Planning sagecrm manuel d'utilisation

1. Manuel d'utilisateur
Planning Sage CRM
Version 1.0
1er Février 2011
© Matthieu Richard CRM

2. Sommaire
Manuel d'utilisateur ........................................................................................... 1
I. Introduction ............................................................................................... 3
II. Installation du composant ......................................................................... 3
III. Présentation du planning ........................................................................ 4
IV. Fonctionnalités ....................................................................................... 6
• Changer ou ajouter des utilisateurs......................................................... 7
• Créer une nouvelle communication......................................................... 7
V. Paramétrage du planning ........................................................................... 8
VI. Personnalisation du planning ................................................................ 10
© Matthieu Richard CRM

3. I. Introduction
Le composant Planning Sage CRM a été développé afin de combler un manque fonctionnel pour les
clients désireux de gérer leurs ressources utilisateurs de manière efficace. Il apporte une gestion des
rendez-vous quotidiens, hebdomadaires ou mensuels des utilisateurs de Sage CRM à travers une vue
unique, simple et claire.
Ce manuel permet de découvrir les fonctionnalités du composant ainsi que la manière de l'utiliser et
de le paramétrer.
Pré-requis: Ce composant nécessite Sage CRM v6.50 ou supérieur ainsi que le Framework .Net v2
ou supérieur.
II. Installation du composant
Comme tout composant Sage CRM, il s'installe à travers l'interface de gestion des composants, dans
Administration -> Personnalisation -> Gestionnaire de composants.
Parcourir le disque et choisir le fichier PlanningSageCRM.zip puis cliquer sur Validez l'ajout du
composant à la liste des composants installables.
Choisir ensuite l'entrée Planning Sage CRM dans la liste, puis cliquer sur le bouton Installer le
composant.
Une fois le composant installé, un nouveau bouton Planning est disponible dans le menu principal.
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4. III. Présentation du planning
Un clic sur le bouton dans le menu principal affiche l'écran de gestion du planning:
Il est composé de deux zones principales: la zone de filtre (au-dessus) et le tableau des
pri dessus)
communications des utilisateurs:
• La zone de filtre comporte deux blocs de filtre: le premier permet de choisir quels
utilisateurs seront présents dans le tableau, le deuxième quels types de communication
seront affichés. Ces deux blocs sont entièrement paramétrables.
• Le tableau permet de visualiser et d'interagir avec les communications des utilisateurs. Il est
calqué sur le mode de présentation du calendrier standard de Sage CRM. Cependant,
CRM
chaque colonne correspond à un utilisateur différent. Il permet de visualiser les
communications sur un mois, une semaine ou sur un jour.
Figure 1: Exemple de vue par semaine
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5. Figure 2: Exemple de vue par jour
La zone située juste au-dessus du tableau permet naviguer à travers les dates, de choisir le mode de
dessus
vue. Trois boutons situés sur la droite de la zone permettent de configurer les préférences d'affichage
d'aff
du planning, d'afficher/cacher la zone de filtres et d'imprimer le planning.
Suivant le mode de vue (mois, semaine ou jour), la présentation des communications diffère
mois,
légèrement.
En vue « semaine », la présentation des communications reprend l'icone correspondant au type d'action
, communication
(rendez-vous, appel sortant etc.) accompagné des heures de début et fin (et éventuellement des dates si
vous,
la communication s'étale sur plusieurs jours).
En vue « mois », la présentation est identique à celle de la vue « «semaine », seule une colonne à
, ,
gauche regroupe les jours d’une même semaine. Le double-clique sur cette colonne permet de cacher la
une
semaine.
En vue « jour », un bloc reprenant les détails de la communication apparait en-dessous de l'icone et des
, dessous
heures.
Dans tous les cas, un code couleur est associé au type d'action de la communication. Le survol de l'icone
fait apparaitre une info-bulle reprenant les détails de la communication. Un clic sur l'icône permet
bulle communication
d'afficher la communication.
Les codes couleur, le bloc de détails ainsi que l'info-bulle sont entièrement paramétrables.
l'info bulle
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6. Exemple de communications :
Figure
3:
Tips: appuyer sur la touche contrôle du clavier lors du survol de l'icône permet de garder
Mode
l'info-bulle ouverte afin de naviguer sur les hyperliens éventuellement présents.
semai
ne
avec info-bulle Figure 4: Mode jour
IV. Fonctionnalités
Le planning permet d'interagir avec les communications par drag&drop. Il est ainsi possible de
modifier les dates/heures, d'associer la communication à un autre utilisateur ou d'en ajouter un.
Certaines fonctionnalités sont disponibles en tout temps, d'autres suivant le mode de vue (semaine,
mois ou jour).
Changer les dates et horaires
En mode « semaine » et « mois », le drag&drop d'une communication sur une autre ligne
changera les dates associées (date de début et de fin) mais ne changera pas les horaires.
En mode « jour », le drag&drop sur une autre ligne changera les horaires sans changer les dates de
début et de fin.
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7. Dans les deux cas, la durée de la communication reste inchangée.
Il est possible de modifier la durée de la communication. En mode « jour », le bloc
communications arbore une ligne en haut et en bas. Déplacer ces lignes modifieront l'heure de
début ou de fin de la communication.
Changer ou ajouter des utilisateurs
Indépendamment du mode de vue, le drag&drop d'une communication d'une colonne sur une
autre changera l'utilisateur associé à la communication.
En revanche, si la touche contrôle du clavier reste appuyée pendant le déplacement de la
communication, l'utilisateur associé à la colonne de destination sera alors ajouté à la liste des
utilisateurs sans pour autant enlever l'utilisateur de la colonne de départ.
Créer une nouvelle communication
Le planning permet également de créer de nouvelles communications. En fonction de l'action
effectuée, certaines données de la communication seront pré-remplies:
Le clic sur le nom d'un utilisateur dans l'entête d’une colonne permet d'afficher l'écran
de création d'une communication pour cet utilisateur.
Le clic sur un horaire dans la première colonne en mode « jour » permet d'afficher
l'écran de création d'une communication pour ce créneau horaire.
Le double clic dans une cellule vide du tableau permet d'afficher l'écran de création
d'une communication pour le créneau horaire (mode « jour ») ou pour la journée (mode
« semaine » ou « mois ») et pour l'utilisateur correspondant à la colonne de la cellule.
Il existe un dernier moyen pour créer une communication:
Dans chaque entête de colonne, devant le nom de l'utilisateur, se trouve une case à cocher. Elle permet
de sélectionner les utilisateurs à associer à la nouvelle communication.
Un premier clic dans une cellule de la première colonne (pas sur l'hyperlien) permet de sélectionner la
première borne (horaire ou journalière). Un second clic sur une autre cellule de la première colonne
permet de sélectionner la seconde borne. Un clic droit sur cette plage de sélection affiche un menu
contextuel. Il permet d'ouvrir la fenêtre de nouvelle communication avec les critères définis (utilisateurs
et dates/heures).
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8. Figure 5: Exemple de création de communication pour W. Dolan et M. Ebden sur le créneau 09h00-10h30
emple 09h00
V. Paramétrage du planning
Le bouton permet de paramétrer les préférences utilisateur (fig.6) concernant le planning.
Un clic sur ce bouton affiche cette fenêtre modale:
Figure 6: préférences utilisateur
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9. Le paramètre Nombre de jour d'une semaine indique combien de jours de la semaine doivent
être affiché en mode « semaine » et « mois ». Indiquer 5 affichera les semaines du lundi au
vendredi.
Le paramètre Heure de début de planning spécifie à quelle heure commence l'affichage du
planning en mode « jour ». Toutes les communications ayant lieu avant cette heure seront
affichées sur la première ligne du tableau.
Le paramètre Heure de fin de planning spécifie à quelle heure finit l'affichage du planning en
mode « jour ». Toutes les communications ayant lieu après cette heure seront affichées sur la
dernière ligne du tableau.
Le paramètre Vue par défaut permet de choisir quelle vue (« jour », « semaine » ou « mois » )
afficher par défaut. Ce paramètre n'est utilisé que lors du premier affichage du planning. Ensuite,
une variable de session conserve le mode de vue sur toute la durée de connexion de l'utilisateur.
Le paramètre Forcer la taille de la communication permet de spécifier si toutes les informations
de la communication doivent être affichées (cf. fig. 7-8). Si tel est le cas, la hauteur de chaque
ligne ne sera pas fixe. Ce paramètre est valable uniquement en mode « jour ».
Figure 7, Figure 8: Exemple de communication avec et sans le mode Forcer la taille de la communication
Si la taille n'est pas forcée, une partie des informations de la communication sont cachées
mais restent accessibles en scrollant sur le bloc de la communication.
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10. Le paramètre Communication dans une modale permet d'afficher l'écran d'une communication
dans une fenêtre modale plutôt que de rediriger la page. Si le paramètre est activé, la
communication s'affiche de cette façon:
Le paramètre Code couleur action permet de définir la couleur de chaque type d’action.
Sélectionner le ou les types d’actions puis cliquer sur l’icône à gauche de la liste déroulante. Un
choix de couleurs est alors présenté. Cliquer sur une des couleurs permet de l’affecter aux types
sélectionnés.
A retenir: Ces paramètres sont propres à chaque utilisateur. Tant qu'il ne les a pas modifiés, les
valeurs par défaut sont reprises depuis les paramètres système. Une fois modifiées, les valeurs sont
stockées dans la table des préférences utilisateur.
VI. Personnalisation du planning
Le composant planning offre un certain nombre de personnalisations possible:
les deux écrans de filtre sont stockés dans les métadonnées. Ils sont donc modifiables comme
n'importe quel écran de Sage CRM. L'écran de filtre des utilisateurs se trouve dans la partie
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11. Administration -> Personnalisation -> Utilisateurs et se nomme « PlanningUserFilterBox ».
L'écran de filtre des communications se trouve dans la partie Administration ->
Personnalisation -> Communication et se nomme « PlanningCommFilterBox ».
Le bloc de détails de la communication qui apparait en mode « jour » ainsi que le bloc info-bulle
sont également stockés dans les métadonnées. Ils se trouvent dans Administration ->
Personnalisation -> Communication et se nomment respectivement
« PlanningCommDetailBox » et « PlanningCommAltBox ».
Les préférences utilisateur par défaut sont stockées dans la table des paramètres système. Leurs
noms sont préfixés par « Planning ». Ils sont modifiables directement à travers le bouton de
paramétrage du planning dans le cas où l’utilisateur est connecté avec le login « admin ».
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