de reconhecer o que é importante, bem como ver a diferença entre o urgente e o importante. As tarefas importantes, ou altamente prioritárias, são aquelas que nos ajudam a atingir nossos objetivos de longo prazo ou que podem ter consequências significativas no longo prazo. São tarefas com impactos relevantes sobre nossos objetivos, sonhos, planos e estratégias. À primeira vista, muitas tarefas do dia-a-dia parecem igualmente importantes e urgentes. Contudo, uma olhada mais cuidadosa revela
  6. 6. 4 que muitas tarefas urgentes não são realmente importantes num enfoque de longo prazo. Ao mesmo tempo, coisas que são muito importantes, como melhoria de métodos, criação de novos produtos, melhoria de nossas competências, mais tempo com a família, ampliação da rede de relacionamentos, frequentemente não são vistas como urgentes. Como bem disse o General Eisenhower, comandante das forças aliadas na Segunda Guerra Mundial: “O importante é raramente urgente e o urgente é raramente importante”. A Matriz de Gerenciamento do Tempo O General Eisenhower foi o criador de uma matriz muito simples que nos ajuda a combinar importância e urgência e a planejar o uso de nosso tempo com inteligência e eficácia. Pegue uma folha de papel e desenhe um grande quadrado. Divida o quadrado em quatro partes iguais, formando quatro quadrantes. Complete sua matriz, indicando na vertical a importância e na horizontal a urgência, conforme mostrado na figura.
  7. 7. 5 Liste suas atividades e coloque-as em um dos quatro quadrantes, conforme a importância e a urgência. Quadrante 1: Quadrante do Stress, onde nós gerenciamos, executamos ou respondemos às tarefas importantes que se tornaram urgentes por não terem sido resolvidas a tempo. Pode estar sobrecarregada por falta de planejamento ou falha em prever obstáculos. Em resumo:  Tarefas importantes e urgentes.  Aqui estão as crises, os projetos próximos da data final, os acidentes ou imprevistos com consequências sérias.  Precisam ser feitas rapidamente.  Estratégia: resolva agora, não protele. Quadrante 2: Quadrante da Qualidade, onde planejamos, antecipamos e tomamos ações preventivas para evitar futuros problemas. Gastando mais tempo neste quadrante, aumentamos nossa capacidade de fazer o melhor, com mais qualidade e produtividade. Ignorar este quadrante tem como resultado o aumento do stress e criação de novas crises. Falhar neste quadrante, significa transferir tarefas para o Quadrante 1 (Stress). Em resumo:  Tarefas importantes, mas não urgentes.  Incluem atividades de planejamento, melhoria de métodos, inovações, desenvolvimento e educação, ampliação da rede de contatos, tempo com a família, etc.  Necessitam ser feitas, reserve um tempo para elas, antes que se tornem urgentes.  Estratégia: prepare uma agenda para estas atividades.
  8. 8. 6 Quadrante 3: Quadrante da Ilusão, a agitação e os gritos de urgência criam a ilusão de importância. Algumas coisas aqui podem ser importantes para outras pessoas, mas não para você. Em resumo:  Tarefas urgentes, mas não importantes.  Aqui estão as interrupções, algumas reuniões, alguns telefonemas, trabalhos ocasionais, os pepinos de outras pessoas, etc.  São atividades que necessitam ser feitas rapidamente, mas será você a pessoa certa para fazê-las?  Estratégia: em alguns caso diga não com diplomacia, em outros delegue. Quadrante 4: Quadrante do Desperdício, perdas de tempo com assuntos triviais, atividades improdutivas e sem valor. Em resumo:  Tarefas sem importância e não urgentes.  Telefonemas e e-mails irrelevantes.  Relatórios e reuniões inúteis.  Excesso de tempo dedicado às redes sociais.  Estratégia: eliminar ou reduzir ao mínimo indispensável para o verdadeiro lazer. A classificação de nossas atividades nos quatro quadrantes ressalta o que é importante e nos ajuda a evitar a aplicação de nosso tempo em atividades sem valor. Também nos ajuda a priorizar as atividades importantes.
  9. 9. 7 Três observações sobre o uso da Matriz de Gerenciamento do Tempo (Matriz de Eisenhower) 1. Muitos profissionais gastam seu tempo trabalhando nas atividades do Quadrante 1 (importantes e urgentes) debelando crises e apagando incêndios. Apesar do stress, muitas pessoas gostam de trabalhar neste quadrante, pois se veem e são vistas como heróis e salvadores. No entanto, as crises são resultantes de falta de planejamento, deficiências na organização e ausência de uma visão de longo prazo. 2. Quanto mais você se dedicar às atividades do Quadrante 2 (importantes e não urgentes) menos tempo você terá de dedicar ao Quadrante 1. Isto significa menos stress, mais qualidade, mais produtividade e menos desperdícios. 3. Você obterá o tempo necessário para o Quadrante 2 pela redução de tempo dedicado ao Quadrante 3 (urgentes, mas sem importância) e ao Quadrante 4 (sem importância e sem urgência) pela delegação de tarefas, recusando diplomaticamente ou mesmo eliminando tarefas irrelevantes ou inúteis. Os paradoxos da moderna tecnologia A coisa maravilhosa a respeito da moderna tecnologia é a quantidade de informação ao nosso alcance e a facilidade de compartilhá-la. O intercâmbio de ideias e informações é bom para a criatividade. O lado ruim da moderna tecnologia é a quantidade de informação disponível e a facilidade de disseminá-la. Somos inundados por um fluxo incessante de novas informações e conexões, e-mails, newsletters, websites, vídeos, mensagens de redes sociais, etc. Pesquisas têm revelado que muitas pessoas gastam cerca de 3 horas
  10. 10. 8 por dia lidando com estas informações e conexões, a maioria delas trivialidades sem valor. A ansiedade causada por estas múltiplas demandas acaba erodindo nossa capacidade de concentração, que é vital para a produtividade e criatividade. Este cenário lhe parece familiar? Você começa o dia cheio de entusiasmo com a oportunidade de trabalhar em uma nova ideia. Liga o computador, começa a trabalhar e se inicia também a enxurrada de e-mails e notificações de novas mensagens no Facebook, Twitter e Whatsapp, etc. Você interrompe o fluxo de ideias mal começado para responder as mensagens e ler as últimas atualizações na sua rede social. Depois de algum tempo, você tenta retomar seu trabalho, mas o telefone toca. Finalizada a conversa, você nota que há novas mensagens e novas atualizações no Facebook, Twitter e Whatsapp. Assim se esvai o dia e terminamos reclamando que nos dias de hoje não há mais tempo para pensar e o trabalho criativo não passa de um sonho distante e inalcançável. Na verdade, tempo há, mas o que acontece é que, sem planejamento e controle, ficamos a mercê dos ladrões de tempo. Assume o controle e elimine o hábito de abrir seu e-mail ou consultar sua rede social a todo o momento e de responder todas as mensagens imediatamente. Reserve uma hora do dia para acessar sua rede social e examinar suas mensagens de uma única vez. Apague sem piedade as inutilidades; coloque as não urgentes e de pouca importância em uma pasta para serem respondidas mais tarde, numa ocasião reservada para esta finalidade; responda todas
  11. 11. 9 as demais consideradas importantes e urgentes. Faça isto uma vez por dia, ou no máximo duas. Com estas medidas simples, você se surpreenderá com o aumento de sua produtividade e com a qualidade de suas ideias.
  12. 12. 10 Trabalhe com mais inteligência e menos esforço Aprender a usar seu tempo com inteligência resulta em mais produtividade, menos stress e melhoria nas suas relações com a família, colegas e amigos. No capítulo anterior nós vimos como usar a Matriz de Gerenciamento do Tempo para planejar o uso de seu tempo e tornar-se mais criativo e produtivo. Lembre-se que o propósito de melhorar suas habilidades de administração do seu tempo é liberar tempo para as coisas mais importantes em sua vida. Procure pelo balanceamento ente as suas responsabilidades no trabalho e em casa, e também pelo tempo de lazer com sua família e amigos. Aprender a usar seu tempo com inteligência deve resultar maior satisfação na sua vida e não simplesmente uma longa lista de tarefas terminadas. Você é o mestre ou o escravo de seu tempo? Como você está usando o seu tempo? O primeiro passo na busca do uso inteligente do seu tempo é fazer uma avaliação honesta de como você o aplica hoje. Você pode usar o questionário a seguir para fazer esta avaliação.
  13. 13. 11 Avaliação do Gerenciamento do Tempo Frequentemente = 3 Às vezes = 2 Raramente = 1 Nunca = 0 Nº Descrição Pontuação 1 Eu me surpreendo assumindo várias tarefas, porque eu sou a única pessoa que pode fazê-las. 3 2 1 0 2 As crises diárias tomam todo meu tempo. Eu não tenho tempo para fazer as coisas importantes, porque estou ocupado apagando incêndios. 3 2 1 0 3 Eu tento fazer muitas coisas ao mesmo tempo e, raramente, digo não a tarefas adicionais. 3 2 1 0 4 Eu sinto que estou sempre atrasado e não tenho como me recuperar. Estou sempre correndo. 3 2 1 0 5 Eu sinto que estou trabalhando muitas horas. 3 2 1 0 6 Eu sinto que estou sobrecarregado por solicitações e detalhes, e que estou sendo obrigado a fazer o que não quero na maior parte 3 2 1 0 7 Chego atrasado às reuniões e não me preparo adequadamente. 3 2 1 0 8 Eu levo preocupações e problemas para casa. 3 2 1 0 9 Eu perco os prazos. 3 2 1 0 10 Eu me sinto indiferente com muitas horas de indolência e de atividades improdutivas 3 2 1 0 11 Eu deixo de lado atividades desagradáveis, mas importantes (procrastinação). 3 2 1 0 SOMA TOTAL DE PONTOS
  14. 14. 12 Pontuação Comentários 0 a 11: Muito bem, você tem um bom controle de como seu tempo é usado. Mantenha-se firme e não tolere pressões para mudar seu estilo de vida e trabalho. Não deixe passar as oportunidades de pequenas melhorias no uso de seu tempo. 12 a 24: Não é uma situação ruim, mas você ainda tem muito a fazer para melhorar a administração de seu tempo. A Matriz de Gerenciamento do Tempo pode ser muito útil para estabelecer as prioridades e a estratégia de melhoria. 25 a 33: Você tem que agir com firmeza para sair desta situação, que pode estar prejudicando sua saúde, sua carreira e sua vida familiar. Não se engane, esta vida de herói e de apagador de incêndios não tem muito futuro. Use a Matriz de Gerenciamento do Tempo para traçar uma estratégia de mudança e seja firme na sua execução. Converse com seu superior para obter o apoio necessário. Você vai precisar de ajuda de colegas e de sua família. Além da utilização da Matriz de Gerenciamento do Tempo para definir prioridades e a estratégia de mudança, há muitas atitudes para você tirar o máximo proveito de seu tempo. Você pode fortalecer sua criatividade, melhorar sua produtividade, prevenir
  15. 15. 13 problemas, reduzir a procrastinação, proteger seu tempo, compartilhar o trabalho, simplificar o trabalho e envolver sua família. Seja mais produtivo: identifique a parte do dia em que você é mais produtivo e reserve estas horas para as tarefas mais importantes e difíceis. Decida que ferramentas de administração do tempo combinam mais com seu estilo: agendas, planilhas, lembretes, organizadores, etc. Previna problemas: melhore as comunicações com pessoas no trabalho e com a família. Seja claro e preciso nas suas instruções; ouça com atenção quando receber informações e instruções. Quando surgir um problema, aja com rapidez para resolvê-lo antes que piore; elimine suas causas para evitar a repetição. Proteja seu tempo: aprenda a dizer não, com diplomacia se necessário. Pode ser que parte de seus problemas sejam causados por você estar envolvido com muitas tarefas, e não ter o tempo necessário para executar as tarefas importantes com qualidade. Delegue o máximo que puder. Ao delegar, oriente seus auxiliares nas técnicas de administração do tempo. Defina claramente os objetivos e ajude-os a identificar as tarefas prioritárias. Combata a procrastinação: colocar de lado o que deve ser feito é um grande desperdício de tempo. Se você tem uma tarefa desagradável, mas importante, faça-a logo, sem delongas. Como disse Mark Twain: “Se tiver de engolir um sapo, não o olhe por muito tempo”. Se for um projeto grande e difícil, divida-o em tarefas menores e execute uma de cada vez.
  16. 16. 14 Simplifique sempre que possível: lembre-se de que há sempre uma melhor maneira de fazer as coisas. Procure maneiras de fazer as tarefas de modo mais rápido, mais fácil, mais simples e menos cansativo. Combata a desordem: livre-se das coisas inúteis que atravancam seu local de trabalho. Organize as coisas úteis e não perca mais tempo procurando-as. Não se esqueça de você: uma boa administração do tempo pode ajudá-lo a achar tempo para você, sua família, seus amigos e sua comunidade. Tempo para você gastar com você mesmo, tempo para ampliar sua rede de contatos, tempo para lazer e atividades culturais e espirituais. Tempo para você dedicar a seus assuntos pessoais e manter um equilíbrio entre trabalho e família. Tempo para estar com os amigos e relaxar; tempo para atividades comunitárias e para trabalhar em projetos sociais com sua igreja, escola ou outras organizações. “O ontem é um cheque cancelado; o amanhã é uma nota promissória; o hoje é a única grana que você tem, então gaste-a com sabedoria”. Kay Lions.
  17. 17. 15 Procrastinação: como se livrar do mau hábito de deixar para depois o que pode ser feito agora. Como reconhecer e neutralizar os sentimentos negativos que nos levam a procrastinação, a tendência de deixar para depois as tarefas importantes, mas desagradáveis ou difíceis. Procrastinação é o ato de esquivar-se de uma tarefa que necessita ser realizada. É o mau hábito de deixar para amanhã o que pode ser feito hoje. Isto pode nos levar a ter sentimentos de culpa, desajuste, depressão e baixa autoestima. A procrastinação pode ocasionar consequências dolorosas, como o insucesso profissional e a frustração nos assuntos e negócios particulares. Procrastinação não é simplesmente uma forma de preguiça. Ela surge por razões variadas, incluindo:  fuga de experiências negativas;  falta de capacitação;  medo de comentários e avaliações de terceiros;  hostilidade à tarefa ou à pessoa que a solicitou;  pessimismo;  depressão;  perfeccionismo;  passividade;  necessidade de aceitação;  baixa tolerância às frustrações;  sentimento de injustiça;  sobrecarga;
  18. 18. 16 Sinais de alerta A tendência de deixar para depois as tarefas mais difíceis e desagradáveis está sempre presente e o combate à procrastinação exige um alerta constante. Os verdadeiros procrastinadores apresentam cinco comportamentos reveladores: 1. Sobrestimam o tempo necessário para realizar alguma coisa. 2. Superestimam o tempo disponível para realizar alguma coisa. 3. Superestimam o quanto estarão motivados para realizar alguma coisa mais tarde. 4. Acreditam erradamente que não é recomendável trabalhar numa tarefa quando não estão muito bem dispostos a fazê- la. 5. Acreditam erradamente que, para ter sucesso numa tarefa, eles têm que desejar fazê-la. Como combater a procrastinação? A procrastinação começa com alguma espécie de sentimento negativo que nos desvia das tarefas importantes. Se você puder reconhecer e reformular alguns destes sentimentos de ansiedade e dúvidas, você poderá elaborar um plano para combater a tendência à procrastinação e gerenciar melhor o seu tempo. Problema Solução Perfeccionismo e expectativas irreais: Pensar que você não fez o melhor que possivelmente poderia fazer. O trabalho nunca 1. Pare de procurar a perfeição a qualquer custo. 2. Defina um prazo firme para terminar.
  19. 19. 17 está suficientemente bom para ser entregue. 3. Comece logo e faça o melhor que você conseguir neste prazo. 4. Examine e corrija mais tarde. Medo de falhar: Pensar que se não fizer o melhor, você é um fracassado. Ou pensar que, se falhar num teste, você, como pessoa, é um fracasso, ao invés de pensar que você é uma pessoa normal que falhou num teste. 1. Reflita sobre a falha e use-a para aprender. Como posso fazer melhor na próxima vez? 2. Aplique o que aprendeu na próxima tarefa ou teste. Achar a tarefa enfadonha: Ficar paralisado pensando nos aborrecimento que terá na execução de uma tarefa tediosa e cansativa. 1. Focalize suas prioridades e objetivos. 2. Concentre-se nos resultados a serem obtidos. 3. Prometa a si mesmo uma recompensa pela execução da tarefa, alguns momentos de relaxamento. Medo e ansiedade: Sentir-se esmagado pela complexidade e tamanho da tarefa e com medo de falhar. Como resultado, você gasta muito de seu tempo angustiado com o que tem a fazer, ao invés de agir. 1. Divida a grande tarefa em tarefas menores. 2. Estabeleça metas específicas e realize uma de cada vez. Dificuldade de concentração: Sentado à sua mesa, você se vê a sonhar, flutuando no espaço, 1. Esforce-se para fazer algo e dar a partida: organize seu local de trabalho; leia ou
  20. 20. 18 navegando pela Internet sem propósito, etc., ao invés de se dedicar à sua tarefa. revise o que já foi feito. 2. Comprometa-se a trabalhar na tarefa pelo menos 10 minutos. 3. Comprometa-se com mais 10 minutos e assim por diante, até engrenar. Fraco gerenciamento do tempo: Procrastinação significa que seu tempo não está sendo administrado com inteligência. Você pode estar inseguro quanto às suas prioridades, objetivos e metas. Como resultado, você se dedica a tarefas menos importantes, sem planejamento. 1. Defina suas prioridades de acordo com a importância e urgências das tarefas. 2. Prepare sua lista de coisas a fazer, de acordo com as prioridades definidas. 3. Siga seu planejamento e não o que seria mais agradável fazer. Problemas pessoais: dificuldades financeiras, conflitos no trabalho, problemas familiares ou amorosos, etc. Procure um conselheiro, um profissional ou um amigo que possa ouvi-lo e orientá-lo. Estude e identifique as causas que o estão levando à procrastinação e combata os maus hábitos. Comece já, agora!
  21. 21. 19 Dois livros essenciais para o desenvolvimento de sua criatividade. Disponíveis na Amazon: www.amazon.com.br e Clube de Autores: www.clubedeautores.com.br

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