Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

Capgemini Consulting is the strategy
and transformation consulting brand
of Capgemini Group
In collaboration with
‘Het is zomer 2008….’,

2
Copyright © 2009 Capgemini. All rights reserved.
2
Het is zomer 2008…
Sturen op Tijdigheid is ingevoerd en we bekijken een dag in het
leven van gewone medewerkers.
Kunnen zij hun werk doen?
Hebben wij alle besluiten genomen zodat zij hun werkzaamheden
zonder haperingen kunnen verrichten?
Laten we eens kijken…..

3
3
Het is maandagmorgen…
In de post zit een
nieuwe aanvraag van
een nog onbekende
vreemdeling.
De brief wordt geopend,
de gegevens worden
ingevoerd in het
systeem.

4
4
Besluit gevraagd
In principe wordt de
ontvangstbevestiging verzonden
na invoer, niet na invoercontrole.
• Is het acceptabel dat een % foute
ontvangstbevestigingen wordt
verzonden omdat de invoercontrole
later plaats vindt?
• Of moet de invoercontrole voortaan
nog dezelfde dag plaatsvinden?

5
5
Besluit gevraagd
• Wie verstuurt de
ontvangstbevestiging en waarmee?
– Systeem 1?
– Systeem 2?
• Ontvangstbevestiging is
geautomatiseerd standaardbericht.
Is een kopie voor fysiek dossier
nodig? Of is kopie in E-dossier
voldoende?
• Wordt van KPMG-brief ook een
fysieke kopie bewaard?

6
6
Het is woensdag, invoercontrole
De ingevoerde aanvraag wordt
gecontroleerd.

7
7
Besluit gevraagd
En wat als de invoer niet goed
gegaan is? Dan moet de invoer terug
gedraaid worden en een nieuwe
aanvraag in systeem 2opgevoerd
worden.
Dat betekent een nieuw te
communiceren nr aan de aanvrager…
– Wat is het beleid van de afdeling op
dit gebied?

8
8
Het is donderdagmiddag
Medewerker Henk
controleert of de
aanvraag compleet is.

9
9
Besluit gevraagd
• Heeft de directie al een formeel
besluit over het voorgestelde
besturingmodel/werkverdelingsmodel
genomen?
• Wie bepaalt dat Henk de controle
doet?
• Hoe wordt dat op persoon zichtbaar
wanneer de werkvoorraad op
unitniveau wordt toebedeeld?

10
10
Henk constateert incompleetheid
Enkele documenten ontbreken
zoals kopie paspoort.
Deze documenten worden
opgevraagd.

11
11
Besluit gevraagd
Degene die een termijnfactor
opvoert, moet het proces
afmaken tot en met
correspondentie.
– Mag mdw Henk communiceren met
geautomatiseerde
standaardberichten?
– Als voor Herstel Verzuim een
handmatige brief gemaakt mag
worden (beleid afdeling) mag Henk
dat dan ook? Of moet hier beslisser
Jaap aan te pas komen?

12
12
Besluit gevraagd
• Overdrachtpunten kunnen
ontstaan, tenzij de
werkafspraken worden herzien
– Als beslisser Jaap de handmatige
brief moet versturen, hoe draagt
Henk zijn bevindingen dan over
aan Jaap?
– Als beslisser Jaap verzuimpunten
constateert, mag hij dan de
verzending van de
geautomatiseerde
standaardbericht overdragen aan
Henk? En hoe dan?

13
13
Achtergrondinformatie
Een geautomatiseerd
standaardbericht wordt gemaakt
met:
– de ingevoerde en gevalideerde
aanvraag gegevens uit systeem 1
– de gecontroleerde en gevalideerde
NAW gegevens
– opgenomen in een goed gekeurde
standaardbrief tekst
De brief wordt geprint in een
nachtbatch.

14
14
Achtergrondinformatie
Precedent:
Bij een ander proces worden
ook termijnberichten verzonden
zonder opname in het fysieke
dossier.
Er hebben zich nog geen
problemen voorgedaan: de brief
kan uit het E-dossier geprint
worden indien nodig.

15
15
Besluit gevraagd
• Na verwerking in de nachtbatch is
aanpassing in het systeem niet meer
mogelijk.
– Is het zinvol een fysieke kopie voor te
schrijven wanneer de brief in het e-
dossier beschikbaar is?
– De meeste aanvragen liggen niet direct
bij de rechter. Moet dan voor alle
aanvragen het fysieke dossier
rechtbank-klaar zijn?
Hier gaat de 80-20 regel op…
– Evt aanpassing
dossiervormingsinstructie

16
16
Besluit gevraagd
De gebruikte gegevens kunnen fout in
de bronbestanden staan.
– Accepteert de afdeling een % verkeerde
adresseringen?
– Welke actie onderneemt de afdeling om de
vervuiling op te lossen?

17
17
De aanvullende documenten worden ontvangen
en geregistreerd
Herstel verzuim wordt
afgesloten door mdw
Henk.
Het wordt tijd voor een
inhoudelijke
beoordeling en een
afwijzing of toewijzing
van de
verblijfsvergunning.

18
18
Er blijkt een termijnfactor in het spel te zijn,
aanvullend onderzoek door 3e
partij.
Beslisser Jaap
constateert de
noodzaak tot
aanvullende onderzoek.
Dit moet geregistreerd
en gecommuniceerd
worden.

19
19
Besluit gevraagd
Als Jaap de termijnfactor
registreert, kan hij het scherm niet
verlaten zonder te corresponderen.
– Vraagt beslisser Jaap zelf het
onderzoek aan?
Of mag hij dat aan mdw Henk
overdragen? Hoe dan? Is daar beleid
voor?
– Voert beslisser Jaap een rappeldatum
in en wat betekent die rappeldatum?
– Kan Henk de aangepaste
termijnbelofte wel controleren?

20
20
Besluit gevraagd
Hoe zorgt de afdeling dat alleen de
goed gekeurde brieven gebruikt
worden?
– Beleid voor afwijking in
correspondentie nodig
– Schoning van C- en G-schijven om
teveel afwijking van de goedgekeurde
brieven te voorkomen.

21
21
Oei, gevalletje samenloop
De aanvrager blijkt ook een andere
verblijfsvergunning te hebben
aangevraagd.

22
22
Besluit gevraagd
Samenloop is een bekend maar tot op
heden niet opgelost probleem.
Samenloop heeft directe
consequenties voor:
– Wie is de leidende partij? Wat vul je in bij
‘verantwoordelijke unit’?
– Wie geeft de termijnbelofte af?
– Wie communiceert welke boodschap an e
aanvrager?
– Wie informeert wie over de noodzaak een
termijnbericht te sturen omdat een
termijnbelofte overschreden dreigt te
worden?

23
23
De 3e
partij is traag, erg traag
Manager Ilse constateert dat de
datum van de gecommuniceerde
termijnbelofte nadert. En nu?

24
24
Besluit gevraagd
Je constateert een dreigende
termijnoverschrijding met de
MI overzichten. Maar:
– Wanneer onderneem je nu actie?
(Beleid)
– Op basis waarvan neem je actie?
Rappeldatum? X weken voor
toegezegde termijnbelofte?
– Wie onderneemt actie? De
medewerker? De manager? De
proces?
– Welke actie onderneem je?
– Richting wie wordt actie ondernomen?

25
25
Het antwoord is eindelijk binnen.
De beslissing kan genomen worden
maar beslisser Jaap is langdurig
ziek.

26
26
Besluit gevraagd
Overdragen van werk aan een andere beslisser, is daar beleid voor?
En wat als de advocaat met vakantie is?

Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

Recommended

Recommended

More Related Content

Featured

Featured (20)

Presentatie Duidelijk Maken Besluiten Nu Nodig

Editor's Notes