1. Time Management
Untuk Perusahaan
By. M. Shobrie H.W., SE, CFA, CLA, CPHR, CPTr.
HARD-Hi SMART CONSULTING

2. Modul-1 PENDAHULUAN
Pelatihan Time Management selalu dimuai dengan “Goal Setting”. Proses ini akan menghasilkan Rencana dengan Daftar Tugas ataupun Kalender Kegiatan.
Seluruh Proses ini didukung dengan beberapa Keterampilan (Skill) yang harus mencakup : motivasi diri, keterampilan mendelegasi, perangkat organisasi, dan pengelolaan krisis. Kita akan membahas masalah-masalah tsb dalam Pelatihan ini.
Cherish your dreams, as they are the children of your soul, the blueprints of your ultimate achievements.
Napoleon Hill

3. Sasaran Pelatihan
Menangani “Procrastination”
Mengatur “Workspace”
Mendelegasikan dengan Cara yang Lebih Efisien
Merencanakan dan Memprioritaskan

4. Pratinjau sebelum Pelatihan
Apa pemboros waktu yang paling besar bagi Anda?
Apa yang sedang Anda lakukan saat ini untuk mengelola Waktu Anda?
Apa yang membuat Anda menjadi lebih baik? Ungkapkan dengan satu Kalimat saja, Apa yang membuat Anda ingin mengikuti Pelatihan ini?

5. Modul-2 Membuat SMART Goals
“Goal setting” dapat diterapkan di setiap bidang kehidupan. Menentukan “Goal” membuat Anda jadi selangkah di depan. Banyak orang yang menyalahkan sesuatu ataupun orang lain yang membuat dirinya salah langkah dalam hidup. Orang-orang yang sukses akan selalu mendedikasikan dirinya untuk mengambil tanggungjawab terhadap hal-hal yang tidak terduga maupun hal-hal yang tidak dapat dikendalikan oleh dirinya.
The bad news is that time flies. The good news is that you are the pilot.
Michael Altshuler

6. The 3 (three) –P’s
Positive
Personal
Possible

7. Dengan Cara S.M.A.R.T.
Specific (spesifik –rinci)
Measurable (dapat diukur)
Achievable (dapat dicapai)
Relevant (relevan –erat kaitan)
Timed (ada batasan waktunya)
R
M
A
S
T

8. Lakukan Prioritas Tujuan
Fokuskan secara mental hanya kepada Satu “Goal” saja
Pilih “Goal” yang paling Ber-Dampak

9. Lakukan Visualisasi
Gambaran Visualisasi
Emotionalizing
Vision board
List of the benefits

10. Modul-3Memprioritaskan Waktu
Pengelolaan waktu lebih dari sekedar mengelola waktu kita, tetapi lebih kepada bagaimana mengelola diri kita sendiri terhadap waktu.
Hal ini berarti berhubungan dengan keinginan untuk mencoba berbagai hal dan ide guna memperoleh cara yang paling tepat dalam pengelolaan dan pemanfaatan waktu tersebut.
What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.
Dwight D. Eisenhower

11. Aturan 80:20
80% Hasil
20%
Tindakan

12. Matrix : Penting & Urgent
Urgent dan Penting
Penting tapi Tidak Urgent
Urgent tapi Tidak Penting
Tidak Urgent dan Tidak Penting

13. Tegas (Assertive)
Penjelasan yang Jujur
Kemukakan Alasannya Berikan Alternatif
Penolakan yang Tegas

14. Modul-4 Rencana yang Bijak
Tanda-tanda bahwa pengelolaan waktu yang berhasil adalah dengan melakukan produktifitas yang konstan & konsisten setiap harinya.
Punya rencana harian & komitmen akan membantu Anda lebih fokus dalam membuat prioritas atas hari- hari tertentu.
A work well begun is half ended.
Plato

15. Buat Produktifitas Harian Anda
Pindah ke Tugas yang belum selesai
Tandai hal-hal yang sudah diselesaikanTugas-tugas yang diprioritaskan
Buku Catatan

16. Maksimumkan Kekuatan Produktifitas Harian Diri Anda
Rencanakan satu malam sebelumnya
Bawa selalu bersama Anda buku harian AndaCiptakan Sensasi Kepuasan
Buang tugas yang sudah ditunda 3 kali

17. Kendi/Botol Kaca : Batu, Kerikil, Pasir, dan Air
Batu
Kerikil
Pasir
Air

18. Gumpal, Ganjal, dan Pegang !
Gumpal
Ganjal
Pegang

19. Siap, Tembak, Tujuan !
Jangan Terlalu Berencana
Ambillah Tindakan
Sesuaikan Tujuanmu

20. Modul-5Tangani “Procrastination”
“Procrastination” artinya menunda- nunda tugas pekerjaan yang seharusnya menjadi prioritas.
Kemampuan untuk bisa menangani “Procrastination” serta menangani Tugas-tugas Penting merupakan Tanda-tanda Kesuksesan Seseorang…
I am a great believer in luck, and I find the harder I work, the More I have of it.
Thomas Jefferson

21. Mengapa Kita “Procrastinate”
Merasa Kewalahan
Kurang Semangat
Takut Gagal
Tak ada “Deadline” yang Jelas
Sumber Daya yang tidak mendukung
Tak tahu harus memulainya dari mana

22. 9 Cara Menangani Procrastination
Coret
Delegasi
Kerjakan
Minta Nasehat
Potong- potong
Dgn Aturan 15 Menit
Perjelas “deadline”
Beri Imbalan
Hilangkan Selingan

23. Makanlah Katak itu !
“Jika Anda harus memakan salah satu dari 2 ekor katak, maka Makanlah yang paling Jelek !"

24. Modul-6 Penanganan Krisis
Dengan Perencanaan yang lebih baik, efisiensi yang meningkat, serta produktivitas yang bertambah maka jumlah Krisis yang akan Anda temui akan Berkurang !
Namun, Anda tak bisa berencana untuk segalanya, maka dalam Modul ini Kita akan melihat Apa-apa saja yang harus dilakukan jika Krisis terjadi.
In a crisis, be aware of the danger, but recognize the opportunity.
John F. Kennedy

25. Bila Terjadi Badai
Siapa-siapa saja yang boleh tahu tentang keadaan ini ?
Peristiwa apa yang akan menjadi dampaknya ?
Apa yang akan terjadi berikutnya ?
Apa yang menyebabkannya ?
Apa yang terjadi ?

26. Membuat Sebuah Rencana
Kenali Masalahnya
Putuskan dengan Solusi
Uraikan bagian-bagiannya
Buatlah Jadwal/Waktu yang Tepat

27. Merealisasikan Rencana
Evaluasi Rencana yang berjalan
Tetap teratur pada rencana semula
Komunikasikan kepada orang lain

28. Lessons Learned( Pembelajaran )
Mengapa hal itu terjadi
Belajar dari Kejadian itu
Persiapan

29. Modul-7Atur “Workspace”
Supaya pengelolaan waktu Anda Efektif dan Produktif setiap harinya maka Anda harus menciptakan Lingkungan yang selalu Kondusif.
Dengan menghilangkan Kekusutan, “filing system” yang rapih, dan selalu mengumpulkan alat-alat kerja utama, serta pengelolaan “Alur Kerja” yang baik maka Anda akan selalu berada pada Kondisi yang BENAR dalam mengelola “Workspace” yang Kreatif dan Efektif.
The only thing even in this world is the number of hours in a day. The difference in winning or losing is what you do with those hours.
Woody Hayes

30. Hilangkan Kekacau-balauan :
PekerjaanAcuan
Capaian

31. Mengelola ALUR KERJA
Pilih satu tugas untuk dikerjakanBatasi waktu Anda
Abaikan hal-hal lainnya
Jangan ada jeda / interupsi
Beri imbalan diri Anda

32. Berhubungan dengan E-mail
E-mail sebaiknya ditangani secara “Batch”
Buatlah pengaturan untuk Pengiriman E-mail
Buatlah Folder2untuk Topik-topik yg berbeda

33. Menggunakan KalenderSusun & Aturlah Tugas- tugas
Kenali Polanya
Perbaiki Alur Kerjanya

34. Modul-8Delegasi membuat Mudah
Jika Anda mengerjakan Pekerjaan Anda sendirian, begitu banyak pekerjaan yang harus Anda kerjakan. Salah satu cara yang paling umum untuk memecahkan hal ini adalah dengan jalan Mendelegasikannya kepada orang lain (bawahan).
Mula-mula “delegasi” dapat dirasakan spt ada pertentangan daripada kebaikannya. Dengan “delegasi” yang efektif Anda akan dapat memperbanyak jumlah pekerjaan yang dapat Anda lakukan & selesaikan.
The best executive is the one who has sense enough to pick good men to do what he wants done, and self- restraint enough to keep from meddling with them while they do it.
Theodore Roosevelt

35. Kapan untuk Mendelegasi
Kesempatan untuk Menumbuhkan Keterampilan Bawahan
Mengerjakan Kembali atas Tugas-tugas tsb
Tugas-tugas yang “Non-critical”

36. Apa yang Anda Delegasikan ?
Pengalaman, Pengetahuan, dan Keterampilan
Waktu dan Sumber2Daya
Yang Membutuhkan Supervisi
Beban Kerja yang ada Saat ini

37. Bgm Anda Harus Mendelegasi ?
Prakarsai Tindakan, kemudian mintalah laporannya secara berkala
Bertindak, lalu beritahu hasilnya segera
Buat rekomendasi, lalu bertindaklahTanyakan apa-apa yang harus dilakukan
Tunggu, lalu beritahukan apa-apa yang harus dilakukan
Lingkaran2yang Saling Berhubungan

38. Jaga Pengendalian (Control)
Arahkan anggota2team Anda
Siap sedia untuk pertanyaan
Jangan “micro-manage”
Tanya Solusi-solusinya

39. Pentingnya “Full Acceptance”
Tinjaulah dengan Seksama
Hanya menerima Pekerjaan yang sudah Rampung (Komplit)
Akui & Berilah Imbalan (Reward)

40. Modul-9 Melaksanakan Ritual
Ritual dan rutinitas sebenarnya dapat membantu Anda guna meningkatkan spontanitas dan “fun” di dalam kehidupan Anda…
Sebab Tugas-tugas Rutin sudah terencana dengan baik sehingga Anda punya banyak Energi lebih yang dapat dipakai pada tugas2tsb yang akan membawa Anda lebih dekat kepada Tujuan Anda…
Discipline is the bridge between goals and accomplish- ment.
Jim Rohn

41. Apakah Ritual itu ?
Ritual
Mengenali WAKTU
Mengenali SUB-SUB TUGAS
Mengenali TUGAS- TUGAS

42. Peng-Ritual-an atas : Tidur, Makan, dan Latihan
Biasakan sebuah Ritual sebelum Anda
TIDUR
Rencanakan
MAKAN
untuk Minggu Depan
Usahakan
LATIHAN
1 Jam sebanyak 3 Kali dalam Seminggu

43. Beberapa CONTOH Ritual :
Pemajangan Baju satu malam Sebelumnya
Menyiapkan Makan Siang
Mengumpulkan Kegiatan-kegiatan Kebersamaan

44. Gunakan Ritual untuk Mengoptimalkan Waktu Anda
Membaca selama 10 menit selagi istirahat
Tarif Nafas dalam-dalam dan Menguletlah
Bersihkan “a small area”
“Update” Buku Harian Anda
Pesan Makan siang pribadi di samping Anda

45. Modul-10 Mengelola Rapat
Sedikit sekali orang yang menantikan Rapat dengan riang dan harapan baik.
Terlalu banyak Rapat-rapat yang Tak punya Tujuan dan Struktur yang jelas.
Namun, hanya dengan “sedikit alat” Anda dapat membuat setiap Rapat Anda menjadi sangat Baik serta Berguna bagi Penggunaan waktu milik orang lain…
History is written by people who attend meetings, and stay until the end, and keep the minutes.
Anonymous

46. Putuskan hanya Jika : “Rapat adalah sesuatu yang Penting”
Peserta
Pengamat

47. Gunakan Pendekatan “P-A-T”
Time
Agenda
Purpose

48. Membangun Agenda
TIME
ITEM
PRESENTER
2:05-2:10
1.Agenda and Meeting Purpose
Jill Smith
2:10-2:20
2.Review of Current Invoice Signing Process
Joe King
2:20-2:40
3.Review of New Invoice Signing Process
Joe King
2:40-2:50
4.Questions and Answers
Joe King
2:50-2:55
5.Wrap-Up
Jill Smith

49. Jaga segala sesuatunya selalu : “On The Track”
Berpegang pada
“Agenda”
Tindaklanjut atas
“Missed items”
Mempertemukan“Agreement”

50. Pastikan bahwa : “Rapat itu Bermanfaat”
Ikhtisar
Tindakan- tindakan
Time
Progress
Tindak- lanjut
Agenda

51. Modul-11Pilihan-pilihan Rapat
Kadangkala, rapat secara tatap muka bukan sebuah solusi yang paling baik.
Dalam Modul ini, kita akan menunjukkan Alternatif-alternatif Rapat yang dapat membantu Anda & Team Anda menghemat waktu Anda serta dengan lebih produktif.
Jangan Lupa, meskipun Anda menggunakan Rapat Alternatif, tetapi Anda masih tetap harus menggunakan Pendekatan P-A-T tersebut, mencatat isi rapat, kemudian mendistribusikan catatan2“post-meeting” dan “action items” tsb.
Our meetings are held to discuss many problems which would never arise if we held fewer meetings.
Ashleigh Brilliant

52. Instant Messaging (IM) & Chat Rooms (Chatting)
Berpegang pada Agenda
Aturan “Ground (offline)”
Catat (minutes)

53. Konferensi Jarak Jauh
Screen sharing
(Berbagi Layar)
Interactive whiteboards
(Papan Tulis Interaktif)
Recordable
(Dapat Direkam)

54. E-mail Lists & Online Groups
Moderator
Interaksi yang sedang Berjalan
Punya Tujuan (purpose)

55. Aplikasi Kolaborasi
Collaborate
Authorstream
Skype
Slideshare

56. Modul-12 PENUTUP
Meskipun Pelatihan ini segera akan Berakhir, namun Kami berharap bahwa Perjalanan Anda untuk Meningkatkan Keterampilan “Time Management” Anda baru saja dimulai…
Silahkan Anda Tinjau sejenak serta Perbarui “Action Plan” Anda. Karena Hal ini akan jadi “A key tool” guna memandu “Progress” Anda secara harian, mingguan, bulanan bahkan tahunan untuk segera tercapai.
It has been my observation that most people get ahead during the time that others waste time.
Henry Ford

57. Kata-kata Bijak
Harvey Mackay:Waktu adalah Gratis tetapi ia Tak Ternilai harganya. Anda dapat memilikinya tetapi Anda harus menggunakannya. Anda tak dapat menjaganya tetapi hanya dapat menghabiskannya. Sekali saja Anda kehilangannya maka Anda tak akan pernah dapat kembali lagi kepadanya.
Napoleon Bonaparte: Ambil waktu Anda secara tenang dan berhati-hati, namun jika Waktu untuk bertindak sudah tiba maka Berhentilah berfikir saja tetapi segeralah Bertindak.
Steve Jobs: Waktu Anda terbatas, maka janganlah memboroskannya dengan hidup di dalam kehidupan orang lain.
Benjamin Franklin: Anda dapat menunda-nunda tetapi Waktu tidak.

58. TerimakasihThankYouArigatoDanke
Please Contact
HARD-Hi SMART CONSULTING
www.hardhismart-consulting-blogspot.com