Garante Privacy: geolocalizzare i dipendenti per migliorare la qualità del servizio
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Il Garante Privacy ha ritenuto legittimo l’utilizzo di applicazioni, installate su smartphones in dotazione dei lavoratori di due società, che consentono, attraverso la geolocalizzazione dei dispositivi, la rilevazione dell’esatta posizione geografica dei dipendenti per finalità organizzative, produttive e connesse alla sicurezza del lavoro. I provvedimenti in esame offrono l’occasione per riepilogare i principi che regolano lo svolgimento di controlli sull’attività dei dipendenti. La questione è stata da noi analizzata in precedenza nelle newsletter del mese di settembre 2012 e di marzo 2013.
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- 1. Garante Privacy: geolocalizzare i dipendenti per migliorare la qualità del servizio 24 novembre 2014 Di Federica De Santis Con provvedimenti n. 401 dell’11 settembre e n. 448 del 9 ottobre del 2014, il Garante per la protezione dei dati personali (“Garante Privacy”) ha ritenuto legittimo l’utilizzo di applicazioni, installate su smartphones in dotazione dei lavoratori di due società, che consentono, attraverso la geolocalizzazione dei dispositivi, la rilevazione dell’esatta posizione geografica dei dipendenti per finalità organizzative, produttive e connesse alla sicurezza del lavoro. I provvedimenti in esame offrono l’occasione per riepilogare i principi che regolano lo svolgimento di controlli sull’attività dei dipendenti. La questione è stata da noi analizzata in precedenza nelle newsletter del mese di settembre 2012 e di marzo 2013. Il contesto normativo La localizzazione di dispositivi in dotazione ai dipendenti (così come di veicoli affidati ai medesimi) può comportare una forma di controllo a distanza dell’attività lavorativa, rispetto alla quale vengono in rilievo le disposizioni del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il “Codice in materia di protezione dei dati personali” -‐ di seguito, il “Codice Privacy”) nonché della legge 20 maggio 1970, n. 300, recante il c.d. “Statuto dei Lavoratori”. In particolare, l’articolo 114 del Codice Privacy, rubricato “controllo a distanza”, rinvia all’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, il quale, al primo comma, stabilisce che “È vietato l’uso di impianti audiovisivi e di altre apparecchiature per finalità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori”. L’installazione di dispositivi che consentono il controllo a distanza dell’attività dei dipendenti è consentito per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro, qualora siano adottate le garanzie previste dal secondo comma dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori, ossia un procedimento di codeterminazione diretto alla conclusione di un accordo con le rappresentanze sindacali aziendali ed, in mancanza, un’apposita autorizzazione della Direzione Territoriale del Lavoro territorialmente competente. Con provvedimento di carattere generale n. 370 del 4 ottobre 2011, il Garante Privacy ha individuato le condizioni di liceità dei trattamenti effettuati mediante sistemi di localizzazione della posizione dei lavoratori installati a bordo di veicoli nell’ambito dell’esecuzione del rapporto di lavoro per soddisfare
- 2. esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro, prescrivendo alcune misure rispetto al trattamento dei dati in questione. In particolare, dando applicazione all’istituto del c.d. bilanciamento di interessi di cui all’articolo 24, comma 1, lett. g), del Codice Privacy (secondo cui si può prescindere dal consenso dell’interessato al trattamento di dati -‐ diversi da quelli sensibili -‐ ad esso riferibili, quando il trattamento è necessario, nei casi individuati dal Garante, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell’interessato), il Garante ha ammesso il trattamento tramite i menzionati sistemi di localizzazione senza il consenso dei dipendenti, individuando in capo ai datori di lavoro privati che si avvalgono di tali sistemi un legittimo interesse al trattamento dei dati relativi all’ubicazione dei propri dipendenti, a condizione che (i) siano adottate le garanzie di cui all’articolo 4 Statuto dei Lavoratori, sopra citate, e (ii) siano implementate le misure prescritte con il provvedimento medesimo (in particolare, la posizione del veicolo non deve essere monitorata continuativamente, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità perseguite; il trattamento effettuato mediante il sistema di localizzazione deve essere reso noto ai dipendenti, attraverso avvisi ben visibili all’interno del veicolo; ecc.). Il provvedimento generale è consultabile al seguente link. Localizzazione di dispositivi smartphones Rispetto alle ipotesi prese in considerazione dal Garante Privacy nel provvedimento generale del 2011 sopra richiamato, i trattamenti oggetto dei citati provvedimenti dell’11 settembre e del 9 ottobre 2014 presentano caratteristiche particolari in considerazione della raccolta dei dati di localizzazione a mezzo di un dispositivo smartphone messo a disposizione dei dipendenti. In entrambi i casi, le società intendevano attivare una nuova funzionalità di localizzazione di dispositivi smartphones in dotazione ai tecnici che effettuano interventi sul campo, nell’ambito di un sistema di Work Force Management già esistente, al fine di ottimizzare l’impiego delle risorse presenti sul territorio e migliorare la gestione, il coordinamento e la tempestività degli interventi tecnici, soprattutto in caso di emergenze o calamità naturali (nessun dato sarebbe stato utilizzato per finalità disciplinari). Le società avevano presentato al Garante Privacy un’istanza di verifica preliminare ai sensi dell’articolo 17 del Codice Privacy, necessaria allorché il trattamento dei dati -‐ diversi da quelli sensibili e giudiziari -‐ presenti rischi specifici per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità dell’interessato, in relazione alla natura dei dati o alle modalità del trattamento o agli effetti che può determinare. In relazione al trattamento prospettato dalle società a mezzo di dispositivi smartphones, il Garante osserva che “Tali dispositivi, in considerazione delle normali potenzialità d’uso nonché in ragione dell’utilizzo oramai comune degli stessi, possono essere agevolmente impiegati anche per finalità diverse da quelle lavorative. (…) Inoltre lo smartphone è, per le proprie caratteristiche, destinato inevitabilmente a “seguire” la persona che lo possiede, indipendentemente dalla distinzione tra tempo di lavoro e tempo di non lavoro”. Il trattamento in questione, pertanto, presenta rischi specifici per la libertà (ad esempio, di circolazione e di comunicazione), i diritti e la dignità del dipendente. Nel caso di specie, il Garante ha accolto l’istanza di verifica preliminare presentata dalle due società e, dunque, ritenuto ammissibile il trattamento in questione, prescrivendo l’adozione di una serie di misure e accorgimenti a garanzia degli interessati. In particolare, i sistemi di localizzazione adottati, nel rispetto dei principi di necessità nonché di pertinenza e non eccedenza dei dati, dovranno garantire: • la visibilità delle sole informazioni relative alla geolocalizzazione, rimanendo escluso il trattamento di ulteriori dati come quelli relativi al traffico telefonico, agli sms o alle email; • la segnalazione costante della funzionalità di localizzazione durante il periodo in cui è attiva, attraverso un’apposita icona visibile sullo schermo dello smartphone;
- 3. • l’accesso ai dati ai soli incaricati della società. I provvedimenti in esame, in applicazione del cd. bilanciamento di interessi, consentono alle società di procedere alla localizzazione descritta senza il consenso dei dipendenti, previa attivazione delle procedure di cui all’articolo 4, secondo comma, dello Statuto dei Lavoratori, sopra citato. I lavoratori dovranno essere informati, unitamente agli elementi di cui all’articolo 13 del Codice Privacy, sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del dispositivo utilizzato, sulle ipotesi in cui la funzione di geolocalizzazione può essere disattivata durante l’orario di lavoro e sulle eventuali conseguenze nel caso in cui la disattivazione avvenga attraverso modalità non consentite. Inoltre, dovranno essere adottate le misure di sicurezza previste dal Codice Privacy al fine di preservare l’integrità dei dati trattati e prevenire l’accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati. Il Garante ha inoltre precisato che l’utilizzo dei sistemi di localizzazione, installati sugli smartphone, deve risultare conforme alle prescrizioni contenute nelle “Linee guida del Garante per posta elettronica e internet” nei rapporti di lavoro, del 1° marzo 2007. Infine, il trattamento dei dati di geolocalizzazione deve essere notificato al Garante Privacy ai sensi dell’articolo 37, primo comma, lett. a), del Codice Privacy. Il testo del provvedimento n. 401 dell’11 settembre 2014 è reperibile a questo link. Il testo del provvedimento n. 448 del 9 ottobre 2014 è reperibile a questo link. Pubblicato su Portolano Cavallo INFORM@ del mese di Novembre 2014