2. Agenda
• Penemuan Audit
• Definisi Aset/Inventori
• Pendaftaran Aset
• Penglabelan dan Pemeriksaan Aset
• Tatacara Kehilangan dan Hapuskira
• Tatacara Pelupusan
• Perlindungan Insurans
3. Penemuan Audit Pengurusan Peralatan
Mudah Alih 2005
• USM patut memberikan penekanan
terhadap latihan/kursus/bengkel
mengenai pengurusan peralatan
mudah alih secara khusus
terutamanya untuk kakitangan yang
mengendalikan peralatan makmal dan
perubatan yang berteknologi tinggi
4. Penemuan Audit Pengurusan Peralatan
Mudah Alih 2005
• USM tidak menyediakan peruntukan
kewangan yang khusus bagi
penyelenggaraan peralatan mudah alih
• Untuk memantapkan perolehan
peralatan disyorkan semua PTJ
menyediakan laporan pemeriksaan
terhadap setiap peralatan yang diterima
seperti amalan PTPM
5. Penemuan Audit Pengurusan Peralatan
Mudah Alih 2005
• Pihak audit telah menjumpai beberapa
peralatan yang telah rosak walaupun
baru dibeli – Solar Power Cycle
RM43,010- dibeli pada 31/12/2002
• Didapati JTK kurang bermesyuarat,
oleh yang demikian peralatan yang
telah setuju untuk dilupuskan terbiar
ditepi makmal serta kaki lima tanpa
pengawasan sewajarnya.
6. Penemuan Audit Pengurusan Peralatan
Mudah Alih 2005
• Maklumat yang disimpan dalam daftar
aset/inventori yang disenggara di PTJ
adalah tidak seragam dan tidak
menepati kehendak Pekeliling
Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun
1991
• Pihak Audit mendapati semenjak USM
ditubuhkan verifikasi fizikal terhadap
aset universiti oleh Jabatan Bendahari
belum pernah dibuat.
7. Definisi Harta /Inventori
Aset – dibahagikan kepada 2 kumpulan
1) Aset Tetap- Aset yang tidak berubah
lokasi seperti bangunan, tanah dan
infrastruktur
2) Aset Mudah Alih – Aset yang boleh
berubah lokasi seperti alatan pejabat,
perabot, alatan saintifik, kenderaan
dan lain-lain yang bernilai RM500.00
dan ke atas
8. Definisi Harta /Inventori
• Inventori – peralatan yang bernilai
kurang dari Rm500.00 seunit
• Hospital dikecualikan daripada definisi
aset ini.
• Hospital – peralatan pembedahan
>RM2000 dan jangka hayat >1tahun
dan dikategorikan sebagai instrumen
pembedahan
9. Pendaftaran Harta
Objektif
• Memudahkan pegesanan dan
pemantauan
• Memudahkan penyelenggaraan dan
penggantian
• Mengwujudkan pengkalan data yang
lengkap, tepat dan kemaskini
• Termasuk aset yang dibeli oleh agensi
lain tetapi didermakan atau
dihadiahkan
10. Pendaftaran Aset
• PTJ menghantar salinan PO,DO, Invois dan
SH01
• Terima Borang SH01 daripada Seksyen
Bayaran
• Nombor Harta dan salinan Borang SH01
dihantar ke PTJ.
• Label akan dikeluarkan dan dihantar ke PTJ
• Pasukan Pemeriksaan aset akan lekatkan
label secara rawak – peringkat pertama
pemeriksaan aset
11. Alat Kelengkapan 1810
Alat Perabot 26
Kenderaan 11
Bangunan Bebas 3
Infrastruktur 8
Ubahsuaian 5
WIP 33
St at ist ik Pendaf t aran Aset
12. Statistik Pendaftaran Aset
Statistik Pendaftaran Aset
Alat Kelengkapan
Alat Perabot
Kenderaan
Bangunan Milik Bebas
Infrastruktur
Ubahsuaian
WIP
Tanah Milik Bebas
Tanah Pajakan
Bangunan Pajakan
13. Penglabelan dan Pemeriksaan Aset
• Mulai tahun 2004 Kaedah Penglabelan
diperkenalkan.
• Beberapa warna telah dan akan
diperkenalkan
• Pemeriksaan Aset
• Maklumbalas daripada PTJ
• Mengesan kes kehilangan
• Kemaskini daftar harta/fizikal harta
14. Penyelenggaraan Aset
• Memastikan aset sentiasa dalam
keadaan produktif dan reliable
• Memelihara jangkahayat aset
• Meningkatkan keupayaan fungsi aset
Obj ekt if
15. Penyelenggaraan Aset
• Penyelenggaraan Pencegahan- bertujuan
mengurangkan kerosakan peralatan.
Memeriksa,membaiki atau menggantikan
komponen secara teratur mengikut jadual
• Penyelenggaraan Pemulihan- tindakan untuk
membaiki/menggantikan komponen/peralatan
• Jadikan satu Budaya!! Peruntukan??
16. Penglabelan dan Pemeriksaan Aset
• Aset diimbas mengikut senarai dalam
laporan aset
• Pemeriksaan aset bergantung kepada
PTJ untuk menentukan aset dapat
dikesan atau tidak
• Hapuskira rekod hanya peringkat
permulaan ini
17. Takrif Kehilangan
Kehilangan termasuk kehilangan
wang awam, setem, barang-
barang awam dan harta
lain yang berharga disebabkan
oleh kecurian, penipuan,atau
kecuaian pegawai, kekurangan,
bayaran terlebih,pembayaran
tanpa kuasa, hutang yang
tidak boleh dapat balik, hasil yang
tidak boleh didapatkan dan
perbelanjaan yang sia- sia.
18. JAWATANKUASA KEHILANGAN
• J/K Kecil kepada Jawatankuasa Tetap
Kewangan
• Menimbang dan membuat keputusan
berkaitan kehilangan aset universiti.
• Menimbang rayuan untuk diperakukan
kepada Naib Canselor
19. Tindakan Apabila berlaku Kehilangan
• Melaporkan Kepada Ketua Jabatan
• Melaporkan Kepada Jabatan
Keselamatan
• Melaporkan Kepada Pihak Polis (2 hari
bekerja)
• Menyediakan Laporan Permulaan
( Satu minggu)
• Menyediakan Laporan Akhir ( 3 bulan)
• Kehilangan Kecil
23. Tatacara Perlupusan
• Definisi – tindakan untuk
mengeluarkan aset daripada
simpanan dan rekod
• Objektif –
1. Memastikan PTJ tidak menyimpan
harta benda yang usang, habis
tempoh penggunaan yang ekonomik
24. 2. Mendapat hasil pulangan yang terbaik
3. Menjimat ruang stor/pejabat
25. Justifikasi Pelupusan
• Barang pecah dan rosak
• Habis tempoh pengunaan ekonomik
• Tidak ekonomik dibaiki
• Usang
• Tamat tempoh penggunaan
• Melebihi keperluan
• Tidak sesuai lagi digunakan
• Tidak diperlukan lagi
26. Jawatan Kuasa Pelupusan
• Aset dan Barang – Semua aset dan
barang kecuali komputer yang bernilai
melebihi RM10,000 setiap satu atau
melebihi RM100,000 kesemuanya
• Peralatan Komputer – Komputer yang
bernilai RM 10,000 ke atas setiap satu
atau RM100,00 kesemuanya
27. Kuasa Melulus
• JPAB tidak melebihi RM 20,000 setiap
satu atau jumlah keseluruhan untuk
semua kategori aset tidak melebihi
RM 300,000 untuk setiap PTJ
• Naib Canselor melebihi RM 20,000
setiap satu tetapi kurang RM 100,000
atau jumlah keseluruhan untuk semua
kategori aset melebihi RM300,000
sehingga RM 500,000 untuk setiap PTJ
28. Kuasa Melulus
• JTK – melebihi RM 100,000 tiap satu
nilai perolehan atau jumlah keseluruhan
melebihi RM 500,000 untuk setiap PTJ
29. Kaedah Perlupusan
• Jualan secara lelong
• Jualan secara tender
• Pindahan kepada mana-mana PTJ atau
mana-mana badan kerajaan
• Salvage untuk kegunaan lain
• Diserahkan kepada Prog –E-waste
30. Alatan Yang Dilupus Mengikut Kategori Bagi Tiga Kampus
Perabot, 967Alat
Kelengkapan,
699
Kenderaan, 2
Bangunan, 1
Perabot
Alat
Kelengkapan
Kenderaan
Bangunan
33. Jenis Insurans
• Kebakaran- perlindungan terhadap
bangunan dan alat kelengkapan
Universiti
• Personal Accident – Memberi
perlindungan terhadap pelawat pelawat
rasmi Universiti
• Group Personal Accident – Melindungi
pelajar USM yang mengambil bahagian
dalam aktiviti rasmi Universiti
34. Jenis Insurans
• Kecurian – Memberi perlindungan
kepada USM terhadap alatan dari
kecurian. Termasuk yang dipinjam dari
luar.
• Public Liability- memberi perlindungan
kepada pelawat dan pelajar daripada
tuntutan awam
• Kenderaan
35. • All Risks – memberi perlindungan
kecurian/kerosakan kepada alatan yang
dibawa luar dari kampus
• Medical Malpractice- Memberi
perlindungan kepada staf perubatan,
pergigian dan pelajar perubatan dan
pergigian akibat tuntutan pihak ketiga.
• Professional Indemnity-Memberi
perlindungan terhadap kerja
perundingan oleh pensyarah USM
36. • Marine Hull – Perlindungan untuk
bot/kapal dan peralatan marine USM
• Penerbangan Udara- Perlidungan
semasa penerbangan luar negara
• Jaminan Setia-Menanggung gantirugi
kepada USM akibat pecah amanah
oleh Staf Bendahari khususnya
37. • Wang Tunai
• Ex-gratia – Bayaran pampasan kepada
semua staf termasuk kontrak dan
sementara yang ditimpa kemalangan
atau kecederaan semasa menjalankan
tugas rasmi.