Re-Entrenamiento Panamá 2012

Re- Entrenamiento Panamá
2012

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Copyright © 2010 The Nielsen Company. Confidential and proprietary.
Objetivo.
El objetivo de este re-entrenamiento es reforzar
procedimientos de auditoria, unificando y
estandarizando procedimientos de manera
teórica y practica, con el objetivo de mejorar la
calidad de la información recolectada en campo,
Haciendo uso correcto de la herramientas de
trabajo.

3
Recorrido de la Tienda.
• Todos los lugares de la tienda (Incluye Lugares poco
comunes.)
BodegaBodega
Sala VentasSala Ventas
Bodega Área de
Ventas
Es el espacio que
ocupan los establecimientos
para guardar los productos
que servirán para
abastecer el área de Ventas.
Es el espacio utilizado por
los establecimientos, para
mostrar al público sus
productos que ofrecen a
la venta

4
CARACTERISITICAS DE LOS
ÍTEMS EN INVENTARIOS.
• Marca.
• Submarca.
• Empaque.
• Contenido ó Peso
• Origen ó Procedencia.
• Fabricante.

5
Definiciones de Clases de Productos.
• Es el documento que describe las características de los productos para su estudio.
Además proporciona información sobre su elaboración y uso delimitando las
condiciones para su estudio. Cada clase de producto o categoría tiene características
que las diferencian de otras:
Ejemplo las características de la protección son muy distintas de las características a
detergentes y de los aceites.
• La Marca- Ideal, Orisol, Santa Clara
• Ingrediente- Girasol, Maíz
• Empaque- Botella, Garrafa
• Contenido- 1000 cc, 2000 cc
• Procedencia- Nacional, Importado
• Fabricante Igagsa, Ideal

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CARACTERISITICAS DE LOS
ÍTEMS EN INVENTARIOS.
EMPAQUES.
- Botella.
- Frasco.
- Bote.
- Lata.
- Bolsa.
- Tetra.
- Sobre.
- Cojin.
- Tubo.
- Blister.
- Tina.
- Doypack.

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ITEM DUMMY.
Es un ítem ficticio, que tiene como finalidad dar actividad a las
clases de producto no manejadas por algunas tiendas , para que
puedan ser transferidas.
Dummy Item
PR. $1
Inv. Activo 1
Ventas 0Procedimiento
El Salvador: 1
Panamá: 1
Guatemala: 8
Nicaragua: 20
Honduras: 20
Costa Rica: 500
Según el País se determina si se registra PR= $1 o su equivalente en moneda local
para reportar esta variable

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ITEM DUMMY.
Las categorías a las que les debo indicar el ítem dummy son:
• MENSUAL: todas
• FOOD: todas
• DRUG: todas
• Si una categoría no se maneja completamente, se activa el
ítem dummy en todos los subniveles.
• Si sólo uno o varios subniveles no se manejan dentro de la
tienda, se activa el ítem dummy en los módulos que no se
manejen. En los demás se realizar la auditoria normalmente.

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Conteo físico de productos.
Conteo de artículos: Es el proceso a través del cual se obtiene la cantidad de
artículos de un ítem, localizados en un establecimiento durante el recorrido de tienda.
Se debe tener mucho cuidado al contar un producto específico, ya que por estar
junto a otros, se puede incurrir en errores, como incluir en inventario artículos que no
clasifican u omitir otros que sí deben ser incluido.
Localización de ítems en la tienda
Unidad Mínima de Venta: El conteo de
artículos se efectúa en función de la unidad
mínima de venta. La unidad de venta es la
forma en que un colaborador ofrece sus
productos al público, en algunas ocasiones
(como ya vimos) puede tener más de una
UMV.
Un ejemplo de unidad de venta puede ser el
caso de los cigarros que se
venden por paquetes de 10 cajetillas. En este
caso el conteo se debe efectuar por
paquetes de 10 cajetillas ya que esta es la
unidad de venta de la tienda

10
Técnicas de conteo.
Técnicas de Conteo
El conteo de mercancía puede variar dependiendo de la forma en que se encuentre
acomodada dentro del establecimiento.
Como resultado de lo anterior, existen una serie de técnicas de conteo que se pueden utilizar
en el proceso de toma de inventarios tanto en ANAQUELES REGULARES como en Lugares
especiales conocidos como LUGARES PREPONDERANTES.
LAS TECNICAS DE CONTEO SON LAS SIGUIENTES:
1. Conteo apilado uniforme
2. Conteo de mercancía en desorden
3. Conteo piramidal
4. Conteo apilado sin hueco
5. Conteo apilado con hueco
6. Conteo estimado.
Estos tipos de conteo son los más usuales en el proceso de toma de
inventarios y se pueden aplicar en función a las necesidades de cada tienda sin importar el
volumen de productos que maneje.

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10 unid. Frentes
8 unid. Fondo
X
= 80 unidades
X
3 niveles
= 240 unidades totales
Conteo Apilado Uniforme.
• Teniendo en cuenta la unidad de auditoria
– Manipulación de productos

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Conteo de mercancía en desorden
El inventario de mercancía en desorden, en anaqueles regulares se debe
realizar contando los productos, unidad por unidad, debiendo tener cuidado
de clasificar correctamente cada producto.
Ejemplo:

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En Forma de Torre sin Hueco.
Este tipo de Islas, por lo
general están
Acomodadas
uniformemente sin
mercancía faltante en el
centro de la misma.

14
Precio de Venta al Público
• Valor que la tienda cobra por el producto según unidad
de auditoria. El auditor debe registrar todos los precios
del negocio al momento de la visita. Estos se pueden
obtener de:
– Productos etiquetados con el Precio
– Ante doble etiquetación se reporta el precio más bajo
– Carteles que especifican el Precio de un producto
– Lectores de precios
– Información verbal del tendero
• Todo Ítem con stock en sala de ventas debe tener registrado el
Precio.

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Precio de Venta al Público
• Valor que la tienda cobra por el producto según unidad
de auditoria.
• Es el valor monetario que se fija a un artículo para
ofrecerlo al consumidor final
• En FDC, es una actividad que se efectúa, a medida que
los artículos se van detectando en el Área de Ventas y
debe corresponder al artículo y Unidad de Venta que se
está auditando.
Siempre debes registrar el precio actual del producto.

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Validaciones de auditoria
• Si existen descuentos especiales que aplican al precio
de venta regular

17
Validaciones de auditoria
• Cuando un artículo presenta algún descuento especial
que es efectivo al pagar en cajas, este descuento se
debe aplicar al precio regular de venta, para obtener el
precio de venta neto
• Ante doble etiquetacion (doble precio) se registra el mas
bajo.

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¿Como obtener el Precio?
• Registrando el precio en la tienda: Recuerda que la
información más actualizada, fidedigna, objetiva y real,
es la que se encuentra en el punto de venta, si luego de
agotar todas las instancias no obtienes el precio, debes
recurrir a la segunda.
• Registrar el precio anterior: considera que él mismo
efectivamente este actualizado, para ello valida el precio
con respecto al producto, si tampoco se obtiene de ésta
forma, se recurre a la última opción.
• Registrando precio de mercado: Se debe considerar el
sector donde esta ubicada la tienda, ya que es común
que en las zonas rosas por ejemplo, los productos
suelen ser más caros.

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¿Como obtener el Precio?
• El auditor debe registrar todos los PVP del negocio al
momento de la visita y durante la auditoria.
• Para ello el auditor dispone de tres opciones:
– Registrando el precio en la tienda.
– Productos etiquetados con el PVP
– Lectores de precios
– Carteles que especifican el PVP de un producto
– Consultando los Menús, etc.
– Registrando el Precio anterior.
– Tomando en cuenta que efectivamente el precio corresponda al
producto.
– Registrando el precio de Mercado.
– Considerando la ruta de trabajo o bien el entorno socio-
económico del lugar.

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Como obtener el Precio en la tienda

21
• Productos etiquetados con el PVP

22
• Lectores de precios

23
• Carteles que especifican el PVP de un producto

24
Como obtener el Precio, en la tienda
• Consultando los Menús

25
Como obtener el Precio del Mercado
• Considerar el entorno Socio-Económico de la ruta o del
sector donde esta la tienda:

26

27

28

29
Asegúrate de registrar el precio actual.

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• Observaciones Especiales:
– Son las condiciones de Venta de un Producto dadas por las
acciones realizadas por los fabricantes y las tiendas, para
informar, persuadir y recordar a los consumidores, sobre los
productos que ofrecen
– Se marca en FDC así:
Observaciones Especiales.
Oferta FabricanteOferta Fabricante
22 Oferta TiendaOferta Tienda
33 Lugar PreponderanteLugar Preponderante
44 Productos Fríos/BottlingProductos Fríos/Bottling
55 Publicidad o material P.O.PPublicidad o material P.O.P
11

31
Oferta FabricanteOferta Fabricante1
– Son las acciones que realizan los fabricantes para ofertar
un producto. Ejemplos:
– Cantidad adicional gratis
– Combinando dos o más artículos
– Indicando en la etiqueta del producto lo que se regala

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Observaciones Especiales
Oferta de la tiendaOferta de la tienda2
– Son las acciones que realizan las tiendas para ofertar sus
productos
• Cuando se presentan ofertas de precios, se anota en el campo correspondiente de la
iPAQ y en la pantalla de comentarios se anota el precio regular y se explica el porcentaje
de descuentos que ofrece la tienda.

33
Descripción Ítems OfertasDescripción Ítems Ofertas
“CON GRATIS”

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• “CON GRATIS”
– Cuando un producto bajo estudio Nielsen regala otro,
generalmente de menor valor, formando una sola unidad
de venta se describe el ítem de mayor valor C/G (Con
gratis) y a continuación los datos del artículo regalado,
iniciando con el nombre de la cp.
EJ: Colgate efect. Prot. tubo 100 ml C/G Jabón Protex Fresh 1
barra 125 grs. Nal. CP

35
• “ GRATIS CON”
– Cuando un producto bajo estudio Nielsen es regalado por
otro artículo generalmente de mayor valor, formando una
sola unidad de venta. Por norma general el artículo de
mayor valor debe corresponder a otro viaje o a categorías
no medidas por Nielsen
EJ:
• Protex Fresh 1 barra 125 grs. G/C Dentífrico Colgate efect. Prot. tubo 100 ml Nal.CP
• Protex Fresh 1 barra 125 grs. G/C Enjuague Bucal Listerine 470 ml Nal.CP
Cuando una oferta está integrada por dos o más productos de diferentes viajes se debe
describir el ítem ofertado en cada ciclo, teniendo en cuenta las reglas (G/C o C/G)

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• “ MISMA MARCA”
– Cuando dos o más artículos son integrados como una sola
unidad de venta y todos o algunos corresponden a la misma
marca. La descripción del ítem debe iniciarse por el artículo de
mayor valor, bajo estudio del viaje en cuestión y los productos
siguientes deben ser unidos mediante la sigla C/MM (Con
Misma Marca) si es el caso
Descripción Ítems combinados u ofertadosDescripción Ítems combinados u ofertados
EJ:
Ideal Girasol Botella 3.7 Lts C/MM Margarina 5 barras 90 grs. =
450 grs. Nal. Ideal

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Lugar PreponderanteLugar Preponderante3
– Son lugares dentro de la tienda
estratégicos y preponderantes, cuyo
objetivo es el motivar a los consumidores
para que compren los productos
exhibidos.
Ejemplos:
– Botaderos
– Cabeceras de anaqueles
– Carriles de salida
– Exhibidores especiales
– Islas
Los productos de Retail ubicados en lugar preponderante deben ser
incluidos en FDC (pantalla inventarios) en el campo Otros (Ot)

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4
– Se marca esta observación especial cuando el producto
está frío (hielera o refrigerador)
* Aguas
* Jugos
* Cervezas
* Refrescos
* Bebidas Energéticas
Productos Fríos/BottlingProductos Fríos/Bottling

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5
– Es un tipo de comunicación masiva, en la que se identifica
el nombre de la marca de un producto, para incentivar su
consumo Ejemplos:
– Réplicas de productos
– Carteles impresos
– Demostradoras
– Anuncios luminosos
PublicidadPublicidad

40
Ingreso a FDC (Field Data Collection)
Inclusión Inventario en FDC

41

42
$1.800
Precio Especial
REXONA F. MEN IONIC BO T 50GR IMP

43
Ítem Master Data Base

44
Precio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
Especial
Precio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
Especial
Precio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
Especial
Precio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
EspecialPrecio
Especial
C 1800
1800
14

45
5- Publicidad
3 – Lugar Prep.
Precio
Especial 1- Oferta fabricante

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*Aguas *Jugos *Cervezas *Refrescos
*Bebidas Energéticas
ProductoProducto FríoFrío en Sala de Ventas:en Sala de Ventas:
Ubicados dentro del enfriador para
conservarse fríos
Las cantidades encontradas deben incluirse
en FDC, en el espacio “OTROS” y marcando
la opción especial 4 (Producto Frío)
Inventario Bottling

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ProductoProducto FríoFrío en Lugar Preponderante:en Lugar Preponderante:
Ubicados dentro del enfriador para
conservarse fríos y a la vez en lugar
preponderante.
en FDC, en el espacio “OTROS” y marcando
las observaciones especiales 4 y 3
Inventario Bottling

48
ProductoProducto Al ClimaAl Clima en Sala de Ventas:en Sala de Ventas:
Ubicados fuera del enfriador a temperatura
ambiente
en FDC, en el espacio “S. VENTA”
Inventario Bottling

49
ProductoProducto Al Clima en Lugar Preponderante:Al Clima en Lugar Preponderante:
Ubicados fuera del enfriador a temperatura
ambiente y en Lugar Preponderante
en FDC, en el espacio “S. VENTA” y
marcando la Observación Especial 3
Inventario Bottling

50
ProductosProductos Fríos o Al Clima en Bodega:Fríos o Al Clima en Bodega:
Productos dentro o fuera del enfriador pero
ubicados en el espacio de bodega de la tienda
Las cantidades encontradas deben incluirse en
FDC, en el espacio “BODEGA”
Inventario Bottling

51
Productos Al clima
en sala de ventas y
Lugar Preponderante
Producto Frío
Productos Frío o al
Clima
en bodega
Inventario Bottling

52
*Refrescos
Concepto:Concepto:
Nombramos así a todas las presentaciones Retornables
que los fabricantes de Refrescos utilizan para vender
sus productos (solamente el liquido). Es decir, lo que se
comercializa es el liquido sin el envase, ya que el
consumidor al momento de adquirir estos productos,
debe llevar un Envase Vació, comprando así, solamente
el liquido
Regularmente estos envases son propiedad del
Embotellador.
Envase Vacío

53
Envase Vacío

54
Refrescos
Tipos de tienda donde se audita:Tipos de tienda donde se audita:
Los inventarios se deben realizar en todas las tiendas
que manejen estas Refrescos en presentaciones
Retornables:
•Autos
•Tradicionales
•Kioscos y Estanquillos y
•Licoreras
En BARECAS debido a que no se realizan inventarios, tampoco
se audita esta CP
Envase Vacío

55
Auditoria:Auditoria:
Reglas de Auditoria:
•Se auditan todos los envases vacíos que sean retornables y que
estén activos, es decir los que actualmente se utilizan.
•Todo el inventario se registra en Sala de Ventas (Lj) sin importar
en donde se localice
•Se registra la observación especial 5 (Publicidad)
•No se registran compras.
•No se reportan ventas, es decir las ventas son cero.
Envase Vacío
*Refrescos

56
Auditoria:Auditoria:
Para reportar Ventas 0, es necesario considerar los
siguientes Casos:
•Cuando el inventario actual es mayor que el inventario
anterior, y
•Cuando el inventario actual es menor que el inventario
anterior
Envase Vacío
*Refrescos

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Inventario Anterior mayor al Actual:Inventario Anterior mayor al Actual:
En este caso, observamos que el item refleja ventas positivas:
•Registra un crédito por el valor de la venta, para dejar ventas=0
Envase Vacío
*Refrescos
Inv. Ant 55
Aju. 0
Cred. 0
Inv. Act. 35
Ventas 20
Inv. Ant 55
Aju. 0
Cred. 20
Inv. Act. 35
Ventas 0

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Inventario Anterior menor al Actual:Inventario Anterior menor al Actual:
En este caso, observamos que el ítem refleja ventas negativas:
•Registra un Ajuste Stock Omitido por la cantidad de la venta
negativa, para dejar ventas=0
Envase Vacío
*Refrescos
Inv. Ant 55
Aju. 0
Cred. 0
Inv. Act. 75
Ventas -20
Inv. Ant 75
Aju. 20
Cred. 0
Inv. Act. 75
Ventas 0

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Causales
• Auditoria de Causales:
– Se registra Precio de acuerdo al país:
– Guatemala 8
– El Salvador 1
– Honduras 20
– Nicaragua 20
– Costa Rica 500
– Panamá 1
– Se reporta inventario actual 1
– Se marca Observación Especial 5
– Se auditan en Grupos Cerrados de marcas, están
dados de alta en FDC
– No se levantan ítems nuevos

60
Causales
• Se miden los siguientes:
– Cervezas Refrigeración
– Cigarros Exhibidores
– Refrescos Hieleras
– Refrescos Infiltración
– Refrescos Refrigeración Eléctrica

61
Causales
• Cervezas Refrigeración
– Se miden:
– Refrigeración Vertical y
– Hieleras
– Se audita en Grupo Cerrado de marcas:
Atlas Miller Salvavidas
Balboa Old Mill Wakee Soberana
Corona Panamá Sport Royal
Gallo Pilsen Suprema
Golden Ligth Pilsener Tecate
Heineken Premium Toña
Imperial Regia Victoria

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Causales
• Cigarros Exhibidores:
Se audita en Grupo Abierto de
marcas:

63
Criterios en Inventarios
• Refrescos Hieleras
– Se miden en Grupo cerrado de Fabricantes, solamente los
que están dados de alta en FDC.
– Los Fabricantes son:
– Cadbury
– Coca Cola
– Pepsi

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Causales
• Refrescos Refrigeración / Infiltración:
– Se debe auditar cuando el Refrigerador de
X marca, contiene productos (de cualquier
tipo) diferentes a los distribuidos por el
Embotellador propietario del Refrigerador.
– Es Grupo Cerrado de Fabricante:
– Cadbury
– Coca Cola
– Pepsi

65
Causales
• Refrescos Refrigeración Eléctrica:
– Se miden en Grupo cerrado de Fabricantes,
solamente los que están dados de alta en FDC.
– Los Fabricantes son:
– Cadbury
– Coca Cola
– Pepsi
– Los tipo de Refrigeración son:
– Vertical 1 Puerta
– Vertical 2 Puertas
– Horizontal

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Procedimiento BARECAS
• No se realiza inventario
– En las tiendas:
– Bares
– Restaurantes
– Cafeterías
– Se coloca precio actual
– No se realizan inventarios
– Se marca presencia 1 a la categoría de cervezas si hay al
momento de la auditoria.
– Se marcan las observaciones especiales correspondientes.

67
Inventario Tarjetas
PROCEDIMIENTO DE TARJETAS PREPAGO
• Las Tarjetas prepago se estarán inventariando con la
metodología de solo presencia (1) en sala de ventas.
• precio según el valor de la tarjeta a inventariar recuerde
que las denominaciones son fijas, pero si detecta
denominaciones de tarjetas nuevas debe crearlas
manualmente.
• presencia uno (1) en sala de ventas “ Si hay al momento
de la auditoria¨
• Marcar las observaciones especiales correspondientes.
• Las compras son igual a las ventas.

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Procedimiento Data Causal
En inventario:
• Debes realizar el barrido completo del supermercado pero solamente
en Sala de Ventas.
• Dp (inventario de bodega)=1 se registra sólo presencia
• Observaciones Especiales de acuerdo a la Actividad promocional del
ítem
Nota: La presencia se coloca en Bodega para evitar que al momento
del cierre el sistema (FDC) nos pida el precio..

69
DATA CAUSAL
• Procedimiento
• PR
• LJ
• OT
• DP 1
• 12345
SE DEBE MARCAR LA
O LAS
OBSERVACIONES
QUE
CORRESPONDAN

70
1 OFERTA DE FABRICANTE

71
2 OFERTA DE TIENDA

72
3 LUGAR PREPONDERANTE

73
4 PRODUCTO FRÍO

74
5 PUBLICIDAD

75
ACTIVIDAD DE
COMPRAS/VENTAS.

76
QUE SON LAS COMPRAS?
– Son todos los actos a través de los cuales el detallista o
tendero ingresa a su negocio producto destinado para la
venta.

77
IMPORTANCIA DE OBTENER LAS COMPRAS
• Las compras es la actividad más importante de la labor
de auditoria, sin la obtención de estos datos sería
imposible determinar las ventas que realiza una tienda de
un determinado producto.
• Por esta razón debemos de explicar ampliamente a
nuestros colaboradores la importancia y necesidad que
tenemos de que nos guarden todos los documentos de
compra.

78
DIARIO DE
COMPRAS
Tipos de documentos de Compras
•La fecha de auditoría a incluir en FDC en las tiendas que suministran listados de compras debe ser la
última fecha de corte de los mismos y no el día en que se realiza el inventario
FACTURAS
NOTAS DE REMISION
FACTUREROS
TICKETS OTROS COMPROBANTES COMPRAS ANOTADAS LISTADOS

79
COMPRAS QUE NO SE REGISTRAN
En Nielsen las compras de una tienda que se realizan a
supermercados, Farmacias u otras tiendas/canales
detallistas que pertenecen a la misma muestra no se
consideran.

80
DIFICULTADES EN LA CAPTACION DE
COMPRAS
• En varios tipos de documentos se presentan algunos
casos que dificultan la captación adecuada de la
información.
Ejemplos:
• Facturas Duplicadas
• Facturas Ilegibles
• Bonificaciones
• Descripción de ítem por código
• Surtidos
• Unidad de embalajes (corrugados, fardos). La unidad
minima de venta es la forma de venta de la tienda y es
determinada por la definición de clase producto.

81
Página 81
Listados de compras y ventas (SOT-POT)
• La fecha de auditoría a reportar en FDC para producción en las tiendas que suministran
listados de compras o ventas debe ser la última fecha de corte de los mismos y no el día en
que se realiza el inventario
• Para esto se debe proceder así:
– Inventarios:
– colocar la fecha calendario en FDC del día del inventario
– Compras/ventas:
– Antes de iniciar compras/ventas cambiar temporalmente la fecha de la íPAQ
según la fecha de corte del listado
– Modificar la fecha en FDC de la tienda según la fecha de corte del listado
– Ejemplo: la tienda se inventarió el día 7 de julio, si la segunda fecha de corte del
listado es el 30 de junio, se debe registrar en FDC fecha actual (30 de junio)
– Inmediatamente volver a cambiar la fecha en la iPAQ con la fecha calendario
actual
– Cierre:
– Trabajar normalmente con la fecha de la tienda (según corte del listado)
– Al momento de entregar la tienda al C.R o al Supervisor:
– Verificar que la fecha de auditoria de la tienda corresponda a la fecha de corte del
listado
– Verificar que la fecha de la iPAQ corresponda a la fecha calendario actual

82
• Variables de Compras:
– Compras al Fabricante
– Adquisiciones hechas al fabricante o distribuidores
exclusivos.
– Compras al Mayorista
– Adquisiciones hechas a las tiendas
mayoristas, distribuidores no exclusivos o fabricantes que
distribuyan productos no elaborados por ellos.
– Créditos y/o Devoluciones
– Salida de mercancía de la tienda no
relacionada con las ventas al detalle
VARIABLES DE COMPRAS

83
OBTENCION DE COMPRAS
Las compras deben corresponder al siguiente rango:
• De la fecha de la última auditoria hasta un día antes de la auditoria
actual.
Para obtener las compras de una tienda, es necesario:
• Determinar el período de Compras, Mensual o Bimestral
• Consultar la forma- 185 “Características de la tienda”
• Solicitar los documentos de Compras y Devoluciones.
• Revisar los documentos de Compras y Devoluciones
• Utilizar las herramientas de Colecta de Compras:
– Control de Proveedores y/o
– Diario de Compras
• Registrar las Compras, Ventas y Devoluciones en FDC. (PDA)
Es tarea del Auditor de Campo garantizar que el total de las compras documentadas y
no documentadas sean recolectadas.

84
SIGNOS NIELSEN
Check Nielsen
Cuando el producto descrito en el documento de
compras es ingresado al FDC (marcar al final de
cada descripción de producto)
Marca India Nielsen
Cuando el documento de compras en su totalidad
ha sido revisado e ingresado al FDC (marcar en la
parte inferior izquierda del documento)

85
CONTROLES UTILIZADOS DURANTE EL
PROCESO DE COMPRAS
• Para asegurar la correcta captura de la información de
compras documentadas y no documentadas en las
tiendas es necesario ejecutar estrictamente los
procedimientos establecidos para diligenciamiento y
análisis de:
– Control de Proveedores
– Diario Bottling

86
CONTROL DE
PROVEEDORES.

87
CONTROL DE PROVEEDORES
Es una herramienta que esta dirigida a ejercer mejor control sobre las
compras documentadas y no documentadas de las tiendas, permitiendo
realizar ajustes con calidad para asegurar una completa colecta de
información y para conocer el grado de colaboración de la tienda.
Tipos de tiendas
– Tradicionales
– Estanquillos
– Establecimientos que
presenten
deficiencia de facturas
CALENDARIO PARA REGISTRAR FRECUENCIA DE COMPRAS
MES FECHAS DE AUDITORIA A PERIODO
FREC
D S Q M L M M J V S D
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
INICIO DE PERIODO FIN DE PERIODO
1
DIASPERIODICIDAD
3 4 5
8
COMPRA ESPERADA COMPRA REALIZADA AJUSTE REALIZADO VISITA SIN COMPRA
2
PERIODICIDAD DIAS
1 2
PERIODICIDAD DIAS
1 2
30 31 a)
6 7 8 9 10 11
27 28 29
6
23 24 25 26
13 15 16
30
10
31 a)27
14
28 2924
18
25 2621
22
22 23
23 24 25
17 18 19 2013 14 15 16
30 313 4 5 7 8 9 11 12 2826 2917 19 20 21 a)
SIMBOLOGIA
7 8 9 10 11 123
27
4 5 6
PERIODICIDAD DIAS
1 2
19 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 103 4 5 6
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
PERIODICIDAD DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 2515 16 17 18 21 22 23 24
C
O
N
T
R
O
L
D
E
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
31 a)27 28 29 302619 20

88
Esta conformado por cuatro partes sumamente
importantes:
• Formato de Características de la tienda (F-185)
• Control de Proveedores
• Compras Recordadas (Ajustes) y
• Adelanto de Compras (F-160)
No pierdas de vista su objetivo: Asegurar la colecta del 100% de las
compras realizadas por la tienda.

89
SIMBOLOS UTILIZADOS
Inicio de Corte de Compras
Fin de Corte de Compras
Indica que existe un documento que respalda una
compra
Indica que se ha realizado un ajuste
Indica que no encontraste una compra y debes investigar con
el colaborador que paso
Indica que no encontraste un documento en la visita
esperada del proveedor y el colaborador indica que no
realizo ninguna compra

90
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
COMPRA ESPERADA FACTURA ENCONTRADA AJUSTE REALIZADO VISITA SIN COMPRA
SIMBOLOGIA
INICIO DE PERIODO FIN DE PERIODO
D S Q M L M K J V S D
• Símbolos y Campos Utilizados
Bayer
Coloca el Nombre del Proveedor
1 X X
Indica la Frecuencia de visita
Indica el inicio y fin de rango (FDC) Marcar con un triangulo las facturas encontradas
De acuerdo a la Frecuencia de Visitas, investigas las compras
faltantes, identificándolas con un círculo
…Por último, medir el % de facturas encontradas
07
05
0.71
F
M
A
Indica los meses del periodo
Investiga juntamente con el colaborador los círculos. Los
ajustes identifícalos con un triangulo inverso y las visitas sin
compra, mediante una “X”

91
Ajustes SD y CE
Partiendo del análisis del control de proveedores, nos disponemos a preguntarle
al colaborador para esto tenemos 2 opciones:
• 1. El colaborador nos indica de forma verbal lo comprado
Ej. Mas o menos compré 24 unidades
Regularmente compro 24 unidades
Me acuerdo que compré 24 unidades
Si no estoy mal compré 24 unidades
Creo que compré 24 unidades
En este caso coloco todas las cantidades en el campo Ajuste SD, de acuerdo al
origen de las compras ajustadas AA o AF
• 2. El colaborador dice que compro, pero no recuerda nada de lo que compro.
En este caso coloco las cantidades de acuerdo al comportamiento del ítem, previo
análisis del control de proveedores y el diario de Compras y la cantidad investigada la
ingreso como un ajuste CE, de acuerdo al origen de
las compras ajustadas AA o AF

92
(FO) FACTURA OMITIDA (NOP)
• Este ajuste se debe utilizar cuando se detecta una factura
cuya información de compras no fue incluida en el periodo
inmediatamente anterior.
• Generalmente una factura omitida se identifica porque:
– No tiene los signos Nielsen
– Se realizó ajuste en el periodo anterior
– En el control de proveedores esta especificado como ajuste.
– En el formato de compra recordada, se registro el ajuste de acuerdo
a la fecha de la factura.
Antes de establecer el ajuste Factura Omitida (FO) tenga en cuenta que
en el período anterior se pudo haber tomado la compra a través de otro
documento (remisión, copia factura, anotaciones del colaborador, etc.)

93
Si en el periodo anterior se ajustaron los ítems de esta factura en la
fecha indicada en el documento, se debe de tener cuidado de NO
duplicar la información. Para esto proceda así:
1. LA CANTIDAD ENCONTRADA ES IGUAL A LA AJUSTADA
–Ajuste anterior 48
–Cantidad en factura omitida= 48
• En este caso coloque el símbolo de check Nielsen a la cantidad comprada, pero
no la incluya en el ítem.

94
2. LA CANTIDAD ENCONTRADA ES MAYOR QUE LA AJUSTADA
–Ajuste anterior = 48
–Cantidad en factura omitida = 72
–Cantidad a registrar como factura omitida = 24
• En este caso coloque el check Nielsen a la cantidad comprada y en el ítem
incluya la cantidad que le faltó al ajuste para igualar la compra.
3. LA CANTIDAD ENCONTRADA ES MENOR QUE LA AJUSTADA.
–Ajuste anterior = 48
–Cantidad en factura omitida = 24
• En este caso coloque el check Nielsen a la cantidad comprada, pero no la
incluya en el ítem

95
Adelanto de compras (F-160)
• Evita que el auditor tenga que revisar dos veces los mismos
documentos de compras.
• Evita pérdida de información por si se llegaran a extraviar las facturas
de la tienda.
• Registrar ajustes, cuya información se obtuvo de manera verbal del
colaborador, (ya anotada en el formato- Compras Recordadas) ya que
es más fácil que este recuerde lo que compró en los últimos 30 días
que en 60 días.
F-160
NOMBRE DE LA TIENDA:__________________________CÓDIGO:_____________DEPTO__________________ MUNICIPIO__________________LOCALIDAD_______________
AUDITOR:__________FECHA:__________ AUDITOR:__________FECHA:__________ AUDITOR:__________FECHA:__________
MD MD MD
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
ADELANTO DE COMPRAS
COMPRAS AJUSTES
PERIODO CANT
COMPRAS AJUSTES
PERIODO CANT
DESCRIPCIÓN DE
CP'S / ÍTEMS
PERIODO
COMPRAS
CANT
AJUSTES

96
Adelanto de compras (F-160)
• Facilitar que otro auditor continúe con el trabajo el mes
siguiente sin inconvenientes para realizar el IT de la
tienda.
• Tener un registro mes a mes sobre las compras directas y
los ajustes que se realizan en la tienda.
• Tener un registro sobre las cantidades ajustadas y los
tipos de ajustes que se realizan mes a mes en la tienda.

97
COMPRA RECORDADA
• El formato de Compra
Recordada es utilizado para
reportar aquellas compras que
no fueron documentadas, es
decir aquellas visitas en las
cuales no existe un documento
que amparé esas compras.
• Se realiza de manera mensual y
no importa el viaje en el que se
audita, al final el Auditor debe
reportar todos los ajustes de los
productos que estén en estudio
ya sea del viaje actual o del
siguiente (Drug o Food)
• Estas compras surgen a
través del análisis que realiza
el auditor con el control de
proveedores.
PROVEEDORES
COMPRAS RECORDADAS
(Ajustes)
FECHA
DATOS DE LAS COMPRAS DETALLE DE LAS COMPRAS RECORDADAS (AJUSTES) DESCRIPCIÓN Y
CANTIDAD

98
Pasos para la aplicación del cuadernillo de proveedores.
1o.1o. Pregunta al colaborador por las compras realizadas el día de hoy, para
asegurarte el NO INCLUIR esa mercadería en tu inventario actual
2o.2o. Agrupar las facturas por proveedor, de acuerdo al rango de fechas del
presente periodo de auditoria (se ingresan facturas de la fecha previa de
auditoria, hasta un día antes de la fecha actual)
3o.3o. Mediante los documentos, registrar el nombre de todos los proveedores de la
tienda, la frecuencia de visita y las fechas de facturas sobre calendario
respectivo.
Simultáneamente, pasar información de compras de facturas al FDC y las del
ciclo contrario ingresarlas en el formato de Adelanto de Compras (F-160) por
cada proveedor.
4o.4o. Tomar información del adelanto realizado el periodo anterior e ingresarlo al
FDC del ciclo actual.
5o.5o. Resolver todas las dudas de la documentación (Facturas sin rótulo, sin fechas,
ilegibles, etc.)

99
6º6º Comparar el número de facturas captadas vs. número de facturas
esperadas de acuerdo con la frecuencia de visitas.
Establecer así, mediante preguntas al colaborador, el número real de veces
que se le compró al proveedor.
7o.7o. De acuerdo a la información suministrada por el tendero, realizar ajustes en
los proveedores y en los ítems. Esto último debe hacerse en el formato
Compras Recordadas (Ajustes) y posteriormente ingresarlas al FDC y al
formato de Adelanto de Compras (F-160) por cada proveedor, teniendo en
cuenta siempre, el tipo de ajuste, el nombre del proveedor, la fecha en que
se ajusta y el ciclo respectivo.
8o.8o. Captar información de ajustes para proveedores que visitan la tienda, pero
no dejan facturas (vendedores ambulantes, etc.), registrando los datos en
el calendario, en el formato de Compra Recordada (Ajustes) y
posteriormente ingresarlas al FDC y al formato Adelanto de Compras (F-
160). Teniendo en cuenta, el tipo de ajuste, el nombre del proveedor, la
fecha en que se ajusta y el ciclo respectivo.

100
9º9º Si se utilizo el formato de Compras Recordadas (Ajustes) pasar dicha
información al FDC y al Adelanto de Compras (F-160)
10o.10o. Realizar el cierre y análisis de ventas, en la tienda.
Simultáneamente, consultar el Control de Proveedores de proveedores para
hacer análisis sobre fluctuaciones o ventas negativas en los ítems.
11o.11o. Determina la colaboración de la tienda así:
Compras Encontradas (Documentos) X 100
Compras Realizadas (Documentos + Ajustes)

101
• EJERCICIO PRACTICO DE CONTROL DE
PROVEEDORES
CALENDARIO PARA REGISTRAR FRECUENCIA DE COMPRAS
M ES FECHAS DE AUDITORIA A PERIODO
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
FREC
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 b)
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 c)
INIC IO DE PER IODO F IN DE PER IODO
CONT ROL D E PROVEEDORES
1
DIASP ERIODICIDA D
3 4 5
8
COM PRA E SP E RA DA CO MP RA REA LIZA DA AJUS TE RE AL IZ AD O VIS IT A SIN COM PRA
2
P ERIODICIDA D DIAS
1 2
P ERIODICIDA D DIAS
1 2
30 31 a)
6 7 8 9 10 11
27 28 29
6
23 24 25 26
13 15 16
30
10
31 a)27
14
28 2924
18
25 2621
22
22 23
23 24 25
17 18 19 2013 14 15 16
30 313 4 5 7 8 9 11 12 2826 2917 19 20 21 a)
SIMBOLOGIA
7 8 9 10 11 123
27
4 5 6
P ERIODICIDA D DIAS
1 2
19 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 10
31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6
27 28 29 3023 24 25 2619 20 21 2215 16 17 1811 12 13 147 8 9 103 4 5 6
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 a)
P ERIODICIDA D DIAS
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 2515 16 17 18 21 22 23 24
C
O
N
T
R
O
L
D
E
P
R
O
V
E
E
D
O
R
E
S
31 a)27 28 29 302619 20

102
PROVEEDORES
COMPRAS RECORDADAS
(Ajustes)
FECHA
CANTIDAD
Compra Recordada (Ajustes)
Compre todo Xedex Limón bol 500g21-Jun 24 Quik Choc. Lata 200grs48
Panadol Ex.Fte 2tabs48Alka-Seltzer 1 tab70
Deposito Genial
28-Jun Malher pollo 12grs96
30-Jun Maggi p c/f 60grs48 Maggi c/arroz 60grs48
07-Jul Sedal Melamina 350ml24 Sedal Ceramidas 200ml24
Ketchup Kern’s 500ml24
D S Q M L M M J V S D a)
b)
c)
4
2
50%293031252627282122232417181920131415169 101112
31
J 1 2 3 4 5 6 7 8
27282930232425261920212215161718111213147 8 9 103 4 5 6
Compret odo
J 1 2
2829303124252627202122231617181912131415
FRECPERIODICIDAD DIAS DE LA SEMANA
1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011X X
D S Q M L M M J V S D a)
b)
c)
4
2
50%
293031252627282122232417181920131415169 101112
31
J 1 2 3 4 5 6 7 8
27282930232425261920212215161718111213147 8 9 103 4 5 6
Dep. Genial
J 1 2
2829303124252627202122231617181912131415
FRECPERIODICIDAD DIAS DE LA SEMANA
1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1011X X

103
F-160
MD MD MD
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
DESCRIPCIÓN DE
CP'S / ÍTEMS
PERIODO
COMPRAS
CANT
AJUSTES COMPRAS AJUSTES
PERIODO CANT
COMPRAS AJUSTES
PERIODO CANT
ADELANTO DE COMPRAS
Adelanto de Compras (F-160)
Analgésicos
Panadol Extrafuerte 2 tabs nal
Antiácidos
Alka-Seltzer 1 tab. Nal.
Shampoo
Sedal Melamina bot 350ml
Sedal Ceramidas bot 200ml
805 12-Jul
J/A
X
24
12 X
X
X
12
Fa c t u r a No .
No mb r e :
Ejercicio de Cierre
Di r e c c i n :ó Capacitacion Auditores CAM'06
Fe c h a : Ni t :
436778- 914- Jun
00000564
Ca n t De s c r i p c i o n
12 Panadol Extrafuerte 2 tabs
24 Kern's Nectar 340ml
24 Alka- Seltzer Efervescente 1 tab
24 Accion limon tina 500grs
Fa c t u r a No .
No mb r e :
Ejercicio de Cierre
Fe c h a : Ni t :
436778- 905 de Julio
00000564
12 Ketchup Kern's 500grs
24 Kern's Nectar 340ml
24 Panadol extrafuerte x 2tab
24 Alka- Seltzer Eferv. 1 tab
36
48
Fa c t u r a No .
No mb r e :
Ejercicio de Cierre
Fe c h a : Ni t :
436778- 9
12 Sh. Sedal Ceramidas 200ml
24 Naturas c/hongos 113grs
12 Sh. Sedal Melamina 350ml
24 Tang sobre 45grs
24 Consome Maggi Pollo 12grs
16- Jun
00034567
12
Fa c t u r a No .
No mb r e :
Ejercicio de Cierre
Fe c h a : Ni t :
436778- 9
12 Sh. Sedal Ceramidas 200ml
24 Naturas c/hongos 113grs
12 Sh. Sedal Melamina 350ml
24 Tang sobre 45grs
12 Consome Maggi Pollo 12grs
23 junio'06
00034567
24
24

104
F-160
MD MD MD
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
F F F
M M M
DESCRIPCIÓN DE
CP'S / ÍTEMS
PERIODO
COMPRAS
CANT
AJUSTES COMPRAS AJUSTES
PERIODO CANT
COMPRAS AJUSTES
PERIODO CANT
ADELANTO DE COMPRAS
Adelanto de Compras (F-160)
Analgésicos
Panadol Extrafuerte 2 tabs nal
Antiácidos
Alka-Seltzer 1 tab. Nal.
Shampoo
Sedal Melamina bot 350ml
Sedal Ceramidas bot 200ml
805 12-Jul
J/A
48X SD
24 70SD
12 24
24
SD
SD
X
X
X
12 36
48
12
24
24
PROVEEDORES
COMPRAS RECORDADAS
(Ajustes)
FECHA
CANTIDAD
Compre todo Xedex Limón bol 500g21-Jun 24 Quik Choc. Lata 200grs48
Panadol Ex.Fte 2tabs48Alka-Seltzer 1 tab70
Deposito Genial
28-Jun Malher pollo 12grs96
30-Jun Maggi p c/f 60grs48 Maggi c/arroz 60grs48
07-Jul Sedal Melamina 350ml24 Sedal Ceramidas 200ml24
Ketchup Kern’s 500ml24

105
DIARIO DE COMPRAS
BOTTLING.

106
DIARIO DE COMPRAS BOTTLING
• El Diario de compras (Bottling) es una herramienta en la
cual se registra y se controla la información de compras
correspondiente a las clases de productos que se
estudian en este índice
• También permite hacer análisis sobre compras faltantes
de acuerdo con la frecuencia de visitas de los
proveedores

107
CP’S QUE SE MIDEN MEDIANTE EL DIARIO
DE COMPRAS
• Agua
• Jugos
• Licores
• Refrescos
• Cervezas
• Cigarros y
• Leche Líquida

108
Insista al colaborador sobre la necesidad e importancia que para nosotros tiene el obtener de
él un muy buen registro de compras en el diario. Siempre reflejando la realidad de las
compras de su negocio.
• El registro de compras en el diario debe ser realizado
por el Colaborador. Para esto es necesario explicarle
que cada vez que compre cualquiera de los productos
bajo estudio debe anotar las unidades compradas de
acuerdo a la descripción del artículo y a la fecha de
compra.

109
L M M J V S D TIENDA
FECHA COMPRAS ESPERADAS CODIGO TIPO:
STATUS COMPRAS REALIZADAS AREA
FM: COMPRAS ANOTADAS COLABORADOR
ELAPSED DAYS COMPRAS SIN REGISTRAR
PUNTOS: COMPRAS AJUSTADAS
JUST.CAL.CERO % DE COLABORACION LOCALIDAD
TOTAL OBS. PVP
OBSERVACIONES ESPECIALES: 1 OFERTA DEL FABRICANTE 2 OFERTA DE LA TIENDA 3 LUGAR PREPONDERANTE 4 REFRESCO FRIO (CP Refrescos) / CÓDIGO DE BARRAS (Otras Categorías) 5 PUBLICIDAD. Propiedad de ACNielsen Centroamérica, S.A., Estrictamente Confidencial
FRECUENCIA DE VISITAS
CONTROL DEL REGISTRO DE COMPRAS
DOMICILIO
COMPLETO
DATOS GENERALES DE LA TIENDA
DIA
Fab/Mayorist/ Distr.
REPORTE DE COMPRAS DEL COLABORADOR
DATOS DE...
RESULTADO DE LA VISITA
DEL DIA__________DE MES_______________________AL DIA__________DE MES_______________________.
DESCRIPCION DEL ITEM
FECHA
Frecuencia
de Visitas
Resultado de
la Visita
Datos Generales
De la Tienda
Anotación
de Compras
Descripción
de los ítems
(lenguaje colaborador)

110
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
INDICA EL RANGO DE FECHAS DE ACUERDO AL FDC:
12 MARZO 12 ABRIL
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J
COCA COLA 12 OZ VIDRI
COCA DOB LIT DESECH
FANTA NJA 12OZ VID
FANTA UVA 12OZ VID
PEPSI 12 OZ VIDRIO
7UP 12OZ VIDRIO
MARLBORO ROJO 20’S
BELMONT SVE C/D 20’S
24 24 24 48 48
8 8 16 8 24 24
24 12 24 12 24 12
24 12 12 12 24 12
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
40 40 40 40
20 20 30 40
INDICA LOS DIAS Y LAS FECHAS DEL SIGUIENTE PERIODO
DESCRIBE LOS ITEMS MANEJANTES DE LA TIENDA
EL COLABORADOR DEBERA ANOTAR EN EL TRANSCRUSO DEL SIGUIENTE PERIODO

111
1. Preparación del Diario de compras
a) Datos Generales de la Tienda
b) Frecuencia de Visitas
c) Fechar las visitas de los proveedores del periodo
siguiente (Fecha y Día)
d) Anotar los ítems manejantes de la tienda:
a) Utiliza lenguaje del Colaborador
b) Utiliza una hoja distinta para Cigarros
e) Solicita al colaborador que anote sus compras
PASOS PARA DILIGENCIAR EL DIARIO DE
COMPRAS BOTTLING

112
• Si luego de haber agotado todos los recursos
(persuasión, motivación, etc) para que el colaborador
llene el diario, pero finalmente él determina realizar
anotaciones en libretas, cuadernos o guardar las
facturas, el Auditor debe pasar toda la información al
diario según los productos y las fechas de compras.
COMPRAS EN EL DIARIO BOTTLING
Estos actos de compras serán considerados como
DOCUMENTADOS

113
1. Colecta y Análisis de Compras
a) Revisión de compras anotadas, de ser necesario,
pasa información de Facturas al Diario
b) Análisis de Compras faltantes, según la Frecuencia
de Visitas
c) Establecer Ajustes, anotándolos en el Diario y
encerrándolos en un círculo.
d) Completa y analiza la información solicitada en
“Resultado de la Visita”
PASOS QUE SE DEBEN APLICAR EN COMPRAS
Insista al colaborador sobre la necesidad e importancia que para nosotros tiene el obtener de
él un muy buen registro de compras en el diario. Siempre reflejando la realidad de las
compras de su negocio.

114
ANALISIS EN EL DIARIO PARA REALIZAR
AJUSTES
3. Establecer ajustes en el diario con base en las
respuestas del colaborador.
1. Las cantidades ajustadas deben ser encerradas en un
círculo, si no se realizó compra a algún proveedor en la
fecha esperada, el auditor debe registrar un “X” dentro
de un círculo, seguido de una línea hacía abajo,
incluyendo todas las presentaciones de ese proveedor.
3. Pasar información al FDC

115
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 24 24 48 48
8 8 16 8 24 24
24 12 24 12 24 12
24 12 12 12 24 12
COCA COLA 12 OZ VI DRI
COCA COLA DOBLE LI TRO
DESECH
FANTA NARANJ A 12OZ VI D
FANTA UVA 12OZ VI D
Analisis de compras:
Coca
cola:
De las 9 compras esperadas, realizadas (anotadas)
tenemos 6
SIMULACION DE ANALISIS EN EL DIARIO

116
1.1. Análisis de compras:Análisis de compras:
i) Coca Cola:
Investigar con el colaborador qué paso con las compras del 23/03, 06 y 10/04.
El colaborador indica que el 23/03 no hizo compra.
La compra del 06/Abr esta pendiente de anotarse en el Diario de Compras.
La factura del 10/04 la extravió.
Ante la respuestas del Colaborador, procede asì:
Solicita al colaborador la factura que no anoto y copiala al Diario de
Compras
Solicita que te indique la compra de cuya factura se extravió.
SIMULACION DE ANALISIS EN EL DIARIO

117
Diario de ComprasDiario de Compras
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 24 24 48 48
8 8 16 8 24 24
24 12 24 12 24 12
24 12 12 12 24 12
DESECH
FANTA UVA 12OZ VI D
Coca cola:
No se realizo compra el 23 de marzo
x
24
24
12
12
24
8
24
24
Se encuentra una factura del 6/ABR, la misma debe ser traslada al diario
por el auditor
La compra del 10/abr es indicada por el colaborador

118
Diario de Compras,Diario de Compras, Resultado de la VisitaResultado de la Visita
FECHA COMPRAS ESPERADAS
STATUS COMPRAS REALIZADAS
FM: COMPRAS ANOTADAS
JUST.CAL.CERO % DE COLABORACION
CONTROL DEL REGISTRO DE COMPRASDATOS DE...
12-
AbrAC
80331
NA
Indica la fecha en la
cual se realiza la
auditoria de la
tienda, la misma
fecha deberá
aparecer en FDC.
Coloca el Status de
la Auditoria Actual
Coloca tu código de
Auditor, asegúrate de
actualizarlo en el
FDC,
De acuerdo al FDC,
coloca los Días
transcurridos
(Elapsed Days)
Más adelante,
aprenderas como
obtener los puntos de
colaboración.

119
• Analizaremos la colaboración en función de la colecta de
compras, para ellos consideraremos los siguientes
conceptos:
– Compras Realizadas
– Compras Anotadas
– Compras Ajustadas

120
• Compras Realizadas:
– Son todos los actos de compra que realiza el colaborador, estén
o no documentados y/o anotados.
– Incluye ajustes y
– Compras registradas por el auditor
– Se cuantifican por ítem y no por proveedor,
– Ejemplo: El día de hoy se realiza una compra de al fabricante “Y”
de 5 productos distintos, tendremos compras realizadas 5.

121
• Compras Anotadas:
– Son todas las compras que registra el colaborador en el Diario de
Compras
– También se incluyen las que debe anotar el Auditor que por
alguna razón el colaborador no ha anotado
En estos casos, no se debe hacer diferencia entre lo que anota el
Colaborador y lo que anota el Auditor. Al final lo importante es
demostrar a nuestros clientes, que para asegurar la colecta de la
información, se llevan diarios de compras.

122
• Compras Ajustadas:
– Son las Compras que no aparecen registradas en el Diario de
Compras, y que además no existe un documento que certifique la
compra realizada.
– Como ya vimos anteriormente éstos se identifican mediante un
circulo, es decir por cada ítem ajustado debe existir un circulo, al
final, este dato se cuantifica sumando los ítems-compras que
están dentro del círculo.

123
Compras RealizadasCompras Realizadas
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 24 24 48 48
8 8 16 8 24 24
24 12 24 12 24 12
24 12 12 12 24 12
DESECH
FANTA UVA 12OZ VI D
0 24
24
12
12
24
8
24
24
12-
AbrAC
80331
NA
31

124
Compras RegistradasCompras Registradas
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
2 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 24 24 48 48
8 8 16 8 24 24
24 12 24 12 24 12
24 12 12 12 24 12
DESECH
FANTA UVA 12OZ VI D
0
24
24
12
12
24
8
24
24
13-
AbrAC
803
31
NA
31
27

125
Compras AjustadasCompras Ajustadas
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 24 24 48 48
8 8 16 8 24 24
24 12 24 12 24 12
24 12 12 12 24 12
DESECH
FANTA UVA 12OZ VI D
0
24
24
12
12
24
8
24
24
13-
AbrAC
80331
NA
31
27
4

126
12-Abr
AC
803
31
NA
31
27
4
87
Puntos
22
17
15
12
10
00
- 65 A 74%
- 50 A 64%
- MENOS DEL 50%
CALIFICANDO LA COLABORACION:
Facturas Registradas
- 95 A 100%
- 85 A 94%
- 75 A 84%
Utiliza la siguiente formula para
determinar el nivel de colaboracion.
Compras anotadas
Compras realizadas
* 100
17
% de Colaboración% de Colaboración
De acuerdo a la tabla, ubica el % y determina los puntos de
colaboracion
27 / 31 = 0.875 * 100 =
87%

127
• EJERCICIO PRACTICO DE DIARIO DE COMPRAS
BOTTLING.
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA

128
• Pepsi:
• Philip Morris:
El jueves 22 paso el embotellador, pero no tuve dinero.
El jueves 29 SÍ compré (1 caja de Pepsi y una de 7up) pero no me dejaron factura
Encuentras una factura correspondiente a la compra del lunes 02 de abril, en la
cual se lee que se compraron 2 cajas de pepsi vidrio 12oz.
La compra del jueves 05/abr el colaborador te indica, que compro 1 caja de pepsi y 1
caja de 7up.
Ante tu investigación el colaborador te informa que todas las semanas
Compra lo mismo.
Ejercicio: De acuerdo al caso de Coca Cola visto en la presentación, resuelve la
“falta” de compras para
Los siguientes proveedores.
ANALISIS EN EL DIARIO

129
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
40 40 40
40
20 20 30 40
PEPSI 12 OZ VI DRI O
7UP 12OZ VI DRI O
MARLBORO ROJ O 20’S
BELMONT SUAVB C/ DURA 20’S

130
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
40 40 40
40
20 20 30 40
7UP 12OZ VI DRI O
BELMONT SUAVB C/ DURA 20’S
0
24
24
48 24
24
Pepsi:
No hubo compra el 22 de marzo,
El colaborador nos indica lo que compro el dia 29 de marzo
Encontramos factura del 2 abril, el auditor debe registrarla en el diario de
compras
El colaborador nos indica la compra que realizo el dia 5/abr

131
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
40 40 40 40
20 20 30 40
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
12
BELMONT SUAVB C/ DURA
20’S
40
Philip morris:
el colaborador nos indica lo que compro el día
14/mar
7UP12OZ VI DRI O
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
0 24
24
24
24

132
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
40 40 40
40
20 20 30 40
7UP12OZ VI DRI O
20’S
0 24
24
48 24
24
40
13-
AbrAC
803
31
NA
Indica la fecha en la
cual se realiza la
auditoria de la
tienda, la misma
fecha deberá
aparecer en FDC.
Coloca el Status de
la Auditoria Actual
Coloca tu código de
Auditor, asegúrate de
actualizarlo en el
FDC,
De acuerdo al FDC,
coloca los Días
transcurridos
(Elapsed Days)
Más adelante,
aprenderas como
obtener los puntos de
colaboración.

133
Compras RealizadasCompras Realizadas
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
40 40 40
40
20 20 30 40
7UP12OZ VI DRI O
20’S
0 24
24
48
0
24
24
40
13-
AbrAC
80331
NA
24

134
Compras RegistradasCompras Registradas
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
40 40 40
20 20 30 40
7UP12OZ VI DRI O
20’S
0 24
24
48
0
24
24
40
13-
AbrAC
80331
NA
24
19

135
Compras AjustadasCompras Ajustadas
TOTAL OBS. PVP
DIA
FECHA
12 MARZO 12 ABRI L
12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
24 36 24 48 24
24 12 24 48 48
40 40 40
40
20 20 30 40
7UP12OZ VI DRI O
20’S
0 24
24
48
0
24
24
40
13-
AbrAC
80331
NA
24
19
5

136
13-Abr
AC
803
31
NA
24
19
5
79
Puntos
22
17
15
12
10
00
- 65 A 74%
- 50 A 64%
- MENOS DEL 50%
CALIFICANDO LA COLABORACION:
Facturas Registradas
- 95 A 100%
- 85 A 94%
- 75 A 84%
Utiliza la siguiente formula para
determinar el nivel de colaboracion.
Compras anotadas
Compras realizadas
* 100
15
% de Colaboración% de Colaboración
de acuerdo a la tabla, ubica el % y determina los puntos de
colaboracion
19 / 24 = 0.79 * 100 =
79%

137
METODOLOGIA STORE
CHECK

138
• Store Check (Ajustes): Es una metodología que permite obtener los
volúmenes de ventas de una tienda mediante un proceso donde se
toman dos variables (Inventario y Compras), aplicando un procedimiento
especial cuando las compras no estén completas.
• Premisas para aplicar la metodología:
• Categorías de alta rotación
• Categorías de alta frecuencia de compras
• Distribución directa y/o exclusiva de productos
• Volúmenes totales por marca homogéneos en cada compra
(similares por cada compra)
Metodología Store Check

139
Procedimiento: una vez cumplidas las premisas
• Pregunta clave: Luego de establecer las facturas faltantes, el
auditor debe investigar y establecer si efectivamente el
colaborador compró, mediante la siguiente pregunta:
•Usted dice que el Proveedor “X” le visita cada “n” tiempo,
yo debí encontrar “m” facturas, me falta la de hace “n”
tiempo, me puede decir que paso?

140
Procedimiento:
• Si la respuesta del colaborador es que no compro en esas
fechas, marcamos como no compra, de acuerdo al
procedimiento y a la herramienta de colecta. Si responde que
sí compró pero no tiene las facturas y no hay manera de
obtenerlas, se deben realizar ajustes de CE (Fabricante o
Mayorista según la fuente de abasto), considerando los
siguientes escenarios:

141
Procedimiento (continuación) considerar mismos días de la
semana:
• Facturas faltantes (excepto en la primera semana)
– Se copian de la semana inmediatamente anterior.
• Facturas faltantes en la primera semana.
– Se copia la compra de la semana siguiente.
Page 141

142
• El rango de visita de una tienda “X” es del 06-05 al 03-06, después de realizar las
preguntas al dueño o encargado, se conoce lo siguiente:
• La tienda compra tres veces por semana (lunes, miércoles y viernes)
• Se tienen todas las facturas exceptuando: dos facturas del día viernes; una
factura del día lunes y una factura del día miércoles
• De 12 probables compras, tenemos 8 facturas. De las 4 compras sin
documentos, el colaborador indica haber comprado en todas las ocasiones.
Se tiene un 67% de facturas, se puede aplicar STORE CHECK
L M M J V S D L M M J V S D
1 2 3 4 1
5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8
12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15
19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22
26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29
30
MAYO JUNIO • Inicio y Fin (Periodo de
compras)
•Factura existente
• Factura faltante

143
Ejemplo: (continuación)
• Falta la factura del día viernes 09-05, se registra copiando la factura del día viernes 16-05
• Falta la factura del día miércoles 21-05, se registra copiando la factura del día miércoles 14-05
• Falta la factura del día viernes 30-05, se registra copiando la factura del día viernes 23-05
• Falta la factura del día lunes 02-06, se registra copiando la factura del día lunes 26-05
1 2 3 4 1
5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8
12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15
19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22
26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29
30
MAYO JUNIO
• Inicio y Fin (Periodo de
compras)
•Factura existente
• Factura faltante

144
Facturas faltantes (excepto en la primera
semana)
• En este caso se tiene definido un patrón, la aplicación de
esta metodología es lógica y transparente, la compra
faltante se recupera con la factura de la compra anterior.
1 2 3 4 1
5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8
12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15
19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22
26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29
30
MAYO JUNIO
PROVEEDOR
X3
M
J
XXX
06-May 02-Jun Jun´09

145
Facturas faltantes en la primera semana
• Por corresponder a la primer compra-día de la semana,
no tenemos informacion previa, la compra faltante se
recupera con la compra siguiente
1 2 3 4 1
5 6 7 8 9 10 11 2 3 4 5 6 7 8
12 13 14 15 16 17 18 9 10 11 12 13 14 15
19 20 21 22 23 24 25 16 17 18 19 20 21 22
26 27 28 29 30 31 23 24 25 26 27 28 29
30
MAYO JUNIO
X3
M
J
XXX
PROVEEDOR
06-May 02-Jun Jun´09

146
Fab/Mayorist/ Distr. L M M J V S D TIENDA
COCA COLA X X X FECHA COMPRAS REALIZADAS CÓDIGO TIPO:
STATUS COLABORADOR
DOS PINOS X X X FM: COMPRAS AJUSTADAS
PUNTOS: % DE COLABORACIÓN
BAT X LOCALIDAD
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7
COCA COLA LATA 354ML 24 12 24 12 36 12 36 24 12 24
DOS PINOS ENTERA TETRA 1000ML 5 3 6 5 3 6 5 3 6 5
MARLBORO KS C/DURA 20PZ 5 5 5
DATOS GENERALES DE LA TIENDA
DIA
COMPRAS ANOTADAS
(AUDITOR/COLABORADOR)
PUNTOS DE COLABORACIÓN: 95 - 100%=22 puntos / 85 a 94%=17 puntos / 75 - 84%=15 puntos / 65 - 74%=12 puntos / 50 - 64%=10 puntos / menos del 50%=0 puntos
REPORTE DE COMPRAS DEL COLABORADOR
DATOS DE...
DEL DIA_____7_____DE MES___JULIO____________________AL DIA____6______DE MES______AGOSTO_________________.
DOMICILIO COMPLETO
DESCRIPCIÓN DEL ÍTEM
FECHA
FRECUENCIA DE VISITAS
CONTROL DEL REGISTRO DE COMPRAS
Metodología Store Check, Diario de Compras
36 3624 12
5 3 6
5 5

147
• Consideraciones:
• Store Check se aplica si se tiene más del 50% de Facturas del proveedor respectivo
• Es necesario toma de inventario
• La inclusión de las cifras al momento de registrar los ajustes deben realizarse como
Compra Estimada (CE) Fabricante o Mayorisa según la fuente de abasto.
• CP´s donde se puede aplicar la metodología (siempre y cuando
cumpla las premisas):
• Agua, Bebidas Energéticas, Jugos, Refrescos más Isotónicas y Leche Líquida
• Cerveza
• Cigarrillos
• Boquitas
• Yogurt y Pan de Caja (los ajustes por Store Check se registran directamente en el adelanto
de compras y no en Compra recordada, únicamente para esas dos CP´s)
• Implementación Agosto´09.

148
ACTIVIDAD DE CIERRE

149
DEFINICION E IMPORTANCIA
• Es un proceso en el cual se determinan las ventas de los
ítems de cada tienda correspondiente a cada período.
• Es una actividad de muchísima responsabilidad, ya que
allí se fundamentan los informes que la Compañía dará
a los clientes.
• No es únicamente a tomar y registrar datos; el auditor
debe tener una actitud crítica, de tal forma que
profundice en las diferentes variables.

150
APLICACIÓN DEL CIERRE
• El cierre se aplica (además de los estados IT) a los estados de cierre
PI, CTN, estos estados aunque no se establecen ventas, es
necesario aplicar la función de cierre en FDC.
• Con el fin de investigar el comportamiento de las ventas de cada
ítem, el cierre debe realizarse siguiendo el orden: item por item, Cp
por Cp, y por último desde la pantalla principal de la tienda.
• Esta actividad se debe realizar cuando el Auditor aún este dentro de
la tienda. Realizar este análisis fuera de la tienda, esta prohibido por
Nielsen, debido a los altos niveles de calidad que estamos
comprometidos a entregar a nuestros Clientes.
• Nota: Las Farmacias y Supermercados Grandes, que no se cierren
dentro, deben contar con el visto bueno del Coordinador de Campo.

151
Cierre de Tiendas
• Datos FDC
Inventario Anterior
Compras actuales
Ajustes actuales
Créditos actuales
Inventario actual
Ventas actuales
Precio Actual
Ajustes Anteriores
Compras Anteriores
Ventas 1 período
Ventas 2 períodos
Status del Ítem actual

152
Durante el cierre
de una tienda, el
FDC
automáticamente
lleva a cabo la
siguiente
ecuación
Inventario Anterior + Compras + Ajustes – Créditos
– Inventario Actual = Ventas
LAS VENTAS

153
• Resultados de ventas durante el cierre
Ventas NegativasVentas Negativas Ventas BajasVentas BajasVentas AltasVentas Altas
ANALISIS DE LAS VENTAS

154
Cierre de Tiendas
• Ventas Negativas
• Durante el inventario actual, se ha
contado mercancía de más, por
error en el levantamiento.
• Se ha incluido mercancía que
entró a la tienda, el mismo día del
inventario actual y no se registró
las compras respectivas.
• No se ha registrado las compras
correctamente o se ha omitido
alguna entrada.
• No se ha obtenido el total de los
documentos de compras.
• Falta información de compras no
documentada.

155
Cierre de Tiendas
• Ventas Altas
• Durante el inventario actual, se omitió
mercancía.
• Se registró compras fuera de la fecha de
auditoría.
• No se registró las compras correctamente,
• No se registró información de créditos.
• Un producto similar estuvo agotado.
• La temporada es propicia para la venta del
producto.
• Una tienda cercana se cerró.
• El producto llegó con oferta.
• El período anterior estuvo agotado.
• En la tienda no se volvió a comprar un producto
similar
• Se duplicó una entrada de mercancía
• El proveedor aumentó la frecuencia de visita a la
tienda.

156
Cierre de Tiendas
• Ventas Bajas
• Por no contar con el total de Compras.
• Falta obtener información del colaborador para
determinar ajustes.
• Porque el producto es de temporada y estamos fuera de
ella.
• Por problemas de abastecimiento.
• Por promoción en otros productos de la misma
categoría.
• Porque el producto estuvo agotado.
• El artículo puede estar almacenado en la bodega y no
estar expuesto en el área de ventas.
• El artículo está descontinuado.
• El proveedor disminuyó la frecuencia de visita a la
tienda.
• El proveedor no volvió a la tienda por lo que el
colaborador cambió su hábito de compra.
• Se abrió otro establecimiento similar cerca de la tienda.
• Se están realizando reparaciones locativas o en
influencia de la tienda.

157
Variables que integran el proceso de cierre
•Ajustes
•Justificaciones
•Comentarios

158
Ajustes
Los Ajustes son un proceso aritmético que se utiliza para
corregir la información de un ítem, cuando ésta se ve
afectada por problemas observados durante la Auditoría y
el análisis del Cierre de la Tienda.

159
Tipos de Ajustes
Ajustes
Modo Compras Modo Ventas
Para
Compras Negativas
Para Recuperar
Información
Para Corregir
Errores
Para Ventas =0

160
•Compras
Ajustes

161
Ajustes para recuperar información de compras
• Se utilizan para recuperar información de compras, tanto
del periodo actual como del anterior.
• Cada uno aplica según la fuente de compra, Mayorista
(AA) o Fabricante (AF):
[SD] Sin Documento
[CE] Compra Estimada
[NOP] Nota Omitida Periodo Anterior

162
Ajustes para corregir errores en Inventario
• Son ajustes que se utilizan cuando se compruebe que en el período
anterior NO se incluyó stock de mercancía en inventario, o cuando
se incluyo erradamente en un ítem equivocado.
• Este tipo de Ajustes, solamente, afecta las ventas del periodo
anterior y por ende el inventario anterior lo que a su vez provocará
un incremento en las ventas actuales por el valor del ajuste
• [EOP] Estoque Omitido Período anterior
• [CEP] Clasificación Errada Periodo anterior (Transferencia de ítem)

163
Stock Omitido (EOP)
Este ajuste se utiliza para corregir errores de omisión durante la toma de
inventarios del viaje anterior.
Por lo general, cuando se omitió mercancía en el inventario anterior, las
tendencias del viaje previo muestran incrementos en las Ventas de los ítems
donde se omitió inventario.
El Ajuste [EOP] posee una segunda función (extraordinaria) la cual es la
corrección de las tendencias de Ventas Previas, Ventas Negativas o apara
lograr Ventas 0.

164
[CEP] Clasificación Errada Periodo Anterior
(Transferencia de ítem)
• Este ajuste se debe utilizar cuando el auditor verifica que
en el período anterior se incluyó en inventario, una
cantidad en un ítem que no correspondía.
• Este ajuste aplica también en modo de Ventas

165
Para aplicar un ajuste [CEP], es necesario realizar lo siguiente:
1. Identificar el o los ítem que por error se les registró información de otro ítem.
2. Aplicar al ítem con información errónea, un crédito por la cantidad ingresada
erróneamente.
3. Registrar un Comentario para justificar el crédito (CRED-TI si el error es por
confundir cualquier característica (marca, submarca, origen, envase, etc) que no
sea peso o contenido; CRED-TI CAMBIO si el error es en la característica de
peso o contenido)
4. Transferir la cantidad del crédito del ítem erróneo, al ítem correcto, esa cantidad
se registra en la pantalla AA (Ajuste Mayorista) en el campo CEP.
Se debe realizar un comentario el campo de comentarios del ítem correcto, registra la
descripción del ítem erróneo, con el cual se realizó la transferencia de información
[CEP] Clasificación Errada Periodo Anterior
(Transferencia de ítem)

166
•Ventas
Ajustes

167
Ajustes para tiendas en Modo de Ventas
• Su objetivo principal es eliminar las compras negativas,
así como detectar todos aquellos ítems que por una u
otra situación no reportan ventas en los listados de SOT
o sus ventas son incompletas.
• Actualmente en CAM existen dos métodos para el
análisis de tiendas en modo de ventas y cierre de estas,
los métodos están en función de la colaboración que las
cadenas brindan a Nielsen.
Tiendas que permiten investigar fluctuaciones de ventas
Tiendas que NO permiten investigar fluctuaciones de ventas.

168
Comentarios Cuando se cierran tiendas en
modo de Ventas
CC1
Significa, ventas no
reportadas por la cadena
Se utiliza cuando:
•La tienda no reporto
ventas y el ítem reporta
compras negativas.
•La tienda no reporto
ventas, el ítem reporta
compras positivas.
CC2 =(cantidad )
Significa, La tienda
entrego información de
ventas sin embargo las
mismas no fueron
suficientes.
Se utiliza cuando:
•La tienda entrego
información de ventas sin
embargo el ítem reporta
compras negativas.

169
Tiendas que NO permiten investigar fluctuaciones de ventas
• Ventas = 0 y Compras Negativas.
Este procedimiento es
sencillamente quitar el
negativo en las compras;
se aplica para los
siguientes casos donde
no se reportan ventas.
Realizar una venta directa por el valor absoluto del negativo.
Realizar el comentario CC1 el cual significa, ventas no reportadas por la
cadena

170
• Ventas = 0 y Compras Positivas
Tiendas que NO permiten investigar fluctuaciones de ventas
Este procedimiento
aplica para los
siguientes casos donde
los ítems no reportan
ventas y tienen
compras positivas.
Realizar un Ajuste de VE (Venta Estimada) en la pantalla de Ajuste Fabricante (AF), por
la diferencia entre la compra actual y el corrugado inmediato superior a esta.Realizar el
comentario CC1 el cual significa, ventas no reportadas por la cadena.

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