Diese Präsentation wurde erfolgreich gemeldet.
Wir verwenden Ihre LinkedIn Profilangaben und Informationen zu Ihren Aktivitäten, um Anzeigen zu personalisieren und Ihnen relevantere Inhalte anzuzeigen. Sie können Ihre Anzeigeneinstellungen jederzeit ändern.

Strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli

2.512 Aufrufe

Veröffentlicht am

Veröffentlicht in: Leadership & Management
  • Als Erste(r) kommentieren

  • Gehören Sie zu den Ersten, denen das gefällt!

Strategian ja projektien kytkentä – mikä on projektisalkun rooli

  1. 1. 1 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Strategian ja projektien kytkentä –mikä on projektisalkun rooli? Lassi Lindblom 21.1.2012
  2. 2. 2 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Keskustelu •Mistä yrityksen johto tietää: –Onko yrityksen strategia toteutumassa? –Toteuttavatko kaikki kehityspanostukset ja investoinnit strategiaa?
  3. 3. 3 © Suomen Projekti-InstituuttiOy K: Mihin projektijohtamista (projektinhallinta, hanke/ohjelmajohtaminen, projektisalkunhallinta) tarvitaan?
  4. 4. 4 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Mitä on projektisalkunhallinta? •Organisaation projektisalkkukoostuu kaikista samanaikaisesti käynnissä olevista projekteista ja projekti- ideoista. Salkun projektit jakavat viime kädessä samat organisaation strategiset tavoitteet ja kilpailevat samoista resursseista. •Projektisalkunhallinnallatarkoitetaanprojekti- toiminnankokonaisvaltaistajohtamistapaa, jossa projekteja tarkastellaan strategiaa toteuttavina projektisalkkuina. •oikeisiin asioihin investoiminen •oikeiden projektien valinta •resurssien varmistaminen valituille projekteille •päätöksenteon tekeminen näkyväksi
  5. 5. © Suomen Projekti-Instituutti Oy 5 Projektisalkunhallinnan tavoitteet Esim. • Riskitaso • Tuotto • Projektin kesto • Projektityyppi • Kohdemarkkinat Cooper R, Edgett S, Kleinschmidt E. Portfolio management In new product development: Lessons From the leaders I. Research technology management 1997, Vol.40(5). Salkun strategianmukaisuus Salkun tasapaino Salkun maksimaalinen arvo
  6. 6. 6 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projektisalkku on kuin kaupan hedelmätiski...
  7. 7. 7 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projektien luokitus ja jäsentely, projektitietokanta Valvonta ja ohjaus (Ohjausryhmätyö) Resurssienhallinta Valinta •Priorisointi •Päätöksen- tekoprosessi •Arviointi Jälki- seuranta •Oppiminen •Hyödyt Projektisalkun johtaminen
  8. 8. 8 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Esimerkki: Projektisalkun strategisen tasapainon tarkastelu Plan Current Strateginen alue 1 Strateginen alue 2 Strateginen alue 3 Strateginen alue 4 Suunnitelma Nykyinen Jako: a)Projektien budjetti / strateginen alue tai a)Projektien määrä / strateginen alue Strateginen alue 1 Strateginen alue 2 Strateginen alue 3 Strateginen alue 4
  9. 9. 9 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projekti on investointi + Aika Aikataulu Hyötytavoitteet = MIKSI (esim. uuden tuotantoprosessin tuomat kustannussäästöt) Projektin kustannus- arvio Projektin tuotokset = MITÄ (esim. uusi tuotantoprosessi, jota varten tarvitaan myös uusi tietojärjestelmä) Arvo Aika Kustannukset ja resurssit Laajuus ja laatu Projektinhallinnan menestystekijät Projektin arviointi: 1. Hyödyt 2. Panokset 3. Riskit Projekti = MITEN
  10. 10. 10 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projektien arviointinäkökulmat Projektin tulos / tuote Projektin toteutus Riskit ja mahdollisuudet Vaikutukset Panostukset eli resurssit ja niiden saatavuus Aika, raha, henkilötyötunnit, laitteet, tilat.. Tuotokset ja vaikutukset Rahallinen tuotto, asiakashyödyt,strategiset hyödyt, osaamisen kehittyminen… Riskit ja mahdollisuudet Toteutuksen riskit Tuotoksen/ vaikutusten riskit Avautuvat mahdollisuudet
  11. 11. 11 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Pisteytysmalli arviointityökaluna: esimerkki Kriteeri Painoarvo Taloudellinenhyöty 25 % Asiakashyödyt 10 % Prosessienjatoimintatapojenkehitys 5 % Oppiminen 5 % Rahallinenpanostus 15 % Henkilötyömäärä 10 % Projektinkesto 20 % Projektinriskitaso 10 % TUOTOS PANOS RISKI Lähde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta
  12. 12. 12 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Esimerkki: projektin pisteytystuloksen laskeminen Pakollinen projekti? EI Strategian mukainen? ON paino kertaa piste- määrä Taloudellinenhyöty 0,25 x 2 = 0,50 Asiakashyödyt 0,1 x 4 = 0,40 Prosessien ja toiminta- tapojen kehitys 0,05 x 5 = 0,25 Oppiminen 0,05 x 3 = 0,15 Rahallinen panostus 0,15 x 3 = 0,45 Hlötyömäärä 0,1 x 4 = 0,40 Projektin kesto 0,2 x 4 = 0,80 Projektin riskitaso 0,1 x 3 = 0,30 3,25 Painotettukeskiarvo(tulojensumma): Lähde: Lehtonen; Lindblom; Simonen; Korpinen: Projektisalkunhallinta
  13. 13. 13 © Suomen Projekti-InstituuttiOy
  14. 14. 14 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Keskustelu –pisteytysmallin painotus eri tilanteissa Mitä asioita tulisi arvottaa muita tärkeämmiksi pisteytyskriteereiksi seuraavissa tilanteissa? •Yrityksen strategia: Paras tuote •Yrityksen strategia: Kustannusjohtaja •Markkinatilanne: Laskusuhdanne, yrityksellä hyvä maksuvalmius ja vahva tase •Markkinatilanne: Laskusuhdanne, yrityksellä kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase •Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksellä hyvä maksuvalmius ja vahva tase •Markkinatilanne: Noususuhdanne, yrityksellä kyseenalainen maksuvalmius ja vahva tase
  15. 15. 15 © Suomen Projekti-InstituuttiOy X Y Z kapasiteetti Projekti Henkilöresurssit asettavat rajoitteen salkunhallinnalle aika Yhteenlaskettukuormitus aika
  16. 16. 16 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projekti 1 Projekti 2 Projekti 3 Projekti 4 Projekti 1 Projekti 2 Projekti 3 Projekti 4 Resurssit Resurssit t t Keskustelu: mitä eroa on oheisilla karkeilla neljän projektin toteutusskenaarioilla?
  17. 17. 17 © Suomen Projekti-InstituuttiOy ABC Projektimalli™ Salkunhallinnan taso Projektijohtamisen taso Projektityöntoteutustaso G0 G1 G2 G3 G4 Projektintuotos MS MS Toteutusvaihe Lopetusvaihe Suunnittelu-vaihe Valmistelu- vaihe Asettaminen Toteutuksenohjaus Lopetus Valmistelun aloitus Suunnittelu- päätös Toteutus- päätös Tuotosten hyväksyminen Projektin lopetus Projekti-idea/ asiakastarve Hyötyjenarviointi PE Jälki-arviointi Projektinsuunnittelu Projekti- ehdotus Projekti- kuvaus Projekti- suunni- telma Loppu- raportti Edistymisraportit
  18. 18. 18 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Projekti-ideat Projektiehdotukset Projektit Tärkeät salkku- päätökset P0 P1 P2 P3 P4 AR Pitää olla suppilo –ei tunneli! PROJEKTISALKKU
  19. 19. 19 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Strateginenjaoperatiivinenvuosikello Tam Hel Maa Huh Tou Kes Hei Elo Syy Lok Mar Jou Strateginen salkunhallinta Operatiivinen salkunhallinta Salkkukatselmointi Salkkukokous (salkkuseuranta, G1 –G4 päätöksiä, vuoden aikana esiin tulevien projektien G0 päätöksiä) Projektisalkun katselmointi •Projektisalkun budjetti •Roadmapit •Pisteytysmallin tarkistus strat. perusteella) Projektisalkunkatselmointi Projektisalkunkatselmointi -Salkkujen budjettien ja resurssimäärien tarkistaminen vuosisuunnitelmien perusteella. -Seuraavan vuoden projektien alustavat käynnistyspäätökset (G0) -Varaus vuoden aikana käynnistyville Strategia valmis Strategiset tavoitteet jalkautetaan salkkuun Seuraavan vuoden toimintasuunnitelma ja budjetit valmiita Projektisalkun sisältö syötteenä strategian luontiin Projektisalkun nykyinen sisältö syötteenä vuosisuunnitteluun Muokaten: Lehtonen, Lindblom, Simonen, Korpinen: Projektisalkunhallinta –kehitystoiminnan strateginen johtaminen, ISBN 951-37-4689-5, Edita 07/2006
  20. 20. 20 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Tyypillinen vuosisuunnitelman sisältö Tam Hel Maa Huh Tou Kes Hei Elo Syy Lok Mar Jou Edelliseltä vuodelta jatkuvat Vuosisuunnitelman uudet projektit Kesken vuoden nousevat
  21. 21. 21 © Suomen Projekti-InstituuttiOy ABC Projektimallin™ osat 4 3 1 2 Salkunhallinnan malli ja ohjeet Dokumenttipohjat Projektinjohtamisenmalli ja ohjeet Dokumenttipohjat Ohjelmajohtamisen malli ja ohjeet Dokumenttipohjat Resurssienhallinnan malli ja ohjeet Yhteinen terminologia
  22. 22. 22 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Examplesof over40 organizationsthatuseABC Project Model™
  23. 23. © Suomen Projekti-Instituutti Oy 23 Projektikulttuurin kehittyminen + time Euro, Value added I Project A development project has two different objectives End results / Deliverables: what is the concrete end result / what characteristics it has Business benefits: what business- / imago- / wellfare benefits the project creates Projektinhallinta Hyödyt Risk Benefit (NPV) high low low high A D C B E Strateginen projektisalkunhallinta Hyödyt  Toteutuva strategia  Suurempi ROI ja NPV  Vähemmän riskejä  Projektit päättyvät ajallaan, budjetissaan ja tuottavat halutun lopputuloksen sekä laadun  Työntekijät jaksavat paremmin  Pitkällä tähtäimellä projektien kestot ja kustannukset pienenevät PPrroojjeecctt 11 PPrroojjeecctt 22 PPrroojjeecctt 33 PPrroojjeecctt 44 PPrroojjeecctt 11 PPrroojjeecctt 22 PPrroojjeecctt 33 PPrroojjeecctt 44 Resources Resources t t 1 2 3 4 5 6 7 8 A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 h/week 0 40 80 Normal working week Work hours 90 h 80 h 150 h 30 30 30 20 20 20 20 30 30 30 30 30 The workload of expert expected by tasks A, B and C 30 50 80 50 50 h/week Task 30 30 Operatiivinen projektisalkunhallinta Hyödyt Projektien kestot lyhenevät  • Tuotokset ja hyödyt nopeammin käyttöön • Kyvykkyys reagoida nopeammin liiketoimintaympäristön muutoksiin • Projektisalkun ”välivarastoon” on sitoutunut vähemmän pääomaa Vähemmän resurssikonfliktitilanteita
  24. 24. 24 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Tutkimustulos: Projektisalkunhallinnan onnistuminen Lähde: TKK/BIT Tutkimuskeskus, 2003 27% 6% 2% 13% 1% 67% 50% 32% 54% 20% 3% 26% 46% 23% 24% 4% 17% 18% 9% 49% 0% 1% 2% 1% 6% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Projektien tavoitteet ovat organisaation strategian mukaisia Resurssien allokointi projekteille vastaa strategian suuntalinjoja Projektikokonaisuudella saadaan optimaalinen tuotto (/säästöt) Projektikokonaisuus toteuttaa hyvin organisaation strategiaa Projektikokonaisuuden ajallinen kuormitus on tasaista täysin samaa mieltä jokseenkin samaa mieltä ei samaa eikä eri mieltä jokseenkin eri mieltä täysin eri mieltä
  25. 25. 25 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Miksi projektit epäonnistuvat –yleisimmät syyt %-luku kertoo, kuinka moni vastaaja ilmoitti kyseisen syyn kolmen suurimman joukossa Monet asiat aiheuttavat harvemmin haasteita kypsän projektikulttuurin organisaatioissa!
  26. 26. 26 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Miten kypsyystaso vaikuttaa onnistumiseen? Kustannustavoitteet Aikataulutavoitteet Työmäärätavoitteet Tuotostavoitteet Pitkän aikavälin hyötytavoitteet
  27. 27. 27 © Suomen Projekti-InstituuttiOy 1. Tietoisuus käynnissä olevista projekteista 5. Liiketoimintahyötyjen etu-ja jälkikäteisseuranta ja jatkuva projektikulttuurin kehittäminen 2. Priorisoitu projektisalkku, missä tiedetään projektien tilanne ja salkun tasapaino 3. Resurssienhallinta kattaen projektit ja linjatyön 4. Läpinäkyvä päätöksenteko perustuen priorisointiin ja resurssisuunnitelmiin Salkuhallinnankypsyystasot
  28. 28. 28 © Suomen Projekti-InstituuttiOy 1. Tietoisuus käynnissä olevista projekteista 5. Liiketoimintahyötyjen etu-ja jälkikäteisseuranta ja jatkuva projektikulttuurin kehittäminen 2. Priorisoitu projektisalkku, missä tiedetään projektien tilanne ja salkun tasapaino 3. Resurssienhallinta kattaen projektit ja linjatyön 4. Läpinäkyvä päätöksenteko perustuen priorisointiin ja resurssisuunnitelmiin •Päällekkäinenkehitystyövähenee •Projektienstrategiakytkentääpystytääntarkastelemaan Salkuhallinnankypsyystasotjatärkeimmäthyödyt •Johdolla selkeä yleiskäsitys salkun hallitsemiseksi (esim. strategian mukaisuus, ylätason korjaavat toimenpiteet mahdollisia) •Vaadittu parempi projektien laajuuden ja aikataulujen suunnittelu sinänsä parantaa onnistumisastetta •Ei ylikuormitettuja resursseja •Vähemmän stressaantunut henkilöstö •Projektien läpimenoajat lyhenevät oleellisesti •Parempilaatuisia projektien tuotoksia •Strategia toteutuu nopeammin ja tehokkaammin •Tiedetään projektisalkun todellinen liiketoiminnallinen arvo •Projektien onnistumisaste paranee jatkuvasti
  29. 29. 29 © Suomen Projekti-InstituuttiOy Aikataulusuunnitelmat ja edistymisraportointi kaikista projekteista yhteisesti sovitun raportointisyklin mukaisesti Työmääräsuunnitelmat (myös linjatyö) ja yhteinen päivityssykli Resurssien ja kapasiiteetin määrä tiedossa Tuntiraportointi toimii (Ohjelmistotyökalu tukemaan resurssienhallintaa) Pisteytysmalli tai muu systemaattinen priorisointitapa Prosessi pisteytystiedon keräämiseen Strategiaprosessiin kytketty salkkukatselmointiprosessi Projektilista jota päivitetään säännöllisesti Selkeät projektien tavoitemäärittelyt (Projektikuvaukset) Sanan ”projekti” täsmällinen määritelmä Prosessi projektioppien keräämiseen Prosessi liiketoimintahyötyjen arvioimiseen linkittyen liiketoiminnan tuloskorttien seurantaan Toistuvat projektikulttuurin ja KPI:den mittaaminen Salkuhallinnankypsyystasotjatärkeimmätmahdollistajat 1. Tietoisuus käynnissä olevista projekteista 5. Liiketoimintahyötyjen etu-ja jälkikäteisseuranta ja jatkuva projektikulttuurin kehittäminen 2. Priorisoitu projektisalkku, missä tiedetään projektien tilanne ja salkun tasapaino 3. Resurssienhallinta poikki projektien ja linjatyön 4. Läpinäkyvä päätöksenteko perustuen priorisointiin ja resurssisuunnitelmiin

×