I costi fissi delle piccole e medie aziende italiane oscillano tra il 40% e il 60%. In periodi in cui si verifica un calo di fatturato questi costi possono portare velocemente ad una situazione difficile da affrontare. I servizi di segretariato a distanza rappresentano un ottimo strumento per ottimizzare la struttura dei costi aziendali, e danno la possibilità di accedere ad alti standard di qualità anche a chi ha appena avviato un'impresa e non vuole "rischiare" di investire risorse consistenti assumendo una segretaria in sede. Avvalendosi del supporto di una segretaria virtuale, ed esternalizzando le mansioni di segreteria, professionisti e imprenditori possono finalmente concentrarsi sul proprio core business e dedicarsi alle attività direttamente legate alla massimizzazione del profitto. Bisogna però prestare attenzione alla scelta del giusto fornitore per ottenere i risultati desiderati: Segretaria24.it, con i suoi dieci anni di esperienza e il suo ruolo di Leader del mercato europeo dei servizi di segretariato a distanza, è l'interlocutore ideale per le giovani startup, i professionisti e i lavoratori autonomi. Tariffe flessibili commisurate al consumo effettivo si accompagnano ad alti standard di qualità. I vostri clienti ne saranno entusiasti!

1. I vantaggi dei
servizi di segretariato a distanza
per imprenditori e liberi professionisti

2. 1. Migliorare la struttura dei costi aziendali
Le piccole e medie aziende italiane hanno in media una spesa che oscilla tra il 40 e il 60%
del fatturato. Questo significa che circa la metà delle entrate viene prodotta solo per
essere poi riutilizzata come copertura delle spese.
In periodi in cui si verifica un calo di fatturato questi costi possono quindi portare
velocemente ad una situazione difficile da affrontare.
Nella ricerca di possibilità di risparmio si tende solitamente a tagliare soprattutto i costi
“visibili”: pranzi o cene d’affari, biglietti per viaggi di lavoro, conferenze all’estero, etc.
Tuttavia, il vero potenziale di risparmio va ricercato nella struttura dei costi dell’azienda
stessa. Bisogna quindi considerare da vicino i costi fissi, come quelli dell’affitto di strutture
o quelli richiesti dal personale interno.
Ad esempio, quando si decide di assumere qualcuno che gestisca le telefonate e svolga
mansioni d’ufficio, la scelta ricade quasi sempre su una segretaria a tempo pieno, che sia
disponibile dalle 09:00 alle 17:00.

3. Tuttavia si tratta di una scelta decisamente controproducente dal punto di vista dei
costi, dal momento che solitamente tutte le mansioni d’ufficio vengono svolte la
mattina, mentre nel pomeriggio si ricevono solo poche telefonate.
Una scelta molto più economica e flessibile è invece quella di unire una segretaria part-
time ad un servizio di segretariato a distanza:

4. 2. Esternalizzare le attività secondarie
L’outsourcing può fornire un valido supporto a imprenditori e professionisti nel processo
che va da uno snellimento dei costi fino alla trasformazione strategica dei modelli
aziendali.
Il rapido diffondersi dell’outsourcing, che ha convinto molte aziende a esternalizzare
persino il contatto con il cliente, mostra come questo nuovo trend sia un reale valore
aggiunto per moltissime attività italiane. In gioco non vi è soltanto la riduzione dei costi,
ma anche la massimizzazione del profitto attraverso un miglioramento delle prestazioni.
Le moderne forme di outsourcing stanno effettivamente producendo un cambiamento
sostanziale nei processi lavorativi di piccole medie aziende, fornendo da supporto per la
produzione di valore aggiunto.
La domanda in gioco è la seguente: quali processi permettono di guadagnare e su quali
processi si dovrebbe investire, per massimizzare il proprio potenziale di profitto?
Un semplice ragionamento mostra come in ogni azienda o attività vi siano delle
potenzialità di profitto che possono essere ottimizzate. Supponiamo che la giornata
lavorativa di un imprenditore sia costituita da 14 ore.

5. Questo tempo a disposizione deve essere suddiviso tra diverse attività: marketing e lavoro
di vendita, prestazione effettiva dei servizi richiesti dal cliente, contabilità, amministrazione
interna, lavoro di segreteria, etc. Il suo potenziale di profitto viene però influenzato
soltanto dalle attività di marketing, vendita e prestazione dei servizi richiesti.
Il nostro imprenditore potrebbe perciò massimizzare il suo profitto e le sue prestazioni se
riuscisse a concentrare tutte le sue energie nello svolgimento di queste tre attività.
Esternalizzando le attività secondarie non direttamente connesse alla produzione di
profitto, e affidandole ad aziende esterne specializzate, si possono quindi liberare dei
potenziali interni alla propria azienda. Il risultato è nella maggior parte dei casi un netto
miglioramento dei servizi resi al cliente, ad esempio tramite una reperibilità telefonica e
un servizio di segretariato garantiti 24h su 24, unito ad un significativo guadagno in
termini di tempo ed efficienza

6. E chi invece non fosse preoccupato dalla massimizzazione del proprio profitto,
esternalizzando queste attività secondarie potrà beneficiare di una riduzione della propria
giornata lavorativa dalle 14 alle 10 ore al giorno!
In linea generale bisogna distinguere tra le attività che possono essere esternalizzate e
quelle che invece costituiscono il cuore dell’attività aziendale, che richiedono
un’attenzione diretta da parte dell’imprenditore o del professionista. È quindi decisivo
individuare da subito il core business della propria attività.
Le attività che più si adattano all’outsourcing sono le seguenti:
 Contabilità, controllo di gestione
 Recupero crediti
 Online Marketing
 Lavoro di segreteria
 Gestione e aggiornamento del sito web
 Logistica
Negli ultimi anni molti fornitori esterni si sono specializzati in questi settori. I costi richiesti
sono decisamente sostenibili, se paragonati a quelli che comporterebbe svolgere queste
attività internamente.

7. I vantaggi che derivanodall’esternalizzazione di attività secondarie:
 Possibilità di concentrarsi sulle attività principali del proprio lavoro e di lavorare
indisturbati.
 Sostanziale riduzione dei costi fissi. Le aziende prestatrici di servizi richiedono una spesa
nettamente inferiore a quella che comporterebbe svolgere la stessa attività
internamente.
 Miglioramento del livello di qualità. Quelle che agli occhi del committente costituiscono
le attività secondarie sono invece per l’azienda prestatrice il cuore del proprio business.
Per questo le attività esternalizzate vengono svolte in maniera molto più professionale e
focalizzata.
 Alta flessibilità. Le aziende prestatrici hanno molto spesso degli obblighi contrattuali
molto brevi se non nulli. In questo modo il committente può esternalizzare determinate
attività soltanto per il periodo desiderato ed esclusivamente in relazione alle necessità
del momento.

8. Ma come scegliere il giusto partner commerciale, quando si tratta di esternalizzare i
processi interni della propria azienda?
La scelta della giusta azienda prestatrice è di decisiva importanza. Una scelta
affrettata, infatti, può rendere il rapporto di collaborazione più dannoso che proficuo.
Ecco i principali effetti negativi dovuti alla scelta del fornitore sbagliato:
 Dipendenza del committente nei confronti dell’azienda prestatrice. La
collaborazione con un’azienda esterna cresce con il tempo: i nuovi processi devono
stabilizzarsi gradualmente e si ha bisogno di tempo per familiarizzare con la nuova
organizzazione del lavoro. Se, dopo un primo periodo di collaborazione, l’azienda
prestatrice dovesse alzare i costi oppure, nel peggiore dei casi, dichiarare
bancarotta, per il committente costituirebbe un problema enorme. Per questo è
necessaria un’attenta analisi preliminare dell’affidabilità del proprio interlocutore.
 Rischio di scarsa qualità. Il processo di esternalizzazione richiede che la
responsabilità dello svolgimento di determinati compiti venga delegata all’azienda
prestatrice. Bisogna quindi evitare di mettere i propri clienti nelle mani sbagliate e
accertarsi che l’azienda scelta rispetti gli standard di qualità e di sicurezza che
vogliamo offrire ai nostri clienti.

9. 3. I benefici dell'outsourcing dei servizi di
segretariato a distanza
Fornire un’immagine professionale della propria azienda e offrire ai propri clienti una
buona reperibilità telefonica sono di importanza decisiva, e non solo per una mera
questione di esteriorità.
Al contrario è dimostrato come una scarsa reperibilità telefonica incida notevolmente sulla
soddisfazione e sulla fedeltà del cliente, comportando perdite in termini di profitto. Il 63%
dei chiamanti infatti non lascia un messaggio in segreteria telefonica, sia perché ritenuta
uno strumento poco sicuro, sia perché la maggior parte delle persone ricerca un contatto
personale diretto.
Molto spesso queste persone non chiamano una seconda volta, e si rivolgono piuttosto ad
aziende concorrenti. Una chiamata persa è quindi spesso sinonimo di cliente perso.
Ed è qui che si innesta la filosofia dei fornitori di servizi di segretariato. Anche quando si
dispone di un proprio personale di segreteria, può capitare che a causa della mole di
lavoro alcune telefonate vadano perse.

10. Non sarebbe quindi meglio unire ad una segretaria part-time un servizio di segretariato
a distanza che ci assicuri che nessuna telefonata andrà più persa? In questo modo la
segretaria in sede potrà svolgere le proprie mansioni d’ufficio senza troppo stress e senza
il rischio di non riuscire a gestire telefonate importanti. D’altra parte un imprenditore o un
libero professionista potrà essere sicuro di avere le “spalle coperte” anche in caso di
impegni al di fuori dei normali orari di lavoro.
Gli incentivi prodotti dall’esternalizzazione dei servizi di segretariato in termini di tempo,
soldi, qualità e sicurezza sono quindi lampanti.
Persino le aziende con un ampio organico di segreteria approfittano degli enormi vantaggi
di questo tipo di esternalizzazione, soprattutto in casi di assenze impreviste per malattia,
nei periodi di ferie, o semplicemente in casi di elevato traffico telefonico.
Nel frattempo molte aziende hanno acquisito clienti negli Stati Uniti, che si aspettano di
ricevere una risposta anche negli orari di ufficio del proprio paese. Una segretaria pronta a
rispondere al telefono anche in orari notturni non sarebbe possibile senza i servizi di
segretariato a distanza. Per facilitare il processo di internazionalizzazione di molte aziende
inoltre, i migliori fornitori di servizi di segretariato offrono persino una gestione delle
telefonate in tedesco, inglese, francese e spagnolo.

11. 4. Come funziona il segretariato a distanza
La maggior parte dei servizi di segretariato può essere attivata telefonicamente in
maniera facile e veloce. I consulenti stilano un primo profilo dell’azienda committente,
raccogliendo tutti i dati e le informazioni necessarie per la gestione delle telefonate. Si
concordano poi la modalità di risposta, i clienti “speciali” da inoltrare agli interni e i
messaggi da riferire ad altri chiamanti a seconda del momento della giornata. Molte
aziende offrono anche un servizio di gestione degli appuntamenti tramite un calendario
condiviso.
Quando il committente desidera lavorare indisturbato, gli basta attivare un semplice
trasferimento di chiamata al numero di telefono fornito dall’azienda fornitrice del
servizio. Quest’ultima gestirà le telefonate in maniera personalizzata e secondo le
disposizioni precedentemente fornite. Al termine della telefonata viene inviato un
messaggio riassuntivo in tempo reale per e-mail o tramite SMS, che contiene i recapiti
del chiamante e il motivo della telefonata. In questo modo i clienti potranno essere
ricontattati secondo priorità.

12. Esempi di utilizzo del servizio di segretariato a distanza di Segretaria24.it
Durante
meeting o
appuntamenti
con clienti
Sostituzione
del personale
(malattia,
maternità
ferie...)
Linea
telefonica di
emergenza
24h su 24
Servizio di
centralino e
filtro
chiamate
Gestione
agenda
appuntamenti
Supporto alla
segretaria
nelle ore
di punta
Gestione
chiamate in caso
di mancata
risposta o linea
occupata

13. I principali vantaggi del servizio di segretariato a distanza
offerto da Segretaria24.it:
 Riduzione dei costi fissi
 Miglioramento della reperibilità e conseguente maggiore soddisfazione del cliente
 Accesso ad alti livelli di professionalità anche nella fase costitutiva dell'impresa
 Possibilità di concentrarsi sulle attività più importanti e redditizie
 Alta flessibilità di utilizzo svincolata dalla presenza sul posto (possibilità di lavorare
in remoto tramite dispositivi mobili e comunicare in tempo reale con la propria
segretaria)
 Alleggerimento del proprio carico di lavoro, riduzione dello stress (= maggiori
energie da investire nello sviluppo della propria impresa)

14. E-mail: info@segretaria24.it
Web: http://www.segretaria24.it
Segretaria24.it
(Deutsche Bureau AG)
Friedrichstraße 171
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Tel.: 800 12 39 12
Fax: 800 12 39 11
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