Planning Rotaract Events - DE

Rotaract Preconvention 2019 #Rotaract19
PLANNING ROTARACT
EVENTS
MODERATOREN: PDRR KAITLYNN ALMEIDA & PDRR ELYSE LIN
ROTARACT PREKONVENTION - 31. May 2019
DE

ÜBERSETZER: Daniel Johannes Seitz (Deutschland)
EDITOR: Jan Philipp Ilzig (Deutschland)
SPRACHKOORDINATOR: Eric Uchenna Nnaike (Nigeria)
PROJEKTKOORDINATOR
DER ÜBERSETZUNG: Clement Chinaza Owuamalam (Nigeria)
ROTARACT
VERANSTALTUNGEN PLANEN

• Begrüßung und Vorstellung
• Erfahrungen des Publikums
• Taktiken zur Planung erfolgreicher Rotaract
Veranstaltungen
• Erfahrungsaustausch
• Frage- und Diskussionsrunde
• Dein Werkzeugkoffer zum Mitnehmen
SITZUNGSÜBERSICHT

● Welche Art von Rotaract-Clubs habt Ihr besucht:
● kommunal- oder hochschulbasiert?
● Auf welche Herausforderungen seid Ihr bei der
Planung von Rotaract-Veranstaltungen gestoßen?
ERFAHRUNGEN DES PUBLIKUMS
2-3
Teilnehmer

TAKTIKEN ZUR PLANUNG
ERFOLGREICHER ROTARACT
VERANSTALTUNGEN

● Führe eine Bedarfsanalyse durch
● Erstelle eine Projektübersicht
● Baut euer A-Team auf!
● Teamstruktur, Rollen und Verantwortlichkeiten
● Nutzt Stärken und Interessen
● Erstellt ein Budgetplan
PHASE 1: PLANUNG

● Fortschrittsüberwachung: Nützliche Projektmanagement-Tools
• "Trello" für Fortschrittsüberwachung und Team-Snchronisation
• "Google Drive" für die Speicherung und Verwaltung von
Dokumenten
● Ressourcen / Fundraising / Sponsoring
• Regierung
• Rotary
• Unternehmen
PHASE 2: KOORDINIERUNG UND
DURCHFÜHRUNG

• Teamkommunikation: Besprechungen und Updates
• Strategien zur Nachbereitung von Aktionspunkten
• Vorsicht vorm "Silo-Effekt".
• Branding / Marketing / Werbung
• Erstellt eine Strategie (z.B. Pre- und Post-Event)
• Soziale Medien, Blogs, Journalisten
• Verwenden Sie ein einheitliches Branding
PHASE 2: KOORDINIERUNG UND
DURCHFÜHRUNG

● Umfrage zur Sammlung von Feedback (z.B. von Kunden/Gemeinschaft,
Freiwilligen, etc.)
● Feiert die Leistung!
● Teambesprechung zur Verbesserung
● Erstellt einen Bericht / ein Referenzdokument zur Unterstützung der
zukünftigen Planung
PHASE 3: AUSWERTUNG NACH DER
VERANSTALTUNG

ERFAHRUNGEN
AUSTAUSCHEN

EINE ERFAHRUNG FÜR "KAITLYNN"
Internationale Pfandsammelaktion
Arbeitseinsatz
• Bleibt Lokal und hands-on um einen
Internationale Anlass zu Unterstützen
Werdet Kreativ
• Versteht die Umwelt/Gemeinschaft und
ihre Ressourcen
Seid strategisch
• Seid proaktiv, hartnäckig und
überzeugend

ELYSE ERFAHRUNGEN
Interota (International
Rotaract Convention) 2017,
Taipeh
• Sponsoring durch
Unternehmen
• Staatliche Ressourcen
• Nutzung bestehender
Registrierungsdienste

• Tauscht kurz eure Erfahrungen über die Planung von
Rotaract Veranstaltungen mit einem Partner aus
• Was war die größte Stärke der Veranstaltung?
• Was könntest du in Zukunft möglicherweise ändern, um den
Erfolg der Veranstaltung zu steigern?
TEILT EURE ERFAHRUNGEN MIT
EINEM PARTNER!
5
Minuten

FRAGEN &
DISKUSSION

DEIN WERKZEUGKOFFER
ZUM MITNEHMEN

• Identifiziert, wer die Teilnehmer an der Veranstaltung sein werden, denkt
darüber nach, was sie erwarten würden / was ihnen ein unvergessliches
Erlebnis bieten würde
• Beim Planen von Sozialprojekten, besucht die lokalen Gemeinde und
sprecht mit den Menschen dort. Findet heraus:
• Was sind die Dinge, die in der Gemeinde am meisten gebraucht werden?
• Gibt es Ressourcen oder Organisationen in der Gemeinde, die sich auf diese
Bedürfnisse beziehen und mit denen Rotary/Rotaract zusammenarbeiten kann?
• Überschneidet sich die vorgeschlagene Initiative mit anderen, die bereits
existieren/geplant sind?
• Gibt es wichtige Faktoren, die Rotary/Rotaract beachten sollte, um die
Wahrscheinlichkeit des Erfolgs des Sozialprojekts zu erhöhen (z.B. Barrieren,
kulturelle Praktiken)?
• Als Referenz: Rotary Community Assessment Tool
DEIN WERKZEUGKOFFER ZUM MITNEHMEN
BEDARFSANALYSE

• Eine Projektübersicht ist das Gerüst eurer Veranstaltung, es ist im
Format "DOC" oder "XLS".
• Elemente, die aufgenommen werden sollen:
• Name des Events
• Zweck und Ziel
• Datum und Uhrzeit
• Veranstaltungsort
• Zielgruppe & geschätzte Teilnehmerzahl
• Registrierungsmethode & Gebühren
• Programme
PROJEKTÜBERSICHT TEIL 1

• Elemente, die aufgenommen werden sollen (continued):
• Logistik (Einrichtungen, Essen, Transport....)
• Werbeplan
• Teamstruktur, Rolle und Verantwortung
• Timeline
• Budgetplan (Ausgaben & Sponsoring)
• Host-Organisationen und Kontaktinformationen
• …
*Abhängig davon, welche Art von Veranstaltung Ihr organisiert, fügt weitere
Artikel hinzu, die eurer Meinung nach ebenfalls wichtig sind, z.B. IT-Support,
Merchandise....
PROJEKTÜBERSICHT TEIL 2

• Identifiziert die Rollen, die für die Bildung des Teams und die
Erreichung der Veranstaltungsziele erforderlich sind
• Fragt euer Team nach ihren Interessen und Fähigkeiten
• Schlagt Rollen vor, die ihre Stärken nutzen und Möglichkeiten
bieten, sich in anderen Fähigkeiten zu entwickeln
• Beschreibt klare Verantwortlichkeiten (zieht in Erwägung, eine
schriftliche Zusammenfassung der beschlossenen
Verantwortungsbereiche zu senden)
AUFBAU EURES A-TEAMS

• Identifiziert Ressourcen (z.B. bezahlte Fotografen, Besteck,
Dekoration), die benötigt werden, um Ihre Veranstaltung zu
verwirklichen.
• Schätzt die Kosten für jedes Element durch Recherche
• Wenn Ihr die Kosten schätzt, überlegt euch, eine "Obergrenze"
festzulegen (z.B. genehmigt, bis zu 100 $ für Dekoration für die
Veranstaltung auszugeben)
• Fun fact: Wenn Ihr wiederverwendbare Gegenstände kauft,
können die helfen, euer Budget für Folgeveranstaltungen zu
reduzieren!
• Stellt sicher, dass die Einkäufer wissen, dass sie detaillierte Belege
für alle Artikel erhalten müssen
ERSTELLUNG EINES BUDGETPLANS - TEIL 1

• Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun! Hier ist eine einfache
Möglichkeit:
Name des Projekts/der Initiative Element Budget ($) Kosten ($) Einkäufer Rückerstattet?
ERSTELLUNG EINES BUDGETPLANS - TEIL 2

• Vorteile von "TRELLO" für die Veranstaltungsplanung:
• Erstellung und klare Zuordnung von Aufgaben zu jedem Teammitglied
• Einfache Verfolgung des Fortschritts jedes Teammitglieds durch die
Teamleads
• Klare Sicht auf die Zugeteilten Personen und das Fälligkeitsdatum für jede
Aufgabe
• Teammitglieder können sich leicht mit dem Fortschritt synchronisieren
• Tipps:
• Board = Event / Liste = Funktionen / Karte = zu Erledigende Aufgaben
• Verwendet die Funktion "LABEL", um Aufgaben mit Prioritäten zu versehen.
• Mit der Funktion "CHECKLIST" könnt ihr Aufgaben mit Teilaufgaben
auflösen.
• Mit der Funktion "CHECKLIST" könnt Ihr Listen mit den für die
Veranstaltung benötigten Elementen erstellen
Ladet "TRELLO"
hier herunter:
https://trello.com/
TRELLO

YOUR TOOLKIT TO GO
TRELLO
Veranstaltungsname
Meeting &
Checkliste
Registrierung
& Werbung
Veranstaltungs
ort &
Essen/Getränke
Programm
Finanzen &
Fundraising
Budgetplan
Fundraisingplan
Teammitgli
eder, die für
die Aufgabe
verantwortli
ch sind
Zu erledigende
Aufgaben
Richte Spalten basierend auf Funktionen ein

• Regierung
• Erkundigen Sie sich bei den verschiedenen Behörden über alle Arten von
Möglichkeiten.
• Arten von Sponsoring
■ Subventionierung
■ Freebies (z.B. Tourismusabteilungen stellen gerne Freebies zur
Verfügung)
■ Ermäßigungen bei der Anmietung von Veranstaltungsorten
■ Transportunterstützung (z.B. Polizei räumt die Straßen für Veranstaltungs-
Shuttles)
■ Ansprache des Bürgermeisters auf der Veranstaltung / Pressemitteilung
■ ...
• Fragt nach! Erzählt ihnen, wie diese Veranstaltung der Stadt und den Bürgern
zugute kommen wird. Bittet sie um jede Unterstützung, die sie leisten können.
RESSOURCEN / FUNDRAISING / SPONSORING TEIL 1

• Rotary
• Je nach Umfang der Veranstaltung solltet Ihr mit der Distriktleitung oder
eurem Patenclub über Sponsoringmöglichkeiten sprechen
• Arbeitet mit Rotariern zur Entwicklung einer Fundraising-Strategie, z.B.
Interota (International Rotaract Convention) 2017, Taipeh hat die
Patenschaft von Rotary Clubs in die jährlichen Auszeichnungen des
Governors aufgenommen
• Arten von Sponsoring
■ Spenden
■ Rabatte oder Werbegeschenke von Rotariern, z.B. Hotelzimmer, Produkte,
Dienstleistungen.....
■ Gemeinsame Veranstaltungsangebote
■ Verbindungen mit Behörden oder anderen Unternehmen
■ ...

• Unternehmen
• Erklärt deutlich die Werbemöglichkeiten während der Veranstaltung
• Entwickelt einen Sponsoringplan für Unternehmen, mit dem diese ganz
einfach wählen können, z.B. Plan A mit 1.000 Dollar für eine ganze Seite im
Booklet, Plan B mit 3.000 Dollar für das Logo auf der Bühnenkulisse.....
• Erstellt Beispieldesigns für Unternehmen, um die Wirkung der Anzeigen
besser zu visualisieren
• Doppelte Bestätigung mit dem Unternehmen vor dem Ausdrucken der
Anzeigen, stellt sicher, dass die Anzeigen mit ihrer Richtlinie der
Verwendung ihrer visuellen Identität übereinstimmen (super wichtig!!!).
• Macht Fotos der Ausgedruckten Materalien und schickt die Bilder an das
sponsernde Unternehmen

• Identifiziert Zeitpläne für die Durchführung von Aktionen und teilt diese
mit jedem einzelnen Beteiligten (Beispiel siehe unten im Bild).
• Stellt Freundliche Erinnerungen und/oder Follow-ups zu
Aktionspunkten bereit
• Führt regelmäßige, freundliche Check-Ins durch, um sicherzustellen,
dass die Teammitglieder bei Bedarf Unterstützung erhalten und um
Fehlausrichtungen oder Doppelarbeit zu vermeiden
ProjektleiterName des Projekts/der
Initiative
Veranstaltungsdetails Aktualisierungen Deadline Quartal des
Jahres
Status
TEAMKOMMUNIKATION

• Erstelle eine Marketingstrategie
• Einschließt eine Pre-Event Werbe-Strategie, um Interesse zu wecken.
• Frühbucher-/Rabatt-Aktionen oder RSVP-Termine, wenn möglich, in
Pre-Event Werbungen einbeziehen.
• Plant eine Zeit für Posts nach der Veranstaltung, um die Veranstaltung
zu präsentieren!
■ Fun fact: Dies funktioniert auch als nützliches Nachschlagewerk für
euren Club im Laufe der Jahre, für einen kurzen Rückblick auf
bereits stattgefundene Veranstaltungen!
BRANDING / MARKETING / WERBUNG - TEIL 1

• Nutzt unterschiedliche Social Media Plattformen und passt Beiträge an das
Medium/Publikum an (z.B. Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, Snapchat)
• Zieht Blog-Posts auf der Website (z.B. auf Ihrer Website oder einer anderen Website)
als eine Marketingstrategie nach der Veranstaltung in Erwägung
• Teilt eure Veranstaltung auf dem Rotary Showcase!
• Laden Sie die Presse zu Ihrer Veranstaltung ein!
• Verwendet ein konsistentes Branding über die Beiträge hinweg für diese spezielle
Veranstaltung
• Wenn euer Club über eine bevorzugte einheitliche Branding-Vorlage verfügt, stellt
sicher, dass diese für alle Veranstaltungen verwendet wird.
• Ermutigt Mitglieder, die in den Bereichen Öffentlichkeitsarbeit, Grafikdesign und/oder
Kommunikation erfahren sind, sich an der Entwicklung der Marketingstrategie und -
materialien zu beteiligen!
BRANDING / MARKETING / WERBUNG - TEIL 2

• Fragt nach Feedback!
• Erreicht eure Zielgruppe (z.B. Kunden/Gemeinde) - sie sind der Schlüssel zum Erfolg
eurer Veranstaltung!
• Sprecht mit eurenFreiwilligen - sie waren entscheidend dafür, dass die Veranstaltung
stattfindet!
• Wenn ihr formales Feedback wünscht, entwickelt einen kurzen Fragebogen mit
Multiple Choice / Ratingskalen und eine kurze Antwortoption
• Plattformen, die in Betracht gezogen werden können: Google Forms, SurveyMonkey,
FluidSurveys
• Zu berücksichtigende Fragen:
• Wie würdest du das Ereignis auf einer Skala von 0 bis 10 bewerten?
• Was hat gut funktioniert?
• Was würdest du dir für die Zukunft wünschen?
• Hatte die Zielgruppe das Gefühl, dass die Veranstaltung deinen Erwartungen
entsprach?
UMFRAGE FÜR FEEDBACK

• Ihr und eure Clubmitglieder investierten viel Zeit und Energie in die Planung,
Durchführung und Auswertung der Veranstaltung.
• Nehmt euch Zeit, um eure Beiträge und das, was Ihr als Team gemeinsam
geschafft haben, zu feiern!
• Dies ist wichtig für die Anerkennung von Beiträgen und die Erhaltung der
Motivation!
• Ermutigt die Clubmitglieder, das zu teilen, was ihnen am meisten Spaß gemacht
hat und/oder was sie am meisten gelernt haben.
• Dies kann für die Zukunft genutzt werden!
FEIERT DIE LEISTUNG!

• Führt ein Post-Event Meeting mit Teammitgliedern durch, um sowohl über die
erfolgreichen als auch die verbesserungsbedürftigen Aspekte der Veranstaltung
nachzudenken
• Überprüft die von den Teilnehmern und Teammitgliedern gesammelten Umfragedaten,
insbesondere deren Empfehlungen, da sie für die zukünftige Planung sehr nützlich sind
• Reflexionsphasen: Planungsphase, Vorbereitungsphase (vor der Veranstaltung),
Durchführungsphase (am Veranstaltungstag)
• Vermeidet es, zu viel Zeit mit zufälligen Ereignissen zu verbringen. Konzentriert euch
auf die Verbesserungen von Dingen, die in Zukunft wieder passieren könnten
• Notiert die Schlussfolgerungen und den Aktionsplan, die während der Sitzung nach der
Veranstaltung besprochen wurden, und erstellt einen Bericht als Referenz für zukünftige
Veranstaltungen.
POST-EVENT TEAMBESPRECHUNG & BERICHT

• Werft einen Blick auf das Rotaract Handbuch.
• Abschnitt 4: "Innovative und
nachhaltige Dienstleistungen"
ROTARACT HANDBUCH

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