Uit onderzoek is gebleken dat 40% van de Nederlanders inmiddels dagelijks gebruik maakt van social software. Hyves, MSN, Skype, Facebook, Netlog en LinkedIn zijn dan ook inmiddels gemeengoed. De zakelijke markt is echter nog een onontgonnen terrein voor het fenomeen social computing. Het zal echter niet lang meer duren voordat deze markt haar competitieve hoogtepunt bereikt. Op de trendmeter van onderzoeksinstituut Gartner neemt Social software reeds een zevende plaats in.

1. Contact met Silverside Praktische en innovatieve oplossingen
I: www.Silverside.nl voorSocial Intranet,
E: Info@Silverside.nl Document Management
T: 0182-555177 en Enterprise Search.
Wie is Silverside Silverside is de pragmatische
Silverside is de pragmatische implementatie partner, die
implementatie partner, die in
S
in dialoog met organisaties digitaal samenwerken verta- dialoog met organisaties
ilver
alt naar gebruiksvriendelijke en innovatieve oplossingen
voor Social Intranet, Document Management en Collabora- digitaal samenwerken vertaalt
tion. Silverside realiseert deze oplossingen op basis van
bewezen en beheersbare standaard software van Lotus, naar gebruiksvriendelijke
Docova, Lanteria en/of Dolphin Software op het IBM of
Microsoft platform. en innovatieve oplossingen
ide
De consultants van Silverside slaan een brug tussen
voor Social Intranet,
business en IT, werken doelgericht aan het verbeteren
van efficiency, productiviteit en de terugverdientijd bij
Document Management en
opdrachtgevers. Zij streven naar een optimale mix van Collaboration
samenwerking tussen mensen, bedrijfsdoelstellingen en
technologische platformen.
Silverside gaat met haar klanten, medewerkers en partners
lange termijn relaties aan en stelt daarin transparantie,
ondernemersschap en betrokkenheid voorop.
Knowledge comes to you.
m a
rd
Go
ste
ud
Am
a
’s-Hertogenbosch

2. Visie Document Management
“Van document- naar kennismanagement"
Om dit proces van verandering goed te begeleiden is de
De business case voor Document Management kent geen geheimen meer. Design inzet van een ervaren veranderoloog geen overbodige
Vaak is het management snel overtuigd van de noodzaak van een Document “Het gemak dient de mens” luxe. Met name in onze projectaanpak is er dan
ook aandacht voor praktische workshops om verandering
Management Systeem als de documentstroom een procesmatig karakter De doelgroep en boodschap kennen is het halve werk. leuker en laagdrempeliger te maken. De doorlooptijden
heeft. Veel organisaties gaan er echter aan voorbij dat de implementatie van De brug slaan tussen de organisatie en de doelgroep is van projecten zijn met deze aanpak dan ook vele malen
essentieel om überhaupt tot een goed design te komen. korter.
een Document Management Systeem in het geval van een procesmatige Het design moet een stimulans zijn voor de eindgebruiker
implementatie vaak een gedwongen karakter heeft. om het Social Intranet als prettig te ervaren en het gebruik
te bevorderen. Werken vanuit deze visie zorgt ervoor dat
onze software en de user interface aansluiten op de
Van document- naar kennismanagement denkwijze van uw medewerkers faciliteren in de wijze behoefte van uw organisatie. Een goed design kenmerkt
waarop zij dat prettig vinden. Mocht u zich nog afvragen zich door:
Als uw organisatie echter de stap naar kennismanagement waarom de persoonlijke mappen in de mailbox zo
wilt maken met een Document Management Systeem kunt overvol zijn? En waarom de fileserver nog altijd de meeste • Het communiceren van de juiste boodschap
u uw medewerkers niet in een keurslijf dwingen. De “fans” heeft? Het antwoord is teleurstellend simpel. • Een gebruiksvriendelijke user interface
vrijheid van de medewerker moet dan namelijk met stip op Uw medewerkers zijn slechts een klik verwijderd van de • Korte gewenningsperiode van eindgebruikers
de 1e plaats staan. Het is dan ook zaak een goede balans fileserver door haar laagdrempeligheid. Een Document • De essentiële tools en informatie binnen handbereik
te vinden tussen het proces en de mens om tot een Management moet dan ook laagdrempelig zijn om • Het overzichtelijk maken van de workflow
succesvolle implementatie te komen. concurrentie van de geliefde fileserver tegen te gaan.
Als dit niet gebeurt zal de fileserver altijd "king" of the Verandermanagement
Het proces centraal document jungle blijven! “Ik werk al jaren zo”
Org
"De fileserver
n
Om een Document Management Systeem succesvol Ongeveer 50% van de ICT projecten in Nederland loopt
sig
te implementeren moet eerst goed in kaart worden uit op een mislukking. De techniek is echter zelden een
is king of the
gebracht welke documenttypen er zijn. Vervolgens doorslaggevende factor bij falende ICT projecten.
ani
kunnen workflows en metadata worden ingericht en Het is net als met jongleren. De techniek om drie
De
kan het systeem zijn werk doen. Dit is dan ook een ballen gelijktijdig in de lucht te houden is al jaren
s
Jungle"
prima theoretische insteek om Document Management bekend. Het is echter niet veel mensen gegeven
atie
procesmatig te implementeren. De praktijk leert echter om goed te kunnen jongleren. Toch is het in
dat deze top-down benadering erg risicovol is. vijftien minuten mogelijk je jezelf deze techniek
Gebruikers “moeten” namelijk in plaats van “willen”. eigen te maken. Echter alleen voor diegene die
Dit heeft tot gevolg dat er maar iets kleins hoeft te Functionaliteit & Technologie bereid is afstand te doen van zijn oude gewoonte.
gebeuren wat tot ondermijning leidt van het Document De beloning is echter groots, nietwaar? Het is
Management Systeem. Ons credo is dan ook om een Silverside maakt gebruik van standaardoplossingen voor echter wel van doorslaggevend belang om snel
combinatie te hanteren die acceptabel is voor beide
partijen: de organisatie en de individuele medewerker.
Document Management. De technologische kracht zit hem
o.a in de beschikbare connectoren met Windows
succes te laten zien aan de startende jongleur.
Techniek
Verkenner, Microsoft Exchange/Outlook, Lotus Notes, Bij Silverside zijn we ons bewust dat het
De mens centraal Internet Explorer en de Microsoft Office suite. Hierdoor is managen van verandering niet vanzelfsprekend
“De fileserver is king of the jungle” de gebruiker eenvoudig in staat om de huidige werkwijze is. Medewerkers hebben een goede reden nodig
vrijwel te handhaven en toch een meerwaarde te leveren om te veranderen. De “what’s in it for me” vraag
Dit dilemma kan dan ook echter worden opgelost als de voor de organisatie. Verder beschikt het Silverside speelt hierbij een cruciale rol. Echter op het
organisatie medewerkers de ruimte geeft voor persoonlijke Document Management platform over alle functionaliteiten moment dat medewerkers inzien wat een nieuwe
creativiteit. Dit is namelijk toch ook de reden waarom u de waar een Document Management Systeem aan zou moeten techniek hen oplevert is succes gegarandeerd.
gemiddelde kenniswerker heeft aangenomen. Het advies is voldoen: versiebeheer, workflow, meta-tagging, zoeken &
dan ook dat het Document Management Systeem de vinden, check in- check out.