1. 1
PPM ÁGIL - Gerenciamento ÁGIL do
Portfólio de Projetos
Formato online
www.portfolioexpert.com.br/ppm
Norberto Almeida, PhD, PMP
norberto.almeida@portfolioexpert.com.br
norberto.o.almeida@gmail.com

2. 2
Objetivos da Apresentação
▪ Por que Ágil?
▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos
como diferencial competitivo das organizações.
▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de
portfólio simplificada e eficiente..

3. 3
1. CANAL NO YOUTUBE (PORTFOLIO EXPERT)
2. LINKEDIN – PORTFOLIO EXPERT E NORBERTO
ALMEIDA
3. PÁGINAS DO FACEBOOK – PORTFOLIO EXPERT E
NORBERTO ALMEIDA
4. GRUPO NO FACEBOOK – PPM – PROJECT
PORTFOLIO MANAGEMENT
5. CANAL NO YOUTUBE (PROJETOS E TI
YOUTUBE.COM/USER/CANALPROJETOSETI)
3
Convites

4. 4
POR QUE ÁGIL?
UMA ABORDAGEM LEAN E AGILE
4

5. 5
O objetivo do lean thinking é criar um fluxo
contínuo de entrega de valor ao cliente,
reduzindo ao máximo a perda dos recursos
organizacionais no menor tempo possível
(Womack e Jones, 1996).
Lean Thinking
5

6. 6
Lean Portfolio Management
6
1. Defina o
que é valor
com o cliente
2. Mapeie e
priorize o
fluxo de
geração de
valor
3. Crie um
fluxo
contínuo de
valor
4. Responda
às demandas
do cliente
5. Busque a
perfeição
Adaptado de Lean Project Management
(Womack e Jones, 1996)

7. 7
1. Defina o que é valor com o cliente;
2. Mapeie e priorize o Fluxo de Geração de Valor;
3. Crie um fluxo contínuo de valor: Elimine os desperdícios,
focando nos projetos que agregam valor ao cliente ou são
necessários para a manutenção do negócio, otimizando a
utilização dos recursos organizacionais;
4. Responda às demandas do cliente (produção puxada). O
cliente puxa o fluxo de valor, reduzindo a necessidade de
projetos e outros trabalhos que não são necessários aos
negócios;
5. Busque a perfeição. Melhoria contínua do Portfólio na
adequação às mudanças e busca da otimização dos
resultados.
Princípios da Gestão Agil do Portfólio
7
Lean Portfolio Management
Adaptado de Lean Project Management
(Womack e Jones, 1996)

8. 8
1. Os objetivos estratégicos devem ter prioridade sobre os objetivos individuais dos
projetos;
2. Elimine os desperdícios, focando no que agrega valor ao cliente, priorizando os
projetos e otimizando a utilização dos recursos organizacionais;
3. Nivele a utilização dos recursos estratégicos nos projetos, criando metas e
objetivos realistas para o portfólio;
4. Foco nas pessoas e nas interações e não nos processos e ferramentas. Empodere
os colaboradores, garantindo a cooperação, o respeito e a integridade;
5. Desenvolva as equipes, fornecendo o aprendizado contínuo e desenvolvendo a
cultura e a filosofia lean;
6. Pratique a simplicidade e utilize modelos visuais que facilitem a tomada de decisão
e o alcance dos resultados;
7. Crie uma cultura de perfeição, evitando o retrabalho e o trabalho duplicado,
praticando a melhoria contínua e o erro zero.
8. Forneça, em períodos curtos, indicadores que facilitem a tomada de decisão e
implemente as ações rapidamente.
9. Tenha uma rápida adaptação as mudanças, não adianta concluir projetos que já
não servem mais;
10. Crie uma organização de aprendizagem, com a gestão do conhecimento, pois os
projetos são temporários, mas o portfólio é contínuo.
Os 10 mandamentos da Gestão Agil do Portfólio
8 Adaptado de Lean Project Management (1996) e Manifesto Ágil (2001)

9. 9
Necessidades de Negócio
Planejamento
Estratégico
e/ou
Propostas de valor
e Atividades Chave
Objetivos
Soluções,
Produtos e
Serviços
Sucesso
Gestão profissional
9

10. 10
Pilares do Gerenciamento Profissional do Portfólio
10

11. 11
PMI’s Pulse of the Profession 2017 – Alguns Findings
❖ Ainda é perdido US$ 97 Mi para cada US$ 1 Bi investido – 9,7%
Resultado Empresas da Alta
Maturidade
Empresas de Baixa
Maturidade
Percentual médio de projetos
completados dentro do prazo
88% 24%
Percentual médio de projetos
completados dentro do orçamento
90% 25%
Percentual médio de projetos que
alcançaram seus objetivos de negócio
92% 33%
Percentual médio de projetos com
problemas de escopo
28% 68%
Percentual médio de projetos que
falharam
6% 24%
Percentual médio do orçamento
perdido com as falhas dos projetos
14% 46%

12. 12
Maturidade x Sucesso

13. 13
PPM Ready
A avaliação envolve 3 etapas muito simples:
1 - Categorização da Organização e do Respondente
2 - Avaliação de prontidão
3 - Diagnóstico e Plano de Ação
Executando o plano de ação proposto pela ferramenta haverá uma
melhora na prontidão da sua organização e consequentemente nos
resultados alcançados pelos projetos.
Avalie Gratuitamente sua Organização:
http://www.portfolioexpert.com.br/ppmready
13

14. 14
PPM Ready – Etapa 1
14

15. 15
PPM Ready – Etapa 2
15

16. 16
PPM Ready – Etapa 3
16

17. 17
Processos da Metodologia Simplificada
Grupos de Processos
Área de
conhecimento
Definição Alinhamento
Autorização e
controle
Gerenciamento da
Estratégia do
Portfólio
1. Abrir o portfólio
Gerenciamento da
governança do
portfólio
2. Definir o portfólio 4. Otimizar o portfólio
5. Autorizar o
portfólio
3. Desenvolver o plano
de gerenciamento do
portfólio
Gerenciamento do
desempenho do
portfólio
7. Gerenciar a execução
do portfólio
6. Reportar o
desempenho
do portfólio
Fonte: Adaptado de Almeida, Felipe ; Almeida, Norberto (2013)

18. 18
Fluxo da Metodologia Simplificada

19. 19
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

20. 20
Ofertas disponíveis até amanhã
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Novos treinamentos em breve!

21. 21
PPM Agile
Canvas
PM Agile
Canvas
Status Report
Canvas
Dashboard
XAgile PPM

22. 22
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

23. 2323
Por que? O que?
Quem? Como?
Quando e
Quanto?
XAgile PPM Canvas

24. 24
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

25. 25
Inventariar os componentes candidatos ao Portfólio
Final
do
Ciclo
Projetos em Andamento
Projeto
C
Projeto
D
ProjetosCandidatos
Projeto
A
Projeto
B
Projeto
A
Projeto
B
Projeto
C
Projeto
D
Inventário de Projetos

26. 26
Project Canvas
26
Por que? O que?
Quem? Como?
Quando
e
Quanto?
Adaptado de José Finocchio Júnior (2013)

27. 27
AHP – Projetos Priorizados
PROJETO
Aumentar o
Market Share nos
mercados
existentes
Expandir em
Novos Mercados
e Segmentos
Melhorar a
Satisfação
do Cliente
Melhorar a
Satisfação dos
Colaboradores
Grau de
Importância
% de
Importânci
a
Ranking de
Importância
Importância do critério 58,54% 25,88% 10,80% 4,77%
1 Implantação de Sistemas de Informações de
Gestão do Portfolio
3 3 9 6 0,0701 7,01% 6
2
Capacitação da Empresa em Lean Project
Management 1 3 6 1 0,0361 3,61% 12
3 Criação de treinamentos online de alta qualidade 9 9 6 1 0,1539 15,39% 1
4
Pesquisa de Mercado sobre as necessidades dos
clientes 3 6 9 0 0,0760 7,60% 5
5 Capacitação e certificação dos colaboradores em
Metodologias Ágeis de Gestão de Projetos
3 3 9 6 0,0701 7,01% 6
6 Implementar uma Plataforma Digital de
Relacionamento com o Cliente
3 1 9 0 0,0529 5,29% 11
7 Implantar o Escritório de Projetos Executivo 3 3 3 6 0,0604 6,04% 8
8
Implantar um Plataforma de Ensino à Distância
(EAD) 9 9 3 3 0,1517 15,17% 2
9 Implantar Programa de Desenvolvimento dos
Colaboradores
3 1 3 9 0,0552 5,52% 9
10 Desenvolver Campanha de Marketing
Convencional e Digital
9 6 1 0 0,1307 13,07% 3
11 Implantar uma Plataforma de Gamificação 3 9 6 3 0,0890 8,90% 4
12 Desenvolver parcerias com empresas de alta
qualidade complementares aos nossos serviços
3 3 3 1 0,0538 5,38% 10
TOTAL 52 56 67 36 1,0000 100%
((3/52)*0,5854+
(3/56)*0,2588+
(9/67)*0,1080+
(6/36)*0,0477) / 4

28. 28
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

29. 29
3: Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Portfólio
Este é o processo responsável por garantir um plano consistente e
integrado para o efetivo gerenciamento do portfólio a ser executado,
tendo como referência o planejamento estratégico, seus objetivos e
suas premissas e restrições. Alguns exemplos de documentos para
melhor entendimento deste processo:
• Modelo de Governança do Portfólio;
• Programação de Prazos e Investimentos do Portfólio;
• Matriz de riscos do portfólio;
• Matriz de comunicação do portfólio.

30. 30
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

31. 3131
Criação de Cenários – Cenário 3 - Restrição R$ 8 Mi

32. 32
Comparação dos Cenários
32
Cenário Investimento
R$ Mi
% Valor
Estratégico
Projetos
Retirados
Linha de Base 9650 100,00% -
1 7850 81,28% 3 e 9
2 7950 83,03% 5 e 10
▪ Restrição Orçamentária: R$ 8 Mi
1,00
1,20
1,40
1,60
1,80
2,00
2,20
0,0% 2,0% 4,0% 6,0% 8,0% 10,0% 12,0% 14,0% 16,0% 18,0% 20,0%
Lucratividade
Valor Estratégico
Investimento
Prj 1
Prj 2
Prj 3
Prj 4
Prj 5
Prj 6
Prj 7
Prj 8
Prj 9
Prj 10
Prj 11
Prj 12

33. 33
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

34. 34
▪ Autorizar o Portfólio significa obter a autorização para a
programação estabelecida para o próximo ciclo de execução.
▪ Deve envolver os principais tomadores de decisão
responsáveis finais pelos projetos do portfólio.
▪ Geralmente são criados Comitês de Gerenciamento de
Portfólio (CGP), responsáveis por definir, acompanhar e
autorizar mudanças na programação estabelecida.
▪ Este Comitê costuma ser formado por componentes da Alta
Administração e deve ter um modelo de gestão, definindo
alçadas, reuniões regulares e responsabilidades.
Autorizar o Portfólio

35. 35
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

36. 36
Modelo de Relatório de Desempenho do Portfólio
36
DashBoard do Portfólio

37. 37
Relatório de Acompanhamento
do Projeto (RAP)
Status Report Canvas
(SR Canvas)

38. 38
Acompanhamento do Projeto – Status Report Canvas
Modelo dos 4 P’s

39. 39
Status Report Canvas 2

40. 40
1. Abertura
do Portfólio
2. Definição do Portfólio
3.Planejamento
do Portfólio
6. Reporte do
Desempenho do
Portfólio
(1-4 Semanas)
7.
Gerenciamento
da Execução do
Portfólio
Ciclo completo
do Portfólio
Novo Ciclo do Portfólio (6-12 Meses)
5. Autorização do
Portfólio
Project A
Project D
Project F
4. Otimização
do Portfólio
C
A B
Infos dos
Projetos
Execução do Portfólio
Revisão do Portfólio (3-6 Meses)
C
C1(15)
C2(10)
C3(7)
P1 200
P2 170
P3 240
Inventário Definição e
priorização dos
critérios
Avaliação do
Inventário
XAgile PPM

41. 41
Gerenciar a execução do portfólio
▪ Gerenciar a execução dos projetos: Avaliar periodicamente a utilização dos
recursos, cronograma e orçamento, bem como se o valor do portfólio está sendo
alcançado, visando analisar os resultados, a demanda necessária e a disponibilidade de
recursos, garantindo desta forma a viabilidade contínua do portfólio e recomendando
suas devidas otimizações;
▪ Gerenciar mudanças na estratégia: Avaliar periodicamente se houve alterações na
estratégia da empresa que devem ser refletidas no planejamento e acompanhamento
do portfólio;
▪ Gerenciar os riscos do portfólio: Executar o plano de gerenciamento de riscos e
reavaliar periodicamente os riscos do portfólio, suas ocorrências e respostas, através da
identificação, análise qualitativa e quantitativa e respostas aos riscos;
▪ Gerenciar a comunicação do portfólio: Coletar, distribuir e armazenar as
informações contidas no plano de gerenciamento da comunicação do portfólio,
garantindo a satisfação das partes interessadas com os requisitos de comunicação do
projeto.

42. 42
Ex.: Remanejamento do Orçamento
42

43. 43
Ofertas disponíveis até amanhã
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Novos treinamentos em breve!

44. 44
Validação dos Objetivos da Apresentação
44
▪ Por que Ágil?
▪ Apresentar a Gestão Estratégia do Portfólio de Projetos
como diferencial competitivo das organizações.
▪ Apresentar uma metodologia de gerenciamento de
portfólio simplificada e eficiente..

45. 45
Obrigado!
“Um homem que não se alimenta de
seus sonhos envelhece cedo”
(William Shakespeare)
Norberto Almeida, PhD, PMP
norberto.almeida@portfolioexpert.com.br
norberto.o.almeida@gmail.com