1. HOTEL SOL CÓRDOBA
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2. Octubre, 16 al 18 2013 IV Congreso cultural
Córdoba, España
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3. *
Señor Pérez hemos recibido su solicitud de
información para un evento.
Queremos informarle que estaremos encantados de organizar
su evento en nuestras instalaciones en la fecha indicada.
A continuación le detallamos la propuesta de nuestro
establecimiento.
Esperamos que sea de su agrado y que recibamos noticias
suyas pronto.
Atentamente, el director del hotel Sol Córdoba

4. Disponemos de:
-Un auditórium de 1150 metros cuadrados
-Un salón polivalente de 1075 metros cuadrados con
posible subdivisión en tres salones de 300 metros
-15 salas entre 30 y 70 metros cuadrados con capacidad
entre 9 y 25 personas para reuniones.
Todas las salas están totalmente equipadas con la
tecnología necesaria y con suficiente luz natural.

5. Según el programa que nos envió, este sería el
cronograma del congreso dónde se detalla las conferencias en
sus respectivas salas.
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Horario Miércoles Sala Horario Jueves Sala Horario Viernes Sala
10:00h Apertura Auditorium 10:00h Conferencia Auditorium 10:00h Conferencia Auditorium
10:30h Conferencia Auditorium Conferencia Salónpolivalente Conferencia Salón
Conferencia Salónpolivalente 11:15h CoffeeBreak 11:30h ConclusionesAuditorium
11:30h CoffeeBreak 11:30h Conferencia Auditorium
11:45h Conferencia Auditorium Conferencia Salónpolivalente
13:00h Almuerzo 13:00h Almuerzo
16:00h Conferencia Auditorium 15:30h Conferencia Auditorium
Conferencia Salónpolivalente Conferencia Salónpolivalente
17:30h Inauguración Sala70m 16:15h VisitaalaMezquita
Conferencia Auditorium
Cronogramadelevento

6. Desde nuestra página web haremos una entrada con el
evento, desde donde se podrán acceder a las fichas de
inscripción para los asistentes así como la inscripción y pago
online mediante tarjeta de crédito o desde el hotel si lo desean.
También podrán contratar los demás servicios como el
alojamiento, restauración y el programa de animación del
evento.
Habrá además puntos de información para los asistentes en el
establecimiento durante los días del evento y anteriormente
desde las redes sociales.
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7. La llegada de los participantes esta prevista para el martes
15 de octubre por la tarde por ello colocaremos un stand
en el hall de recepción dónde iremos recibiendo a los
asistentes y se les entregará su correspondiente
acreditación y material necesario con toda la información
sobre el evento, así mismo se procederá a su check in.
A continuación se procederá a un cóctel de bienvenida para
los participantes y los acompañantes.
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8. Finalmente el seguimiento de los asistentes se hará a
través de encuestas de evaluación durante la celebración
del evento para saber si todo va bien o detectar alguna
posible incidencia.
También incluiremos un cuestionario de evaluación de las
conferencias.
Y un cuestionario breve al finalizar el evento para ver su
nivel de satisfacción que estará a disposición de los
asistentes en sus habitaciones.
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9. -Servicio de alojamiento, contamos con 1200 habitaciones
totalmente equipadas.
-Servicio de restauración con 4 restaurantes buffet y dos a
la carta de cocina internacional y mediterránea.
-Servicios complementarios, campo de golf, piscina
exterior, climatizada, spa, gimnasio, pistas deportivas y
programa de animación.
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10. Ofrecemos:
-Contratación de los servicios necesarios para el evento
-Elaboración de material complementario, como el
merchandising
Contamos con los mejores proveedores para la organización de
eventos.
Le facilitaremos azafatas, servicio de traducción, medios
audiovisuales, artículos de regalos o souvenirs, contratación de
un seguro, catering, ornamentación, actividades animación y
cartelería.
Dentro de nuestro departamento de eventos contamos con
profesionales que llevaran a cabo toda la gestión del evento.
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11. Las habitaciones de los asistentes cuentan con un ordenador
portátil, conexión a wi-fi y mesa de escritorio.
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12. A continuación le detallemos los posibles servicios externos
que necesitaremos contratar para el evento:
-2 Azafatas y 2 traductores
-Artículos de regalos
-Catering de dulces, té y vinos
-Servicios de impresión
-Ornamentación
-Transporte
Le facilitaremos las entradas a la mezquita, así como las
entradas del festival en el Alcázar
Para los medios audiovisuales disponemos en el
establecimiento de todo el equipo necesario.
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13. Nuestro principal proveedor es la empresa SHOCKING
PRODUCTION que es una empresa productora de
eventos, decoración, audiovisuales, tecnología
interactiva, escenografías, presentaciones
multimedia, vídeo, post producción, promociones, marketing
promocional, azafatas y logística.
También la empresa Andalusí Club - Meetings & Andalusian
VIP Experiences para la gastronomía, visitas culturales y
fiestas tematizadas árabes.
La empresa Tapas Gourmet para la degustación de vinos y
tapas.
Tesoros del Sur para regalos de productos tradicionales
andaluces.
Autocares Alsa para el transporte
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14. A continuación le proporcionamos un cronograma con
las actividades para los acompañantes.
Entre las actividades están una clase de Pilates, sesión
de spa para el miércoles por la mañana y por la tarde
unas clases de golf. Las actividades se realizarán por
grupos.
El jueves tenemos una visita al barrio de la judería y a
continuación una degustación de vinos y por la tarde
una visita a la mezquita.
Para el viernes disponemos de pádel y de una clase de
aqua gym
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15. *
Horario Miércoles Jueves Viernes
10:00h Pilates Visita al barrio de la
judería y degustación
vinos
Pádel
11:00h Circuito Spa Aqua Gym
12:00h Circuito Spa
13:00h
16:00h Golf Visita a la Mezquita
17:00h

16. En las horas libres de los asistentes tenemos para el martes
un cóctel de bienvenida y a continuación una actuación
musical que forma parte de nuestro programa de animación.
Para el miércoles hemos preparado una degustación de te y
dulces árabes por la tarde, una fiesta temática de estilo
árabe y su cena mientras que el jueves le llevaríamos a una
recepción y espectáculo en el Alcázar de Córdoba.
Para el almuerzo hemos preferido que sea de tipo buffet para
todos los gustos.
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17. *
Martes Miércoles Jueves Viernes
20:30h Cóctel de
Bienvenida
13:00h Almuerzo 13:00h Almuerzo 13:00h Almuerzo
22:00h Actuación musical 19:00h Degustación de té y
dulces típicos árabes
20:00h Recepción y
Espectáculo en el Alcázar de
Córdoba
20:30h Cena
Restaurante a carta
22:00h Fiesta temática

18. Le envío este presupuesto con unos precios estimados y le
explico que:
En el apartado programa de animación se incluye los gastos
de el programa de animación más los gastos por la visita a la
mezquita, Alcázar, fiesta temática.
Para las visitas culturales nuestras azafatas y traductores
están preparadas también como guías
Aclarar también que el catering de los gastos del evento se
refiere al coffee break, mientras que el catering por los
gastos personales se refiere al almuerzo, cena y desayuno.
Por último en las estimaciones de gastos personales y de
ingresos he puesto los precios por persona y luego en total
con 200 asistentes y unos 100 acompañantes.
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19. *
Datos
Estimado
GastosGlobales Gastospersonales Persona Total300 Ingresos Persona Total200
Imagen 200,00€ Alojamiento 90,00€ 27.000,00€ Cuotadeinscripción 50,00€ 10.000,00€
Imprenta 300,00€ Transporte 6,00€ 1.800,00€ Patrocinio 3.000,00€
Alquilerdesalas 180,00€ Catering 70,00€ 21.000,00€ ventadesouvenirs 10,00€ 2.000,00€
EquiposAudiovisuales 150,00€ Programaanimación 50,00€ 15.000,00€ Subvenciones 2.000,00€
Traductores2 320,00€ Degustaciones 9,00€ 2.700,00€ Expositores 150,00€
Azafatas 2 240,00€
Ornamentación 100,00€
Seguro 500,00€
Regalos 300,00€
Catering 500,00€
Secretaríatécnica 300,00€
Gastototal 3.090,00€ Gastototal 225,00€ 67.500,00€ Ingresototal 60,00€ 17.150,00€
Presupuestodelevento
EstimadoEstimado