reunión consejo de administración

1. Reunión
Consejo
de
Administración
No.2
Abril
25
del
2014
Hora
de
inicio
9:30am
Hora
de
finalización
11:30
am
ORDEN
DEL
DÍA
1. Verificación
del
Quorum
2. Lectura
de
Correspondencia
3. Lectura
acta
anterior
4. Proposiciónes
a-­‐ Tesorería
b-­‐ Portería
y
recaudo
de
dineros
c-­‐ Legalización
del
condominio
d-­‐ Tanque
del
Agua
e-­‐ Comunicación
5. Varios
INICIO
DEL
ORDEN
DEL
DÍA
1. Se
procede
a
verificar
asistencia
y
si
hay
Quorum,
asisten:
-­‐ Sr.
Leonel
Ortega
-­‐ Sr.
Josue
Hernandez
-­‐ Sra.
Teresa
Rueda
-­‐ Sra.
Elvia
Acevedo
-­‐ Sra.
Luz
Marina
Aparicio
-­‐ Sra.
Helena
____________________
2. Lectura
de
correspondencia
–
no
se
realizó
este
punto
ya
que
la
administradora
no
llego
a
la
reunión
para
realizar
la
entrega
de
los
documentos
pendientes
para
recibir
el
cargo.
3.
Lectura
del
Acta
anterior:
La
Sra.
Teresa
lee
el
acta
anterior
a
la
cual
el
Señor
Josue
sugiere
tres
modificaciones.:
-­‐ Cambiar
la
palabra
anomalías
por
quejas
-­‐ Insertar
hora
de
inicio
y
finalización
de
la
reunión
-­‐ Y
que
se
mencione
el
número
de
votos
con
los
que
fueron
asignados
y
aprobados
los
cargos
del
nuevo
consejo
de
administración.

2.
4.
Proposiciones
y
varios.
a-­‐
TESORERÍA:
El
Señor
Leonel
dice
que
habló
con
la
administradora
y
que
ella
le
confirmó
que
iba
a
venir,
sin
embargo
no
cumplió
con
su
asistencia.
Y
hace
mención
que
ella
no
tiene
en
su
poder
ningún
dinero
en
efectivo
del
condominio,
que
todo
se
encuentra
consignado
en
la
cuenta
de
Davivienda.
El
Señor
Josué
dice
establecer
un
día
de
la
próxima
semana
para
reunirse
con
la
Sra.
Margarita
para
recibirle
los
documentos
del
condominio
y
recibir
formalmente
el
cargo
de
administradora.
A
esta
reunión
asistirían
él
como
Presidente
del
Consejo,
La
Señora
Tesorera
y
el
Señor
Leonel
en
calidad
de
anterior
Tesorero.
La
Señora
Elvia
manifiesta
que
se
debe
realizar
una
carta
para
hacer
formal
el
cese
de
contrato
de
la
administradora
y
hacer
un
recibido
de
cargo
con
entrega
de
documentos.
La
Sra.
Luz
Marina
pregunta
por
el
pago
pendiente
a
Simpro,
y
el
Señor
Leonel
le
aclara
que
él
solicitó
el
cheque
para
cancelar
la
deuda
pendiente
hasta
el
mes
de
marzo,
pero
el
cheque
quedo
con
la
fecha
corrida,
motivo
por
el
cual,
SIMPRO
no
lo
recibió
y
Don
Leonel
debe
ir
nuevamente
esta
semana
para
realizar
dicho
cambio
y
a
su
vez
realizar
el
respectivo
pago
a
dicha
empresa.
En
la
cuenta
de
Davivienda
No.047370035850,
manifiesta
el
Señor
Leonel
que
queda
un
salgo
de
$
4.564.612,50.
Se
solicita
que
al
hacer
el
pago
se
pida
a
Simpro
expedir
un
PAZ
Y
SALVO
hasta
esa
fecha
y
queda
pendiente
el
pago
del
mes
de
abril.
Deña
Luz
Marina
menciona
que
por
que
a
la
fecha
no
se
ha
cambiado
el
titular
de
la
cuenta
a
nombre
de
la
nueva
tesorera.
Ante
esto
la
señora
Teresa
le
hace
mención
que
para
no
incurrir
en
gastos
financieros
es
mejor
dejar
la
misma
cuenta,
a
lo
que
Don
Leonel
sugiere
que
lo
que
sí
se
puede
hacer
es
tener
una
firma
adicional
en
la
cuenta.
Ante
esto,
la
Sra
Pilar
sugiere
que
sea
la
firma
de
la
nueva
tesorera,
a
lo
cual
se
le
da
un
visto
bueno
y
así
se
concreta
que
Don
Leonel
y
Doña
Helena
se
reúnan
esta
semana
entrante
para
realizar
dicho
trámite
en
Davivienda
sucursal
Cañaveral.
Don
Josué,
menciona
que
se
hable
con
Luz
para
que
el
dinero
que
se
reciba
se
entregue
solo
a
la
Señora
Helena
quien
es
la
nueva
tesorera.

3.
b-­‐
CAMARAS
Don
Josué
pregunta
por
que
no
se
alquilaron
las
cámaras
en
vez
de
comprarlas?
Y
menciona
que
habría
dos
alternativas,
una
sería
arreglar
las
cámaras
o
solicitar
a
Simpro
que
nos
den
las
cámaras
en
contraprestación
a
la
contratación
del
servicio
de
Vigilancia.
Don
Leonel
aclara
que
hay
7
cámaras,
y
el
monitor
actual
tiene
una
capacidad
para
8.
Y
que
una
de
las
7
cámaras
la
pago
él
con
dinero
propio
para
dar
mayor
seguridad
a
su
casa.
Se
menciona
de
no
es
conveniente
dar
el
código
a
todos
los
dueños
de
parcelas
en
el
condominio
para
que
no
colapse
el
sistema,
dar
cierta
reglamentación
al
uso
del
código
de
acceso.
Doña
Luz
Marina
y
Doña
Helena
quedan
designadas
para
hacer
la
cotización
del
arreglo
o
compra
de
las
cámaras
y
del
arriendo
del
servicio
de
vigilancia.
Don
Leonel
informa
que
un
técnico
entregó
la
cotización
a
la
Sra.
Margarita.
c-­‐
PORTERIA
Don
Leonel
dice
que
la
administradora
cancela
la
contratación
de
los
empleados
a
través
de
SIMPRO,
dicho
contrato
se
vencería
en
esos
términos
el
día
30
de
abril.
Don
Josué
pregunta
que
clase
de
contrato
tienen
Luz
y
Jairo?
Y
que
se
va
a
hacer
a
partir
de
la
fecha.
Doña
Teresa
dice
que
es
difícil
por
el
tipo
de
situación
legal
en
la
que
se
encuentra
el
condominio
hacer
otro
tipo
de
contratación,
que
por
lo
tanto
sugiere
que
esa
contratación
la
asuma
el
nuevo
presidente
del
Consejo,
el
Sr
Josué.
Referente
al
tema
de
las
irregularidades
y
fallas
de
parte
de
ambos
empleados
y
para
evitar
incumplimientos
de
parte
de
ellos,
Doña
Elvia
dice
que
es
mejor
pasarles
a
ellos
por
escrito
que
de
incumplir
ellos
con
el
contrato
se
haría
una
rotación
del
cargo.
La
Sra.
Pilar
sugiere
que
se
realice
un
documento
por
escrito
para
ellos
con
las
normas
que
deben
cumplir.
Ante
esto
don
Josué
se
ofrece
a
realizar
el
manual
de
funciones
de
ellos,
quedando
todos
al
pendiente
para
leerlo
y
editarlo
para
una
futura
revisión.

4. La
Sra.
Teresa
hace
mención
que
la
culpa
de
tanta
irregularidad
y
ausencia
de
autoridad
no
fue
solo
de
la
administradora
sino
que
fue
directamente
de
la
falta
de
presencia
del
anterior
consejo
de
administración.
Se
determina
que
Luz
y
Jairo
continúen
con
el
recibo
del
dinero
del
pago
de
administración
en
la
portería,
ya
que
hay
personas
que
se
les
facilita
pagar
cuando
están
ahí.
Doña
Teresa
dice
que
siempre
ayuda
mucho
poner
la
lista
de
deudores
morosos
en
la
cartelera
de
portería.
Don
Leonel
hace
mención
que
si
se
hizo
una
inversión
en
el
control
del
portón,
que
función
cumple
Luz?
Ante
lo
cual
La
Sra.
Luz
Marina
le
menciona
que
es
necesario
ya
que
no
todos
tienen
el
control
y
doña
Helena
también
pone
el
ejemplo
que
cuando
hay
varios
integrantes
de
la
familia
no
se
puede
tener
un
control
por
cada
uno
de
los
visitantes.
Don
Josué
dice
que
no
se
puede
perder
la
vigilancia
del
conjunto
y
no
es
adecuado
presindir
del
servicio
que
se
esta
tomando.
Incluso
Doña
Teresa
y
Doña
Elvia
menciona
que
ha
sido
Luz
quien
no
ha
permitido
la
entrada
de
extraños
al
condominio
y
que
eso
es
muy
importante
que
ella
lo
continúe
realizando.
Don
Josué
propone
entregar
a
los
propietarios
una
circular
donde
se
informa
que
a
partir
de
la
fecha
deben
entregar
nombre
y
cédula
de
los
visitantes
con
3
días
de
anticipación.
Doña
Teresa
dice
que
es
muy
importante
que
en
los
estatutos
quede
muy
claro
el
sentido
residencial
del
condominio,
para
prevenir
casos
de
inseguridad
para
los
residentes.
d-­‐
LEGALIZACION
La
Sra.
Pilar
menciona
que
por
motivos
personales
no
pudo
entregar
los
documentos
a
la
Sra.
Que
puede
colaborar
con
revisar
la
información
para
ayudar
en
la
legalización
del
condominio.
Y
que
esta
semana
sin
falta
entrega
dichos
documentos
para
la
correspondiente
revisión.
Por
otra
parte
la
Sra.
Teresa
y
El
Sr
Josué
nos
cuentan
que
fueron
a
planeación
de
Piedecuesta
y
hablaron
con
la
Sra.
Ema
Blanco
la
cual
dijo
que
hay
que
esperar
a
la
socialización
del
POT
que
debe
estar
por
salir
y
que
este
año
no
hay
posibilidades
de
legalización
del
condominio.
Don
Josué
dice
que
este
es
un
proceso
largo
con
base
a
esto
se
debe
buscar
cual
es
la
forma
de
asociación
más
conveniente
para
legalizarnos.

5.
Don
Josué
lee
un
documento
para
la
viabilidad
de
crear
una
Junta
de
Acción
comunal,
pero
dicho
trámite
resulta
no
ser
adecuado
para
el
la
legalización
del
condominio.
Doña
Teresa
dice
que
desde
hace
años
ha
venido
realizando
un
trabajo
muy
largo
para
crear
los
estatutos
y
que
en
la
cámara
de
comercio
le
dijeron
que
se
debe
hacer
es
una
asociación,
pero
ciertos
ítems
en
el
listado
y
en
la
conformación
de
la
misma
han
hecho
que
se
decline
de
la
decisión
de
conformarla.
Se
hace
claridad
en
la
importancia
de
realizar
algún
tipo
de
asociación
para
poder
tener
la
cuenta
del
banco,
realizar
adecuadamente
la
contratación
de
los
empleados.
Se
propone
revisar
el
tipo
de
asociación
y
requisitos
que
se
necesitarían
cumplir
para
así
citar
a
una
asamblea
con
el
objetivo
de
aprobar
los
estatutos
y
la
personería
jurídica.
Doña
Teresa
dice
que
puede
enviar
estos
estatutos
a
todos
para
que
cada
uno
los
lea
y
así
verificar
para
la
próxima
reunión
dar
aprobación
y
citar
una
asamblea
para
tomar
la
decisión
respecto
al
tema.
Doña
Teresa
también
menciona
que
no
se
legalizaron
los
lotes
al
momento
de
venderlos
ya
que
el
señor
vendedor
Nelson
Suarez
era
amigo
del
alcalde
de
Piedecuesta
del
momento
y
que
obviaron
tramites
importantes
para
la
correcta
legalización
del
condominio.
e-­‐
TANQUE
DE
AGUA
Don
Leonel
menciona
que
arriba
hay
un
tanque
de
agua
y
en
otra
parcela
hay
otro
donde
le
llega
el
agua.
Don
Josué
pide
que
hay
que
solucionar
el
tema
del
agua,
y
que
no
se
tiene
la
estructura.
Doña
Helena
menciona
que
el
Señor
Omar
le
retiró
el
servicio
de
agua
por
un
inconveniente
al
momento
de
ella
construir
ya
que
hubo
un
daño
en
un
tubo
ocasionado
por
una
volqueta
que
ingresaba
a
a
la
parcela
de
ella
y
por
dicha
razón,
dicho
señor
le
retiró
el
servicio.
Los
miembros
de
la
Junta
le
dicen
que
se
conecte
por
que
ella
tiene
en
su
escritura
que
la
parcela
consta
de
dos
puntos
de
agua,
y
que
a
partir
de
esa
fecha
le
pague
a
Omar
el
servicio
de
Agua.
Y
a
su
vez
se
sugiere
citar
en
una
próxima
reunión
al
Señor
Omar
a
descargos
con
el
tema
en
cuestión.
En
este
momento
llega
a
la
reunión
el
Señor
Alfonso
Díaz
de
la
parcela
No.52
siendo
las
11:18
am,
menciona
que
él
esta
al
día
y
que
no
debe
nada,
se
le
dice
que
no
hay
problema
que
guarde
los
recibos
de
consignación
como
soporte
contable
y
ya
que
menciona
que
la
administradora
no
le
entrego
recibos
de
pago.
El
está
preocupado
por
su
parcela
y
por
los
manejos
que
ha
visto
durante
este
último
año.
Con
el
fin
de
agilizar
la
intervención
del
Señor
Alfonso
Díaz,
la
Señora
Pilar
le
hace
referencia
que
estos
temas
están
siendo
tratados
y
solucionados
por
el
nuevo
consejo
de
administración
y
que
si
le
parece
conveniente
enviaremos
a
su
correo
electrónico
la

6. información
de
avances
en
temas
referentes
al
condominio,
con
el
fin
que
él
este
al
día
en
las
decisiones
que
tome
el
consejo
de
admón.
Acto
seguido
el
señor
acepta
y
se
retira
de
la
reunión.
5.
VARIOS
a-­‐
Administradora
y
Contadora
Don
Josué
dice
que
el
cargo
de
administración
le
parece
que
no
es
necesario
y
que
es
un
rubro
que
se
puede
evitar
si
todos
nos
repartimos
las
funciones.
Y
que
sería
un
gasto
menos
mensual
que
incurriría
el
condominio.
La
Señora
Pilar
le
dice
que
no
es
conveniente
quitarlo
y
que
el
presupuesto
aprobado
en
asamblea
ya
contiene
este
gasto
durante
el
año
tanto
para
administradora
como
para
contadora.
Doña
Teresa
dice
que
se
podría
paga
el
contador
para
que
presente
los
estados
financieros
en
la
asamblea.
Don
Leonel
dice
que
revisar
los
estatutos
para
ver
la
viabilidad
del
puesto
de
contadora
y
el
pago
de
la
misma.
Se
menciona
que
el
revisor
fiscal
es
quien
tiene
el
deber
de
revisar
los
estados
financieros.
Se
somete
a
votación
de
la
viabilidad
de
continuar
con
el
cargo
de
la
administración
y
la
votación
es
de
6
a
1dando
aprobación
a
la
continuidad
del
cargo.
Los
votos
a
favor
son
de
Sr
Leonel,
Sra.
Elvia,
Sra.
Teresa,
Sra.
Luz
Marina,
Sra.
Helena
y
Sra.
Pilar.
Voto
en
contra:
Sr.
Josué.
Se
plantea
es
la
posibilidad
de
no
contratar
contador
mensual,
plantear
la
posibilidad
y
cotizar
para
contratarlo
ya
sea
trimestral,
semestral
o
mensual,
ante
esto
la
Señora
Pilar
se
compromete
a
averiguar
con
una
señora
que
lleva
contabilidades
para
saber
cuanto
puede
cobrar
y
si
se
puede
lograr
que
lo
haga
por
por
un
valor
de
$100.000
pesos
mensuales.
De
la
misma
forma
llevar
para
la
próxima
reunión
la
hoja
de
vida
de
la
señora
Ana
Mantilla.
La
Señora
Pilar,
hace
la
observación
que
es
importante
no
prescindir
del
cargo
de
contadora,
y
que
se
debe
hacer
el
pago
directamente
del
condominio
a
la
persona
que
sea
contratada,
y
no
como
se
venía
haciendo
que
la
administradora
de
lo
que
se
le
pagaba
mensual
pagara
la
contadora.
Y
así
evitar
que
la
contadora
se
preste
para
ser
arte
y
parte
de
alguna
irregularidad.
Y
que
a
su
vez
es
muy
importante
seguir
con
este
cargo,
ya
que
es
vital
que
los
demás
propietarios
vean
que
el
tema
de
dinero
se
manejo
con
claridad
y
con
un
contador
que
siempre
llevaba
adecuadamente
las
cuentas
del
condominio.

7.
Se
toca
el
tema
de
la
nueva
administradora
y
se
determina
que
el
salario
sería
de
$400.000
pesos
mensuales
y
Don
Josué
hace
la
salvedad
que
hay
que
decirle
que
tiene
que
presentarse
a
trabajar
dos
veces
a
la
semana
y
con
un
mínimo
de
dos
horas.
Sugiere
adecuado
que
sea
un
sabado
y
un
día
entre
semana.
No
se
elige
administradora
en
la
reunión
y
queda
pendiente
para
revisión
en
la
próxima
reunión.
Todos
sugieren
que
sea
una
persona
que
viva
en
el
condominio
y
sea
propietario
(a)
para
que
tenga
mayor
sentido
de
pertenencia.
b-­‐
COMUNICACIÓN
DEL
CONSEJO
La
Señora
Pilar
plantea
que
puede
crear
una
página
web
gratis
donde
tenga
el
consejo
de
administración
las
actas
de
cada
reunión
y
puedan
así
revisarlas
cada
miembro
previamente
a
la
siguiente
reunión,
para
así
dar
celeridad
a
las
reuniones
del
consejo
de
administración
y
de
igual
forma
para
que
quienes
por
algún
motivo
no
puedan
asistir
al
a
reunión
puedan
estar
al
día
en
la
información
de
las
decisiones
tomadas
en
cada
reunión.
Ante
la
propuesta
todos
aceptan
y
aprueban
el
planteamiento
para
mejorar
la
comunicación
entre
los
miembros
del
consejo.
Siendo
las
11:45am
se
da
fin
al
reunión
del
consejo
de
administración,
y
se
cita
a
reunión
el
día
2
de
Mayo
a
las
9am
en
la
parcela
del
señor
Josué.
SR.
JOSUÉ
FERNANDEZ
PILAR
LINARES
Presidente
Secretaria