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Prozessrevision durch Process Mining

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Process Mining
Effizienz- und Qualitätssteigerung in der
Prozessrevision durch Process Mining
Aufgaben und Herausforderungen der Revision

           ! Alle Prozessabläufe innerhalb des Prüfgebiets in kurzer Zeit End-to-End
             verstehen und analysieren.
           ! basierend auf dem Prozessverständnis auf Augenhöhe mit den Prozeß-
             Owner Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren und damit Mehrwerte
             schaffen…
           ! unter Berücksichtigung von Marktstandards und „best practices“…
           ! bei einer zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsumfelds und damit
             einhergehend dem Wegfall althergebrachter Testmethoden wie z.B.
             Beobachtung und Reperformance…
           ! mit umfangreichen Massendaten…
           ! plus jederzeitige Durchführung von Sonderprüfungen z.B. auf Wunsch des
             Vorstandes oder bei Betrugsverdacht.




07.04.11                                     Copyright ProcessGold AG                  Seite 2
Wie analysieren und auditieren Sie Ihre Prozesse?


            Stichproben           Walkthroughs                    Interviews



                          unpräzise                zeitaufwändig


            Herausforderung: Digitalisierte Prozesse mit Massendaten


                              Lösung: Process Mining




07.04.11                               Copyright ProcessGold AG                Seite 3
Process Mining
           Vorstellung der Technologie




07.04.11                       Copyright ProcessGold AG   Seite 4
Was ist Process Mining?

           ! Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der
             Analyse und des Monitoring von Prozessen aus beliebigen
             Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...) anhand „digitaler
             Spuren (Datenbanken, Logfiles, ...).
              ! Vorgangsnummer
              ! Aktivitätskennzeichnung
              ! Zeitstempel
              ! Beliebige weitere Daten für detailliertere Analysen


                                             werden                    Zahlen
                        “digitale
                                                                       Daten
                        Spuren”                  zu                    Fakten



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Was leistet und nützt Process Mining?

           ! Typische Einsatzgebiete von Process Mining
              ! Process Discovery              Darstellung der gelebten (Prozess-)Realität
              ! Process Measurement            Erhebung von Kennzahlen
              ! Process Compliance Check Überprüfung der Regeleinhaltung
              ! Process Improvement            Optimierung auf Basis von Fakten
              ! Process Monitoring             Fortlaufende automatisierte Überwachung
           ! Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse:
              ! Sehr hohe Genauigkeit bei sehr hoher Zeit- und Kosteneinsparung
              ! Basis für Diskussion über das „warum statt über das „wie
              ! Werte statt Worte, Konkretes statt Konjunktive, Fakten statt Vermutungen


07.04.11                                  Copyright ProcessGold AG                           Seite 6

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Prozessrevision durch Process Mining

  • 1. Process Mining Effizienz- und Qualitätssteigerung in der Prozessrevision durch Process Mining
  • 2. Aufgaben und Herausforderungen der Revision ! Alle Prozessabläufe innerhalb des Prüfgebiets in kurzer Zeit End-to-End verstehen und analysieren. ! basierend auf dem Prozessverständnis auf Augenhöhe mit den Prozeß- Owner Verbesserungsmöglichkeiten diskutieren und damit Mehrwerte schaffen… ! unter Berücksichtigung von Marktstandards und „best practices“… ! bei einer zunehmenden Digitalisierung des Arbeitsumfelds und damit einhergehend dem Wegfall althergebrachter Testmethoden wie z.B. Beobachtung und Reperformance… ! mit umfangreichen Massendaten… ! plus jederzeitige Durchführung von Sonderprüfungen z.B. auf Wunsch des Vorstandes oder bei Betrugsverdacht. 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 2
  • 3. Wie analysieren und auditieren Sie Ihre Prozesse? Stichproben Walkthroughs Interviews unpräzise zeitaufwändig Herausforderung: Digitalisierte Prozesse mit Massendaten Lösung: Process Mining 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 3
  • 4. Process Mining Vorstellung der Technologie 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 4
  • 5. Was ist Process Mining? ! Process Mining ist eine innovative, effiziente und objektive Form der Analyse und des Monitoring von Prozessen aus beliebigen Transaktionssystemen (ERP, BPM, CRM, ...) anhand „digitaler Spuren (Datenbanken, Logfiles, ...). ! Vorgangsnummer ! Aktivitätskennzeichnung ! Zeitstempel ! Beliebige weitere Daten für detailliertere Analysen werden Zahlen “digitale Daten Spuren” zu Fakten 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 5
  • 6. Was leistet und nützt Process Mining? ! Typische Einsatzgebiete von Process Mining ! Process Discovery Darstellung der gelebten (Prozess-)Realität ! Process Measurement Erhebung von Kennzahlen ! Process Compliance Check Überprüfung der Regeleinhaltung ! Process Improvement Optimierung auf Basis von Fakten ! Process Monitoring Fortlaufende automatisierte Überwachung ! Vorteil von Process Mining gegenüber klassischer Prozessanalyse: ! Sehr hohe Genauigkeit bei sehr hoher Zeit- und Kosteneinsparung ! Basis für Diskussion über das „warum statt über das „wie ! Werte statt Worte, Konkretes statt Konjunktive, Fakten statt Vermutungen 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 6
  • 7. Process Mining ermöglicht sowohl Effizienzsteigerung, wie auch Risikominimierung hochOptimierungspotenzial hoch Risiko niedrig niedrig viele gleichartige wenige (Standard) Geschäftsvorfälle (Ausnahmen)
  • 8. Der ‚Process Mining Prozess Daten ERP Statistiken Daten CRM Daten Process Mining Aufbereitung Daten BPM Daten ... Prozesse 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 8
  • 9. Process Mining Screenshots, bzw. im Workshop Wechsel in das Live System 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 9
  • 11. Start Mining 07.04.11
  • 12. Das Mining läuft 07.04.11
  • 13. Das Mining läuft weiter 07.04.11
  • 14. Das Mining läuft immer noch 07.04.11
  • 20. Filter ermöglichen die genau Analyse von Daten 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 20
  • 21. Beispiel für Ausnahmen im Prozess 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 21
  • 22. Details der selektierten Geschäftsvorfälle 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 22
  • 23. So laufen Ihre Geschäfte. Animation unter: http://bit.ly/process_animation 07.04.11
  • 25. Was bietet Ihnen Process Mining in der Revision? Sie können in sehr kurzer Zeit einen Prozess verstehen, analysieren, Fragen beantworten und aufgestellte Audit Challenge Hypothesen mit Zahlen, Daten und Fakten bestätigen oder widerlegen. Sie können die Qualität Ihrer Prüfungen durch die Analyse aller protokollierten Geschäftsvorfälle steigern Audit Improvement und darüber hinaus zur Effizienzsteigerung der Geschäfts- und Revisionsprozesse beitragen. Sie können definierte Prozesse fortlaufend überwachen Continuous Auditing und erhalten regelmäßig abgestimmte Analysen und Reports. 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 25
  • 26. Vorgehensweise Auswahl und Abgrenzung des Prozesses. Formulierung von konkreten Klärung unterstützender Systeme, Prüfungsfragen und Hypothesen vor dem möglicher Medienbrüche und der Hintergrund möglicher Risiken. grundsätzlichen Datenverfügbarkeit. Ableitung, Extraktion und Aufbereitung benötigter Daten. Prozessrevision mit Process Mining Unterstützung. Bewertung der Ergebnisse und ggf. weitere Prüfungshandlungen Ursachenanalyse der Abweichungen Finaler Auditreport Optional: Etablierung eines Continuous Auditings oder Process Monitoring 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 26
  • 28. Welche Erfahrungen machen unsere Klienten mit Process Mining? Frank Bieser, CIO, Yellow Pages, Wien: ! „Mit dem von ProcessGold angewandten Ansatz des Process Minings hat es nur wenige Stunden gebraucht, um Verbesserungspotenziale und Risiken in unseren Prozessen zu entdecken. Für das Process Mining Projekt haben wir lediglich Daten von unseren IT Systemen extrahiert, ohne das Tagesgeschäft durch Interviews oder Workshops in irgendeiner Weise zu beeinflussen.“ Volker Panreck, Direktor Audit Services, ING-DiBa, Frankfurt: ! „Vor dem Einsatz von Process Mining haben wir viele Stunden damit verbracht, Prozessabläufe zu verstehen. Seitdem wir Process Mining implementiert haben, erhalten wir die vollständige Transparenz aller unserer Geschäftsvorgänge. Die Technologie ermöglicht es uns, Qualitätsunterschiede im Auditing nachzuvollziehen. So können wir einen stärkeren Fokus auf mögliche Risiken, Kontroll- und Effizienzthemen legen. 07.04.11
  • 29. "Das Problem zu erkennen ist wichtiger, als die Lösung zu erkennen. Die genaue Darstellung des Problems führt zur Lösung.“ (Albert Einstein) 07.04.11 Copyright ProcessGold AG Seite 29
  • 30. Mehrwert von Process Mining für die Revision ! Prozessverständnis mindestens auf Augenhöhe mit dem Process Owner ! Maximale Stichprobe von 100% aller protokollierten Geschäftsvorfälle ! Visualisierung von Prozessrisiken, –Ausnahmen und –Kontrollen ! Qualitätssteigerung und Aufwandsreduzierung von über 20% ! Baustein für Continuous Auditing und Monitoring ! Wachstumsfeld für die interne Revison ! Berater für wertorientierte Verbesserungen im Unternehmen ! Lieferant für strategisch und operativ wertvolle Analysen ! Gesprächspartner für Top-Management ! ... Whitepaper unter: http://bit.ly/6Gruende oder http://bit.ly/6Reasons (engl.) 07.04.11
  • 31. Go for Gold... ProcessGold AG Rudolf Kuhn Robert-Koch-Straße 116d Vorstand D-65779 Kelkheim T: +49-6174-9989877 www.processgold.de M: +49-178-8855-528 www.twitter.com/processgold E: rudolf.kuhn@processgold.de Weitere Informationen finden Sie auch unter http://www.slideshare.net/ProcessGold