PRESENTACIÓN DONDE SE DESARROLLA LA METODOLOGÍA PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS EN EL ÁREA DE INVENTARIOS

1. METODOLOGIA PARA LA SOLUCIÓN
DE PROBLEMAS EN INGENIERIA
UNIVERSIDAD LIBRE SECCIONAL CALI
Luis Carlos Murillo
Sergio Mosquera
Héctor Ortega
DOCENTE: María Mercedes Sinisterra

2. INTRODUCCION
El mundo empresarial en la actualidad cuenta con un sistema integral compuesto por diferentes
áreas que ayudan al desarrollo y óptimo funcionamiento de un servicio que se ofrece y se recibe
como sucede en la mayoría de las compañías en el mercado. Muchas de estas áreas son más
robustas que otras pero realmente se entrelazan unas a otras generando un funcionamiento con
repercusión en hechos que pueden beneficiar o perjudicar a la empresa. No todas las empresas
tienen las mismas áreas y no todas manejan el mismo sistema integral de funcionamiento,
resaltando que en algunos sectores existe cierta similitud o parecido en los sistemas que manejan
de acuerdo a la cantidad o características de sus áreas.

3. Empresa objetivo
 CONFITERIA DON TULIO LTDA es donde se genera una variedad de hechos que
dan resultado a un problema raíz para resolver. Esta empresa se dedica a la
comercialización de productos para fiestas y eventos teniendo como valor
agregado la línea de papelería.

5. Impacto
Hechos
reclamos y devoluciónde
mercancíapor parte de los
clientes
acumulaciónde cajas en el
suelo y productos en diferentes
áreas
espacios alquilados a otras empresas las
cuales sobrepasan el limite dado
falta de rotulación de estanterías
y de producto el cual a veces se
encuentra en el suelo
ANALISIS DE POSIBLES
PROBLEMAS
NO ROTULACION DE LA
MERCANCIA Y DE LAS
ESTANTERIAS (mano de obra)
DEFICIENCIA EN LA ROTULACION Y
UBICACIÓN DE MERCANCIA
BASE DE DATOS DE
INVENTARIO NO
ACTUALIZADA
PROCESOS NO
ESTANDARIZADOS
FALTA DE EXISTENCIA
SOBRE PRODUCTOS DE
CONSTANTE ROTACION
FALTA DE SEGUIMIENTO
DE PARTE DEL GERENTE Y
LIDERES A CADA AREA
TRATO INADECUADO DE LA
MERCANCIA
PROBLEMA RAIZ CAUSAS
NO UBICAR LA
MERCANCIA EN EL
LUGAR
CORRESPONDIENTE
(método)
FALTA DE UNA BASE DE
DATOS ACTUALIZADA SOBRE
CLIENTES Y PRODUCTOS
(medición y seguimiento)
MAL TRATO DE LA
MERCANCIA (MANO
DE OBRA)
ALTERNATIVAS DE
SOLUCIÓN
MARCAR CADA MERCANCIA Y ESTANTERIA
DONDE SON UBICADOS LOS PRODUCTOS DE
ACUERDO A CARACTERISTICAS PUNTUALES Y
EN COMUN CON OTROS PRODUCTOS
SISTEMA DE DATOS ENLAZADO ENTRE
LAS DIFERENTES AREAS PARA UN
FLUJO DE COMUNICACIÓNEFICAZ
EDUCACION EN EL MANEJO DE CAJAS Y
MERCANCIA AL MOMENTODE
MANIPULAR Y TRANSPORTARLAS
DEFINIR ESPACIOS
DEBIDAMENTE ROTULADOS
PARA CADA TIPO DE MERCANCIA
INSPECCION RUTINARIA
SOBRE EL ESTADO DE
ROTULACIONQUE SE
REALICE
SOFTWARE
ENTRELAZADO Y
SIEMPRE ACTUALIZADO.
ENTRENAMIENTOCONSTANTE
BRINDADO POR EL JEFE DEL
AREA Y EMISION DE CARTA
PARA TRANSPORTADORAS
REUBICACION DE ESPACIOS SI ES
NECESARIA Y CALASIFICACION DE
PRODUCTOS
ANALISIS DE LAS
ALTERNATIVAS
ORDEN EN EL
ALMACENAJE Y
DISTRIBUCIONDE
MERCANCIA
OPTIMIZACION DE ESPACIOS
MAL UTILIZADOS O NO
APROVECHADOS
DISMINUCIONDE
ERRORES EN EL FLUJO
DE ALMACENAJE Y
DISTRIBUCION
CONSERVACIÓN
DEL ESTADO DEL
PRODUCTO
MEJOR SOLUCIÓN
PLAN DE MEJORAMIENTO
PARA EL AREA DE
INVENTARIOS:
DONDE SE REUBIQUE, SE
DISTRIBUYA Y SE ROTULEN
DEBIDAMENTE LOS ESPACIOS,
ESTANTERIAS Y PRODUCTOS.
ADEMAS TENER EN CUENTA UNA
ACTUALIZACION DE LA BASE DE
DATOS SOBRE ENTRADA Y SALIDA
DE PRODUCTOS Y EDUCACION AL
PERSONAL ENCARGADO SOBRE
EL MEJORAMIENTO QUE SE
PLANTEA.
AREA DE INVENTARIOS
ORGANIZADA CON IMPACTO
POSITIVOEN LA ROTACION DE
MERCANCIA, DATOS REALES
DEL SISTEMA, ASIMISMO
FIDELIZACION DE CLIENTE Y
DISMINUCIONEN LA
DEVOLUCION DE
PRODUCTOS.
TODO ESTO MEJORARIA
NOTABLEMENTE LAS VENTAS
E INGRESOSECONOMICOS.
FALTA DE ORGANIZACIÓN EN
EL AREA DE INVENTARIOS
CLARIDAD EN TIPO DE PRODUCTO
RESPECTO A SU LUGAR DE UBICACION
EDUCACION EN EL
AGRUPAMIENTODE
MERCANCIA EN COMUN
FACIL UBICACIÓN
DE PRODUCTO
ANALISIS DE CASO!
!
tiempo de espera prolongado de
clientes por parte de los
asesores y clientes no atendidos
vendedores van a las bodegas a
verificarexistencia de producto
que a veces no hay
pocos distribuidores para el
abastecimientooportuno de los productos
agresividad en el trato de la mercancía
por parte de las personas de las
transportadoras y de la misma empresa,
que llevan la mercancíadel camión de
transporte a las bodegas
bodegas no cuenta con
base de datos actualizada
de los productos
NINGUN CONTROL DE
ENTRADAS Y SALIDAS DE
MERCANCIA
FALTA DE DEFINICIONDE
ESPACIOS PARA LA
UBICACIÓN DE MERCANCIA
(medio ambiente)
SOLUCIONES
LUIS MURILLO:
PLAN DE MEJORAMIENTODE
INVENTARIOS REORGANIZANDOEL AREA
EN SU TOTALIDAD
SERGIO MOSQUERA:
UBICACIÓN, DISTRIBUCION Y DEBIDA
ROTULACIONDE AREAS, ESPACIOS Y
ESTANTERIAS DONDE SE ALMACENAN LOS
PRODUCTOS, ADEMAS DE EDUCACION SOBRE
LA MANIPULACIONDE MERCANCIA.
HECTOR ORTEGA:
ACTUALIZACIONDE LA INFORMACION
SOBRE LA MERCANCIA, ALIMENTANDO
LA BASE DE DATOS DE MANERA
CONSTANTE Y OPORTUNA.
Falta de mercancía
(materia prima)
GENERAR ESTADISTICA DEL ULTIMO AÑO
DE PRODUCTOS MAS VENDIDOS
INSPECCION VISUAL SOBRE
PRODUCTOS DE MAYOR
ROTACION
MEJOR ROTACION
DE PRODUCTO
OPTIMA CLASIFICACION
DE PRODUCTO

6. PLANTEAMIENTO DE
PROBLEMAEn la empresa CONFITERIA DON TULIO LTDA, se observan varios hechos de los cuales se pueden generar
varios problemas y de acuerdo a esos problemas se toma el problema raíz o más importante de acuerdo a
la necesidad de la empresa por una mejora sobre el funcionamiento de sus áreas, funcionamiento que
puede generar inconsistencias en gran parte del sistema integrado de trabajo que ejecuta la empresa que
en este caso es la comercialización de productos. Estas inconsistencias han venido promoviendo la
devolución y quejas de productos por parte de los clientes, llegando a detectar productos con un mal trato
por parte de los trabajadores, productos con falta de identificación, producto no ubicado correctamente,
inexistencia de producto, fallas ene l sistema integrado computarizado que tiene la empresa en red, falta de
educación sobre varias labores de parte de los empleados, entre otros más anteriormente mencionados en
los trabajos de campo en el que se desencadenan un problema identificado como: falta de organización en
el área de inventarios, área vital para toda empresa.

7. OBJETIVO GENERAL
CREAR UN PLAN DE MEJORAMIENTO QUE OPTIMICE EL AREA DE INVENTARIOS Y QUE
REDUZCA AL MAXIMO LAS DEVOLUCIONES DE LOS PRODUCTOS POR PARTE DE CLIENTES
EN LA CONFITERIA DON TULIO LTDA.

8. OBJETIVOS ESPECIFICOS
 REUBICAR LAS AREAS DE ALMACENAMIENTO SEGÚN LAS CARACTERISTICAS SIMILARES ENTRE
PRODUCTOS
 DISTRIBUIR LAS AREAS DENTRO DE LAS BODEGAS PARA LA OPTIMIZACION DE ESPACIOS
 IDENTIFICAR ESTANTERIAS, CAJAS DE PRODUCTOS Y PRODUCTOS (SEGÚN SEA NECESARIO)
 ACTUALIZAR DATOS DE ENTRADAS Y SALIDAS DE PRODUCTOS DEL INVENTARIO
 CAPACITAR EL PERSONAL ENCARGADO Y RELACIONADO AL AREA DE INVENTARIO, SOBRE EL
PLAN DE MEJORAMIENTO
 REVISAR PERIODICAMENTE EL SISTEMA PLANTEADO DE MEJORA PARA LOGRAR SU CORRECTO
FUNCIONAMIENTO

10. SOLUCIONES
 Dentro del proceso que se expone para la solución del problema señalado en el presente
documento, se logra tener en cuenta aspectos que cubrirán las necesidades que el área de
inventarios tenia por cubrir y dentro de las actividades que se realizaran, los resultados
mejoraran notablemente el trabajo del área y disminuirá los inconvenientes en cadena que
se pueden ver reflejados en la existencia de producto, estado de la mercancía, confusión
en la selección de producto de salida, entregas a clientes erróneas y devolución de
productos.
 En la solución se describe un plan a desarrollar dentro de un tiempo máximo de un mes
aproximadamente y dentro de días con horarios laborales teniendo en cuenta los
implementos, recurso, humano y labores de los encargados de las áreas que está dentro
de los contratos de cada empleado, de esta manera se permitirá ejecutar un plan de
mejora en el área de inventarios a un bajo costo y con mayor efectividad teniendo en
cuenta que se realizara todo bajo la experiencia y conocimientos claros del área.

11.  Se clasificara cada bodega de acuerdo a la conveniente ubicación de las líneas de los productos
como por ejemplo la bodega más grande para la línea con más mercancía y cajas grandes y la
bodega más pequeña para línea de poca cantidad de productos y con presentaciones
posiblemente pequeñas. Toda esta clasificación tendrá como evidencia, carteles que darán
nombre a cada una de las bodegas para clarificar el contenido en ellas. Además se generara un
resumido aviso que será publicado en seguida de la entrada de cada bodega que tendrá una
lista de los productos que en la bodega estarán.
 En cada bodega se reubicaran las áreas y se relacionaran a los productos que irán en cada una
de ellas, y con esta ubicación se debe también señalizar los espacios y demarcar límites.
 Teniendo en cuenta que las áreas están debidamente marcadas, enseguida se realizaran carteles
y letreros que van a ser colocados en las estanterías y/o cajas para facilitar la búsqueda de
producto en físico y para identificar de una manera más oportuna los diferentes tipos de
productos.
 Otra gran labor se realizara con el apoyo de los bodegueros quienes realizaran el inventario que
antes hacían sobre cada año y ahora se desea implementar cada 3 meses durante un año
mientras se empieza a acoplar el nuevo plan de mejoramiento y luego de este año definirlo para
que se pueda realizar un inventario semestral de todas las bodegas. Además a esto se le suma la
labor del personal encargado del software utilizado dentro de la empresa, el cual debe realiza
una actualización de la base de datos sobre los productos con base al inventario físico que
hayan realizado los bodegueros.

12.  Después de la ejecución de estas tareas, se realizara un formato en físico llamada “acta de
capacitación” donde se evidenciara una socialización del plan de mejoramiento y lo que se
haya ejecutado en él, dada por los 2 líderes de las bodegas hacia todos los empleados,
además se designara a un empleado al azar, la realización sobre una presentación en Power
Point donde se explique con conceptos básicos, la manera adecuada de cómo debemos tratar
los productos con sus diferentes tipos de presentación en la que vienen desde el proveedor
hasta la salida al cliente. Tanto la socialización como la educación que se brinde en el
momento, se dejara la evidencia en el formato del acta de capacitación y sobre la presentación
de la manipulación de los productos, se imprimirá y se colocara una guía rápida de la
presentación con los conceptos más relevantes en la cartelera central de comunicados.
 Se creara un formato más para realizar un chequeo del estado de las bodegas y de la
mercancía como tal, formato el cual se utilizara cada 15 días para una revisión periódica y de
seguimiento. Esta labor la realizaran los dos jefes de las bodegas quienes velaran con los
demás compañeros por el buen funcionamiento de este sistema de inventarios. Por último se
realizara un formato para diligenciar sobre la inclusión de los productos con alta demanda que
estén agotados o posiblemente se estén agotando, con la intención de lograr mantener en
rotación el tipo de producto con más demanda.

13. Un sistema de inventarios forma parte importante de toda empresa que comercializa productos,
asimismo toda actividad relacionada con esta área influye en el resto de los sectores de la
empresa. Cuando encontramos hechos que puedan generarnos problemas en las áreas de una
empresa, Lo ideal es reducir futuros factores de riesgo y problemas asociados.
Mantener un sistema actualizado y trabajando correctamente requiere un gran esfuerzo y
dedicación pero a conciencia debemos saber que cada una de las áreas de toda empresa son
muy importantes independiente de cual sea y que existen efectos siempre relacionados que
puede afectar diferentes sectores de una empresa a casusa de tan solo uno.
Con la realización de este proceso para la solución de problemas, llego a la conclusión que con la
responsabilidad y la oportuna atención de los hechos que puedan generar posibles problemas, se
logra mitigar al máximo el riesgo de desestabilizar áreas vitales para una empresa y que
invocando el conocimiento de la ingeniería con la puesta en marcha de las actividades que se
puedan exponer, todo problema puede ser resuelto.
CONCLUSIONES