Kunnan palvelujen ja prosessien
kehittämisen yhteys
tietoon ja tietotietojärjestelmiin
Kuntien Tieran seminaari 11.9.2012
Päivi Sutinen
KT, palvelujen kehittämisjohtaja

Esityksen teemat
• Kunnan organisaatiolähtöisen johtamis- ja
toimintamallin kääntäminen asiakaslähtöiseksi
• Tiedolla johtamisen mahdollisuus kunnassa
• Kunnan toiminnan kehittämisen kytkeytyminen
tietoon ja tietojärjestelmien valintaan
Päivi Sutinen 22.9.2012
2

Miksi uutta ajattelua?
Kunnan tavoitteena
taloudellisuus, tehokkuus, tuottavuus, vaikuttavuus
Toiminnan suuntaaminen ja hallinta tavoitteiden suunnassa
Järjestelmähankinnat Tietojohtaminen Kokonaisarkkitehtuuri
• ei pystytä tekemään, Tietoperustainen johtaminen • perustuu kuvattuihin ja
koska toimintamalli ja toiminnan ohjaaminen käytössä oleviin
epäselvä edellyttää tehokkaan ja toimintamalleihin ja niissä
• tehdään teknologia luotettavan tiedon saantia kuvattuihin prosesseihin.
edellä sekä prosesseista että • toiminta-arkkitehtuuri
• tehdään kuvitteellisten tuloksista. muodostuu yhteensopivista
toimintaprosessien toimintamalleista
perusteella 22.9.2012
3
Päivi Sutinen

Muutoshaaste
Kriittinen menestystekijä
Miten muutetaan
johtaminen ja toiminta
hallinnoinnista
asiakasperustaiseen
toimintaan?
2. Prosessit
1. Palvelut
Päivi Sutinen 3. Asiakkaat 22.9.2012
4

Miten kokonaisuutta ohjataan?
Strategian mukainen ja yhteensopiva mallintaminen
MISSIO – STRATEGIA – VISIO
Miten toimintaympäristö ja oma tilanne vaikuttaa?
Missä on onnistuttava?
LIIKETOIMINTAMALLIT
Miten rahoitamme toimintamme?
Missä palvelutuotannossa olemme mukana?
TOIMINTAMALLIT
Miten toimimme, mitä teemme itse, mitä ostamme?
Miten kehitämme toimintaa?
TOIMINTA
PROSESSIT
A Ydin-, ohjaus- ja tukiprosessit A
RESURSOINTI
Henki- Organi- Tilat Tieto Tieto- Tekno-
löstö saatio järjes- logia
Päivi Sutinen telmät

Miten toimintaa ohjataan?
Strategian mukainen kohdentaminen ja tekeminen
3. VISIO 4. Menestystekijät
Avainkysymykset
1. Miksi ja missä olemme olemassa?
2. NYKYTILA 5. Strategiset
Vaikuttavuus 2. Missä olemme nyt?
päämäärät
Tulos 1. MISSIO 3. Minne tahdomme mennä?
Asiakkaat
4. Millä luomme kilpailuetua?
Palvelut
Arvot 5. Missä tahdomme onnistua?
Toimintaympäristö 6. Kriittiset
9. TOIMINTA 6. Missä on pakko onnistua?
Prosessit menestystekijät
Resurssit 7. Mitä on uudistettava?
Jatkuva 8. Miten muutos käytäntöön?
parantaminen
9. Mitä teemme?
8. Vuotuiset
7. Kehittämisohjelmat
tavoitteet
Päivi Sutinen 22.9.2012
6

Miten hallittu kehittäminen auttaa?
Strategia ohjaa muutoksia ja muutosten toteuttamisen
kohteet ja hallinta selkeytyy
Kehittämisohjelmat
•toteuttavat yksiköt ylittävää
muutosta matriisimaisesti
•vastuut päätetään
ohjelmakohtaisesti
Jatkuva parantaminen
Toiminta – prosessit •toteuttaa yksiköiden muutosta
- projektit tavoitteiden suuntaisesti
•vastuu linjaorganisaatiolla
22.9.2012
Päivi Sutinen
7

Miten kokonaisarkkitehtuuri auttaa?
Strategian mukaiset toiminnan muutostarpeet ohjaavat
tietojärjestelmien ja teknologian kehittämistä
Toiminta 3. Asiakas
V
näkökulma
Toiminta-
U
O K
R E
O H
V I E
A T T
I T E
2. Palvelut 1. Prosessit K Ä N
U M E
T I M
T N I
E E N
+ Tieto • Prosessien ja niiden johtamisen tietotarpeet I N E
• Tietovirrat prosessien välillä N N
E
Teknologia-
näkökulma
N
Järjestelmä • Tiedon tuottamisessa käytettävät sovellukset
• Sovellusten väliset integraatiot
Teknologia • Fyysinen teknologiainfrastruktuuri ja standardit, joiden varaan
sovellukset ja niiden väliset integraatiot rakentuvat
8
Päivi Sutinen Kuva: Mukaellen Turun kaupungin IT-johtaja Jussi Vira

Miten prosessien tunnistaminen auttaa?
Strategian mukainen prosessien kehittämisen priorisointi ja
hallinta paranee
E
T
E
N
E
M
I
N
E
N
22.9.2012
Päivi Sutinen Lähde JHS152
9

Miten prosessien kuvaaminen auttaa?
Yhtenäisen viitekehyksen avulla yhteentoimivuus paranee
Ohjausprosessit
Yhteisöt Yhteisöt
Ydinprosessit
Yritykset Yritykset
2. Asiakkuus/-hallinta -prosessi
Kuntalaiset
Kuntalaiset
ASIAKAS- 3. Tilaus/toimitus -prosessi ASIAKAS-
TARVE
VAIKUTUS
Käyttäjä
1. Palvelun tuotantoprosessi
Tukiprosessit 22.9.2012
Päivi Sutinen, Markku Utti JHS 152 mukaisesti 10

Miten toimijoiden roolien tunnistaminen auttaa?
Sisäiset vastuut selkeytyvät, jolloin sähläys vähenee
Konserniesikunta
Ohjaava toiminto Ohjaava toiminto
•arkkitehtuurit •arkkitehtuurit
•ohjelma- ja rojektijohtaminen •ohjelma- ja rojektijohtaminen
ohjaus ohjaus ohjaus
Osaamiskeskus Osaamiskeskus
Tarve •integraattorin ohjaus •integraattorin ohjaus
•tilaaminen ja kilpailutukset •tilaaminen ja kilpailutukset
sisäiset asiakkaat
Toimialat /
Integraattori Integraattori
Palveluja tuottavat Palveluja tuottavat
Palvelut toimittajat toimittajat
Palvelut
Kuntalaiset, yritykset, yhteisöt
Päivi Sutinen

Olennaista ja kriittistä
1. Tosiasiaperustainen kuvaus
1. toiminnan aidosta nykytilasta
2. toiminnan aidosta tavoitetilasta
2. Sovitaan ja priorisoidaan kokonaisuudesta osiin
1. kuvaamisen tasosta ja toimitaan sopimuksen mukaisesti
2. kuvaamisjärjestyksestä ja toimitaan sopimuksen mukaisesti
3. Kuvataan vain niin syvälle kuin on tarpeen
1. ongelma- alueen ratkaisemiseksi
2. muutoksen toteuttamiseksi
3. tietojärjestelmän hankinnan vuoksi
Päivi Sutinen 22.9.2012
12

Esityksen teemat
• Kunnan organisaatiolähtöisen johtamis- ja
toimintamallin kääntäminen asiakaslähtöiseksi
• Tiedolla johtamisen mahdollisuus kunnassa
• Kunnan toiminnan kehittämisen kytkeytyminen
tietoon ja tietojärjestelmien valintaan
22.9.2012
Päivi Sutinen
13

Siis mitä, miten?
1. Mitkä ovat palvelumme?  Palvelukori
2. Miten tuotamme palvelumme?  Ydinprosessit
3. Miten palvelutuotantoamme  Ohjausprosessit
ohjataan?
4. Miten palvelutuotantoamme  Tukiprosessit
tuetaan?
5. Miten ja kenelle  Asiakasprosessit
kohdennamme toimintaa?
6. Mitä tietoa tarvitaan?  Tietotarpeet
22.9.2012
Päivi Sutinen
14

Vastuu johtajalla ja kehittäjällä
- siis mitä, miten ja miksi?
Kunta toimintalähtöisenä ekosysteeminä
1. Prosessien tunnistaminen ja hallinta…
2. Palvelujen tunnistaminen ja hallinta…
3. Asiakkuuksien tunnistaminen ja hallinta…
4. Johtamisen muutos ja hallinta… T
5. Kehittämistyön muutos ja hallinta… I
E
T
Kunta toimijalähtöisenä palvelujen kehittäjänä O
6. Palveluja kehitetään niiden kanssa, jotka sen parhaiten
tuntevat: asiakas-työntekijä –dialogit
7. Kokonaisuutta kehitetään niiden kanssa, jotka sen
parhaiten tuntevat kokonaisuuden:
valtuutettu-johtaja-esimies –dialogit
22.9.2012
Päivi Sutinen
15

Kiitos!
paivi.sutinen@espoo.fi
http://www.linkedin.com/
+358 46 8772 871
22.9.2012
16