Hoe ontwerp ik een agile organisatie?

1. Intern vertrouwelijk
Hoe ontwerp ik een agile organisatie?
1
introductie – ontwerpen - handvatten
11 oktober 2018

2. Intern vertrouwelijk
Doel & voorstellen
Wat is een agile organisatie?
Hoe ontwerp ik een agile organisatie?
Handvatten HR
Programma
2
1
2
3
4

3. Intern vertrouwelijk 3
Even voorstellen
Christiaan Gort Anissa Oukhiar

4. Intern vertrouwelijk 4
1 Wat is een agile organisatie?

5. Intern vertrouwelijk
Opwarmertje: multi less, adapt simply more…?
5
GEEL BLAUW ORANJE
ZWART ROOD GROEN
PAARS GEEL ROOD
ORANJE GROEN ZWART
BLAUW ROOD PAARS

6. Intern vertrouwelijk
Ben je met agile werken en scrum ook een agile organisatie?
6

7. Intern vertrouwelijk
• Continue aanpassing aan de snel
veranderende omgeving:
- Capaciteit om organisatie continu aan te
passen
- Kansen zien en implementeren voordat
anderen dat doen
- Risico’s snel adresseren en pareren
• Anders dan de ‘spartelaar’: om de paar jaar
een grote verandertraject of reorganisatie
Organizational agility
7

8. Intern vertrouwelijk
Trend gericht op andere - meer agile - organisatievom
8

9. Intern vertrouwelijk
Van HIËRARCHIE Naar NETWERK

10. Intern vertrouwelijk
Is dit van nu? Nee. ‘Zelf’’ management in één oogopslag
10
1866 1958 1970 1976 1980 1982 2006 2014
Auftragstaktik
• Pruisische leger
• Opdrachten,
geen orders
• Hoe uit te
voeren werd
zelf bepaald
Bill Gore (IT club)
• Team-based, flat
lattice organization
• Geen
organogrammen
• Geen
rapportagelijnen
Sociocratische
Kringorganisatie
Methode
• Besluitvorming
met
consentprincipe
(niet iedereen
hoeft 100% eens te
zijn, maar
‘’voldoende’’ voor
besluiten)
Celstructuur
• Bij 65 medewerkers
moet een cel zich gaan
splitsen
• ‘’Cellen’’ zijn autonoom
• ‘’Cellen’’ delen wel
dezelfde principes en
uitstraling
Semco-stijl
• Geen voorschriften,
werktijden,
salarisschalen,
beleidsplannen
• Medewerkers
gebruiken gezond
verstand om doelen te
behalen
Sociotechniek
• Regelbehoefte en
regelvermogen in
balans brengen
• Autonome
taakgroepen
Buurtzorg NL
• Zelfsturende teams
• Geen middelmngt
• Hoofdkantoor met
minimale omvang
Reinventing
organizations
• Self-management
• Striving for
wholeness
• Purpose-driven

11. Intern vertrouwelijk
- Sociotechniek: zelfsturende teams en autonome
taakgroepen
- Eckart’s notes: software bedrijf BSO– de cellenstructuur
Oude wijn in nieuwe zakken…
11
Adhocracy van Mintzberg, 1980 (!)
• Specialisten hebben thuisbasis
• Projectwerk in kleine klantgerichte teams
• Coördinatie door liaisons
• Decentralisatie van besluitvorming

12. Intern vertrouwelijk 12
2 Hoe ontwerp ik een agile organisatie?

13. Intern vertrouwelijk
De ‘winkel’ veranderen terwijl die open is
13

14. Intern vertrouwelijk
Eerst bepalen welk deel van de organisatie agile moet worden?
14
Exploitatie
• Efficiency
• Voorspelbaarheid
• Optimalisatie
• Betrouwbaarheid
Exploratie
• Experimenteren
• Flexibiliteit
• Verkennen
• Innovatie
• Weinig organisaties die er baat bij hebben om helemaal agile te worden
• Balans tussen exploratie en exploitatie
• Dit concept heet organizational ambidexterity

15. Intern vertrouwelijk
Elk ontwerpproces verloopt langs de drie stappen
1. Analyse 1a. Huidige situatie 1b. Gewenste situatie
Begrijpen we de context waarin het
ontwerp plaats moet vinden?
 Overzicht van de huidige
organisatiemodel en de scope (‘foto’)
 Strategie en organisatiedoelen
 Huidige activiteiten en resultaten
Is helder wat met het ontwerptraject moet
worden bereikt?
 Doelstellingen en scope
 Ontwerpcriteria en uitgangspunten voor
de transitie
 Toekomstig waardeketen en
veranderingen aan het organisatiemodel
2. Ontwerp 2a. Hoofdontwerp 2b. Detailontwerp
Op welke manier moet het werk in de
organisatie worden georganiseerd?
 (Her)ontwerp organisatieconcept en
Sturingsprincipes
 Macro- en mesostructuur
 Coördinatiemechanismen
 Praktijktoets van het ontwerp
Hoe moet de nieuwe organisatiestructuur
gaan werken?
 Microstructuur: functies, formatie en
competentieprofielen
 Detailprocessen, KPI’s, ondersteunende
systemen
3. Implementatie 3a. Implementatieplan 3b. Realisatie en borging
Is het ontwerp klaar om geïmplementeerd
te worden?
 Simulatie
 Transitiegovernance
 Plateauplanning
Op welke manier brengen we de plannen
in de praktijk?
 Uitvoeren van de plateauplanning
 Personeelstransitie
 Evaluatie en bijsturing

16. Intern vertrouwelijk
Denkkader voor strategie, bedrijfsmodel en organisatiemodel
16

17. Intern vertrouwelijk 17
ABC voor organisatieontwerp
Arbeidsverdeling: hoe wordt de taak van de organisatie
verdeeld in kleinere taken voor de onderdelen?
Besluitvorming: wie neemt welke besluiten?
Coördinatie: hoe worden de onderdelen aan elkaar
geknoopt?

18. Intern vertrouwelijk
Agile arbeidsverdeling
• Opknippen van de waardeketen in
autonome clusters van activiteiten
• Agility vraag de arbeidsverdeling zo
in te richten dat er een minimale
behoefte aan interactie en
coördinatie tussen teams ontstaat
18

19. Intern vertrouwelijk 19
Autonome teams
Functioneel
opknippen

20. Intern vertrouwelijk
• Uitgangspunt is maximale ‘regelruimte’ in het team (besluitvorming laag in de
organisatie)
• Zelfsturend (zelf wat en hoe) versus zelforganiserend (zelf hoe binnen wat)
• Top van de organisatie besluit over richting (waarom en wat), en kaders voor
hoe.
• De rol van de leidinggevende verandert, maar verdwijnt niet per definitie
• Vraagt andere instrumenten voor besluitvorming (aangezien de
leidinggevende niet meer besluit)
Agile besluitvorming
20

21. Intern vertrouwelijk
Verschillende gradaties van zelfsturende teams
21
Sturing door teamleider (T)
Zelforganisatie door team (Z)
Fase 1
T: Hiërarchisch, bepalend
Z: Volgend, uitvoerend
Fase 2
T: Centraal sturend
Z: Taakverantwoordelijk
Fase 3
T: Aan de zijkant, primus
inter pares
Z: Resultaat
verantwoordelijk
Fase 4
T: Op afstand, oproepbaar,
Z: Zelf organiserend
Fase 1
L: Hiërarchisch, bepalend
T: Volgend, uitvoerend
Fase 2
L: Centraal sturend
T: Taakverantwoordelijk
Fase 3
L: Aan de zijkant, volgend
T: Resultaatverantwoordelijk
Fase 4
L: Op afstand, oproepbaar,
eindverantwoordelijk
T: Zelfsturend
Sturing door leidinggevende (L)
Zelfsturing door basisteam (T)
Maatwerk en groeimodel: Wat past er bij de werkzaamheden én wat past er
bij de vakvolwassenheid van medewerkers

22. Intern vertrouwelijk
Agile coördinatie tussen teams
• Wat geknipt wordt, moet je ook weer
plakken: coördinatiemechanismen
• In bureaucratie de leidinggevende
belangrijk coördinatiemechanisme
• Verschillende zwaarte van coördinatie-
mechanismen, afhankelijk van de mate
van benodigde afstemming
• Cruciaal om extra aandacht te hebben
voor afstemming van doelen en
resultaten, zodat de strategische
richting bewaakt wordt
22

23. Intern vertrouwelijk
Informal
exchanges
•lunches
•co-location
•job rotation
Alignment
•Typisch voor
agile: shared
objectives
•Typisch voor
agile: use of
information
systems
Formal groups
•Guilds
•Chapters
•Squads
•Project teams
Integrators
•Overlapping
membership
•Liaison roles
•‘Verkeerstoren
Management
roles
•Kaderstellend
•Wat en Waarom
De inzet van coördinatiemechanismen
23
Increasing effort
and resources
Adapted from: Galbraith JR (2014) Designing Organizations: strategy,
structure and process at the business unit and enterprise levels, 3rd
Edition. Jossey-Bass, San Francisco.

24. Intern vertrouwelijk
De besturing verschuift van de hiërarchische lijn naar een hiërarchie van doelen
Teams dragen met de doelen waar zij aan werken bij aan het realiseren van het doel van de
organisatie als geheel. In agile organisaties neemt het afstemmen van deze doelen (horizontaal
en verticaal) in belangrijke mate de besturing van de organisatie over.
Dit gebeurt vaak kortcyclisch, vele malen frequenter dan het ouderwetse jaarplan
Doelen van deze cyclus zijn:
- Het richten van de energie & inspanning
- Sneller leren wat wel werkt en wat niet
- Het delen met elkaar over waar aan wordt gewerkt
- Vieren van successen
Kortcyclische doelencyclus nodig in agile organisaties
24

25. Intern vertrouwelijk
Elementen van doelensturing
25
I. Vertalen van doelen II. Vastleggen van doelen
Organisatie
doelen
Doelen
Guild/Squad
Per Q
Persoonlijke
doelen
of
III. Samenwerken aan doelen
• Doelen naar to do’s vertalen
• Platform om samen te werken
• Easy to share

26. Intern vertrouwelijk 26
3 Agile: handvatten voor HR praktijk

27. Intern vertrouwelijk
En wat kan HR hier aan bijdragen?
27

28. Intern vertrouwelijk
• HR instrumenten gaan meestal uit van hiërarchische
manager
• HR instrumenten aanpassen aan agility:
- performance management & beloning
- Naar rollen en generieke functies
• Groot probleem: aanspreken minder functionerende
medewerkers.
• Vraagt creëren van feedback cultuur
HR instrumenten
28

29. Intern vertrouwelijk
• HR als partner in continu organiseren
• Zelforganiserend betekent ook meer HR taken in het team
• Het Design werkend krijgen met juiste Way of Working:
• Focus op Organization Development: team effectiviteit, ontwikkeling van
capaciteiten en leiderschap
Wat betekent dit voor de rol van HR?
29

30. Intern vertrouwelijk
Training
Ontwerpen van een agile organisatie
Doel
Leren waarom een organisatie agile moet worden en
hoe het organisatieontwerp hierbij kan helpen.
Doelgroep
Leidinggevenden & HR professionals
Duur
1 dag
Startdata
12 november / 12 december
30
www.berenschotacademy.nl

31. Intern vertrouwelijk
• 11.30 - 12.05 Fokker Terminal Arbeidsvoorwaarden als talentdriver
Zaal 3 Van confectie naar maatwerk
• 13.00 - 13.35 Fokker Terminal Wat verdient u eigenlijk?
Zaal 1 Beloning, waardering en trends
• 14.30 - 15.05 Fokker Terminal Strategische personeelsplanning
Zaal 3 Hoe plannen je organisatie wendbaar maakt
• 15.15 - 15.50 Fokker Terminal Over HR Tech en de gevolgen voor
Mainstage werkprocessen en de arbeidsmarkt
Berenschot tijdens HR Live

32. Intern vertrouwelijk
Berenschot tijdens HR Live
Kom naar Berenschot stand
voor Meet&Greet en meer
info.

33. Intern vertrouwelijk
www.berenschot.nl
/berenschot
33