.

1. e-Faktura i Krajowy
System e-Faktur – czyli
rewolucja w fakturowaniu
transakcji
Webinarium PwC
12 kwietnia 2021 r.

2. PwC
PwC
Agenda
2
Założenia do projektu zmian w ustawie o VAT w zakresie
e-Faktur
2
Platforma KSeF oraz struktura i zawartość e-Faktur
3
4 Wyzwania związane z wdrożeniem nowych regulacji
1 Doświadczenia PwC z wdrożeń z innych krajów
europejskich

3. Doświadczenia PwC
z wdrożeń z innych krajów
europejskich
1

4. PwC
E-faktury dla B2B – perspektywa UE
Estonia
Brak obowiązku w schemacie B2B – w razie
zastosowania, fakturowanie następuje poprzez
państwową platformę.
Francja
Wdrożenie obowiązku e-fakturowania dla
transakcji B2B planowane od 2023r.
Hiszpania
Brak obowiązku w schemacie B2B – w razie
zastosowania fakturowanie następuje poprzez
państwową platformę. Obligatoryjne w
schemacie B2G.
Włochy
Obligatoryjne e-fakturowanie dostaw w
schematach B2B – oraz B2G i B2C. Faktura
ustrukturyzowana wysyłana jest poprzez
państwową platformę.

5. Założenia do projektu
zmian w ustawie o VAT
w zakresie e-Faktur
2

6. PwC
• Projektowana ustawa ma wprowadzić możliwość
wystawiania faktur ustrukturyzowanych
• Faktura ustrukturyzowana ma stanowić jedną
z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji.
• Faktury ustrukturyzowane mają być wystawiane
i otrzymywane przez podatników za pośrednictwem
systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu
e-Faktur
Zgodnie z uzasadnieniem projektu ustawy, celem zmian jest:
• Wzmocnienie kontroli nad prawidłowością rozliczania VAT
• Uproszczenie procesu kontroli rozliczeń
• Ograniczenie nieprawidłowości w rozliczaniu VAT
• Ograniczenie nieuczciwej konkurencji
Założenia i cel zmian (1/2)
6
Główne założenia Cel zmian

7. PwC
PwC
Wejście w życie Założenia i cel zmian (2/2)
Początkowo, stosowanie faktur ustrukturyzowanych ma być
dobrowolne (wymagana jest akceptacja odbiorcy).
2
Od roku 2023 podatnicy mają być jednak obowiązani do
dokumentowania obrotu wyłącznie fakturami
ustrukturyzowanymi.
3
1 Posługiwanie się fakturami ustrukturyzowanymi ma być
możliwe od 1 października 2021 r.
7

8. PwC
PwC
Czym jest faktura ustrukturyzowana?
8
Faktura ustrukturyzowana ma stanowić jeden z rodzajów
faktury elektronicznej.
Faktura ustrukturyzowana ma być wystawiana i otrzymywana:
W postaci elektronicznej
Za pomocą oprogramowania interfejsowego
Zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego
Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną i otrzymaną w dniu przydzielenia
przez System numeru identyfikującego fakturę w systemie.
Zgodnie z projektowaną definicją, faktura ustrukturyzowana ma oznaczać
“fakturę elektroniczną, wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur”
(projektowany art. 2 pkt 32a ustawy o VAT)

9. PwC
PwC
Korzyści ze stosowania e-Faktur
9
Wcześniejszy zwrot VAT (w 40 dni) – przy spełnieniu określonych warunków
Zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści
i czytelności faktury ustrukturyzowanej, gdy do jej wystawiania wykorzystuje się
Krajowy System e-Faktur
Zwolnienie z obowiązku przesyłania na żądanie organów podatkowych JPK_FA –
w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane
Przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w Systemie przez 10 lat
Odejście od nowych zasad w zakresie dokumentacji przy dokonywaniu korekt
in-minus

10. PwC
Pytanie 1

11. PwC
PwC
Czy rozważacie Państwo wdrożenie faktur
ustrukturyzowanych w “okresie
przejściowym”?
11
Tak, rozważamy taką opcję ze względu na ułatwiony obieg
dokumentów i zwiększenie pewności obrotu
Nie, wymaga to zbyt wielu nakładów
C
Nie, korzyści nie są wystarczające
D
E Nie, z innych powodów
A Tak, rozważamy taką opcję ze względu na proponowane
korzyści
F Kwestia ta nie była jeszcze analizowana
B

12. Platforma KSeF oraz
struktura i zawartość
e-Faktur
3

13. PwC
PwC
Krajowy System e-Faktur – zastosowanie i cel
platformy
13
Krajowy System e-Faktur ma być ogólnopolskim systemem
teleinformatycznym służącym do:
Wystawiania
Przesyłania
Otrzymywania
Walidowania
Analizy i kontroli prawidłowości przekazywanych danych
Przechowywania faktur ustrukturyzowanych
Cele:
1 Podatnik – ułatwienie
w kontrolowaniu przepływu
wystawianych i otrzymywanych
faktur.
2 Ministerstwo – wzmocnienie
kontroli prawidłowości
rozliczania podatku VAT.

14. PwC
PwC
Podmioty uprawnione do korzystania z KSeF
14
Dostęp do KSeF wyłącznie dla podmiotów uwierzytelnionych za pomocą:
• Podpisu kwalifikowanego – wystawiany na osobę fizyczną, lub
• Podpisu zaufanego – zakładany również na firmę
Wymagane złożenie zawiadomienia o podmiotach uprawnionych do korzystania
z wybranych funkcjonalności KSeF
Nabywca musi wyrazić zgodę na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych
Opcja anonimowego dostępu do pojedynczej faktury ustrukturyzowanej

15. PwC
Krajowy System e-Faktur – planowane działanie platformy
15
API
• Przygotowanie faktury
w programie
finansowo-księgowym bądź
w aplikacji e-Mikrofirma
• Uwierzytelnienie w KSeF
• Przesłanie faktur
ustrukturyzowanych za
pośrednictwem API
Faktura
Powiadomienie
Powiadomienie
Wystawca faktury
Odbiorca faktury
• Walidacja zgodności z udostępnionym wzorem
• Jeśli poprawna: Komunikat o nadaniu numeru (data nadania =
data wystawienia = data otrzymania)
• Jeśli niepoprawna: Komunikat o odrzuceniu
• Przeglądanie faktur
• Konwersja do pdf
• Powiadomienie o braku dostępu do KSeF (awaria systemu
bądź brak odpowiednich uprawnień)
KSeF

16. PwC
PwC
Zakres danych wykazywanych w e-Fakturach
Po części, zakres pokrywa się z danymi zawartymi w JPK_FA(3) oraz w JPK_V7,
jednak występują istotne różnice, m.in. w sposobie prezentacji. Przykład:
oznaczenia kodów GTU oraz niektórych procedur na poziomie wiersza faktury.
Szczegółowe dane w zakresie warunków rozliczenia oraz transakcji – m.in.
warunki stosowanych INCOTERMS, rodzaj zastosowanego transportu, dane
dotyczące przewoźnika.
Informacje w zakresie zobowiązań akcyzowych.
Dodatkowe adnotacje dotyczące faktur.
Dane w zakresie płatności – m.in. znacznik informujący czy dana płatność została
uiszczona, data płatności, forma płatności, numer rachunku bankowego.

17. Wyzwania związane
z wdrożeniem nowych
regulacji
4

18. PwC
Jeden format Faktury
Wiele formatów Faktur
Obecny i potencjalny docelowy model obiegu faktury
18
Obecny model Potencjalny docelowy model
Papierowy
Elektroniczny Ustrukturyzowany
Spójny sposób wysyłki
Wielokanałowość wysyłki
Zapewnione przez KSeF
Zapewnia podatnik
Autentyczność pochodzenia, integralność treści ,czytelność, w podziale na okresy rozliczeniowe, łatwe do odszukania, bezzwłoczny dostęp dla
administracji skarbowej
JPK_V7 JPK_V7
Odbiorca
Faktury
Wystawca
Faktury
Odbiorca
Faktury
Wystawca
Faktury
Portal
KSeF
XML XML/PDF
• Email,
• Poczta tradycyjna,
• EDI,
• Portal komercyjny

19. PwC
Jak operacyjnie przygotować się do projektu wdrożenia e-Faktur
19
1 Analiza doświadczeń z poprzednich wdrożeń, uporządkowanie wiedzy i zebranych doświadczeń z implementacji JPK_V7 lub
JPK_FA3 w celu identyfikacji wyzwań przy wdrażaniu e-Faktur.
2 Analiza stanu faktycznego, identyfikacja źródeł danych potrzebnych do stworzenia e-Faktury, rozmowy z kontrahentami, identyfikacja
kluczowych zmian procesów wystawiania i odbierania faktur pod kątem wdrożenia e-Faktur
3 Przegląd dostępnych rozwiązań i podjęcie decyzji o technicznym modelu wdrożenia e-Faktur, decyzja czy wdrożenie w ramach
własnych zasobów organizacji czy przez zewnętrznych konsultantów, wybór narzędzia, analiza kosztów, korzyści i ryzyk
4
Wdrożenie e-Faktur, pozyskanie zgody klientów na wystawianie e-Faktur, wdrożenie narzędzia lub rozwiązania w ERP do
przygotowywania e-Faktur, połączenie z API MF, powiadomienie naczelnika US o osobach uprawnionych do dostępu do KSeF, zmiany
w procesach zakupu, sprzedaży, raportowania V7

20. PwC
Najważniejsze aspekty systemowe
20
Możliwe rozwiązania systemowe do e-Faktur
Wdrożenie rozwiązania do
generowania e-Faktur na systemie
ERP (rozwiązanie dostarczane
przez dostawców ERP)
Wdrożenie dedykowanej platformy
zintegrowanej z ERP do generowania
e-Faktur, ich odbierania oraz
weryfikacji i uzgodnienia z JPK
Zmiana procesu fakturowania/sprzedaży
Zmiana procesu zakupu
Bieżąca identyfikacja danych podatkowych potrzebnych do e-Faktur
Uzgodnienie z JPK V7
Integracja z Portalem KSeF (w czasie rzeczywistym)

21. PwC
System ERP przedsiębiorcy z opcją e-faktur
System finansowo-księgowy a e-Faktury
21
Zarządzanie
wysyłką
i odbiorem
KSeF
Wystawianie
faktury
Odebranie
faktury
Księgowanie XML faktury
dane podatkowe
dane podatkowe
Dane do faktury
Dane do
księgowania
Zamówienia
Zamówienia XML faktury
dane podatkowe
dane podatkowe
JPK_V7
Żądanie odebranych
faktur
Odebrane faktury
(xml)
Wysyłka faktur (xml)
przez API
Odbiór potwierdzeń
wysyłki

22. PwC
e-Faktury – wyzwania i szanse
22
Konieczność przebudowy architektury systemów finansowo-księgowych
Konieczność bieżącej identyfikacji danych dostępnych poza systemami finansowo-księgowymi
Uzgodnienie raportowanych informacji w e-Fakturach z JPK V7
Konieczność przekazywania informacji do celów podatkowych w czasie rzeczywistym
Zmiany w procesach sprzedażowych i zakupowych
Budowa integracji z KSeF i zarządzanie błędnie zwalidowanymi danymi do e-Faktur
Skrócenie obiegu faktury
Pozyskiwanie na bieżąco informacji do celów finansowych i zarządczych - model raportowania real-time
Możliwość pełnej automatyzacji księgowań
Pełna informacja podatkowa dot.zakupu
Oszczędność czasu przy zamknięciu miesiąca
Spełnienie warunków z Ustawy o VAT dotyczących faktur (m.in. autentyczność pochodzenia, integralność treści, przechowywanie)

23. PwC
Pytanie 2

24. PwC
PwC
Co uważacie Państwo za największe wyzwanie
w ramach projektu e-Faktur?
Konieczność zaangażowania zespołów z wielu różnych
działów
B
Konieczność przebudowy architektury obecnych systemów
finansowych
C
D Zmianę procesów zakupu i sprzedaży
A Pozyskiwanie na bieżąco właściwych danych podatkowych
do przygotowania xml-a

25. PwC
e-Faktury – nasze wsparcie
25
Wsparcie techniczne i analityczne Wsparcie merytoryczne
• Analiza procesów tworzenia faktur w systemach ERP pod
kątem identyfikacji wymagań
• Wsparcie analityczne i techniczne przy mapowaniu danych
do struktury e-Faktur
• Udostępnienie narzędzia PwC pozwalającego na
generowanie i przesyłanie faktur ustrukturyzowanych do
KSeF
• Doradztwo wdrożeniowe i procesowe przy implementacji
rozwiązań wewnętrznych
• Analiza procesów podatkowych pod kątem prawidłowości
raportowania danych w strukturze e-Faktur
• Wsparcie merytoryczne przy raportowaniu danych
w e-Fakturze
• Analiza merytoryczna poprawności raportowania
w formie e-Faktur
• Wsparcie w zakresie tworzenia / weryfikacji postanowień
umownych z kontrahentami

26. PwC
Zapraszamy do kontaktu
Magdalena Brzuszczyńska
Manager
+48 519 508 295
magdalena.brzuszczynska@pwc.com
Anna Bakera
Manager, IT implementation
+48 519 506 426
anna.bakera@pwc.com
Andrea Werner Beilin
Senior Manager
+39 02 9160 5725
andrea.werner.beilin@pwc.com
Wojciech Gede
Senior Manager
+48 519 506 882
wojciech.gede@pwc.com

27. pwc.com
Dziękujemy za
uwagę!
© 2021 PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. Wszystkie prawa zastrzeżone. W tym dokumencie nazwa "PwC" odnosi się do
PricewaterhouseCoopers Polska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością sp.k. - z siedzibą w Warszawie, adres: ul.Polna 11, 00-633 Warszawa, KRS 0000270501, NIP 7010051646,
REGON 140816658, posiadająca status dużego przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych, której
akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy KRS - firmy wchodzącej w skład sieci PricewaterhouseCoopers International
Limited, z których każda stanowi odrębny i niezależny podmiot prawny. Niniejsza treść ma charakter ogólny i nie powinna być używana jako odpowiednik konsultacji z profesjonalnymi
doradcami. W PwC naszym celem jest budowanie zaufania wśród społeczeństwa i odpowiadanie na kluczowe wyzwania współczesnego świata. Jesteśmy siecią firm działającą w 157
krajach. Zatrudniamy ponad 276 tysięcy osób, dostarczających naszym klientom najwyższą jakość usług w zakresie audytu, doradztwa biznesowego oraz doradztwa podatkowego
i prawnego. Dowiedz się więcej na www.pwc.pl.