civil servants,ipacs220514,leadership,oecd,performance management,public sector,sigma,staff satisfaction

1. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU
Zagreb (Hrvatska) 22. svibnja 2014.
Elke LÖFFLER & Gilles CHEVALIER, STRUČNJACI
IZ SIGMA-e
Mjerenje i upravljanje uspješnosti
Zadatci, pokazatelji uspješnosti i ciljevi

2. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Mjerenje uspješnosti: Definicija
Mjerenje uspješnosti je proces prikupljanja i analize informacija
vezanih uz uspješnost pojedinca, tima, organizacije ili sustava kako bi se
ustanovilo jesu li rezultati (izlazi ili ishodi) u skladu s navedenim
zadacima.

3. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Svrhe mjerenja uspješnosti
 Kontrola
 Učenje i kontinuirano poboljšanje
 Javna odgovornost
 Decentralizacija

4. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Neki klišeji o mjerenju uspješnosti
Ako ne možete izmjeriti, ne možete kontrolirati.
Ako ne možete kontrolirati, ne možete upravljati.
Ako ne možete upravljati, ne možete isporučiti.
Ono što se izmjeri, to se i napravi.
Ako ne mjerite rezultate, ne možete
razlikovati uspjeh od neuspjeha i stoga ne
možete nagrađivati uspjeh i izbjegavati
nenamjerno nagrađivanje neuspjeha.

5. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Ukratko o okviru za mjerenje uspješnosti
Postoje četiri glavna ključna koraka u okviru za mjerenje uspješnosti
•strateški ciljevi organizacije prevode se u ciljeve uspješnosti,
•Pokazatelji uspješnosti razvijeni su za usporečivanje željene
uspješnosti sa stvarnom postignutom uspješnosti,
•prepoznaju se razlike,
•i aktivnosti za poboljšanje.
Ovi koraci se kontinuirano provode i pregledavaju.
Establish
key goals
Establish
metrics
Understand
performance
Initiate
improvement

6. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Mjerenje javne uspješnosti: stara povijest
Još 1949. prva Hooverova Komisija u SAD-u imala je cilj premjestiti
pozornost proračuna s ulaza na funkcije, aktivnost, troškove i postignuća.
Ovaj povećani utjecaj državnih službenika rezultirao je razvojom pristupa
planiranja i upravljanja poput Sustava planiranja, programiranja i izrade i
izvršenja proračuna (PPBS), Upravljanja prema ciljevima (MBO) i proračuna
s nultom osnovom (ZBB).
U kasnim 1980-im i ranim 1990-im
postojao je novi naglasak na upravljanje
uspješnosti uglavnom zbog rastućih
fiskalnih deficita u vladama ali često
inspiriran ideologijom poput smanjenja
države na najmanju moguću mjeru. U ovoj
fazi, glavni cilj bio je prepoznati kako
povećati efikasnost i/ili smanjiti troškove.
(Public Management and Governance. Tony Bovaird & Elke Löffler. Routledge. 2009)

7. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Krug politike i upravljanja
1. Strateški ciljevi
2. Operativni ciljevi
3. Ulaz
4.
Aktivnosti
5. Izlaz
6.
Međuishod
7.
Konačni
ishod
Ciklus politike
Ciklus upravljanja
8. Okolina
(Public Management and Governance. Tony Bovaird & Elke Löffler. Routledge. 2009)

8. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU
Ciklus politike
Ciklus upravljanja
U stvarnosti...povezivanje ciljeva s rezultatima
Ovo jasno razlikovanje između ciklusa politike i upravljanja vrijedno je
za anlitičke svrhe ali razlika ne postoji u stvarnosti. U donošenju
odluka, menadžeri trebaju smjernice za politike i političke odluke o
raspodjeli sredstava, dok donositelji politika zauzvrat trebaju
informacije o izvedivosti izlaza i očekivanim ishodima.
(Tony Bovaird & Elke Löffler
Public Management and Governance.. Routledge. 2009)
Dakle, gdje i što mjeriti?

9. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU
1. Strateški ciljevi
2. Operativni ciljevi
3. Ulaz
4.
Aktivnosti
5. Izlaz
6.
Međuishod
7.
Konačni
ishod
Ciklus politike
Ciklus upravljanja
8. Društveno
okruženje
Što i gdje mjeriti?

10. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Zadatci, pokazatelji uspješnosti i ciljevi
• Zadaci
Opće težnje koje treba postići
• Pokazatelji uspješnosti (PU-i)
Varijable koje nam omogućuju mjerenje koliko blizu smo došli
ostvarenju svojih zadataka.
• Ciljevi
Željena količina promjene, iskazuje se kao broj ili postotak koji
treba postići u određenom vremenskom razdoblju. Ciljevi
moraju biti SMART !

11. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Što su SMART ciljevi?
Specific
Measurable
Achievable
Realistic
Time Based

12. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU
Ulazi Izlazi Ishodi
Ekonomičnost Efikasnost Efektivnost
Vrijednost za novac
Vrste pokazatelja uspješnosti

13. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU
Inputs
• Number of staff
• Number of
hospital beds
• Number of
participants in
training course
• …
Outputs
• Number of staff
trained
• Number of
patients treated
• Percentage of
passed exams
• …
Outcomes
• Number of
participants who
implemented
new knowledge
at work
• Number of
patients who
were not
readmitted to
hospital
• Percentage of
students who
found a job
• …
Tipologija pokazatelja uspješnosti

14. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU
1. Strateški zadatak: Olakšati srednjim i malim poduzećima osnivanje tvrtke u mojoj
državi
2. Operativni zadatak: Smanjiti troškove postavljanja tvrtke
3. Ulazi 5. Izlazi 6. Ishodi
Ciklus upravljanja
Jedan primjer: PU-i za pojednostavljenje
administracije
Ulazi: Vrijeme potrebno tvrtci (mjereno u radnim satima) za ispunjavanje
papirologije za osnivanje poduzeća
Izlazi: Broj novih registriranih malih i srednjih poduzeća unutar godinu dana
Ishodi: Nova radna mjesta koja su stvorila mala i srednja poduzeća
Ekonomičnost: Za tvrtke: Naniže moguće vrijeme/troškovi potrebni za registraciju
Za javne agencije: Najniži mogući troškovi prostora opreme i osoblja
dane kvalitete.
Efikasnost: Udio upita koji su postali registracije
Efektivnost: Broj stvorenih radnih mjesta po registriranoj tvrtki

15. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU
90 days
75 days
60 days
Primjer: Cilj za pojednostavljenje administracije
Koristite boje (sustav semafora) !
Zadatak: Smanjiti broj
kalendarskih dana potrebnih
za registraciju tvrtke
Pokazatelj uspješnosti:
Prosječni broj kalendarskih
dana potrebnih za
registraciju tvrtke
Cilj: Smanjiti prosječan
broj dana potreban za
registraciju tvrtke s 90
dana na 60 dana do 2017.
Kvantificirana razina pokazatelja uspješnosti
koju treba postići unutar danog vremenskog
razdoblja

16. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Vježba: Kako pokušavate ostvariti bolju
kvalitetu usluge za poslovanje u svojoj
agenciji?
Podijelite se u parove za kratku vježbu!
koji od sljedećih ciljeva uspješnosti je SMART?
1. Primiti najmanju moguću količinu žalbi.
2. Postići 100% zadovoljstvo klijenata (mjereno polugodišnjim
istraživanjem) do 2020.
3. Smanjiti fluktuaciju zaposlenika u centralnoj administraciji za 5%
svake godine u slijedeće 3 godine.

17. © OECD
ZajedničkainicijativaOECD-aiEuropskeunije,pretežnofinanciranaod
straneEU Vježba: Kako procijeniti postiže li vaša
organizacija ključne ishode?
Podijelite se u male grupe za kratku
vježbu!
1. Svaki od vas mora definirati
JEDAN ključni ishod vaše
organizacije a zatim nekoliko PU-
a i ciljeva vezanih uz taj ishod.
2. Pitajte svojeg partnera da
provede SMART test i provjeri
kvalitetu vaših ciljeva.
3. Raspravite sa svojim partnerom
može li vaša agencija
"kontrolirati" postignuće ovog
cilja ili je li potrebno surađivati s
drugim agencijama bi ga ostvarili.